煤炭企业销售环节内控制度审计初探

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1、煤炭企业销售环节内控制度审计初探程伟董和富销售环节内控制度审计是指以销售环节内部控制 制度为对象 , 在评审被审计单位内部控制制度的基础 上 , 确定抽查的内容 、范围和程序 , 据此进行符合性 和实质性测试 , 根据测试结果对销售环节内控制度的 健全性、有效性作出评价的一种审计方法 。近年来我 们对本企业销售环节内部控制如何审计进行了初步探 讨 , 有了一定的认识 。下面结合实践就煤炭企业销售 环节内控审计的内容 、程序、方法、步骤等谈一点粗 浅的见解 。 一 、销售环节内控制度审计内容销售环节内控制度审计的内容主要有以下几个方 面 :11 销售部门是否根据业务流程和岗位分工建立 内部控制制

2、度 , 职责是否清晰 , 责任是否落实。21 已建立的内部控制制度是否健全完善 , 执行 是否有效 。31 是否按照经批准的销售计划开具产品发运通 知单 , 录入运销管理网络系统 。41 销售价格是否符合企业不同时期最低限价规 定。51 是否存在超过规定时限未提货或未提完货的 问题 ; 月末有无已发煤未开票或已开票未发煤问题 , 原因是否清楚。61 遇到企业煤炭销售价格调整是否及时进行封 单处理 ; 应追索补价的客户是否已按新价格交纳补价 款。71 磅房计量时是否有司磅员以外的其他人员进 行现场监督。81 门卫人员是否做到出门证和货物查验相符后 放行车辆 , 并进行出门证序时登记。91 是否做

3、到客户先交款后开具提货单 ; 赊销是 否经过授权批准 ; 收款人所收款是否每日及时交财务入账 ; 开票员是否根据收款收据 、发货单等原始凭单 开具发票 。101 月末是否有专人对本月出门证开具 、收回情 况进行检查 , 有无检查记录。111 账账、账证、账实是否专人定期核对。121 应收账款清收责任 、措施是否落实 , 货款能 否在最大限度内及时足额收回 。131 销售环节信息渠道是否通畅 , 揭示问题、反 馈信息 、修正错误是否及时准确 。 二 、销售环节内控制度审计程序11 确定销售环节内部控制的标准 , 调查了解被 审计单位与销售环节内控审计有关的情况 , 根据确定 的标准和调查了解的情

4、况 , 拟定对被审计单位销售环 节内部控制审计的内容 , 制订审计工作实施方案。21 现场检查内部控制的运行状况及效果 , 判断 被审计单位内部控制的健全情况 , 在分析被审计单位 控制缺陷及潜在影响的基础上 , 对被审计单位内部控 制的健全性作出初步评价。31 选定具有代表性的测试样本 , 测试被审计单 位内部控制的有效性 , 借以正确判断被审计单位内部 控制的质量状况。41 对总体情况和各环节控制状况进行审计评价。51 写出内部控制检查与评价报告 , 提出具体评 价结论 、意见和建议 。 三 、销售环节内控制度审计方法11 调查内控制度的方法。 文字说明法 : 指审计人员按销售主要业务流

5、程 , 通过对销售部门的调查了解 , 听取部门负责人的 情况介绍 , 查阅企业各项销售管理制度、规定、章 程、办法等书面文件 , 或口头向管理人员和职工询问 制度执行及存在的问题 , 用书面形式描述企业销售内 部控制系统的状况 。其主要内容 : 一是有关销售部门72 煤炭经济研究财会与审计Acco u nti ng 二是企业销售业务的内部控制情况。主 要记录与审计项目有关的销售业务处理办法 、管理方 式、控制重点、控制效果及审计人员的初步判断 ; 三 是掌握销售控制系统的控制点 。 调查表法 : 指审计人员使用内部控制调查表向 企业有关人员调查了解销售内部控制系统健全和完善 程度 , 以及执行

6、情况和可信程度的一种评价方法 , 一 般采用问答式来调查 。 流程图法 : 通过绘制销售内控制度流程图来测 试和评价企业销售内部控制系统的方法 , 用描述有关 销售业务活动处理办法的图式来反映企业销售内部控 制状况。21 测试内控制度的方法。 检查证据法 : 指审计人员通过会计核算、统计 核算及有关内控制度资料的审阅 , 来检查有关销售环 节内控制度是否被认真执行及其执行程度 。 跟踪重做法 : 即审计人员根据销售内控制度的 规定 , 选择某项经济业务重做一遍 , 用以验证此项经 济业务是否按规定的办法处理 , 各项内控措施和管理 制度是否发挥了控制作用。 观察法 : 指审计人员通过在现场实地

7、查看销售 业务是否按内控制度的有关规定执行 , 能否达到控制 的目的。图 , 询问有关人员 , 进行实地观察 , 查阅其他相关资 料等手段来实现。 这一步骤的主要目的是通过了解被审单位已经建立的内部控制制度及执行的情况 , 为下一步对其进行 描述 , 分析确定关键控制点做准备。 21 描述内部控制流程、分析确定关键控制点。 销售过程是企业产品转化为货币的过程 , 也是实 现盈利的主要环节 。销售环节内部控制的目标主要包 括以下几个方面 : 保证销售品种、数量 、价格、收 入等信息的真实性 、合理性和可靠性 ; 保证煤炭产 品销售价格的合规 (内部规定) 性、销售折扣、折让 的适度性 ; 保证计

8、量准确 , 出门手续完备 ; 保证 销售退回的合理处理和充分揭示 ; 保证货款能及 时、准确 、足额收回 。销售环节内部控制的要求包 括 : 适当的职责分离 ; 完善的岗位责任制度 ; 正确的授权审批 ; 充分的凭证和记录 ; 及时准确 的信息反馈 ; 有效的监督。销售环节内部控制的关 键控制点主要有 : 计划审批 ; 发运通知单录入煤 炭运销管理系统 ; 计量控制 ; 开票控制 ; 货物 出门验证控制 ; 货款结算控制 。销售过程的内控制 度应针对计划审批 、收款、核准发运、计量 、开具发 票、出门验证以及其他容易产生错弊的环节而设置控 制点。审计人员应针对销售环节存在的关键控制点进 行健全

9、性分析 , 通过分析 , 确认各环节的关键点上是 否有内控制度 , 有无制度的缺陷 。 此步骤可结合运用流程图法进行。流程图法是指 用图解形式来描述业务程序及其控制点 , 显示有关控 制环节和凭证记录的产生、传递 、检查、保存及其相 互关系 , 便于直观地表现内部控制制度实际状况的一 种方法 。采用这种方法要求审计人员熟悉每一业务环 节及其相互关系 , 识别其中的关键控制点 。流程图法 形象直观 , 灵活方便便于评审 , 能帮助审计人员进行 思考 , 并较快地检查出被审系统逻辑上的薄弱环节。31 检查内控制度的健全性 , 测试制度遵循的有 效性。 进行内部控制制度审计 , 重点应放在对于制度内

10、 各个控制环节的审查上 , 目的在于发现制度中控制的 薄弱环节 。这一步骤要根据对执行内部控制制度的经 济业务所发生错弊的检查、分析 , 作出内部控制制度 其他方法 :如盘存法、询证法、账户分析法等等。 四 、销售环节内控制度审计步骤销售环节内部控制审计一般要经过初步调查、搜 集资料 ; 描述内部控制流程 、分析确定关键控制点 ; 检查测试内部控制制度的健全性和有效性 ; 作出总体 审计评价 ; 提出审计意见、建议等几个步骤来完成。11 初步调查、搜集资料。 内部控制制度审计的第一步工作就是调查了解情 况 , 收集审计所需各种资料。审计项目确定后到审计 组进点前这段时间 , 首先需要对被审单位

11、的内控制度 进行初步调查了解。通过调查了解分析被审单位销售 环节内部控制的程序 , 其中主要是内部控制的设计和 执行状况 。调查阶段应获得关于控制程序有效性的证 据。这一步骤可以通过查阅被审计对象有关的规章制度、管理办法等文件资料 , 查看部门组织机构系统有效程度的评价 , 并结合验证内部控制制度完善程2005 / 04 / 总第 286 期73财会与审计Acco u nti ng 了解被审计单位承担控制职责的 职能部门对内部控制制度自我评价情况 ; 询问单位承 担内部控制职责的人员 ( 问卷、记录) ; 深入了解生 产经营过程 , 找出关键控制点或环节 ; 取得内部控制 制度的全部文件记录

12、(审计证据充分性) 。 实质性测试阶段。出门证 、销售日报 、销售台账 、盘点记录 、发票存根 等各个环节 , 是否实行专人管理 , 责任是否落实。 会计控制制度 : 主要是通过账证、账账、账表 之间的相符关系 , 检查会计数据的可靠性 ; 通过账实 核对检查账实是否相符 , 以保证会计数据的真实性。 此步骤可由审计人员把被审单位业务环节的控制 点及其主要问题预先编制一套标准格式的调查表 , 在 表中为每个问题设置“是” 、 “否”, “不适用”和“备 控”等专栏 , 通过阅读分析调查表 , 了解被审单位内 部控制强弱情况 , 以此进一步确定审计什么和如何审 计。41 依据测试结果作出总体审计

13、评价。 这一步骤主要是在测试内部控制制度健全性有效 性的基础上 , 对内控制度健全性及有效性作出总体评价 ,一般根据下列标准进行 : 销售环节内部控制目标是否明确 , 重点是否突 控制程序是否清晰明确 ; 组织机构是否健全 , 是出 ;否适应控制要求 ; 执行人员权责是否对立 , 分工是否 明确 , 相互能否制约 , 奖罚是否分明 ; 规章制度是否 健全 , 是否可行 ; 信息资料记录是否健全完备 , 凭单 填制、传递、核对有无严格规定 。 对内部控制制度的评价一方面是对各项制度本身 是否健全 、合理进行评价 , 指出其薄弱环节的部分。 另一方面是对制度的执行情况进行评价 , 即评价已有 的制

14、度在经济活动中的实际执行情况和功能 。要在内 控制度的健全性、符合性、有效性、效益性方面做出 评价总结 , 特别要在有效性上下功夫 , 找出管理薄弱 点 , 以利于加强控制 , 进一步提高企业内部管理水 平。51 提出审计意见 、建议。 在测试、分析 、评价的基础上 , 针对销售环节制 度本身和控制过程中存在的失控点、薄弱环节和问 题 , 有针对性地提出审计意见 、审计建议 , 写出内部 控制制度评审报告 。销售环节内控制度审计报告中的 审计建议要有针对性和可操作性 , 既要体现强调强化 控制、提高控制效率和效果的内容 , 也要突出规避风 险、转移风险和控制风险这一内控重点 , 使被审单位 通

15、过落实审计建议 , 提高整体管理效率和效果。 (作者单位 : 新汶矿业集团审计部) (责任编辑 : 李砚)抽样 ; 穿行测试 ; 根据抽样检查结果 , 体 ; 判断有效性 ; 综合成本效益分析。推断总销售环节内部控制制度审计的对象是销售环节的 内部控制制度 , 在进行审计时 , 应从内部控制制度的 基本内容入手 , 注意检查以下内容 : 责任控制制度 : 主要是检查各种岗位责任制赋 予各职能部门和经办人员的责任是否达到分工明确 , 职责分明的目的。 内部牵制制度 : 主要检查业务事项的处理或不 相容的职务是否遵循必须经过两个以上的人员或部门 的原则 , 以防止差错 、舞弊的发生。 循环各个系统的控制制度 : 检查这些环节的控 制是否严密 , 是否能保证销售活动正常有序地进行。 凭单管理制度 : 主要检查煤炭产品的销售计 划、预算 、合同、收款收据、发运 ( 提货) 通知单、74 煤炭经济研究