费用报销管理制度(20100520)

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1、管理制度编号：控（代）（字）共 8 页 第 1 页1 目的为进一步完善财务管理，严格执行财务制度，降低公司经营成本，根据国家有关财政法 规和公司实际情况，特制定本制度。2 管理范围本制度适用于 * 代理业务部模块内所有的国内员工。3 管理内容3.1 差旅费员工因工作需要，离开办公所在市行政区域处理公司事务属出差。受公司外派，长驻 某一城市开展业务或设立分支机构，自租房之日起，不属出差。新入职的服务人员来沪培训，公司统一提供宿舍，不属出差。3.1.1出差审批公司员工出差前，应向上级主管提出出差申请，说明出差事由、地点、人 数、期限、交通工具，经批准后方可出差，否则不属出差。申请的方式可 以是书面

2、、电邮和电话，但预借差旅费和报销差旅费时必须提供书面的员 工出差申请单 , 上级主管因原因不能签署时必须与财务确认。 普通职员出差报部门经理、区域经理批准；部门经理、区域经理出差需报 本部总监、分管副总；董事总经理助理、总监出差报董事总经理批准。3.1.2差旅费预支1）员工出差可以向公司预支所需差旅费用，在“员工出差申请单”中填写 “拟借出差费用”栏目，履行相关预支审批手续； 2）预支数额应当与所处理的公务和出差的时间相适应，2000 元以下（含 2000 元）的借款由部门经理或区域经理批准；借款金额在2000-5000 元 （含 5000 元）之间的需由本部总监、分管副总审批；根据级别不同，

3、出差 天数 1 周之内：副总不超过5000元，区域经理不超过3000 元，区域经理. 公司 logo管理制度名称编号：控（代）（字）29501 号第二版费用报销管理制度管理制度编号：控（代）（字）共 8 页 第 2 页以下员工不超过 2000 元。出差费用预支申请原则上不得多于7 天。 3）除经批准的备用金外，实行“前账不清，后账不借”制度。 3.1.3报销期限出差人员返回后，没有其他合理原因的，应在4 天内办理报销手续。出差 行程结束后超过1 个月不报账，财务部将不再予以报销，并从其工资中扣 回借款。若因本人长期在外出差，不能将发票及报销表交至相应财务部门的，须以 快递的方式将相关发票递送给

4、财务部门以便安排。3.1.4报销程序报销实行“谁借支，谁报销”的原则。各经办人将发票等原始单据分类序 时地贴在粘贴单上，按项目内容填好“费用报销表”，根据各授权范围，具 备经办人申请、部门负责人审批、财务审核等签字流程后交出纳支付；粘贴发票时，本着节约的原则请利用无用的纸张作为粘贴单，并将报销发 票等单据票面朝上由左向右、由上至下依次粘贴在粘贴单上。部门负责人审批，对报销费用的合理性负责；财务审核，对报销费用的合 规性负责。3.1.5报销标准 详见附件 1：差旅费报销标准一览表3.1.6差旅费报销的相关说明3.1.6.1销售人员和服务人员出差或在本地外出（与客户或项目相关的） ， 必须在 CR

5、M 上进行录入，没有记录的不予以报销。 3.1.6.2差旅费报销中包含以下几项费用， 具体填报请参考附件4 中的范 例。 1） 车船费（飞机）、住宿费、市内交通费、业务招待费、出差 津贴、移动通信费、其他。 2） “车船费”需要出差人员在费用报销表中相应栏目清楚地注 明路程各段的起止时间、地点和交通工具； 3） “住宿费”需要注明住宿的天数。自行或由客户安排住宿, 可享受 100 元/ 天的住宿津贴。 报销时，应在费用报销表中说 明实际的住宿安排。住宿津贴由公司统一在每月固定的时间 发放，员工在差旅费报销表中不再申请该项的费用报销。 4） “市内交通费”需逐次填写时间、起止地点、用途、金额。

6、出租车发票需在发票背面注明时间和起止地点。 5） “业务招待费”需逐笔填写时间、地点、人数、金额。要求 用铅笔在发票背面注明客方单位和原因。 6） “出差津贴费” 按照差旅费报销标准， 以及出差的天数经计 算后填入相应的栏目。出差津贴费无需提供相应的发票，且管理制度编号：控（代）（字）共 8 页 第 3 页不计入应收工资总额。 7） 移动通信费。个人移动通信费报销时需要提供实名的中国移 动（或中国联通 / 中国电信）话费账单。3.1.6.3销售人员在预算范围内可进行客户招待。已超预算范围的需 要分管副总和董事总经理特批。国内出差的，平均每人消费金額一般销售人员不得超过100 元，区域经理不超过

7、150 元，业务部总经理不超过200 元。 金额超过上述限额及非授权者，必须事前得到区域经理或主 管领导的批准。如事前未经请示，则由个人承担相应费用。 事前请示的形式包括书面申请和Email 申请，临时安排的客 户招待，来不及进行正式申请的，先电话申请，事后补正式 的申请。国外出差，款客之前必须得到区域经理或主管副总批准。如 事前未经请示，则由个人承担相应费用。3.1.6.4员工在各自工作所在地出差，不享受出差补贴。3.2 IT 补贴公司员工因在工作过程中需要使用自己所有的电脑按照公司相关制度而享受的电脑补 贴，应在发放前提供符合公司要求的发票，以报销的形式予以发放。3.3 节假日员工福利员工

8、享受公司提供的节假日福利，应在发放前两周内，按照财务部的通知提供相关发 票，以报销的形式予以发放。3.4 误餐补助员工取得的误餐补助，应在发放后提供符合公司要求的发票交所属区域的财务部。3.5 其他费用办公用品、加油卡以及较大金额的修理费等凭请购单和增值税发票到财务部付款或者 报销。管理制度编号：控（代）（字）共 8 页 第 4 页3.6 发票的有效性经办人报销费用、支出时，应提供真实合法的原始凭证。同时满足以下条件的票据视 为合法凭证，准予报销：1）发票必须是财政或税务的正规票据，并加盖开票单位的发票专用章或财务专用章；2）内容必须填列齐全；3）不得有涂改、挖补，不得用铅笔填写；4）金额大小

9、写必须一致；5）发票必须由开票单位复写或套打生成，发票联直接手写无效；6）发票上应注明开出日期，时间不能早于报销时间的2个月。员工报销的费用应真实、合理、合法、有效。不慎遗失票据的不予报销。严禁提供虚 假发票和虚假报销，一经发现，将视为无效凭证不予报销，并按票面金额处于3倍的罚款， 且对首签人按违规金额的 20% 追究连带责任。4 其他4.1本制度的解释权由财务部负责。4.2本制度从发布之日起试行。2010年 6月 23 日正式执行。附件 1：差旅费报销标准一览表 附件 2：出差报销流程 附件 3：员工出差申请单 附件 4: 费用报销表范例* 代理业务 财务部 2010年 05 月管理制度编号

10、：控（代）（字）共 8 页 第 5 页附件 1：差旅费报销标准一览表单位 : 人民币元名 称级别标准地区董事总经理分管副总 / 董事总助 /总监区域经理 /服务经理 /部门主管销售人员服务人员一般人员出差津贴费国内无150 120 100 100 100 欧美 /日本 / 大洋洲区域无200 150 120 120 120 其他国外区域无150 120 120 120 120 说明： 1、津贴发放按出差日历天计算。2、凡参加以集体活动为主(包括中国境 內和国外 ) 如交流会、展览会、培训、参观等，一切食宿均由公司统一安排，而事前也未有特别规定時，可享有一半的出差生活津贴。3、出差市内、省内区域

11、，即日往返且不足 8 小时者 , 不获任何出差津贴。 4、出差期间因个人原因而延长差旅时间者，其延长的差旅时间不能作任何費用的报销，且不获发放津贴。短途交通费用市内按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销省内按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销国外按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销说明：市内及省内出差乘用长途汽车、巴士、地铁、城铁等交通工具按实报销。若需乘用出租车，需经区域经理或主管经理批准。请区域经理及各主管经理根据费用预算情况予以控制。国外出差需在可以按时到达目的地同时合理选择交通工具，自觉为公司节省费用，有关费用全部按实报销。长途搭乘交通工具标准火车无限

12、制软卧硬卧硬卧硬卧硬卧硬卧轮船无限制二等舱三等舱三等舱三等舱三等舱三等舱飞机无限制经济舱经济舱经业务部总经理批准方可乘坐其他交通工具巴士 /长途汽车按实住宿费北京 /上海 / 广州无限制400 400 300 200 200 其它国内城市无限制400 300 200 200 200 欧美 /日本 / 大洋洲区域无限制700 700 500 400 400 其他国外区域无限制400 400 300 200 200 特别说明： 1、区域经理以下级别人员，遇两人一同出差的情况（如拜访客户、培训、会议等），本着费用节省的原则，尽量安排同住一间。2、 对于员工出差住宿，如客户已提供、或员工自行解决因而未

13、能提供正本住宿发票单据的情况下，按照每天人民币100 元发放住宿津贴，员工必须在报销表格上，列明实际的住宿安排，如外单位提供旅店、工地住宿或自行解决等，否则不予发放住宿津贴。出 差 通讯费对于新入职、不能享有手机费补贴及手机额度在每月100 元以下的员工，因公出差时每天可补助手机电话费10 元，此津贴必须连同出差“费用报销表”同时申请和审批。以实际话费发票金额为限。管理制度编号：控（代）（字）共 8 页 第 6 页附件 2 出差报销流程图出差申请区域经理或分管主 管经理审批出差回来4 天内填写 费用报销表 ，粘贴原始凭证送财务部审核签字出纳付款（多退少补）No Yes 经行政 / 财务报销审核

14、人审核区域经理或分管主管经理审核签字Yes No Yes Yes No No 送交财务部，财务部发放请款是否有差旅费预支 申请？Yes 管理制度编号：控（代）（字）共 8 页 第 7 页附件 3 员工出差申请单姓名所在部门出差地点同行人计划出差时间出差事由拟借出差费用交通工具部门负责人意见总监、副总或董事 总经理审核备注：一式两份，预支差旅费时提供一份，最后报销时提供一份。管理制度编号：控（代）（字）共 8 页 第 8 页Expense Claim Form 費 用 報 銷 表公司 logo Fill in date 填表日期 : 2011 (年) 05 (月) 18 (日) Unit Nam

15、e 公司名 称: Department 部门: 财务部Claim Person 報銷人 : 王一项目Details 项目Total 发票张数日期內 容住宿费业务招待费车船费市内交通费移动通信费出差津贴其它合計2011/5/10 家地铁站虹桥机场（公交+地铁）10 10.00 2 2011/5/10 上海机场北京机场（飞机）1100 1,100.00 1 2011/5/10 机场酒店（的士）25 25.00 1 5.10-5.11 1 天住宿费（如家酒店）200 200.00 1 2011/5/11 全聚德烤鸭酒店宴请外部审计人员等共4人400 400.00 1 2011/5/12 酒店机场（大

16、巴）16 16.00 1 2011/5/12 北京上海（火车）500 500.00 1 5.105.12 3 天出差补助300 300.00 注： 5.11 晚住朋友家一宿 - Total 合計RMB￥ : 200 400 1,600 51 - 300 - 2,551.00 Total Expenses incurred this month本月總報銷費用RMB￥ : 2,551.00 Less : Advance (if any) 扣除預支 (如有) RMB ￥ : 0.00 500.00 Net Amount Claimed 實應支付金額RMB ￥ : 2,051.00 Approved by Checked by Cashier Payee 批准：審核：出納：領款人 : 管理制度编号：控（代）（字）共 8 页 第 9 页