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1、第4章 UFO 财务报表系统第4章 UFO 财务报表模块UFO 会计报表管理系统是会计信息系统中一个独立子系统，它为企业内部各管理部门及外 部相关部门提供综合反映企业一定时期财务状况、经营成果和现金流量的会计信息。4.1 学前导读UFO 报表系统是真正的三维立体表，提供了丰富的实用功能，完全实现了三维立体表的四 维处理能力，利用 UFO 报表系统既可编制对外报表，又可编制各种内部报表，并能够实现 对报表进行审核、汇总、生成各种分析图，以及按预定格式输出各种会计报表等。4.2 课堂讲解UFO 报表有3个重要窗口：系统窗口、报表窗口和图表窗口。启动 UFO 报表后启动的是系 统窗口，此时窗口中没有
2、打开文件。在菜单中执行【文件（F） 】【新建（N） Ctrl+N】命令项，将出现报表窗口，在窗口中 显示一个系统自动创建的名为“report1”的报表文件，屏幕显示如图4-1所示。图4-1 新建报表文件在菜单中执行【工具（T） 】【图表窗口（W） 】命令项，将出现图表窗口，屏幕如图4-2 所示。系统窗口与报表窗口类似，下面就来主要说明一下报表窗口和图表窗口。1. 报表窗口的组成菜单栏部分用来显示报表菜单。在 UFO 报表中包含3类菜单：系统菜单、报表菜单和图表 菜单。 系统菜单：图4-2 出现图表窗口 报表菜单： 图表菜单：2. 图表窗口的组成图表窗口的组成与报表窗口类似，区别在于工作区和工具
3、栏图标。图表工作区用于显示图 表，工具栏图标用于图表的相关操作。而制作一个报表的基本操作流程则如图4-3所示。图4-3 制作报表的基本流程在以上步骤中，第一、二、三、四、七步是必需的，因为要完成一般的报表处理，一定要 有启动系统建立空白报表、设计格式、定义公式、数据处理、退出系统这些基本过程。实 际应用时，具体的操作步骤应视情况而定。1. 启动 UFO 报表，建立报表执行 Windows 开始菜单的【所有程序（P） 】【用友 ERP-U8】命令项后出现下级菜单， 再执行其下级菜单中的【财务会计】中的【UFO 报表】命令项后就可以启动 UFO 报表了。启动 UFO 报表后，首先要创建一个报表。执
4、行菜单中的【文件（F） 】【新建（N） Ctrl+N】命令项，将自动创建一个空的报表文 件，文件名显示在标题栏中，为“report1”。这时可以在这张报表上开始设计报表格式，在 保存文件时用自己的文件名给这张报表命名。2. 设计报表的格式报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效，可能包括以下操作： 设置表尺寸：即设定报表的行数和列数。 定义行高和列宽。 画表格线。 设置单元属性：把固定内容的单元如“项目”、 “行次”、 “期初数”、 “期末数”等定为表样单元； 把需要输入数字的单元定为数值单元：把需要输入字符的单元定义为字符单元；设置单元 的字型、字体、字号、颜色、图案、折行显示等。
5、定义组合单元：即把几个相邻单元合并成一个使用。 设置可变区：即确定可变区在表页上的位置和大小。 （根据实际情况而定） 确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月、日等。 设计好报表格式之后，可以输入表样单元的内容，如“项目”、 “行次”、 “期初数”、 “期末数” 等。如果需要一个标准的财务报表如资产负债表等，可以利用 UFO 报表提供的财务报表模板自 动生成标准财务报表。UFO 报表还提供了11种套用格式，可以选择与报表要求相近的套用 格式，再进行一些必要的更改即可。3. 定义各类公式UFO 报表有三类公式：单元公式（计算公式） 、审核公式、舍位平衡公式，公式定义在格 式状态下进行。 单元
6、公式：定义了报表数据之间的运算关系，在报表数值单元中键入“”就可直接定义 计算公式，所以称之为单元公式。 审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确，需要执行【数据（D） 】【编辑公式（F） 】【审核公式】命令项定义。 舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数位取整时调整数据，避免破坏原数据平衡， 需要用执行【数据（D） 】【编辑公式（F） 】【舍位公式】命令项定义。4. 报表数据处理报表格式和报表中各类公式定义好之后，就可以录入数据并进行处理了。报表数据处理在 数据状态下进行，可能包括以下操作： 因为新建报表只有一张表页，需要追加多个表页。 如果报表中定义了关键字，则录入每张表页上
7、关键字的值。 在数值单元或字符单元录入相应数据。 如果报表中有可变区，可变区初始只有一行或一列，需要追加可变行或可变列，并在可 变行或可变列中录入数据。 随着数据的录入，当前表页的单元公式将自动运算并显示结果。如果报表有审核公式和 舍位平衡公式，则执行审核和舍位平衡。需要的话，做报表汇总和合并报表。5. 报表图形处理选取报表数据后可以制作各种图形，如直方图、圆饼图、折线图、面积图、立体图。图形 可随意移动，图形的标题、数据组可以按照要求设置，并可以打印辅出。6. 打印报表可控制打印方向，横向或纵向打印：可控制行列打印顺序；不但可也设置页眉和页脚，还 可以设置财务报表的页首和页尾；可缩放打印；利
8、用打印预览可观看打印效果。7. 退出 UFO 报表所有操作进行完毕后，不要忘记保存报表文件。保存后可以退出 UFO 报表系统。如果忘记 保存文件，UFO 报表在退出前将提醒您保存文件。在 UFO 表中，一个表文件其实就是一个特殊的文件夹，在这个文件夹中，有一个样板专门 用来存放表的格式，这个样板建立后，就可以根据它做出众多格式相同，但内容不同的报 表，这些报表则用来存放那些反映经济业务的数据。样板和一般的数据表的最直观的区别在于窗口左下角的【格式/数据】按钮的状态，如果按 钮为【格式】 ，则表明当前表示样板；如果按钮为【数据】 ，则表明当前表是数据表。可以 通过点击该按钮在样板和一般数据表之间
9、进行切换。按照报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类。简单表是规则的二维表，由 若干行和列组成。复合表是简单表的某种组合。大多数的会计报表如资产负债表、利润表、 现金流量表等都是简单表。1报表结构简单表的格式一般由四个基本要素组成：标题、表头、表体和表尾（不同的报表上述四个 基本要素是不同的） ，如表4-1所示。表4-1 通用报表的结构（1）标题用来描述报表的名称。报表的标题可能不止一行，有时会有副标题、修饰线等内容。（2）表头用来描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目。特别是报表的表头栏目名称， 是表头的最主要内容，它决定报表的纵向结构、报表的列数以及每一列的宽度。有的报
10、表 表头栏目比较简单，只有一层，而有的报表表头栏目却比较复杂，需分若干层次。（3）表体是报表的核心，决定报表的横向组成。它是报表数据的表现区域，是报表的主体。表体在 纵向上由若干行组成，这些行称为表行，在横向上，每个表行又由若干个栏目构成，这些 栏目称为表列。（4）表尾指表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。2格式状态与数据状态UFO 将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。 报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。（1）格式状态在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高列宽、单元属性、报表公式等。在格式状态下时，所看到的是报表
11、的格式，报表的数据全部都隐藏了。在格式状态下所做 的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。（2）数据状态在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、做图形、 汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，所看到的是报 表的全部内容，包括格式和数据。3二维表与三维表确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通 过行和列（二维）来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行（横轴）和列（纵轴）可 以找到这个二维表中的任何位置的数据。如果将多个相同的二维表叠在
12、一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号（Z 轴） ， 这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要 素，即表名。三维表中的表间操作即称为“四维运算”。4报表文件及表页一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中称为报表文件，每个报表文件都有一个名 字，例如， “利润表.REP”。表页是由若干行和若干列组成的一个二维表，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但 其中的数据不同，每一张表页是由许多单元组成的。一个 UFO 报表最多可容纳99，999张 表页。为了便于管理和操作，一般把经济意义相近的报表放在一个报表文件中，例如，各月编制
13、的利润表就可归集在“利润表REP”报表文件中。在报表文件中，确定一个数据所在的位置，其要素是“表页号”、 “行号”、 “列号”。由此可见，报表文件就是一个三维表。UFO 报表的技术指标：行 数：19999（缺省值为50行）列 数：l255（缺省值为7列）行 高：0160毫米（缺省值为5毫米）列 宽：0220毫米（缺省值为26毫米）表页数：199，999页（缺省值为1页）5单元及单元属性表中由表行和表列确定的方格称为单元，专门用于填制各种数据。单元是组成报表的最小 单位，每个单元都可用一个名字来标识，称为单元名。单元名用所在行和列的坐标表示， 行号用数字19999表示，列标用字母 AIU 表示，
14、例如，C2表示报表中第2行第 C 列对 应的单元。 单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。 单元类型有数值型、字符型和表样型。 数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字，可直接输入，也 可由单元中存放的公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的单元类型均默认为数值型。 字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数 字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。字符单元的内容可以直接输入也可以由单元 公式生成。 表样单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号或数字，在格式状态 下输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。
15、表样单元对所有表页都有效。 对齐方式有左对齐、右对齐、居中等。6区域与组合单元区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的矩形块。在 UFO 中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元（整个表页） ，最小的区域是一个 单元。在描述一个区域时，开始单元（左上角单元）与结束单元（右下角单元）之间用冒号“：” 连接。例如，C3：F6。组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型（表样、数值、 字符） ，UFO 在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称 或区域中的单元名称来表示。例如把 B2到 B3定义为一个组合单元，这个组合
16、单元可以用 “B2”、 “B3”、或“B2：B3”表示。7固定区与可变区固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数 是在格式设计中设定的。在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区，行可变区是指可变区中 的行数是可变的，列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以 后的数据操作中，可变行列数随着您的需要而增减。有可变区的报表称为可变表。没有可 变区的表称为固定表。8关键字关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以唯一标识一个表页，用于在大量表页中快 速选择表页。UFO 共提供了以下六种关键字，关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数 据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。单位名称：字符（最大2 8个字符） ，为该报表表页编制单位的名称单位编号：字符型（最
