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1、我们需要什么样的管理软件？从管理的角度阐述管理软件作者:潘九堂 2001-11-02 网络经济的狂热已经慢慢地冷却，纳斯达克长期在低谷中徘徊。泡沫的破灭， 意味着构筑在整个社会脆弱的信息化基础上的电子商务只能是美丽的空中楼阁， 可望而不可及。IT 业犯了错误但依然在前进，电子商务的暂且失败照亮了 IT 业前进的方向：电子商务环境-社会的信息化和电子商务主体-企业的信息化。 而作为企业信息化最重要工具的管理软件，在喧嚣过后再一次成为人们关注的 焦点，据 CCID 发布的 2000 年中国软件产业市场报告显示，在 2000 年软件销售 总额的 230 亿元中，管理软件销售总额达到了 58.7 亿元
2、，比 99 年同期增长了 23.3%，同时，在今后几年中管理软件市场继续保持高速的增长，预计到 2005 年，中国管理软件市场的总额将达到 200 亿元。巨大的市场意味着众多的厂商 和激烈的竟争，特别是当一个产业处于快速上升期时，于是这个市场上活跃着 SAP、ORACLE、JDE、Fourthshift、SSA、用友、新中大、金蝶、浪潮、和佳、 利玛、天心等等众多的厂商，和财务软件、 ERP、MRPII、CRM、SCM、DRP、EB、PDM 等等让企业眼花缭乱的产品术语。面对 众多的管理软件厂商和产品，作为企业，如何选择适合自己企业管理信息化的 软件？作为管理软件企业，如何在众多的厂商中脱颖而
3、出，成为企业的首先对 象？所以，无论是企业，还是管理软件厂商，都需要回答几个基本的问题，什 么是管理软件？为什么要选择管理软件？什么是好的管理软件？企业需要什么 样的管理软件？ 一 什么是管理软件？ 无论是低端的财务软件厂商，还是高端的 MRPII/ERP 软件厂商，以及近年来兴起的 CRM、SCM 软件厂商，都无一例外地声称自己的产 品是管理软件或者说是管理型软件，然而到底什么是管理软件？众说纷纭，莫 衷一是，让人摸不着头脑。最主要的原因是，管理软件厂商大多是从功能上或 者技术上阐述管理软件，而没有从根本上，也就是没有从管理的角度来定义和 阐述管理软件。单从字面上理解，管理软件可以简单定义为
4、用软件技术来辅助 企业管理，从而使企业的经营管理更为成功，新中大软件公司的公司宗旨以 选择的管理思想和软件技术，不断提升顾客价值，即简单扼要地表达了这点。 如果要深入的话，我们首先明确管理的含义。一般说来，管理是通过协调企业 中人的行为，以计划、组织、领导和控制控制等一系列职能，实现企业目标的 过程。所以管理软件可以理解为含有先进的管理思想，体现计划、组织、领导、 控制等管理职能，辅助企业高效地完成目标的软件工具。 二 什么是好的管理软件？ 明确了管理软件的定义后，我们会很自然地问， 什么是好的管理软件？这个问题其实包含两层意义，一方面是我们应该以什么 样的标准选择管理软件？另一方面是，好的管
5、理软件能够为我们的企业带来什 么好处？ 1 体现管理的职能-管理软件的基础 一种软件能够称之为管理软件，其至少 应该体现管理的大部分职能，包括决策、计划、组织、领导、监控、分析等等， 也就是说能够做到事前计划、事中控制和事后分析，而不仅仅是核算型 软件只能够做到事后记录和反映。 对于决策来说，管理软件应该能够提供实时、相关、准确、完整的数据，为管 理者提供决策依据，需要注意的是决策依据，而不是决策。就好象电脑无法代 替人脑一样，管理软件也不能够代管理者。正如新中大软件公司副总裁楼昕所 言：管理软件只能够是提供决策的依据，而不是决策。因为管理既是一门科 学，也是一门艺术，管理软件所做的只是把管理
6、中科学的（数字化）部分提炼 出来，将管理者所需要的决策依据用最科学化的方式表现出来，而最终的决策 需要管理者艺术化的把握。 同样，管理软件需要提供各种计划，协调企业各部门和人员的行为，为企业的 经营活动提供依据，同时为控制和考评提供标准。如销售计划、主生产计划、 物料需求计划、采购计划、车间作业计划、人员计划、财务预算等等。 对于组织而言，管理软件主要是解决部门协作和人员协同办公的问题。通过管 理软件的使用，企业能够在第一时间感觉企业内外的变化，并且能够协调各部 门的行为，快速作为正确的反应。如，当销售部门接到订单后，工厂能够立即 作出生产计划，车间需确定作业计划，财务部门则作出财务预算和成本
7、核算， 而采购部门发出采购订单所有这些行为都可以通过管理软件瞬时完成，实 现企业从内至外的全面互动管理。 有效管理的秘诀就是找到正确的控制点，对于一个好的管理软件来说，为管理 者提供正确的控制点是至关重要。现在很多管理软件强调业务和财务的一体化， 实质上就是指企业管理者可以财务作为企业管理的控制点，通过企业的财务信 息随时监控企业的业务信息，做到有效控制。 IT 技术一个重要的作用就是通过强大的计算、检索和查询功能，提高了人们对 信息的利用程度。所以管理软件同样也应该能够对提供对企业各种经营信息最 为完整、科学的和有效的分析，为企业的经营管理决策和持续改善提供所需的 依据。 2 符合先进的管理
8、思想和实践-管理软件的提升 这是一个急剧变化的时代， 企业内外经营环境的变化，使得企业经营管理的思想和实践也不断变化，因此 作企业管理工具的管理软件，必须能够反映这些变化，紧跟时代发展的步伐。 国际化：随着 WTO 的临近，与国际接轨成为各行各业共同的口号和行动。 管理思想、方法和管理信息的国际化已经是企业参与国际竟争不可逆转的潮流。 以财务管理为例，过去主要是由政府对会计报表提出要求，而现在政府部门也 明确表示希望听到企业投资者、财务分析家及券商的要求，这就是与国际接轨 的做法，正如朱总理所说：会计信息是世界上通用的商业语言，语言不通， 就无法做生意。而作为国内著名管理软件公司的杭州新中大软
9、件公司所推出 的国际财务软件 Intfi，通过强大的会计翻译功能，可以根据会计信息需求方的不同，用一套财务数据为企业投资者、内部管理者、政府部门、券商等等不 同身份的管理者不同的帐表，满足不同的需要，这就是与国际接轨的做法。 以客户为中心和供应链管理：市场竟争的激烈，使得客户成为每一个企业而关 注的中心。 无论是企业的供应商的供商，还是企业的客户的客户，大家的目标 都是满足最终消费者的需求，未来企业竟争不仅仅是企业与企业之间的竟争， 更是供应链与供应链之间的竟争。所以管理软件也需要做到优化企业内部流程 并且同时兼顾整个供应链的优化，使企业处于一条最为畅通的供应链（增值链） 上，最大程度上为客户
10、创造价值。 以人为本的管理思想：知识经济时代，人才是企业竟争力的源泉，如何发挥人 的能动性 和创造性成为企业关注的新课题。作为管理软件，一方面需要通过将 高度自动化的运作将员工将低级的重复劳动和事务性工作中摆脱出来，另一方 面应该在企业内部建立一种公平的竞争机制和绩效果评估体系，通过给每一个 员工制定一个工作评价标准，并以此作为对员工的奖励标准，使每个员工都必 须达到这个标准，并不断超越这个标准，而且越远越好。随着标准不断提高， 生产效率也必然跟着提高。 集中化管理与分散经营：信息时代，企业的经营跨越了时空的限制，越来越多 企业的业务分散于全国甚至是全球各地。这就需要管理软件能够提供强大的远
11、程、实时等功能，在保证企业各地分散经营的灵活性和自主性的同时，实现企 业的集中统一管理。 管理的个性化：没有先进与落后的管理，只有适用与不适用的管理，企业 所面临的内外环境千差万别，决定了企业的管理不可能一刀切。所以管理 软件也需要有足够的灵活性，在通用化的设计的同时，充分企业可能需要的个 性化选择，为企业提供最合适的管理工具。 3使管理更为有效率和有效果-管理软件的意义 企业为什么要用管理软件？归 根到底主要有三条： （1）是手工管理不能够做，用管理软件能够做（有效果）。例如财务管理中， 原来手工核算下，企业的管理层只能够在事后得到企业经营活动所产生的各种 报表，而使用了管理软件，管理层就可
12、以实时查询所需的各种报表。还有一个 例子就是，国内的 ISO9000 系列轰轰烈烈了好几年，现在基本上有点规模的企 业都通过了其中的部分或全部，一方面是因为有些企业的目标不端正，只是要 那个证；另一方面的原因缺少一个系统将 9000 系列的那一套先进的管理思想和 理念固化起来，所以 9000 系列大多成了一纸空文，被很多企业放在了抽屉中。 而管理软件一个重要的作用就是能够规范企业管理制度和员工的行为，因为如 果员工不按照管理系统的思想和标准行为，不进行正确的输入，就无法得到正 确的结果，就无法使自己和其它人的工作进行下去，责任很明确地便归结到他 身上了，这就很自然地起到了一个规范和监督每一个员
13、工行为的作用。 （2）是手工管理能够做，但管理软件能够做得更快更好（有效率）。 一个仓 库管理人员能够在几万种物料中找到几秒种之内查到我所需要物料的库存情况吗？不能，仓库管理软件能。一个会计能够在几秒种内找到三年前的一张记帐 凭证吗？不能，财务管理软件可能。一个企业中各个部门可以在几分种内对一 个订单作出正确的反应吗？不能，ERP 软件能。 （3）是外部环境的变化迫使企业使用管理软件。 信息时代的市场竟争将是供 应链之间的竟争，那些自己本身信息化已经做得很好的大型企业，为了提升所 在供应链的整体竟争力，常常会推动自己的合作伙伴信息化。例如，上海通用 汽车实施 CRM 软件项目，就将其所有分销商
14、纳入 CRM 体系，强迫所有的分销商 都使用 CRM 这一工具。 4先进的软件技术-管理软件的实现 作为一个好的管理软件，首先需要是一个 好的软件，这主要体现在三个方面：体系结构、软件设计和开发方式。如多层 结构、WEB 技术、开放性、扩展性、面向对象、构件化、工程化、项目管 理。 三 为财务软件平反 财务软件在过去几年中的辉煌，曾经作为民族软件的骄傲，风光无限。然而现 在大大小小的财务软件厂商都急于摘掉财务软件这顶帽子，异口同声地声 称自己是管理软件甚至是 ERP 软件供应商。用友软件的总经理郭新平当着记者 说了一句K3 是 ERP 吗？，竟然引来了金蝶的一场官司。由此可见，国内对 ERP
15、的追捧和对财务软件的偏见已经到了何种地步！ 据我个人看来，财务管理仍然是企业最重要和最基础的管理。正如著名的管理 咨询师赵海军所言：财务管理是企业的微观管理，它是企业宏观管理的基础。 长期以来，国内企业养成了决策拍脑袋的习惯，而忽视了对科学的财务信 息的利用，所以企业的财务管理往往只是事后的核算，发挥不出管理的作用， 与此相对应的是，国内的财务软件也只是模拟手工核算，虽然减轻了财务部门 部门的工作，但没有体现出管理软件应有的功能。而在国外企业中，财务信息 是企业最重要的管理、控制和决策的依据，因为企业的管理，说到底就是对 钱的管理，企业内外所有的活动，从根本上都会与钱挂勾，都会在财务 信息中反
16、映出来，所以管理者可以通过财务信息监控企业经营情况，由此作出 正确的决策，财务信息是管理者的耳目，所以国外的财务管理注重的是如 何反映对财务信息进行分析、加工和利用，为管理者的决策提供更好的依据， 相应的，国外的财务软件更多的是提供管理、控制和决策支持的功能。由此 可见，随着国内企业管理的现代化、科学化和国际化，财务软件作为企业基础 管理的工具，仍然有巨大的发展空间，关键是财务软件需要超越手工模拟和 财务核算的功能，更多的从管理的角度上提升和加强自身的功能。 正是因为如此，金蝶软件公司在 2000 年掀起了基础管理风暴，强调企业中 人、财、物、产、供、销等等这些基础管理的重要性。因为基层上报的数据是 否准确及时？基层运作的效率如何？基层是否存在漏洞？等等这些看似简单的 基础问题的好坏决定了企业的战略目标能否实现，也决定了企业持续发展是否 有坚实的繁殖内核。金蝶的总裁徐少春举了一个这样的例子：某企业总经理 为了某一项战略决策需要了解企业目前的经营状况，即最新的应收、应付资料，于是，财务部长、
