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1、湖南商学院毕业论文（设计）1论办公室环境对秘书心理健康的影响及应对策略论办公室环境对秘书心理健康的影响及应对策略绪论绪论本文的重点是讨论秘书办公室环境对秘书心理的影响和积极意义，学会在办公自动化中调适自己的心态。办公室环境中的性质分析，从主客观上都要求秘书人员要有比较高的秘书从业技能和管理技能。而且是应该有比较好的应对秘书的外部工作环境挑战的能力和素质。从秘书工作的内部环境分析入手，探索秘书工作人员在实际工作中面对问题挑战的心理素质提高方法，从而在实际工作中提高工作能力，当好领导人员的帮手。只有在良好的内部组织环境中秘书人员才能以更加饱满的精神全心全意地投入秘书行业中，不良的工作环境会给秘书带
2、来负面影响，从而影响秘书心理，消极应对各种专业问题，给工作带来很不好的影响。因此秘书人员要学会如何去克服心理障碍，用实际行动来自我调适秘书工作的问题。为了更好的适应现在的工作环境对现代秘书提出的更高层次和更高能力的要求，因此研究秘书人员应该如何面对社会问题和心理问题的自我调节是十分重要和必须的。秘书的工作要求秘书从业人员在社会交往中的机会比较多，因而产生的心理问题也比较多，尤其在机关工作环境中秘书面临的心理问题更多更复杂，这要求机关秘书要摆正自己的位置， ，积极寻找调节自我心理问题的方法，加强自我对机关秘书的适应性，培养积极的人生态度，正确的认识自己及采用科学有效的方法调节自己的不良心理，从而
3、达到提高自我修养，改变自我形象，实现自我的身心健康，积极有效的提高秘书工作效率。湖南商学院毕业论文（设计）21.1.办公室环境的构成办公室环境的构成办公室环境分析的重点是办公室的环境分析，这是因为秘书工作最终要在办公室中落实实现秘书的职能，因此秘书内部环境就在办公室环境中具体落实。因此本文就将讨论办公室环境对秘书心理的影响以及应对策略。办公室环境的定义是指办公室组织机构所在的环境构成。办公室环境是秘书人员能够把握和改变的一种小环境，秘书人员应该学会自我心理调适以适应办公环境的变化。办公室环境的构成有空间环境，视觉环境，听觉环境，空气环境以及健康与安全环境等。办公室的空间环境，是指房屋建筑的分配
4、和面积的大小，办公用品的摆放以及办公家具的位置。这就涉及到办公室的整体布局，在分析办公室的机构建制和组织联系等都是办公室空间布局要考虑的问题。办公室中有小办公室和大办公室以及公寓式办公室。办公室内的空间布局要做到方便以及整洁和和谐统一安全等各个方面都要达到标准的要求。办公室的视觉环境就是指一些光线色彩等自然环境因素的构成。办公室中的视觉环境应该包括自然光和人为光线，光线的布局应该是自然柔和以及明亮。这样秘书在工作时心理才会舒适，心情容易平静祥和。还有在秘书人员写作时，光源应该可以来自左边，而打字时，光源可以从两边发射，总之，光线布置要以不出现阴影阻挡视野为宜。在会议室可以采用能够保持与会人员的
5、注意力和保持积极的讨论情绪为最好。在通道可以布置让人宁静的暗光，这样设计光线秘书人员能保证最好的工作心态。办公室的听觉环境是指对办公室造成影响的声音来源分析。听觉是声波振动在耳朵产生的感觉。一般来说 50 分贝的环境是比较安静的环境，75 分贝以下的环境是对秘书人员没有影响的环境。这要求秘书在工作时要保持基本安静，要隔绝噪音对工作的影响，要不然会心神不宁，没办法保持良好的工作协调和工作心态。办公室中的空气环境是指生理空气因素对秘书造成的办公室的气氛。而温度和湿度是构成办公室空气环境的重要因素。办公室的温度一般保持在人体最适合的温度，湿度一般是 50%左右，这样的工作环境中才能让秘书人员发挥自己
6、的才干，保持充沛的体力和精力，让秘书始终处于最佳的工作心理之中。秘书的工作环境是指对秘书的工作有着潜在的不明显的影响因素。办公室是秘书机关内部环境的重要构成要素，而其主要是有办公室的空间环境与健康与安全环境等构成。办公室的工作环境对秘书的影响比较大，主要体现在作业方面，湖南商学院毕业论文（设计）3办公室中的光线是重要影响秘书心理的原因。生理方面的影响也比较大，不良的工作环境对秘书工作人员的体力消耗比较多，容易让人产生疲劳和不适感，从而降低工作效率。办公室工作环境更加需要整理和设计，方便舒适整洁的工作环境是秘书工作的要求，要让办公室环境显得整洁和谐舒适，达到心理舒畅，从而提高工作效率。秘书工作内
7、部环境的特点是多样性和变化性的统一。办公室环境的特点对秘书工作的影响就具有很大的意义。秘书工作的多样性要求秘书人员学会处理工作问题从多个方面出发，办公室环境的变化要求秘书人员学会调整自己的心态，分析问题从多个角度出发，学会具体问题具体分析，从中学到有用的知识。只有这样才能有利于秘书工作培养积极而健康平衡的心态。二二.办公自动化环境对秘书工作的开展和秘书心理的调节提出了新的要求办公自动化环境对秘书工作的开展和秘书心理的调节提出了新的要求现在的时代是网络和信息普及的时代，因此这就要求秘书工作学会使用现代化的计算机及办公设备，学会转变自己的工作思路，提高自己对秘书办公自动化的认识水平，秘书工作人员必
8、须不断学习新的技能和知识，从而提高自己的能力，网络的快速简便，就会产生一些新的办公设备和一些软件，这样就会让秘书工作人员的智力发展，由于这些事情主要是由秘书工作人员去完成的，因此秘书人员要学会如何去面对办公自动化的环境变化，1办公自动化的工作环境是自动化智能化的秘书工作，因此从一定程度上来看，这不仅仅是办公室的硬件现代化，而且办公室中的工作人员也要学会自我调适，从软件上去使用和适应办公自动化的工作环境。在实际生活中办公自动化可能会帮助秘书人员提高工作效率，但是这更应该要求秘书工作人员严格按照各种操作来规范自己的行为，这里面还要注意安全和保护自己，毕竟秘书人员才是工作的主体。办公自动化是现代化办
9、公和计算机网络功能相结合技术融合。直接需要网络化的大规模信息处理系统来实现工作中的办公自动化。处理信息系统以及智能移动终端身份认证等信息处理技术对办公室人员要求熟练的掌握。办公自动化不仅提高个人办公效率，还提高了群体协调能力，这样就让办公室人员的业务结合的非常紧密。办公室人员工作起来更加顺利，效率自然就提高了很多。1 杨洪山.办公自动化与秘书工作.M,上海交通大学出版社 2007 年 4 月版湖南商学院毕业论文（设计）4在办公自动化的工作大环境中更加要求秘书人员学会提高自己心理调适的能力，以期用更好的服务回报社会。办公自动化是时代潮流的方向，在未来的社会竞争会更加激烈，因此秘书人员必须去主动调
10、节自己的心态去适应这种工作环境的改变，转变秘书人员的工作思路，跟着时代潮流的步伐，准确把握时代脉搏，把握每一个属于自己的机会，从而提高自己的技能和水平，从而实现自己秘书的工作价值和人生目的。正确认识办公自动化对办公室的管理的作用，办公自动化让秘书工作更加科学化，规范化及标准化。实现办公自动化要求秘书人员具备更高的心理素质和能力素质，办公自动化要求办公室人员积极转变思想观念以及提高对办公自动化的重视程度，还有就是要强化学习意识，提高安全防范意识和责任意识，这样秘书人员才能以更好地心态和能力去适应办公自动化的环境变化。三三.良好的办公室环境对秘书心理产生积极作用良好的办公室环境对秘书心理产生积极作
11、用（一）科学的办公室物理条件让秘书保持轻松的工作心态（一）科学的办公室物理条件让秘书保持轻松的工作心态办公室环境的条件合理就会让秘书人员心情大好，这样科学合理的环境设置就要求秘书办公室的温度要适宜，空气环境要清新，温湿度对秘书的影响是比较大的，合理的温湿度对秘书工作来说是必不可少的。在秘书工作中，办公室环境对办公室的设计提出了很多要求，办公室的布局及通风采光等都对秘书产生影响。过去的办公室设计已经不符合现代化时代的要求，如何在现代化的高科技办公设备更好的布置空间设计，这需要在设计办公室时对企业文化有深入的理解。为了更好地改善办公室环境，在设计办公室时要对空间的设计格外重视。智能化隔断的尺度设计
12、就是其中的对空间合理利用的方法。这需要有私人工作间和开放式的区域，从而办公室人员方便信息交流。工作间或会议室隔断在1800mm 或以上的设计，这种高度隐秘的办公室设计在存物方面比较好，而且对办公室人员隐私有保护作用。开放式办公室的设计方便员工互相交流，在办公室的公共场所使用比较多。色彩搭配也是办公室设计环境的一种方法。色彩合理搭配会影响秘书的工作状况和工作的满意度。办公室空间使用大块表面亮度高，办公室就能在满意湖南商学院毕业论文（设计）5的环境中办公。但是在设计办公室环境时候要考虑秘书人员对一些色彩的敏感度，不同的办公室环境色彩设计应该根据不同的秘书对色彩的认识。天然材料能够满足不同秘书个体对
13、色彩的需求，而智能化的色彩有一种给人广阔视野的感觉，也是不错的搭配。（二）健全的办公室管理工作制度让秘书人员保持健康的心理状态（二）健全的办公室管理工作制度让秘书人员保持健康的心理状态办公室管理制度的健全很重要。办公室管理制度包括公文处理制度，档案管理制度及日常事务管理制度，办公室健全的管理制度是秘书工作有序化的开始，考勤制度是规范秘书的重要制度，这些制度的规范化对秘书保持良好的心态起到很大的作用。进入办公室必须着装整洁就会很多的影响办公室人员的办公心情。其中会议管理制度要求参会人员不得迟到，早退。值班制度要求办公室必须保持时刻有办公人员在工作，这些规范化制度化管理让办公室的内部组织环境更加合
14、理，秘书工作更加规范，办公室事情都有制度，这样秘书人员就能以轻松愉快的心情去处理很多复杂的问题。办公室管理工作是让办公室有序化的重要因素，没有管理工作制度秘书在实践中容易自由化，办事无组织纪律，这样就很不利于办公室工作的展开，秘书自然也就没办法轻松完成自己的工作，工作压力就会很大，然后导致生活工作机制混乱，秘书就每天处在紧张中，因此探究秘书工作制度的规范化有很重要的意义。健全的文秘管理制度应该是每个文秘人员都有自己的事情做，每个文秘都分工明确。比如文案的工作就有会议记录，档案管理，奖惩记录，考勤记录，以及部门活动记录等。这样文案的工作就有规章，工作压力就小一些，文案人员保持健康的健康的心理态度
15、也就容易很多。（三）明确的分工有利于秘书人员提高应对心理问题的能力（三）明确的分工有利于秘书人员提高应对心理问题的能力秘书人员的分工是很细的，种类也很多，有商务秘书和涉外秘书之分，还可以将秘书分为文字秘书，行政秘书机要秘书和法务秘书等多种分类。 ，通常我们说的文秘就是指文字秘书，就是专门替领导机关写文章的一些秘书人员。相对而言文员的划分就要管很多东西了，像会务服务，文书印信，档案，接待，宣传，文件报纸收发等内容。这些不同的称呼虽然都可以叫秘书，但是工作场合和工作内容不同。将秘书分工明确，不仅提高了秘书的工作效率，也提高了湖南商学院毕业论文（设计）6办公室人员应当心理问题的能力。分工明确的秘书，
16、面对的心理问题也就会随工作而来，这样每个人处理工作顺利，自然心理健康水平就提高了。办公室要做到岗位分工明确，就是要秘书人员都能专一的工作，这样大家都熟悉自己的秘书工作职能。这样就容易处理一些心理和工作上的问题。秘书人员要做到分工明确，责任落实到人，这样就要办公室有详细的工作制度以及完善的人事管理体制，严格落实秘书管理机制，还要有人性化的办公室管理。只有办公室团队沟通渠道通畅，分工明确，才能更好的提高办公室人员应对心理问题的能力。对任何事情，都应该分工明确，让办公室人员明白自己应该做什么，如果办公室责任划分不清楚，要么没人管，要么都来管，很容易造成混乱，这样明显是不利于秘书工作的展开的，因此办公室应该有明确的分工。（四）和谐的人际关系是处理秘书心理问题的必备条件（四）和谐的人际关系是处理秘书心理问题的必备条件办公室和谐的人际关系的就是处理好秘书与领导及秘书处理好与办公室同事之间的关系。秘书与领导之间的关系处理要摆正自己的位置，自觉去维护领导的权威，正确的领会领导的意图，这样秘书人员才能有和谐的人际关系。秘书人员必须学会尊重同事以及保持乐观积极幽默，这样才能化解矛盾，以便增进与同事之间
