信息交流和协商控制程序

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1、*工程有限公司 程序文件编号： 信息交流控制程序信息交流控制程序 第 1 页 共 3 页1 目的目的 为了建立和规范公司内外部信息交流和协商沟通渠道，确保质量、环境、 职业健康安全管理体系的相关信息交流畅通、及时、准确传递。 2 适用范围适用范围 本程序适用于公司内部各部门、各层次人员之间，公司与顾客、相关方 之间的信息交流、协商与沟通工作。 3 术语和定义术语和定义本程序采用 GB/T19001-2000idt ISO9001:2008质量管理体系 要求 、GB/T24001-2004idt ISO14001:2004环境管理体系 要求及使用指南和GB/T28001-2011职业健康安全管理

2、体系 规范标准和公司管理手册中有关术语和定义。 4 职责职责4.1 管理者代表负责重大质量、环境、职业健康安全信息的审批和处理，并向总经理汇报。4.2 综合办负责编制和监督实施本程序，负责公司各类信息的接收、传递和处理，负责组织公司内、外部协商沟通与信息交流。4.3 工程管理部负责管理体系方面的信息接收、传递、处理和反馈工作，向管理者代表报告质量、环境、职业安全健康方面的信息。4.4 经营部负责工程合同签订前、执行中有关合同事宜与顾客沟通，售后服务阶段与顾客的协商沟通和交流。4.5 项目部负责工程施工过程中有关质量、环境因素、安全控制等方面的信息与有关部门、顾客或相关方协商、沟通和交流。4.6

3、 员工代表定期收集员工对劳动保护、职业健康安全管理的意见和建议，代表员工与公司领导和相关部门进行协商、沟通。4.7 各部门负责本部门业务范围内的信息接收、传递、处理和反馈工作。5 工作程序工作程序5.1 信息交流的内容信息交流的内容5.1.1 信息交流分类信息交流分类信息交流包括内部信息交流和与外部信息交流。5.1.2 外部信息主要包括外部信息主要包括a) 法律法规和其他要求信息法律法规和其他要求信息：国家、地方、行业、上级的有关法律法规、标准规范和其他要求等方面的信息；*工程有限公司 程序文件编号： 信息交流控制程序信息交流控制程序 第 2 页 共 3 页b) 顾客信息：顾客信息：甲方、监理

4、对工程质量、进度的满意程度，有关环境影响的处理、安全控制等方面的信息；c) 绩效信息：绩效信息：质量、环境、职业健康安全行政管理、监督部门的监测数据、报告等；d) 相关方信息：相关方信息：公司接受其产品、服务的有关规定，物资供方、工程分包、劳务分包资质、产品、人员资格、管理体系等信息；e) 外界交流信息：外界交流信息：向顾客和相关方通报公司管理方针、重要环境因素、重大风险等有关信息，保持在紧急情况时与有关部门的联系。5.1.3 内部信息交流内部信息交流公司总经理应确保在公司内建立适当的沟通渠道，确保质量、环境、职业健康安全管理体系的有效沟通，主要内容有：a) 法律法规和其他要求的遵循情况；b)

5、 质量、环境、职业健康安全一体化管理体系的方针及其内涵、目标指标、管理方案完成情况和效果；c) 内外部审核和管理评审等信息；d) 管理体系的运行情况，绩效监视和测量结果；e) 管理体系运行中存在的问题和管理体系程序文件的不符合；f) 紧急信息：质量、环境、安全事件、事故信息，紧急情况的处置意见等；g) 员工及其代表关注的职业健康问题，公司内部的投诉、抱怨等；h) 各部门之间的业务文件、常规报表、其他信息通报等。5.2 信息的传递和沟通信息的传递和沟通无论内部或外部，对顾客关注的问题和对重要环境因素及重大风险的信息都要特别加以注意，迅速采取处理措施，记录其处理决定。紧急状态执行应急准备与响应控制

6、程序 。5.2.1 信息的传递方式信息的传递方式信息交流的途径以书面文件为主，也可采用通讯、会议、电子邮件、公布投诉电话、张贴公告、简报等其他可以利用的通讯和宣传工具。5.2.2 外部信息的传递和沟通外部信息的传递和沟通 a) 经营部负责工程合同签定前、施工中有关合同条款执行问题与甲方沟 通，沟通中反映的一般问题，经营部负责解决并达到甲方满意，重大 信息报主管领导、管理者代表，研究解决办法；*工程有限公司 程序文件编号： 信息交流控制程序信息交流控制程序 第 3 页 共 3 页b) 项目部负责与甲方、工程监理等相关方进行协商沟通（工程质量、进度、回访保修，环境影响、安全控制等） ，一般问题由项

7、目部负责解决并将信息通报有关部门，重大信息报主管领导、管理者代表，研究解决办法； c) 各部门接到顾客、相关方的外部信息后应作好记录，分析原因，制定 纠正、预防措施，并将信息处理结果反馈给顾客或相关方，重大信息 报主管领导、管理者代表，研究解决办法； d) 工程管理部负责涉及质量、环境、职业健康安全及其相关活动的重大 信息的汇总和分析，填写信息交流单向管理者代表汇报，研究决 定处置方案，组织实施；e) 相关方要求公司提供有关信息时，各部门应及时提供，并选择适当的信息交流方式，以满足顾客和相关方要求。5.2.3 内部信息的传递和沟通内部信息的传递和沟通a) 公司管理部门、项目部之间需要协调沟通的

8、事宜，可随时进行交流，也可在每月例会提出，研究需要协调解决的问题，并以例会会议纪要的形式通知相关部门实施；b) 工程管理部对绩效监测、合规性评价、内审、管理评审中需要解决的问题，与相关部门沟通协商，协助其制定纠正、预防措施，并将整改验证情况向管理者代表报告；c) 综合办负责定期组织员工参与座谈，就员工关注的环境、安全风险控制、劳动保护等进行沟通和交流；d) 每年底或项目竣工，各部门、项目部对本部门质量、环境、职业健康安全管理体系的运行情况进行总结，针对存在的问题，提出改进措施；e) 紧急情况的沟通交流按应急准备和响应控制程序规定执行；f)各部门负责对业务范围内各种方式、渠道获得或传递的有关质量、环境、职业健康安全信息进行识别、登记和处理。6 相关记录相关记录6.1 信息交流单