第2章 excel 2007中的新增功能

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1、第 2 章 Excel 2007 中的新增功能如果使用过 Excel 以前的版本，那么本章正是为您准备的。本章概述 Excel 2007 中新增和改变的功能。 2.1 新用户界面首先，值得注意的是 Excel 2007 有了新的外观。放弃了曾经长期使用的菜 单和工具栏用户界面，代之以新的“选项卡和功能区”界面。虽然新界面类似 于菜单和工具栏，但会发现 Excel 2007 从根本上是不同的。经常使用 Excel 的用户可能已注意到，在每个新版本中，菜单系统会变得 愈加复杂。除此之外，工具栏的数量占据主导。毕竟每个新增功能都必须有一 条访问路径。过去，访问意味着将更多的项目添加到菜单并建立新的工

2、具栏。 Microsoft 设计人员开始尝试解决该问题，新的功能区界面就是此问题的解决 方案。时间将告诉用户如何接受新的功能区界面。编写本书时，各方的反应可说 是“百家争鸣” 。对于任何一件新事物而言，都会有人喜欢它，有人讨厌它。交叉参考：第 1 章包括新功能区界面的更多相关信息，包含对各个组件的描述。许多用过 Excel 的用户在意识到所有他们非常熟悉的命令次序不再工作时 都会非常困惑。另一方面，刚开始使用的用户却能够快速适应，只因没有对相 关的菜单和工具栏先入为主。下面是构成新外观的其他元素。6 个新现代观感字体：默认工作簿字体当前是 11 号“宋体” ，这比旧的 10 号字体更便于阅读，

3、尤其是字号较小时。 快速访问工具栏：个人工具栏，可以添加经常使用的命令。该工具栏是 Excel 2007 界面中仅有的用户可以自定义的部分。 浮动工具栏：右击菜单添加的一个新内容。该工具栏包括常用的设置格 式图标，为了快速访问它，会在鼠标指针附近显示它。 2.2 较大的工作表在过去的几年中，对 Excel 最通常的抱怨多半就是其工作表的大小。需更 多行和列的用户只是运气不太好。Microsoft 终于做出回应，Excel 2007 已达 到一个非常重要的高度。现在一个工作表有 1 048 576 行和 16 384 列，可以计 算出 170 亿个以上的单元格相当于为地球上的所有男士、女士和小孩

4、每人 分配 3 个单元格。所不同的是，Excel 2007 工作表的单元格相当于 Excel 2003 工作表所拥有单元格的 1 000 倍。注意：有多个行和列并不意味着实际可以使用所有单元格。如果尝试在一个工作表中填充所有的单元格，可能会很快耗尽内存。具有多个行和列的优点是赋予了更大的灵活性。除较大的工作表网格以外，Excel 2007 也增加了一些让用户灰心的其他限 制。表 2.1 总结出了这些更改。2.3 新文件格式在过去的几年中，Excel 的 XLS 文件格式已成为行业标准。Excel 2007 仍 旧支持该格式，但它现在使用新的基于 XML（可扩展标记语言）的默认“打开” 文件格式

5、。 交叉参考：有关新 Excel 文件格式的更多信息，请参见第 9 章。为了实现兼容性。Excel 2007 仍支持旧的文件格式，因此您可以同未升级 到 Excel 2007 的用户继续共享工作内容。 2.4 工作表表格当然，Excel 已经能够很好地处理表格。 “一张表”是正好（通常）包含列 标题的矩形区域。Excel 2007 的设计员意识到这样的表格已广泛应用于 Excel, 他们把这个概念提升到了一个新的层次。处理表格比以往来得更容易。一旦指定特定区域成为表格（利用“插入”“表”“表”命令） ， Excel 提供一些处理表格的非常有效的工具。例如：通过单击设置有吸引力的格式。轻松地在表

6、格的汇总行中插入求和公式。如果列中的每个单元格包含相同的公式，可以编辑其中一个公式，其他 的则自动进行更改。轻松地在表格的标题行和汇总行切换显示。轻松地删除重复项。已扩展“自动筛选”和“排序”选项。如果根据表格创建一张图表，则图表总是反映表中的数据即使添加 新行也会反应出来。如果向下滚动一张表，以致标题行不再可见，则列标题当前显示的是工 作表列字母。 图 2.1 显示了工作表中的一个表格。图 2.1 处理数据表从未变得如此简单2.5 样式和主题在过去的几年中。笔者见过大量的 Excel 工作簿。其中大部分用最好的词 描述也只能算是“难看的” 。您能找到特例，但是大多数人通常并不擅长于图形 设计

7、。带有绚丽颜色和不易分辨的蓝色加绿色的工作表非常普遍。Excel 总是支持指定的样式，它可应用于单元格和区域。通过提供预定义 样式的最佳分类，Excel 2007 将这个功能放在最前面，只需选择“开始” “样式”“单元格样式”进行访问即可。随着文档主题的引入，Excel 2007 可以很容易地创建有良好观感的工作表。 主题包括调色板、字体集和效果。现在通过单击访问专业设计主题库，就可显 著更改整个电子表格的外观几乎总是更好。通过选择“页面布局”“主 题”“主题”访问主题库。当然，即使尽力了，也可能创建出难看的 Excel 文档。交叉参考：要了解样式和主题的更多信息，请参见第 7 章。2.6 更

8、具观感的图表关于 Excel 2007 的图表功能，既有好消息也有坏消息。首先坏消息是： Excel 2007 不提供新图表类型，许多图表相关功能的长期请求被 Microsoft 忽 视。好消息是什么呢？Excel 图表现在看起来比以前更好。第一次可以真正地 使用术语“会议室品质”来描述 Excel 图表。交叉参考：有关样式和主题的更多信息，请参见第 19 章和第 20 章。2.7 页面布局视图作为一个选项，可以用连续的页面显示工作表。当打印工作内容时，新的 “页面布局”视图确保不会出现意外。更好的是， “页面布局”视图包含“单击 和输入”页眉和页脚比老的方法更直观。不同于标准打印预览，就电子

9、表 格编辑而言， “页面布局”视图是功能全面的。图 2.2 显示了“页面布局”视图显示的电子表格。缩放显示以显示多个页 面。图 2.2 Excel 的新“页面布局”视图便于看到打印工作的显示2.8 增强的条件格式条件格式指的是基于数值格式化一个单元格。 “条件格式”可轻易突出某些 值，让这些值可以明显地表现出来。例如，可以设置条件格式，即如果公式返 回负值，则单元格背景显示为绿色。 过去，一个单元格可以最多应用 3 个条件。利用 Excel 2007，可以基于无 限的条件格式化一个单元格。但那只是最小的改进。Excel 2007 提供了大量新 的数据可视化功能：数据条、色阶和图标集。图 2.3

10、 显示了一个区域例子，其 中使用条件格式直接在单元格中显示数据条。每个数据条的大小都与单元格中 的值成比例。图 2.3 数据条仅是其中一个新条件格式化选项Excel 2007 包括了很多条件格式的其他改进。一般而言，条件格式更加灵 活，且容易创建，并较少根据创建自定义公式来定义格式化规则。 交叉参考：第 8 章和第 21 章包含了条件格式的内容。2.9 合并选项过去，Excel 提供了相当多的对话框以设置各种选项。在 Excel 2007 中， 大多数对话框已并入巨大的“Excel 选项”对话框（参见图 2.4） 。要显示该对 话框，选择“Office 按钮”“Excel 选项” 。 选项由多

11、个选项卡组成，可在左侧进行选择。虽然定位一些选项仍然不容 易，但新实现要比过去的好很多。 “Excel 选项”对话框也可调整大小只需 单击并拖动右下角就可更改大小。图 2.4 新设计的“ Excel 选项”对话框2.10 Smart ArtExcel 2007 仍然包括对于形状的最广分类，可用其创建可视图形，例如流 程图，组织图或关系图。但新的 Smart Art 功能是执行此任务的更好工具。可 以快速添加阴影、映像、发光和其他特殊的效果。 图 2.5 显示两个 Smart Art 图形。左侧是原始图形，右侧是单击鼠标后更改了页面布局和样式的同一张图形。图 2.5 用 Smart Art 创建

12、的图形交叉参考：有关 Smart Art 的更多信息，参见第 22 章。2.11 公式记忆式键入 在 Excel 2007 中输入公式可以不那么讨厌了，多亏有了“公式记忆式键入” 新功能。当开始输入一个公式时，Excel 显示了不断更新的匹配项下拉列表 （参见图 2.6） ，包括每一项的描述。当看到想要的项时，按 Tab 键将其输入到 公式里。该列表中的项目包含函数、定义名称和表格参考。图 2.6 “公式记忆式键入”功能可以加速公式的输入交叉参考：有关“公式记忆式键入”的更多信息，请参见第 11 章。2.12 协作功能Excel 服务器是装载 Office 12 的新服务器技术。它是 Micr

13、osoft Office 共享端口服务器产品的一部分。Excel 服务支持在服务器上装载、计算和绘制 Excel 电子表格。如果公司装载有 Excel 服务器，则可以利用 Excel 2007 与同事有效协作， 并把数据呈现给不使用 Excel 的人。注意：新基于 Excel 服务的协作功能可专用于公司。因此这些功能不包含在本文中。2.13 兼容性检查器考虑到 Excel 2007 的所有新增功能，也许会对将工作簿与其他使用 Excel 早期版本的人共享抱怀疑态度。为检查是否有早期 Excel 版本不支持的功能， 使用兼容性检查器。选择“Office 按钮”“准备”“运行兼容性检查器” 。如图

14、 2.7 所示。图 27 如果计划将工作簿与使用 Excel 早期版本的人共享，使用“兼容性检查器”214 改进的数据透视表Excel 数据透视表功能或许是其中一个最未被充分使用的功能。只需单击 几次鼠标，数据透视表就可以将大量的原始数据转换成有用的交互式总结表。 Microsoft 希望通过改进 Excel 2007 中数据透视表的各方面使该功能更易访问。值得注意的另一方面是：当它们更新时，根据数据透视表(数据透视图)创 建的图表当前保留其格式。这种格式的缺失已成为成千上万用户的阻碍， Microsoft 最终采取了一些措施。交叉参考：有关数据透视表的更多信息，请参见第 34 章和第 35

15、章。215 新工作表功能 Excel2007 有 5 个新的工作表功能，如表 22 所述。除此之外，39 个用于请求分析工具包的添加项工作表功能当前是内置的。 Excel 2007 也包括 7 个新的多维数据集功能，该功能从“SQL 服务器分析 服务”检索数据。 交叉参考：第 11 章包含公式和函数。216 其他新增功能对于 Excel 2007 的其他新增功能，值得注意的有以下几个方面。监控中心：Excel 2007 更易保护以免于恶意宏的侵蚀。例如，除那些保 存在计算机信任位置上的工作簿中的宏以外，可以使所有宏丧失其功能。PDF 加载项：利用 Microsoft 的加载项，可以直接从 Excel 创建一个行 业标准的 Adobe PDF 文件。改进的缩放：利用状态栏右侧的放大镜控件可快速放大或缩小工作表。状态栏上的更多控件：现在可以控制出现在状态栏中的信息类型。颜色方案：通过应用装入 Excel 的(蓝色，银色或黑色)三个颜色方案的 其中之一更改 Excel 外观。可调整大小的公式栏：当编辑冗长的公式时，可以增加公式栏的高度， 从而使其在工作表不致太过模糊。仅单击和拖动公式栏的底端即可。许多新模板：为何重新使用转换?选择“Office 按钮”“新建” ，可从 多个模板中选择。或许有一个正是您需要的(或至少是接近的)。