《EXCEL表格实用技巧技巧》由会员分享，可在线阅读，更多相关《EXCEL表格实用技巧技巧（40页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、1、快速输入大写中文数字将光标移至需要输入大写数字的单元格中。利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字(如 12345)。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“类型”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮，这时输入的 12345 就自动变成“壹万贰仟叁佰肆拾伍”。2、多个工作表的页眉和页脚同时设置我们有时要把一个 Excel 文件中的多个工作表设置成同样的页眉和页脚，分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉和页脚同时设置好：把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名的话，Ex
2、cel 自动设置的名称就是 Sheet1、Sheet2、Sheet3 等等)，然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时再进行页眉和页脚设置就是针对全部工作表了。3、Excel 单元格文字随时换行在 Excel 中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住 Alt 键的同时按下回车键就可以了，这种方法又快又方便。4、Excel 中插入空白行如果想在某一行上面插
3、入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住 Ctrl 键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。5、Excel 中消除 0 值有 Excel 中当单元格计算结果为 0 时，默认会显示 0，这看起来显然有点碍眼。如果你想显示 0 时，显示为空白，可以试试下面的方法。打开“工具选项视图”，取消“0 值”复选项前的，确定后，当前工作表中的值为 0 的单元格将全部显示成空白。6、批量转换日期格式以前在 Excel 中输入职工出生时间时，为了简单都输入成“yymmdd”形式，但上级部门一律要求输入成“yyyy-mm-
4、dd”格式，那么一千多名职工出生时间肯定不能每个手工转化。最快速的方法是：先选定要转化的区域。点击“数据分列”，出现“文本分列向导”对话框。勾选“固定宽度”，连续两次点击“下一步”按钮，在步骤三对话框的“列数据格式”中，选择“日期”，并选定“YMD”形式，按下“完成”按钮，以前的文本即转化成了需要的日期了。7、快速选定“空白”和“数据”单元格在 Excel 中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条件”中的“空值”，再按“确定”，空白单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格，在上面方法的
5、“定位条件”窗口中，选择“常量”，再点“确定”，含有数据的单元格全部选定8、防止误改有新招在包含多个工作表的工作薄中，为了防止误修改，我们常常采取将行(列)隐藏或者设置编辑区域的方法，但是如果要防止整个工作表的误修改怎么办呢?单击“格式工作表隐藏”，将当前的工作表隐藏，这样操作者连表格都看不到，误操作就无从谈起了。要重新显示该表格，只须单击“格式工作表取消隐藏”。要注意的是：如果设置了工作表保护，则不能进行隐藏操作。9、快速隐藏在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线的方法比较麻烦，这时笔者介绍一个简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”或“
6、Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。平常办公中偶尔会需要打印一些标语、海报等 A3、A2 甚至更大幅面的文件，这靠我们办公室常用的 A4 打印机显然无法直接打印。该怎么办呢？对此笔者平常都是采用 Excel 进行打印的。使用 Excel 可以将A3、A2 等大张的图形分割成多页打印，待后再进行拼接粘贴成图，虽说多了一些接缝不过用来应应急也还可以，下面大家就和笔者一起动作操作吧。首先启动 Excel 选中 A1 单元格，选择“插入/图片/来自文件”，插入我们处理好的图形文件。如果是用 Word 设计的海报，则应选择“插入/对象/从文件创建”（如图 1） ，点击“浏览”按钮打开保
7、存海报的Word 文件，确定后将 Word 文件插入工作表中，右击插入的 Word 文件选择剪切，再点击菜单栏的“编辑/选择性粘贴”，选定一种图形格式，如：图片（JPEG） ，即可把它转换成 JPG 格式的图形。图 1 海报插入 Excel 文件后，我们可以利用 Office 提供的图片编辑工具简单修饰一下海报。右击工具栏选中“图形”和“绘图”，以显示这两个工具栏。从“图片”工具栏中我们可以选择进行修剪、设定透明色、调节亮度对比度等（如图 2） 。图形处理好后点击其中的“设置图片格式”，在大小选项卡中按所需海报尺寸直接输入图形的高度和宽度。然后使用“绘图”工具栏中的自选图形、文字框、艺术字等工
8、具对图形做进一步装饰。图 2我们该为海报打印做一些设置。选择“文件/打印预览”，点击“页边距”按钮，把鼠标光标指向表示页边距位置的虚线，当光标变成双箭头时按住左键拖动，可直接调整页边距（如图 3） ，这也就是我们以后粘贴的边距。点击“设置”按钮，在“页面”中选择纸张大小为 A4。对于一些特大的海报，打印出来的页数太多，要粘贴时可能不太好找，可在“页眉/页脚”中选择一种带页码的页脚格式（如图 4） ，以便打印后区分。 注：页边距不要设得太小，要考虑到打印机的实际可打印范围，如果页边距超出打印机的可打印范围将会使图形超出部分丢失。同时要注意调整页脚的位置，避免页码与图形重叠。一切搞定后，放入纸开始
9、打印，把打印后的纸左侧和上侧多余的纸边裁掉，再用胶水粘贴拼接成一张大图就行了。在用 Excel 制作相关的数据表格时，我们可以利用其强大的排序功能，浏览、查询、统计相关的数字。下面，我们以图 1 所示的“员工基本情况登记表”为例，来全面体验一番 Excel 的排序功能。一、快速排序如果我们希望对员工资料按某列属性（如“工龄”由长到短）进行排列，可以这样操作：选中“工龄”列任意一个单元格（如 I3） ，然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可（参见图 1） 。小提示：如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮，则将“工龄”由短到长进行排序。如果排序的对象是中文字符，则按“汉语拼音”顺序排序
10、。如果排序的对象是西文字符，则按“西文字母”顺序排序。图 1二、多条件排序如果我们需要按“学历、工龄、职称”对数据进行排序，可以这样操作：选中数据表格中任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框（图 2） ，将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、工龄、职称”，并设置好排序方式（“升序”或“降序”） ，再按下“确定”按钮就行了。图 2三、按笔划排序对“姓名”进行排序时，国人喜欢按“姓氏笔划”来进行：选中姓名列任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框（参见图2） ，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（图 3） ，选中其中的“笔划排序”选
11、项，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。图 3小提示：如果需要按某行属性对数据进行排序，我们只要在上述“排序选项”对话框中选中“按行排序”选项即可。四、自定义排序当我们对“职称”列进行排序时，无论是按“拼音”还是“笔划”，都不符合我们的要求。对于这个问题，我们可以通过自定义序列来进行排序：先把相应的职称序列按需要排序的顺序输入到相应的单元格区域（如N2 至 N18）中（图 4） ；执行“工具选项”命令，打开“选项”对话框，切换到“自定义序列”标签下，在“从单元格中导入序列”右侧的方框中输入“$N$2:$N$18”（也可以用鼠标选择输入） ，然后单击“导入”按钮，将相应的序列导入到
12、系统中，确定返回。小提示：序列导入后，原来 N2 至 N18 区域中输入的数据可以删除，导入的序列在其他 Excel 文档中均可直接使用。选中“职称”列任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，单击其中的“选项”按钮，打开“排序选项”对话框（参见图 3） ，按“自定义排序次序”选项右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选中上述“导入”的序列，确定返回到“排序”对话框，再按下“确定”按钮即可。五、用函数进行排序有时，我们对某些数值列（如“工龄、工资”等）进行排序时，不希望打乱表格原有数据的顺序，而只需要得到一个排列名次。对于这个问题，我们可以用函数来实现（以“工龄”为例）：在“
13、工龄”右侧插入一个空白列（J 列） ，用于保存次序（图 5） ，然后选中 J2 单元格，输入公式：=RANK(I2,$I$2:$I$101)，然后再次选中 J2 单元格，将鼠标移至该单元格右下角成“细十字线状”时（这种状态，我们通常称之为“填充柄”状态） ，按住左键向下拖拉至最后一条数据为止，次序即刻显示出来（图 5） 。图 5小提示：若要升序排序，可在公式最后增加一个“非零”参数，如将上述公式改为：=RANK(I2,$I$2:$I$101,1)。六、让序号不参与排序当我们对数据表进行排序操作后，通常位于第一列的序号也被打乱了，如何不让这个“序号”列参与排序呢？我们在“序号”列右侧插入一个空白
14、列（B 列） ，将“序号”列与数据表隔开。用上述方法对右侧的数据区域进行排序时， “序号”列就不参与排序了。小提示：插入的空列会影响表格的打印效果，我们可以将其隐藏起来：选中 B 列（即插入的空列） ，右击鼠标，再选择“隐藏”选项即可。Excel 的排版功能不及 Word，有时为了排版的美观，可要花不少功夫啦。比如，我们想文本倒置时（在制作示意图时常常要用到） ，怎样做呢？其实很简单，我们只要在字体前加上一个“”（不包括引号）就可以了！A 列是正常字体，B 列是 A 列的倒置字体，即将原来的字体“宋体”改为“宋体”。其中第一种效果是直接在单元格输入文字，第二、三种效果是使用插入文本框的方法（如
15、果你没有见到插入文本框按钮，选中“视图/工具栏/绘图”即可） ，第二种效果是文本框的横排，第三种效果是文本框的竖排。1工作表的打印设置工作表在打印之前应当进行打印预览，它可以看到普通视图中看不到的内容，避免失误、提高打印质量，而且可以快速更改许多打印设置。 （更多软件使用技巧）1 快速更改打印设置如果在打印预览窗口中发现了不合适的打印设置，只需单击窗口顶部的“设置”按钮，就可以打开“页面设置”对话框，快速修改工作表的布局和打印选项，例如打印或不打印网格线、添加页码或打印标题等。2 使工作表适应页宽如果打印预览时发现工作表的宽度超过了页面，可以尝试以下方法使工作表适应页宽：一是将打印方向更改为“
16、横向”。我们只要按上面介绍的方法打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“方向”下的“横向”即可。二是缩小工作表的大小以适应页面。方式仍然是打开“页面设置”对话框的“页面”选项卡，选中“缩放”下的“调整为”，并在“页宽”框内输入“1”。确定后即可预览页面以观察字体大小是否合适了。三是减小页边距以及页眉（页脚）的宽度。我们可以按上面介绍的方法打开“打印预览”窗口，单击其中的“页边距”按钮显示页边距的尺寸柄，根据需要将其拖到所需的宽度即可。四是隐藏报表中某些不需要打印的列。我们只需选中这些列，单击“格式列”子菜单下的“隐藏”命令。报表中的其他列就会占用被隐藏列的位置，从而使原本不能打印的内容能够打印出来。此后，只要单击“格式列”子菜单下的“取消隐藏”命令，就可以显示被隐藏的列。3 调整垂直分页符如果报表的数据区域远远宽于页面，上面介绍的方法也不能使工作表适应页宽。只能调整垂直分页符，使报表的数据区域按需要分布在多页纸张上。具体操作方法是：打开工作表选中“视图”菜单中的“分页预览”，鼠标放到蓝色粗虚线（自动垂直分页符）的上面，
