EXCEL20种技巧(办公人员必须掌握的)

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1、办公人员必须掌握的办公人员必须掌握的 EXCEL20 种技巧种技巧一、一、 基本方法基本方法1.快速选中全部工作表72.快速启动 EXCEL73.快速删除选定区域数据 74.给单元格重新命名75.在 EXCEL中选择整个单元格范围 76.快速移动/复制单元格87.快速修改单元格式次序 88.彻底清除单元格内容89.选择单元格 810. 为工作表命名 911. 一次性打开多个工作簿 912. 快速切换工作簿913. 选定超级链接文本（微软 OFFICE技巧大赛获奖作品）1014. 快速查找1015. 修改默认文件保存路径 1016. 指定打开的文件夹1017. 在多个 EXCEL工作簿间快速切换

2、 1018. 快速获取帮助 1119. 创建帮助文件的快捷方式1120. 双击单元格某边移动选定单元格 11一、基本方法基本方法1.1. 快速选中全部工作表快速选中全部工作表 右键单击工作窗口下面的工作表标签，在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可（） 。2.2. 快速启动快速启动 ExcelExcel 如果想在启动系统自动运行 Excel，可以这样操作: 1.双击“我的电脑”图标，进入 Windows 目录，依次打开“Start MenuPrograms启动”文件夹; 2.打开 Excel 所在的文件夹，用鼠标将 Excel 图标拖到“启动”文件夹，这时 Excel 的快捷方式就被复制

3、到“启动”文件夹中，下次启 动 Windows 就可快速启动 Excel 了。 如果 Windows 系统已启动，你可用以下方法快速启 动 Excel: 方法一:单击“开始文档”命令里的任一 Excel 工作簿即可。 方法二:用鼠标从“我 的电脑”中将 Excel 应用程序拖到桌面上，然后从快捷菜单中选择“在当前位置创建快捷方 式”，以后启动时只需双击快捷方式即可。 3.3. 快速删除选定区域数据快速删除选定区域数据 如果用鼠标右键向上或向左(反向)拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区 域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分 1.双击“我的电脑”图标或全部数据(即拖 动过程中

4、变成灰色模糊的单元格区域，在释放了鼠标右键后其内容将被删除)。 4.4. 给单元格重新命名给单元格重新命名 Excel 给每个单元格都有一个默认的名字，其命名规则是列标加横标，例如 D3 表示第四列、 第三行的单元格。如果要将某单元格重新命名，可以采用下面两种方法: 1.只要用鼠标单击 某单元格，在表的左上角就会看到它当前的名字，再用鼠标选中名字，就可以输入一个新 的名字了。 2.选中要命名的单元格，单击“插入名称定义”命令，显示“定义名称”对话 框，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字，单击“确定”1.双击“我的电脑”图标按钮即可 （） 。 注意:在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须

5、是字母或汉字，它最多可包含 255 个字符，可以包含大、小写字符，但是名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。 5.5. 在在 ExcelExcel 中选择整个单元格范围中选择整个单元格范围 在 Excel 中，如果想要快速选择正在处理的整个单元格范围，按下“Ctrl+Shift+ *”。 注意: 该命令将选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格你将得到所需的单元 格。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中 1.双击“我的电脑”图标的全部单 元格，包括那些你不打算使用的单元格。 6.6. 快速移动快速移动/ /复制单元格复制单元格 先选定单元格，然后移动鼠标指针到单元格边框上，

6、按下 1.双击“我的电脑”图标鼠标左键 并拖动到新位置，然后释放按键即可移动。若要复制单元格，则在释放鼠标之前按下 Ctrl 即可。 7.7. 快速修改单元格式次序快速修改单元格式次序 在拖放选定的一个或多个单元格至新位置的同时，按住 Shift 键可以快速修改单元格内容的 次序。方法为:选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单 1.双击“我的电脑”图标元格 边缘，直至出现拖放指针箭头，然后进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会 变成一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变成垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后， 单元格间的次序即发生了变化。 8.8. 彻底清除单元格内容彻底

7、清除单元格内容 先选定单元格，然后按 Delete 键，这时仅删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。 要彻底清除单元格，可用以下方法:选定想要清除的单元格或单元格范围，单击“编辑清 除”命令，这时显示“清除”菜单（） ，选择“全部”命令即可，当然你也可以选择删除“格式”、 “内容”或“批注”中的任一个。 9.9. 选择单元格选择单元格 选择一个单元格，将鼠标指向它单击鼠标左键即可; 选择一个单元格区域，可选中左上角 的单元格，然后按住鼠标左键向右拖曳，直到需要的位置松开鼠标左键即可; 若要选择两 个或多个不相邻的单元格区域，在选择一个单元格区域后，可按住 Ctrl 键，然后再选另一 个区域

8、即可; 若要选择整行或整列，只需单击行号或列标，这时该行或该列第一个单元格 将成为活动的单元格; 若单击左上角行号与列标交叉处的按钮，即可选定整个工作表。10.10. 为工作表命名为工作表命名 为了便于记忆和查找，可以将 Excel 的 sheet1、sheet2、sheet3 工作命名为容易记忆的名字， 有两种方法:1.选择要改名的工作表，单击“格式工作表重命名”命令，这时工作表的标 签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。 2.双击当前工作表下部的名称， 如“Sheet1”，再输入新的名称。11.11. 一次性打开多个工作簿一次性打开多个工作簿 利用下面的方法可以快速打开多个工

9、作簿: 方法一 打开工作簿(*.xls)所在的文件夹，按住 Shift 键或 Ctrl 键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，将它们全部选中，然后 按右键单击，选择“打开”命令，系统则启动 Excel 2002，并将上述选中的工作簿全部打开。方法二 将需要一次打开的多个工作簿文件复制到 C:WindowsApplication DataMicrosoftExcelXLSTART 文件夹中，以后启动 Excel 2002 时，上述工作簿也同时被 全部打开。 方法三 启动 Excel 2002，单击“工具选项”命令，打开“选项”对话框，点击 “常规”标签，在“启动时打开此项中的所有文件”后

10、面的方框中输入一个文件夹的完整路径 (如 d:Excel)，单击“确定”退出。然后将需要同时打开的工作簿复制到上述文件夹中，以后 当启动 Excel 2002 时，上述文件夹中的所有文件(包括非 Excel 格式的文档)被全部打开。 方法四 在 Excel 2002 中，单击“文件打开”命令，按住 Shift 键或 Ctrl 键，在弹出的对话 框文件列表中选择彼此相邻或不相邻的多个工作簿，然后按“打开”按钮，1.双击“我的电脑” 图标就可以一次打开多个工作簿。 方法五 用上述方法，将需要同时打开的多个工作簿全 部打开，再单击“文件保存工作区”命令，打开“保存工作区”对话框，取名保存。以后只 要

11、用 Excel 2002 打开该工作区文件，则包含在该工作区中的所有工作簿即被同时打开。 12.12. 快速切换工作簿快速切换工作簿 对于少量的工作簿切换，单击工作簿所在窗口即可。要对多个窗口下的多个工作簿进行切 换，可以使用“窗口”菜单。 “窗口”菜单的底部列出了已打开工作簿的名字，要直接切换到一 个工作簿，可以从“窗口”菜单选择它的名字。 “窗口”菜单最多能列出 9 个工作簿，若多于 9 个， “窗口”菜单则包含一个名为“其他窗口”的命令，选用该命令，则 1.双击“我的电脑”图标 出现一个按字母顺序列出所有已打开的工作簿名字的对话框，只需单击其中需要的名字即 可。 13.13. 选定超级链

12、接文本（微软选定超级链接文本（微软 OfficeOffice 技巧大赛获奖作品）技巧大赛获奖作品） 如果需要在 Excel 中选定超级链接文本而不跳转到目标处，可在指向该单元格时，单击并 按住可选定单元格。 14.14. 快速查找快速查找 在执行查找操作之前，可以将查找区域确定在某个单元格区域、整个工作表（可选定此工 作表内的任意一个单元格）或者工作簿里的多个工作表范围内。在输入查找内容时，可以 使用问号（？）和星号（*）作为通配符，以方便查找操作。问号（？）代表一个字符，星 号（*）代表一个或多个字符。需要注意的问题是，既然问号（？）和星号（*）作为通配 符使用，那么如何查找问号（？）和星号

13、（*）呢？只要在这两个字符前加上波浪号()就 可以了。 15.15. 修改默认文件保存路径修改默认文件保存路径 启动 Excel 2002，单击“工具选项”命令，打开“选项”对话框，在“常规”标签中，将“默认 文件位置”方框中的内容修改为你需要定位的文件夹完整路径()。以后新建 Excel 工作簿， 进行“保存”操作时，系统打开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。 16.16. 指定打开的文件夹指定打开的文件夹 我们可以指定打开文件的文件夹，方法如下: 单击“开始运行”，输入 regedit 命令，打开 “注册表编辑器”，展开 HKEY_CURRENT_USERSoftwareMic

14、rosoft Office10.0CommonOpen FindPlacesUserDefinedPlaces，在下面新建主键，名称为“mydoc”， 然后在该主键中新建两个“字符串值”，名称分别是“Name”和“Path”，值分别为“我的文件” (可 1.双击“我的电脑”图标以随意命名)和“d:mypath”(定位文件夹的完整路径)，关闭“注册 表编辑器”，重启电脑。以后在 Excel 2002 中进行“打开”操作时，打开对话框左侧新添了 “我的文件”这一项目，点击该项目，即可进入“d:mypath”文件夹。 17.17. 在多个在多个 ExcelExcel 工作簿间快速切换工作簿间快速切换

15、 按下“Ctrl+Tab”可在打开的工作簿间切换。18.18. 快速获取帮助快速获取帮助 对于工具栏或屏幕区，按组合键“ShiftF1”，鼠标变成带问号的箭头，用鼠标单击工具栏 按钮或屏幕区，它就弹出一个帮助窗口会显示该元素的详细帮助信息。 19.19. 创建帮助文件的快捷方式创建帮助文件的快捷方式 Excel 帮助文件是编译的 HTML 帮助文件 Xlmain10.chm，存放在安装目录Office102052 目 录中，单击并拖拉此文件到 Windows 快速启动工具栏上。此后，不管 Excel 是否在运行， 而且也不用调用 Office 助手，单击 Windows 快速启动工具栏上的这个图标将引出 Excel 帮助。 20.20. 双击单元格某边移动选定单元格双击单元格某边移动选定单元格 在工作表内移动选定单元格有一种快捷方法:将鼠标指针放置于选定单元格的一边，注意要 选择与移动方向相关的一边，即要向下移动，就将鼠标指针放置于单元格的底部;如果要向 右移动，就将鼠标指针放置于单元格的右边;依此类推。这时鼠标指针变为白色箭头的形状， 双击选择单元格的某边，鼠标指针将沿选定的方向移动到特定的单元格中。如果此方向相 邻单元格为空白单元格，则将移动到连续最远的空白单元 1.双击“我的电脑”图标格中;如果 此方向相邻单元格为非空白单元格，则将移动到连续最远的非空白单元格中。