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1、 图书馆论文：对乌昌地区高职院校图书馆档案管理工作的一点认识摘要：随着高职院校软硬件条件的不断完善，社会信息化建设步伐的不断加快，导致图书馆档案材料的数量和种类不断增加，为此，高职院校图书馆档案管理问题就显得愈来愈重要。本文就此探讨了如何运用现代观念和技术搞好图书馆档案管理问题。关键词：图书馆；档案管理；高职院校图书馆档案，顾名思义，即图书馆本身的服务和发展而形成的档案资料，换句话说，就是为读者服务的各项实践活动中直接形成的文件资料转化而来的，它真实地记载了图书馆各项服务过程中的思路、措施和方法，是各项活动的历史再现。它是图书馆的专门档案，其作用可为图书馆业务统计分析提供重要的参考依据，也是高
2、职院校图书馆服务的重要体现。因此，弄清图书馆档案工作的现状与发展，对了解整个院校图书馆的读者服务和管理水平十分有益，也为我们找准图书馆档案管理工作的主要方向提供现实依据。笔者通过对乌鲁木齐、昌吉地区部分高职院校图书馆的调研，就图书馆档案管理工作的现状作一简要分析。一、乌昌地区高职院校图书馆档案管理工作现状一是管理水平普遍偏低。由于各院校图书馆普遍存在工作人员紧张，一人身兼数职，因此直接导致档案管理组织机构不健全，岗位职责不清，加之有些图书馆档案管理人员不固定，业务素质高低不一，造成档案工作被动落后。如新疆机电职业技术学院图书馆馆员仅 5 人，平常的服务工作就是顾头顾不了尾，只能是今天派一个人去
3、整理一下档案，下周再派一个相对闲一点的人员去，工作没有连续性，工作标准也因人而异。档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段也明显落后图书馆业务现代化的进程，这就很难使图书馆档案为读者提供快捷有效的参考咨询服务，客观上削弱了高职院校图书馆对外服务的整体效益。二是档案管理意识薄弱。不少院校图书馆对图书馆业务活动和服务工作远远大于对图书馆档案管理工作的重视程度，没有意识到图书馆档案管理工作也同等重要，不清楚二者所具有的相辅相成的关系对图书馆档案管理的漠视，必然会降低其本身的管理质量和读者服务水平。领导是这样想的，工作人员更是如此，觉得档案工作走走形式就够了，按传统方法简单分类索引即可。在调研中发现
4、，这种现象在多数职业院校图书馆都或多或少的存在。三是规章制度不健全。有些院校的图书馆并未根据学校院系发展和学生的需求来制定比较完善的管理制度，有些图书没有科学地划分类别，有些图书没有进行归档整理，图书馆的管理缺乏一定的系统性和完整性，这也给学生查找资料、借阅图书带来了很大的不便。如我院图书馆就没有制定档案管理制度，工作随意性较强，对所形成的档案资料就是归集到一起了事，既不进行分类整理，又不按档案资料的保存规律行事，长期以往，便形成一个档案“小山” ，需要时就在“山”里翻找，费时费力。图书馆档案是专门档案，当前乌昌地区几个职业院校图书馆的现象表明，图书馆档案管理从形式上而言根本没有完整的分类法可
5、依，还是按传统的数字法或字母法对档案资料进行分类。而此类传统方法在信息化高速发展的今天已明显落伍了。四是档案的开发利用率不高。乌昌地区各职业院校图书馆都比较重视对本馆所藏的文献资源进行数字化建设，如新疆交通职业技术学院、新疆化工职业技术学院、新疆农业职业技术学院、昌吉职业技术学院图书馆均对图书馆的文献资料进行了数字化管理，建立了图书馆的文献数据库，还购买了本专业的电子文献和期刊全文数据库。但对档案资源的数字化进程却十分缓慢，甚至多数馆还没提到议事日程上来。好些图书馆的档案还是单一的纸质文献，管理模式还是传统的手工操作方式，根本无法满足人们快速获取高质量档案文献资源的需求。据笔者调查，除上述提到
6、几家图书馆外，其他院校图书馆基本上没有对其档案进行数字化处理，档案的收集编制工作还是停留在传统的手工阶段。尽管各图书馆业务部门都配备了计算机、扫描仪、复印机等现代化设备，但因档案的收集、整理、归类、编目等工作量过于繁锁，加之人员缺乏，尤其是档案管理专业人员凤毛麟角，对其进行数字化还是一个很漫长的过程，极大影响了管理工作的顺利进行。即使上述几家实现馆藏文献资源服务自动化的图书馆，对档案文献管理和开发利用率也不能同图书文献信息资源的现代化开发同日而语，更影响了档案的开发和利用，甚至许多读者根本不知道馆内还有图书馆档案一说。二、加强高职院校图书馆档案建设的具体措施一是增强档案管理意识。其实，在图书馆
7、管理工作中，图书馆的档案管理和图书文献资源一样，对图书馆的工作有很大的参考和促进作用，它也是图书馆宝贵的信息资源之一。图书馆全体工作人员，特别是院校领导及图书馆馆长应从思想上高度重视图书馆档案管理工作。要使他们意识到，图书馆档案管理工作对维护图书馆历史面貌的有着重要意义，对图书馆工作效率和工作质量的提高也有着不可替代的作用，是图书馆信息化管理系统中的组成部分之一。所以，作为图书馆工作人员，应当加强图书馆档案管理意识，经常宣传档案管理工作的重要性和作用，使各部门都能重视，并将其视为不可缺少的基础工作，不断规范学校图书馆档案管理工作。笔者认为，确定固定的档案管理员负责全馆档案管理十分重要，这是做好
8、图书馆档案管理工作的根本。在这方面，昌吉职业技术学院图书馆和新疆农业职业技术学院图书馆做得相对好一些，有自己固定的管理员。二是建立健全科学的档案管理制度。图书馆档案管理工作人员要不断完善档案管理体系，并是建立一套分类体系，由专人负责档案的收集与管理。与此同时，图书馆各个部门应当将工作中产生的档案及时交送到档案管理部门，然后由档案管理工作人员按照建立好的档案分类体系进行归档，并保存到数据库中。这样才能确保图书馆档案管理工作的科学性、完整性。三是提高档案管理人员的素质。第一，选择合格的图书馆档案管理人员。图书馆档案管理工作需要细心、认真、专业的人来胜任，因此，应当选用具有较高学历的专业人才。干档案
9、管理工作人员一经落实，应不要随意变动，有利于保持档案管理工作的稳定性和持续性。第二，要不定期对档案管理人员进行必要的档案管理专业培训，包括档案学、档案管理学、档案保护技术等专业知识，不断接受新知识、新技术的熏陶。第三，要不断适应现代档案管理发展的要求，因此，档案管理人员必须更新观念，积极掌握计算机和网络应用技术，以适应档案电子化和档案管理工作现代化的发展趋势。四是要科学准确鉴定档案。对需要归档的档案进行逐一鉴定，区别不同档案的性质和价值，然后根据档案的重要程度和价值大小进行档案归档，使档案存放科学合理，节省存放空间，同时也便于档案的查找、开发和利用。三、结语通过对乌昌地区部分高职院校图书馆的调
10、查，我得到的基本结论是：随着计算机信息化的普及，各校对图书馆档案管理工作的重视程度提高了，开始逐步将其与图书馆信息化、数字化管理摆在同等重要的地位。同时也充分意识到，档案工作管理将面临着全面的优化，档案是高职院校图书馆管理工作的基石，图书馆的许多工作都离不开档案管理工作的支持。只有不断优化图书馆档案管理水平，提高档案利用率，更新管理观念，加强对图书馆档案作用的宣传，使读者正确认识到图书馆档案的价值和意义，才可以促进职业院校图书馆各项服务工作更好、更快地发展，避免了过去一条腿长、一条腿短走路的弊端，使图书馆各项事业得以快速、协调发展。参考文献：1.王芳.浅谈图书馆档案管理.图书情报通讯，2009， （4）.2.刘素荣.高校图书馆档案工作探析.2008 年广州“图书馆服务转型：研究与实践”学术研讨会”论文集，2008.
