电气公司文件控制程序

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1、文件文件编编号号：R-QP-01版本版本/版次版次A1文件控制程序文件控制程序页页次次1/7文件控制程序文件控制程序修订类别序 号新 增修 订废 止修订日期版 本 版 次修订内容修订人审核批准制订日期制订人审核批准状态文件管制章文件文件编编号号：R-QP-01版本版本/版次版次A1文件控制程序文件控制程序页页次次2/71 1 目的目的对与质量、环境管理体系有关的管理性、规范性及技术性文件的编制、审批、发布、发放、更改、回收、归档、销毁等活动进行控制， 确保各相关场所均能及时获得和使用相应文件的有效版本，为质量、环境活动的正常、有效开展提供依据。2 2 范围范围适用于本公司质量环境管理体系有关的

2、管理性、规范性文件和技术文件的管理（包括适当范围的外来文件） 。3 3 职责职责3.13.1 文控中心文控中心：3.1.13.1.1 负责除技术文件以外的质量环境管理体系文件的归档、控制和管理；3.1.23.1.2 负责除技术文件以外的质量环境管理体系文件的统一编号，格式规范化；3.1.33.1.3 负责新版二位一体管理手册及程序文件的发放和作废旧版本的回收、归档、销毁工作；3.1.43.1.4 负责本程序的归口管理。3.23.2 技术中心档案管理：技术中心档案管理：3.2.13.2.1 负责技术性文件和资料的归档和管理工作；3.2.23.2.2 协助中心负责人进行相关外来技术文件的查询、购买

3、以及归档保管工作；3.2.33.2.3 负责技术文件的统一编号，格式规范化工作；3.2.43.2.4 负责有效版本技术文件发放和作废旧版本的回收、归档、销毁工作。3.33.3 人力资源中心行政管理人力资源中心行政管理3.3.13.3.1 负责环境管理体系有关文件的编制、发放和作废旧版本的回收、归档、销毁工作。3.3.23.3.2 负责环境管理体系有关法律法规文件的识别、搜集、保管和及时更新工作；3.3.33.3.3 负责公司行政管理类文件的归口管理，详见规章制度编写管理规定 。3.43.4 相关单位：相关单位：3.4.13.4.1 负责本中心程序文件、规范性指导文件以及四阶表单的编纂、保存、管

4、理，并保持其适宜性和有效性。文件文件编编号号：R-QP-01版本版本/版次版次A1文件控制程序文件控制程序页页次次3/73.4.23.4.2 负责本中心体系文件的保存管理工作。3.53.5 文件之制订、审查、核决权限：文件之制订、审查、核决权限：表 1.文件制定、审核、批准权限规定文件名称 / 权限 制 订 审 查 核 决 一阶文件 （二位一体管理手册）管理代表总经理董事长或总经理二阶文件 （程序文件）中心总监管理者代表总经理三阶文件 （规范性文件）部门主管中心总监总经理或中心总监四阶文件 （表单、记录）承 办 人部门主管中心总监4 4 工作程序工作程序4.14.1 本公司受控文件和资料的范围

5、：本公司受控文件和资料的范围：4.1.14.1.1 公司审批和发布的管理性文件和资料，包括质量环境管理手册、程序文件和其它管理性的文件和资料。4.1.24.1.2 公司编制、审批发布的技术性文件和资料。4.1.34.1.3 公司对受控文件要编制受控清单。4.24.2 适当范围的外来文件和资料，列入本公司有效版本文件管理。4.34.3 文件和资料的编制、审批和发布。文件和资料的编制、审批和发布。4.3.14.3.1 公司技术性文件属三阶文件，由技术部组织相关人员编制，技术部负责人审核，管理者代表或总经理审批后发布。4.3.24.3.2 外来文件应使用其最新版本（包括外来技术性文件） ， 由使用中

6、心负责人对其适宜性进行审查，经审查无误后列入有效版本的外来文件清单 。4.3.34.3.3 质量环境系统文件和资料的标识（文件质量环境系统文件和资料的标识（文件/ /记录编号原则）：记录编号原则）：文件文件编编号号：R-QP-01版本版本/版次版次A1文件控制程序文件控制程序页页次次4/7a)a) 质量环境管理手册:R - QEM - 2008 公司代号 管理手册 年号b)b) 程序文件：R - Q(E)P - 程序文件 流水号（01-99）c)c) 规范性文件：R - - - 部门代码 使用单位代码 流水号（001-999）d)d) 规章制度类文件：XXXX / MS - - 公司名称 管理

7、制度系统 部门代码 流水号（001-999）e)e) 记录：R - Q(E)R - 记录 流水号（001-999）表 2.部门代码部 门编 号部 门编 号企业行政类CA人力资源类HR品质管理类QC技术管理类TM市场管理类MM财务管理类BC采购供应类PS生产管理类PC企 划 类CP/表 3.使用单位代码部 门编 号部 门编 号部 门编 号低压软起DR成 套CT开 关KG高压软起GRP C BPCB电 源DY低压变频DB防 爆FB电 子DZ文件文件编编号号：R-QP-01版本版本/版次版次A1文件控制程序文件控制程序页页次次5/7高压变频GB电力自动化DL进货检验JH注：以上编号 Q 表示质量,E

8、 表示环境,程序文件和记录若质量系统文件可与环境系统文件合并时,以质量系统编号为准.4.3.44.3.4 文件换版规定：文件换版规定：文件版本由(A0-A5)再转入(B0-B5),第一次用 A0 表示,修改一次后用 A1 表示,以此类推,为避免版次修改次数过多,影响文件之真实内容,凡版次经第 5 次修订后,再变更版本,发行 B 版、C版 。4.3.54.3.5 文件页次的标识：文件页次的标识：页次以 B/A 表示,A 表示总页数,B 表示该页的页次。4.44.4 文件的制定、发行、修订、增补、保存与作废：文件的制定、发行、修订、增补、保存与作废：4.4.14.4.1 文件的制定与发行：文件的制

9、定与发行：4.4.1.14.4.1.1 公司的二位一体管理手册由管理者代表编制，总经理审核，董事长或总经理批准。4.4.1.24.4.1.2 二、三阶文件由各使用部门自行编制，权限规定参见本文件表 1。4.4.1.34.4.1.3 各部门根据文件的规定以及工作正常开展的需要，制定四阶表单，权限规定参见本文件表 1。4.4.1.44.4.1.4 职能交叉文件的审批：职能交叉文件的审批：a)a)各阶文件（手册除外）内容如有关联到其他部门的，应明确其职责、权限及相互之间的衔接关系；b)b)文件的送审稿完成后，起草部门应及时的组织各相关部门进行评审，评审的周期期限一般不超过一周；c)c)评审期内起草部

10、门可对文件自行进行修正，并最终得到 2/3 以上相关部门的同意，后呈送批准；d)d)评审可采用信息联络单的形式进行会签。4.4.1.54.4.1.5 体系文件的发行：体系文件的发行：a)a)发行的受控文件须由文控中心统一格式、编号，并纳入受控文件清单 ，加盖“受控”印章和“文件发行章” ；文件文件编编号号：R-QP-01版本版本/版次版次A1文件控制程序文件控制程序页页次次6/7b)b)应根据发放的范围进行受控文件的发放，并填写文件发放/回收登记表 ；c)c)文件的发放范围通常由文件授权审核人进行规定，但至少包含明确权责的部门；d)d)文件发行前必须得到批准，批准权限依照本文件表 1 的规定；

11、e)e)技术性文件的编号、格式化及发行由技术中心档案管理员依据本文件相关规定执行。4.4.1.64.4.1.6 当公司质量、环境管理体系建立并正常运行后，如再需增加文件，应填写文件申请单 ，批准后按本文件执行。4.4.1.74.4.1.7 应确保对质量环境管理体系有效进行起重要作用的各个场所，均能使用有效版本的适宜的文件和资料。4.4.1.84.4.1.8 外来文件发放时应加盖“外来文件”和“有效版本”印章。文件编号一般采用原文件编号。4.4.24.4.2 文件的修订与增补：文件的修订与增补：4.4.2.14.4.2.1 如受控文件不适宜时，相关部门应根据本文件的要求，及时对文件进行修订。修订

12、时须填写文件申请单 ，其评审、批准及发放参照本文件 4.4.1.4 及 4.4.1.5 的规定执行；当相关权责部门意见不一致时，以管理者代表最终意见为准。4.4.2.24.4.2.2 当受控文件因损坏、丢失或因工作原因需要补（增）发时，由需求部门提出申请，填写文件增（补）发申请单，三阶文件经中心总监审批，一、二阶文件经管理者代表核准后补（增）发。对于补（增）发的受控文件也应记入文件发放/回收登记表 。4.4.2.34.4.2.3 技术文件的修订与补（增）发由技术中心负责人批准，技术中心执行。4.4.2.44.4.2.4 各部门不得自行影印受控文件。对受控文件需局部摘录上墙作为执行依据时，应注明

13、摘自某文件及发文编号。4.4.34.4.3 文件的保存：文件的保存：4.4.3.14.4.3.1 受控文件原稿的保存：受控文件原稿的保存：文件（技术文件由技术中心档案管理员负责保存）的原稿审批后，由文控中心在每页文件的背面盖“受控”章后，统一保存。保存期限到最新版本发行时为止。4.4.3.24.4.3.2 表单形成记录后，其保存依据记录控制程序执行。4.4.3.34.4.3.3 对于外来文件尤其是技术文件（如产品的执行标准等） ，应保存其最新的有效版本。4.4.3.44.4.3.4 各部门对文件和记录应妥善保管，以防混杂、丢失、受潮、霉烂、虫蛀，并便于检索。文件文件编编号号：R-QP-01版本

14、版本/版次版次A1文件控制程序文件控制程序页页次次7/74.4.44.4.4 文件的作废：文件的作废：4.4.4.14.4.4.1 当最新版本文件发行时，相应的旧版本作废。4.4.4.24.4.4.2 作废文件的处理：对于作废的受控文件，因法律和积累知识的原因，需保留作废文件时，须加盖“作废”章加以标识，以防止误用。其它作废文件须及时回收、销毁，文控中心或技术中心档案管理员应对回收的情况进行记录。4.54.5 各部门应确保文件的有效性和正确使用,不得随意涂改。4.64.6 本程序涉及的有关记录，由记录部门保存。5 5 相关记录相关记录5.1 受控文件清单 R-QR-0015.2 文件发放（回收）登记表 R-QR-0025.3 文件申请单 R-QR-0035.4 文件增（补）发申请表 R-QR-0045.5 信息联络单 R-ER-007