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1、办公自动化软件研发过程中的项目管理办公自动化软件研发过程中的项目管理办公自动化软件研发过程中的项目管理中国人民解放军杨妆王立国宇然近年来许多机关,部门为了促进信息化建设,加强办公自动化管理,进一步提高管理效率,开发了多种办公自动化管理软件,使办公自动化的发展向前迈进了一大步.随着软件向着大型化,综合化方向发展.在一些软件的研发过程中.立项之初还能够严格按照软件工程有关要求进行,并取得了一定成效,但在软件开发的组织管理,成本与进度估计,后续维护升级等方面出现一系列问题.导致软件不能按期保质保量完成.甚至软件的研发和应用以失败而告终.为了解决这些问题,软件研发开始逐渐采纳项目管理思想,这为办公自动
2、化管理软件成功研制提供了一种科学的技术管理手段.项目管理就是将人力资源和非人力资源结合成一个短期组织.以达到一个特殊目的的管理过程.项目管理的引入,有益于办公自动化管理软件的研发,在很大程度上有助于避免软件危机的出现.项目管理包括组织,内容,质量,风险,人员等几个方面的管理.一,组织管理办公自动化软件项目可以是一个单独的开发项目.也可与产品项目组成一个完整的软件产品项目.项目型的软件一般具有使用部门单一,范围固定的特点.如某单位的某个专用系统.它往往与硬件产品结合较紧.不同部门之间很难采用同一软件;而产品化的软件则具有使用单位较多,应用范围较广的特?8?办公自动化杂志点,如综合办公自动化管理系
3、统应用于机关,企事业单位的各部门.这两类软件具体研发时.特别是一些大型的,会影响到整个组织的工作流程改变的软件研发时.首先要建立强有力的组织保障.例如.成立项 171 管理委员会,下设项目管理小组,项目评审小组和软件研发项目组.如图 l 所示.制,软件配置管理三个方面.1,阶段划分可按照项目管理过程中的启动,计划,执行,控制和结束五个时期进行:(1)启动:项目的开始或进入项目的新阶段.启动是一种认可过程,用来正式认可一个新项目或新阶段的存在.图 1 项目组织管理项目管理委员会依照项目管理的相关制度对项目进行管理.监督项 I71 管理制度的执行情况,对项 I71 立项与撤消进行集体决策.任命各组
4、组长.项目管理小组负责草拟项目管理的各项制度,例如.人力资源配备和设备使用管理规定等;组织项目各个阶段评审;保存项17t 过程中的相关文件和数据.例如,项目研发日程计划,项目管理计划,系统测试鉴定计划和测试数据管理等;为优化项目管理提出建议.项目评审小组负责对项目可行性报告进行评审和对开发计划及各阶段报告进行评审;项目结束时,对项目总结报告进行评审.软件研发项目组根据项目管理计划,安排具体项 17I 的软件调研,开发及推广工作.二,内容管理内容管理包括阶段划分,计划编(2)计划:定义和评估项目目标,选择实现项 171 目标的最佳策略,制定项目计划.(3)执行:调动资源,执行项171 计划.(4
5、)控制:监控和评估项目偏差.必要时采取纠正行动,保证项目计划的执行.实现项目目标.(5)结束:正式验收项目或阶段,使其按程序结束.2,计划编制应围绕开发 Et 程安排,资源需求,项目管理等情况进行.制定的计划书主要向研制者与用户等相关人员发放.对于计划书的每个内容,都应有提供项目组相关成员使用的具体实施手册.由于信息基础管理类软件目前已有较为成熟的研发经验.在计划编制过程中可参考性较多,可制定较为详细的计划.但也要考虑再计划的主要阶段留有必要的意外缓冲时间.以适应无法预料的事件.在制定计划时,还要保证项目工作内容合理界定,以确保项目顺利完成,重点区分涉及定义和控制项目应该包括和不应该包括的内容
6、.由于部分业务工作管理类软件和信息深层次分析类软件尚处于起步阶段.这两类软件的计划编制更要注意其合理性.可参考其它行业相关软件进行.软件配置管理简称 SCM(SoftwareConfigurationManagement).是在团队开发中.标识,控制和管理软件变更的一种管理模式.配置管理与软件的规模有关.软件的规模越大,配置管理就显得越重要.在项目正式开展前,项目负责人就要制定配置管理计划,并且指定配置管理员建立起配置管理库,按配置流程严格进行配置管理.在配置流程中也详细提供了对更改的控制,没有经过批准的更改请求是绝对不能进行的.配置管理的使用取决于项目规模和复杂性以及风险水平.三,软件质量管
7、理随着软件开发的规模越来越大.软件的质量问题显得越来越突出.以往的办公自动化管理软件只是在研发后期进行短时间,小范围的测试,对于造成软件深层次的问题难以发现,对于推广之后的软件即时发现了问题也不能及时得到修改.采用软件质量管理思想则是要在软件研发的所有阶段都需要引入质量管理.质量管理的基本原则包括:1.控制所有过程的质量.过程控制的出发点是预防不合格.质量管理的中心任务是建立并实施文件化的质量体系;2,持续的质量改进.有效的质量体系应满足顾客和组织内部双方的需要和利益;3,定期评价质量体系;4,搞好质量管理关键在于领导.软件质量素包括:正确性:系统满足规格说明和用户目标的程度.即在预定环境下能
8、正确地完成预期功能的程度;健壮性:在硬件发生故障,输入的数据无效或操作错误等意外环境下,系统能做出适当响应的程度;效率:为了完成预定的功能,系统需要的计算资源的多少;完整性(安全性):对未经授权的人使用软件或数据的企图,系统能够控制(禁止)的程度;可用性:系统在完成预定应该完成的功能时令人满意的程度;风险:按预定的成本和进度把系统开发出来.并且为用户所满意的概率;可理解性:理解和使用该系统的容易程度;可维修性:诊断和改正在运行现场发现的错误所需要的工作量的大小;灵活性(适应性):修改或改进正在运行的系统需要的工作量的多少;可测试性:软件容易测试的程度;可移植性:把程序从一种硬件配置和(或)软件
9、系统环境转移到另一种配置和环境时.需要的工作量多少;可再用性:在其它应用中该程序可被再次使用的程度(或范围);互运行性:把该系统和另一个系统结合起来需要的工作量的多少.软件质量管理的具体实施一般通过软件评审进行.软件评审并不只是在软件开发完毕后进行评审,而是在软件开发的各个阶段都要进行评审.因为在软件开发的各个阶段都可能产生错误,如果这些错误不及时发现并纠正,会不断地扩大.最后可能导致开发的失败,越早发现.开发成本越低,风险也越小.软件评审是相当重要的工作,遗憾的是却成了目前国内软件开发中最受不重视的工作.上述罗列的众多性能,却没有机会得到认真的评测和考量.因而,软件质量可想而知了.四,风险管
10、理软件项目管理存在着风险.进行风险管理是控制风险的有效手段.有道是,如果你不去识别和控制风险,那么风险就会控制你.如果我们提前重视风险,并且有所防范.就可以最大限度减少风险的发生.风险可分为项目风险(成本提高,时间延长等),技术风险(技术不成熟等),战略风险(战略性结构调整),管理风险(管理人员是否成熟等),预算风险(预算是否准确等)等.在办公自动化管理系统研发过程中,各种风险均有不同程度的存在,特别是管理风险和时间方面的项目风险尤为常见.在项目计划时就花一些时间集体讨论可能发生的风险因素,评估它们的潜在危害,并且决定如何减轻或预防它们.风险的评估主要从发生的可能性,发生的结果(影响)及根据影
11、响程度排除优先控制队列等几个方面来进行.可以建立一个尺度表(如,极罕见,罕见,普通,可能,极可能)来表示风险可能性,并详细描述风险带来的后果.五,人员管理项目负责人是项目成败的关键人物.对项目的成败负主要责任.因此,项目负责人在技术技能方面要能做通才,而不是单一学科的专家,为了协调各专业间的工作.必须有足够宽的专业知识结构.才能了解项目中各专业工作的内容.并与专业人员进行技术问题的交流.同时,项目负责人还要具备良好的沟通,组织和管理能力.增强项目团队的凝聚力.能够使项目组中每个成员都能发挥能力.能对问题的理解有一定深度.能明确了解项目目标,始终向项目最终目标努力.项目负责人还要管理好人员之间的
12、沟通,确保及时,正确地产生,收集,发布,存储和处理项目信息.第一先要制定沟通计划.来确定项目利益相关者对信息和沟通的需求,例如.何人需要什么信息,何时需要以及什么方式提供.第二要做到及时的信息发布.使项目相关者及时得到所需要的信息.第三负责撰写绩效报告,收集并发布项目的绩效信息,例如,项目研发中状态报告,进展的测量和预测等.大型的软件研发项目中.更应强调其办公自动化所涉及的相关知识.程序设计人员的技术水平,编成技能和经验积累程度也大大影响项目目标的实现.办公自动化将为现代化建设提供基础性的服务,凶此,应避免办公自动化过程中的“软件危机“,有效控制项目开发过程中的质量,工期和成本三大目标,化解风险,进一步提高软件开发水平.采用项目管理的思想进行软件研发是提高软件质量的一个新的里程碑,使软件的研制系统化,规范化,提高软件的生存周期.为信息化建设打下了坚实的基础.|j办公自动化杂志?9?
