《浅议外贸英文函电书写原则中的简洁原则》由会员分享，可在线阅读，更多相关《浅议外贸英文函电书写原则中的简洁原则（5页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、 浅议外贸英文函电书写原则中的简洁原则浅议外贸英文函电书写原则中的简洁原则摘要： 随着商贸的发展，外贸英文信函的书写原则已从最初的3 个“c”(conciseness,clearness,courtesy)发展到现在的 7 个“c”（completeness,clearness,concreteness,conciseness,correctness,courtesy,consideration） 。本文就其中的简洁原则（clearness）进行进一步分析和论述。 关键词： 书写原则 简洁原则 发展 一 、引言 随着我国经济和技术飞速发展，商务英语函电已经成为中国对外贸易中的重要组成部分之一。
2、所谓商务英语函电是在国际商务环境下，国际商贸人员和国际客户进行国际商务活动的基础和重要工具。是最常用也最有效的交流工具之一。在当今如此快节奏的商务活动中，要想有效地交流并作为日后交易的书面凭证，那商务英语函电就是最好的最直接的交流工具。快而准地表达商贸信息是外贸从业人员写商务英语函电的重点。 二、 概述 从总体来说，我们在写商务信函时，要严格遵守并灵活运用 7个 c 原则（完整 completeness,清晰 clearness,具体concreteness,简洁 conciseness,准确 correctness,礼貌courtesy,体谅 consideration） 。函电要在不影响意
3、思表达完整、清晰、准确、具体、礼貌、体谅对方的基础上，做到开门见山、一目了然、主题明确、言简意赅。 三、 商务英文函电中书写规则中的简洁原则 所谓简洁原则就是在不影响函电完整、准确、具体、清晰和礼貌的情况下，使用最简短的语句来清楚地表达书信的内容。 1.在选词用句上，要力求简洁 商务从业人员每天在操作具体商务业务的同时，还要阅读大量的商务信函，如果商务信件，尤其是首次要与之建立业务关系的信函，如信函不能开门见山、长话短说的话，那极容易被舍弃。但简单的语言与思想过分简单化是两回事，简单的语言可以蕴藏着丰富的思想。复杂的句子让人读起来会引起不必要的理解障碍。所以，写信要求言简意赅，在不影响意思表达
4、清楚、完整和准确的前提下，句子越精炼越好，能用一句词来表达的就不用两个词表达 。在选词用句上要注意以下方法的使用： 不要用很生僻的词。用简单常见的短音节词代替复杂不常见的长音节词。英语词汇有十几万，而最常用的就只有两三千。作者写商务信函的目的是传递给对方准确有效的信息，而那些复杂生僻的浮华表达不仅使得信函的篇幅显得很长，而且给读信人理解信息带来麻烦。 不要用冗长的句子来表达。尽量用简单句和浅显的解释。在写商务信件时，不要使用那些陈旧的商务术语。善于运用国际上通用的商务术语、缩略词和缩略语。 避免不必要的重复。尤其是意义重复的修饰词。 总之，能用单词就不用短语;能用短语不用句子；能用短语不用从句
5、。 2.从信的整体结构上，要归纳信的内容，恰当地分段 。灵活使用 3w 式 一封商务函电的全文结构一般分三部分，可以用 3 个 w 来表示（即写信的目的 why do you write the letter? 公司的具体的意见原因 what s the detailed reason? 公司希望对方公司接下来做什么 what do you expect your reader to do? )。 第一部分的内容（why do you write the letter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者这封信是承接那一封信或为什么要写这封信，这样可以使得读信人立刻知道这封信是关
6、于那一笔业务 ，有利于读者清楚回忆这笔业务进行到那一流程，并且使读信人有充分的心理准备要把注意力集中哪个问题上。如果在新的开头是一大段的中国式寒暄，那对有着不同文化背景的收信人来讲，那是在浪费时间，从而对写信人的印象大打折扣。这样我们在写信时 ，就要舍弃中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而给对方留下不好的印象。 第二部分的内容（what s the detailed reason?）：即商务信函的正文，叙述事实或者理由来支持信里本部分的第一句。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的几点，在不影响清楚准确完整的基础上越简洁越好。我们可以通过下面方法将意思表达得更清晰。a)添加标志性词语。如 f
7、irst,，second ，third 等这些序数词。b)用项目符号来划分。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写得简洁明白。 第三部分的内容(what do you expect your reader to do?) ：在结尾的部分是提出要求，你希望对方接到后要干什么？任何多余的话都不要写，因为那样可能不会明确突出写信人的要求，以便使对方对你的来信及信中提到的内容可以做出及时迅速的处理和准确地理解。 当然，我们在具体写函电时要求简洁，绝不是使商务信函像电报一样，都采取缩写的表达方式，不允许存在一个多余的词。在写
8、商务书信时，有时为了给书信增添几分人情味，减少过于浓厚的商业色彩，加上一些温馨的词语和句子也是写作的一种策略和技巧。关键是写信人如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度” 。简明扼要、言简意赅是必须的，而且我们主张删除的是那些不增加任何新的信息而且没有实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。 四、 总结 全球经济一体化与社会信息化需要高素质的商贸人才，商贸人才最基本的功底是要写出一封通俗易懂、简洁、务实、高效的商务信函。而商贸信函内容是否能简洁地表达出来对生意是否成功起着重要的作用。 参考文献： 1王乃彦.外贸函电 m ，中国商务出版社，2005 2王媛媛.浅谈外贸英文函电的语言特点及几个重要原则j ，广东青年干部学院学报，2007（2） (责任编辑：祁彩云)
