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1、北京建龙重工集团有限公司制度编码：V2146 制度页数：共 28 页工程建设图文资料管理作业办法编 制 ：李建国 审 核 ：李占国 核 准 ：张志祥主办单位：集团总部工程设备部发布日期：2010 年 8 月 9 日 生效日期：2010 年 8 月 9 日第一章第一章 总总 则则第一条第一条 目的为使本企业新扩建、技改及维修工程完工后，其建设工程文件均能与实际工程情况一致并妥善保存维护，同时透过工程文件分类归档方式建立数据库，以供工程部门快速搜寻及查阅，作为日后鉴定异常发生原因及追查责任归属的依据。第二条第二条 适用范围本企业新建、扩建、技改工程的图文资料管理均适用本作业办法。办法中的核决权限详
2、见工程图文资料管理权则划分表。第三条第三条 作业部门及职责1、档案管理部门：子公司档案管理部门具体应履行下列职责：（1）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；（2）在组织工程竣工验收前，对列入城建档案馆(室)接收范围的提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收。（3）对列入城建档案馆(室)接收范围的工程，工程竣工验收后 3 个月内向当地城建档案馆(室)移交一套符合规定的工程档案资料。未列入城建档案接收范围的工程档案由子公司档案管理部门负责保管。2、工程管理部门：集团工程设备部职责：（1）制定工程图文资料管理办法。（2）督导检核工程项目的档案资料整理工作。子公司工程管理部
3、门（本办法简称为工程管理部门）为工程档案的作业实施部门，是工程档案收集整理等作业的责任主体，具体应履行下列职责：（1）收集和整理工程准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段形成的文件并应进行归档及定期向档案管理部门移交。（2）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。第二章第二章 工程文件归档范围及质量要求工程文件归档范围及质量要求第四条第四条 工程文件归档范围工程项目（工程）档案是指从建设项目（工程）的提出、立项（政府立项审批） 、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程中形成的应归档保存的文件资料。工程建设档案按照档案移交方式的不同划分为移交当地
4、城建部门的建设档案和子公司档案部门自行保存的工程建设档案。移交当地城建部门的建设档案是指依据建设工程文件归档整理规范中的相应内容整理的工程建设档案；子公司档案管理部门管理的档案是指建设期间除依据建设工程文件归档整理规范中的相应内容整理的工程建设档案外还包括工程及其相应部门形成的过程管理文件和总结、会议纪要等纸质、视频、电子版本资料。归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程，对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全整理立卷后归档，需于系统中存档的，将文件电子版本或扫描电子版本存于系统中，定期刻制成光盘保存。工程文件的具体归
5、档范围除应符合国家建设工程文件归档整理规范及集团公司档案管理规定 、 工程档案管理办法等相关管理文件的规定外依据其行业特点尚应参照冶金工业建设项目竣工验收办法 港口工程竣工验收办法等行业性验收办法中竣工档案资料的要求编制整理。第五条第五条 工程文件质量要求工程文件的具体编制、装订质量要求应符合国家建设工程文件归档整理规范及集团公司档案管理规定 、 工程档案管理办法 科学技术档案卷构成的一般要求等相关管理文件的规定。归档的文件资料必须齐全完整、真实有效、数量及格式符合要求，归档文件资料的制成材料必须易于耐久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，图表整洁，签字盖章手续完备。归档的文件应为原件，内容及
6、其深度必须符合国家有关技术规范、标准和规程，具有永久、长期保存价值的电子文件归档时，必须制作相应的纸质版本，同时存档。电子文件归档时还应同时归档其支持性文件（指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统） 。非纸质文件资料应与其文字说明一并归档；反映同一内容而形式不同的文件资料应保持一致性。第六条第六条 工程文件档案的移交1、移交时机：工程档案文件依照其形成时间、内容、使用目的的不同分阶段移交子公司档案部门。项目立项决策过程中的项目建议书、可研报告、环评批复、建设许可、规划许可、土地等相关文件在取得资料后立即将原件移交子公司档案部门保管；规划设计阶段的初步设计在取得资
7、料后立即将原件移交子公司档案部门保管，其他过程文件以及工程实施阶段、竣工验收阶段的过程管理文件由子公司工程部门或相应管理部门保管；工程总体竣工验收前全部档案文件整理合格后移交子公司档案管理部门。子公司档案管理部门在会同城建档案部门验收合格后整体移交城建档案管理部门。2、移交程序：工程总体竣工验收前建设单位、监理单位向承包单位依据建设工程文件归档整理规范的相关要求提交相应资料，承包单位将工程质量检查记录、验收报告、竣工图等资料会同建设单位、监理单位提交的资料按照建设工程文件归档整理规范和科学技术档案卷构成的一般要求等编制整理、装订成册；填写竣工资料核查表 、 施工图竣工图对照表 ，提交监理、工程
8、管理部门验收，工程管理部门验收通过后提交子公司档案管理部门验收；工程档案需移交城建档案管理部门时，子公司档案管理部门应会同城建部门对档案共同验收，验收合格后按照档案管理规定填写移交表格后移交；工程档案不需移交城建档案管理部门时，子公司档案管理部门对工程档案验收合格后工程部门与档案部门办理移交手续。第第三三章章 工程项目决策阶段资料管理工程项目决策阶段资料管理第七条第七条 立项文件归档1、立项项目明细建立在企业内部立项建议表审批通过后，计算机自动于立项文件档案维护屏幕将批准立项工程的立项编码、名称等信息建档，以作为开展工作及办理资料存档的依据。在业务工作中存入系统的已立项工程的关于立项有关的会议
9、纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料等文件应于该屏幕自动建档，工程管理人员应检查其电子档案完整性，将未存入系统的文件于该屏幕相应栏位内存入系统，作为编制工程验收文件的依据，并在规定时间内将相关纸质文件移交档案管理部门，以作为工程竣工资料。2、项目建议书资料建档对需编制项目建议书的立项项目，工程所在公司需组织评审会对其项目建议书进行审核，审查完毕且审查结果经核准后，工程管理人员将项目建议书文本及审查结果资料移交档案管理部门，以作为工程竣工资料，在业务工作中存入系统的电子资料于立项文件档案维护屏幕自动建档。如有其它未建档的有关项目建议书的文件，工程管理人员应将其电子资料于该屏幕
10、相应栏位内建档保存，并输入建档日期等信息，作为工程系统存档资料以供参考。3、政府审批立项资料建档项目建议书评审通过后，对需要进行政府审批立项的工程，项目所在公司应梳理政府审批立项所需呈报资料、相关审批流程和需要进行的工作。由专人负责办理政府审批立项相关作业，并将获批的相关文件移交档案管理部门，以作为工程竣工资料，在业务工作中存入系统的电子资料于立项文件档案维护屏幕自动建档，工程管理人员应确认政府审批立项资料的完整性，以作为编制工程验收文件的依据。4、可行性研究资料建档对于新扩建项目，需编制可行性研究报告的，工程管理部门根据评审过的项目建议书内容出具委托单，经呈准后委托有资质的设计单位编写可行性
11、研究报告，编制完成的可行性研究报告经审查通过后，工程管理部门将可行性研究报告文本及审查结果文件在规定时间内移交档案管理部门，据以编制工程竣工资料，在业务工作中存入系统的电子资料于立项文件档案维护屏幕自动建档，如有其它未建档的有关可行性研究的文件，工程管理人员应将其电子资料于该屏幕相应栏位内建档保存，并输入建档日期等信息，作为工程系统存档资料以供参考。第八条第八条 年度预算文件归档每年 10 月底前，各公司工程部门收集各生产厂相关技改意见，根据各公司战略发展规划，确定下一年度预算项目，形成工程汇总表及工程投资预算表，交由集团工程管控部门进行汇总。工程管控部门依据年度预算项目审核会议确定的下年度实
12、施工程及工程实施部门提报的年度实施项目的资金需求计划形成年度预算相关资料，并于次年 10 月底前汇总该公司年度预算实施完成情况的相关资料。在业务工作中存入系统的年度预算及完成情况的资料于年度预算档案维护屏幕自动建档备查。第第四四章章 工程项目规划、设计阶段资料管理工程项目规划、设计阶段资料管理第九条第九条 工程投资分析文件归档工程项目立项完成后，该项目负责人应组织相关人员分析梳理本工程的建构筑物，设备详细清单及相关公辅设施，按照工程费用、工程建设其他费、预备费的费用组成方式形成工程项目投资分解表。集团工程设备部应对项目投资进行优化，核准后计算机自动于工程总投资档案维护屏幕将此优化结果建档，作为
13、项目总投资控制的依据，并依此编制年度投资预算，工程竣工后应将最终修正的投资分解表于该屏幕建档保存。工程总投资一经确定核准后不得随意更改，工程建安招标、设备采购、设计费用的分解等均依据核准后的工程总投资实施。随工程建设进展，项目负责人每月对比分析该项目投资的实际完成情况与原投资确定的数额，并出具工程总投资完成对比分析表，核准后计算机自动于工程总投资档案维护屏幕将其建档备查。对比结果如有重大投资异常或工程进行过程中需更改总投资项目时应呈送异常反应及处理单，核准后由预算管理部门更改工程的总投资，计算机自动将该异常反应及处理单及更改后的工程总投资分解表于工程总投资档案维护屏幕建档备查。第十条第十条 方
14、案设计文件归档1、总图文件建档工程管理部门应在新扩建工程筹建阶段根据设计和建设需要，收集建设区域内的本地区气象、水文、地形、地质和地震等总图基础资料，整理后将资料的电子版本于总图文件档案维护屏幕存入系统。工程管理部门于公司总图管理系统管理总图规划，根据总图位置使用情况及总图变更及时调整总图规划，建设单位的总图位置申请报告批准后，计算机自动将其于总图文件档案维护屏幕建档。2、勘查及初设文件建档需委托外部单位进行勘察的，工程管理部门提出勘察任务委托申请，经批准后即可开立勘察任务委托书交由设计院进行勘察文件的编写。工程管理部门确认设计单位提供的初勘及详勘文件真实、准确，能够满足建设工程规划、选址、设
15、计、岩土治理和施工需要后，在规定时间内将编制完成的初勘及详勘文件移交档案管理部门，以作为工程竣工资料。在业务工作中存入系统的勘察文件电子资料于勘查及初设文件档案维护屏幕自动建档。工程管理部门在确认初步设计条件满足后，且初步设计委托申请经主管审批通过后即可开展工程初步设计相关工作。工程管理部门应及时组织相关单位准备初步设计所需资料并向设计单位提供，编制完成的初步设计文件经审查通过后在规定时间内移交档案管理部门，以作为工程竣工资料。在业务工作中存入系统的初步设计文本、审查结果文件以及向设计单位提供的初步设计所需资料的电子版资料于勘查及初设文件档案维护屏幕自动建档。如有其他未建档的有关勘查及初设文件
16、，工程管理部门应将其电子资料于于勘查及初设文件档案维护屏幕内相应栏位建档保存，并输入建档日期等信息，作为工程系统存档资料以供参考。第第五五章章 工程项目实施阶段工程项目实施阶段资料管理资料管理第十一条第十一条进度文件归档1、进度计划建档工程已批准立项后，工程进度管理人员排定工程总体进度计划，经核准后据以管理各作业进度。施工进度管理人员编制施工作业的施工计划，与承揽厂商充分研讨，修正为均认可的施工预定进度计划，经核准后凭以执行施工进度管制作业。工程进行期间，发生进度异常，需修改进度计划时，依权限核准后及时调整进度计划以符合实际。在工程竣工验收后，计算机应自动将最终版的工程总体进度计划及施工预定进度计划的电子版本于进度档案维护屏幕建档保存，作为工程竣工资料备查。2、进度变更记录各项作业进度延误时，各主办部门应设法赶工挽回，倘经努力仍无法达成预定作业进度，则上报工程进度异常反应及处理意见、措施、责任归属和处理对策，说明调整的作业工期，并检附拟修改后的
