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1、EXCEL 表格中重复数据的操作技巧广安观阁小学 苏明春一、避免 Excel 重复输入数据的方法 在单位制作员工花名册等表格时，员工的身份证号码应该是唯一的，我们可以通过“数据有效性”来防止重复输入: 选中需要输入身份证号码的单元格区域(如 D2 至 D101)，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“自定义”选项，然后在下面“公式”方框中输入公式:=COUNTIF(D:D,D2)=1，确定返回。以后在上述单元格中输入了重复的身份证号码时，系统会弹出提示对话框(如图 1)，并拒绝接受输入的号码。图 1注意:为了
2、让输入的身份证号码能正确显示出来，请将单元格设置为文本格式。二、在 Excel 中突出显示重复数据在学校成绩处理中，用 Excel 来管理时有一个缺点，就是不能将重复的学生成绩突出显示出来，为了实现这一目标，我建议用“条件格式”来实现。1. 启动 Excel 2003（基本版本相似） ，打开学生成绩表。2. 同时选中数据所在的单元格区域（如 B2 至 J2001） （注意：选择时只能由 B2 拖动到 J2001 否则不能实现） ，点击“格式”菜单中“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框（如图 2） 。图 2 条件格式窗口3. 单击最左侧方框右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中选择“公式”选
3、项，然后在后面的方框中输入公式：=COUNTIF($A$2:$A$2001,$A2)1（此处假定姓名存放在 A2至 A2001 区域内） 。4. 再单击其中的“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“字体”标签下，按“颜色”右边的下拉按钮，展开调色板，选中“红色” ；再切换到“图案”标签下，选中一种颜色。5. 设置完成后，两次按确定按钮返回，同名学生所在的数据行就被突出显示出来了（如图 2） 。图 2 同名学生突出显示三、利用高级筛选功能巧妙删除 Excel 的重复记录Excel 有一个小小的缺陷，那就是无法自动识别重复的记录。为了清除这些重复记录，有的朋友是一个一个手工删，既费时又费力。虽
4、说 Excel 中并没有提供给我们清除重复记录这样的功能，但我们还可以利用它的高级筛选功能来达到相同的目的。今天，笔者就来向大家介绍一个如何利用 Excel 的“高级筛选”巧妙删除重复记录的小技巧。(注:本文所述技巧已于微软 Excel 2003 环境下测试通过 )具体操作步骤如下:1. 打开一份带有重复记录的 Excel 文档。2. 选中图表中的所有记录 (注意，此时应将每列的标题行也选择上，否则筛选完的数据表中将不再包含有该标题行)，执行“数据”菜单“筛选高级筛选”命令。3. 在弹出的“高级筛选”对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”一项，并点击“复制到”选择框后面的范围按钮来选择一块区
5、域以存放筛选后的数据(注意:此处千万不要与原数据所处的单元格相重合，否则数据表将会混乱)，最后，勾选“选择不重复的记录”复选框后，点击“确定”按钮即可。如图 2 所示图 24. 此时， Excel 便会将所有的重复记录自动删除掉，确认无误后，您就可以把新生成的数据清单拷贝到新的工作表中继续使用了。如图 3 所示图 3怎么样，是不是很方便，那就赶快动起您的鼠标试试吧!四、Excel 中通过下拉列表输入重复数据如果在某些单元格中需要输入固定格式的数据(如“职称”等) ，可以利用“数据有效性”做成一个下拉列表，让我们来选择性输入：选中需要建立下拉列表的单元格区域，执行“数据有效性”命令，打开“数据有效性”对话框(如图)，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“序列”选项，然后在下面“来源”方框中输入序列的各元素(如“中学高级，中学一级，中学二级，中学三级”等)，确定返回。选中上述区域中某个单元格，在其右侧出现一个下拉按钮，点击此按钮，在随后出现的下拉列表中，选择相应的元素(如“中学一级”) ，即可将该元素输入到相应的单元格中。注意：各元素这间请用英文状态下的逗号隔开。
