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1、高效的文件管理方法管理你电脑里的文件跟你管理纸质文件的方式差不多。它的要点是：把文件装进分类的文件夹里，并且尽量以一种自己能明白的顺序。下面提供几个关于处理文件的小技巧：不要保存不必要的文件。不要养成保存收件箱里所有东西的坏习惯。花一点时间浏览一下内容，只有了解到它跟你的工作有关时再保存。电脑里保存太多零碎文件将来找的时候会很不方便；而且它们还会影响电脑的运行速度。所以保存文件之前先筛选一下。 给你的文件和文件夹统一命名。例如：可以将文件夹分成“顾客” 、 “卖方”和“同事”三个子文件夹。在前面标上简写的名字用于区别它们隶属于不同的文件夹。还有，我们可以为不同的文件夹设置不同的外观使他们变得更
2、容易区分。 把有关的文件存在一起，而不去管他们的格式。举个例子：把与同一个项目有关的 Word 文档、PPT、 Spreadsheet 和图表放在一个文件夹里。而不是一个文件夹装所有的 PPT，另一个装所有的 Spreadsheet 等等。这样，找某个特定项目的各种附件将更加快捷。 把在做的项目和已经完成的项目分开来。有些人偏向于把当前未完成的项目保存在桌面上。等项目做完了，再移到合适的地方去分类存放，然后再定期的（例如每周或者每两周）把那些不再需要的文件也按类别放到已完成文件夹里。 不要让文件夹里装得太满。如果一个文件夹里装太多文件或者子文件夹，多到整个屏幕都显示不下，还要滚动鼠标滚轮才能看
3、完全部条目时就应该把这个满满的文件夹分成几个小一点的子文件夹，列一个按修改时间顺序或者字母表顺序的清单，这样便于今后提取。比如：你可以把一个叫“business plan”的文件夹分成“BP2005” 、 “BP2006“和“BP2007”等子文件夹。同样假设你的一个客户叫 Delta Traders，你就可以按照客户的姓名分成”Delta Traders sales presentations”和”Delta Traders contracts.”这样的方式使子文件夹显得有条理，而不是一堆文件清单堆在一起。说到这里，还有一个需要注意的小要点，如果子文件夹的文件少于五个的话，那你去点开层层的文
4、件夹找到所需的文件可能节省不了多少时间。 在你的计算机上安装 Google Desktop。如果可以的话（有时信息部门不容许这样） ，在你的计算机上安装google desktop。这个简洁的小软件建立一个桌面搜索引擎把你所有的文件和电子邮件都编进引索，这样你就能方便快速的找到它们了。当你需要找一些不容易被发现的文件时，尤其方便。 记得备份你的文件归档系统。再强调一遍：这个听起来有点枯燥，但是很重要。所有坏过硬盘的人都可以证明！首先保证给计算机定期做备份，再给文档信息包括联系人都做备份。 按行动先后次序整理。利用这些更深入的方法定制你的文件归档系统。这有助于你分清工作优先级，提高效率。 按日期
5、整理文件。把文件夹按日期命名。这样可以帮你在不点开文件夹的情况下确定那个文件是最近的，例如：一个文件夹命名为”Guidelines 12 Oct07“表明这个指导文件是 2007 年 10 月 12 号的。 （如果你做跨国工作的，这个日期有时候写作 121007，容易混淆！） 很多人用版本号来区分不同改编过的文件。例如：”Delta Traders contract v1和 “Delta Traders contract v2.”这样也可以帮助我们跟快的找出有用文件。如果你的文件是几个人共同管理的，你必须特别注意一下版本问题：如果把别人的版本弄混了或者弄丢了会很烦人把版本号放在文件名一起的同时，还要把版本列表放在文件中表明版本号、版本日期、修改者，还有，如果有的话，修改类型也要标注。 使用“记事本”文件。记事本文件，也就是所谓的“43 文件夹”方案，是很多人用的一种独特的文件整理方式。建立 12 个文件夹（每个月一个）另加 31 个子文件夹（一天一个） 。把每天要完成的工作放在相应的文件夹里。这样在每天开始的时候，打开那天所对应的文件夹，把文件全部放到桌面上或者放到“Today”文件夹中。然后把空的文件夹移到下个月对应的位置。如果你又是一天不能完成当天的工作，那就把它放到明天对应的文件夹中。这个系统可以帮助你整理记录每天的任务，也可以作日记本用。
