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1、第 三 章 文 件 的 整 理 与 归 档【 教学目标】 学习 归档文件整理规则 ,理解立卷改革的目的,了解立卷工作程序及方法,掌握归档文件的整理方法和步骤,学会简易立卷的方法。2000 年 12 月 6 日,国家档案局、中央档案馆发布了中华人民共和国档案行业标准 归档文件整理规则 ,已于 2001 年 1 月 1 日起正式实施。这是我国档案工作改革的一项重大举措。作为档案工作基础性法规标准的一次重大改革,它提出了完全不同于传统立卷方法的 “ 文件级”整理方法。新的整理方法带来的不只是操作方式上的变化,更是一次观念上的突破。 归档文件整理规则充分适应了现实工作的需要,体现了应有的超前性和导向性
2、,为立卷改革提供了一个富有生命力的解决方案。第一节 文件的归档范围一、机关文件材料的归档与不归档范围典谟训诰,宝之 无 佚,只 字 片言,亦所珍惜。 董必武机关在工作活动中形成的文件材料内容广泛、形式多样、数量巨大,但并非所有的文件材料都具有保存价值,在机关文件材料的立卷归档过程中应注意 “ 分清玉石” 、“ 去粗存精” ,不能 “ 有文必档” 。在具体区分机关文件材料的归档与不归档范围时,往往由于个人的观点、认识水平、判断能力不同,影响对文件材料去留的确定。因此,有必要规定较为客观、科学和统一的机关文件材料归档与不归档范围的规范和标准。1987 年 12 月,国家档案局在充分总结经验和调查研
3、究的基础上,制定并发布了 机关文件材料归档和不归档的范围 ,作为我国现行机关文件材料归档和不归档的原则和依据。各级机关应在同级档案行政管理部门的监督和指导下,根据国家档案局发布的 机关文件材料归档和不归档的范围的有关规定和精神,结合本机关文件材料形成的实际情况,制定本机关、本系统文件材料归档和不归档的具体范围。( 一)机关文件材料归档范围 机关文件材料归档和不归档的范围中规定:凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1. 上级机关文件材料的归档范围。上级机关文件材料是指本机关收到、保存的上级机关的发文及其进行的与本机关有关的活动中形成的文件材料。上级机关的文件材料的归档
4、范围主要包括以下几个方面:( 1)上级机关召开的会议中需要贯彻执行的主要文件材料;( 2)上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件材料;( 3)上级机关普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;我们能够设想一个国家可以没有海军,然而却不可能设想一个国家会没有货币,没有宝藏,没有基金和没有档案。这些东西构成了国家财产的一部分,而且是最基本、最广泛的一部分 以致可以这样认为,它们是国家政权存在的直接起源。 埃文斯( 4)党和国家领导人、人民代表和上级机关领导等视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等文件材料;( 5)本机关代上级机关草拟并被采
5、用的文件的最后草拟稿的底稿、印本和上级机关的发文;( 6)上级机关转发本机关的文件 ( 包括报纸、刊物以及网上转载的文件材料) 。2. 本机关文件材料的归档范围。本机关文件材料是指本机关在工作活动中形成的所有文件材料。本机关的文件材料的归档范围主要包括以下几个方面:( 1)本级人大、政协、党、政、工、青、妇领导机关召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件,以及各种照片、录音、录像等特殊载体的文件材料 ( 由召开机关立卷归档) ;( 2)本机关党组 ( 或实行党委制的党委) 、行政领导会议文件材料和本机关各种工作会议、专业会议文件材料;( 3)本机关颁发的 ( 包括转发及与其他机关联合颁
6、发的)各种正式文件的签发稿、印本,重要的修改稿;( 4)本机关的请示与上级机关的批复文件和下级机关的请示与本机关的批复文件;( 5)本机关及其职能部门活动中形成的工作计划、总结、报告;( 6)反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料;( 7)本机关检查下级机关工作或调查研究形成的重要文件材料;( 8)本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料 ( 包括电子文件等) ;( 9)本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料;( 10)本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;( 11)本机关收到和处理的重要的人民来信、来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来
7、访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;( 12)本机关领导人公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录,从外机关带回的与本机关有关的未经文件登记和处理的文件材料;( 13)本机关或本机关批准的有关区域变化,解决山林、地界、水利纠纷,征用土地以及基本建设工程施工、竣工,购置大中型设备的文件材料;本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料;( 14)本机关成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;( 15)本机关制定的工作条例、章程、制度等文件材料;( 16)本机关 ( 本行业)的历史沿革、大事记、年鉴,反映本机关 ( 本行业)重要活动事件的剪报和其
8、他文件材料 ( 包括各种典型材料、事迹材料、宣传材料、内部参考材料以及各种特殊载体文件材料等) ,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物及展览的照片、录音、录像文件材料;45文书与档案管理基础( 17)本机关 ( 包括上报和下批的)干部任免 ( 包括备案) 、奖惩、调配、培训,专业技术职务 ( 职称)评定、聘任,党员、团员、干部、工人名册、报表,纪律检查,治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作的文件材料;小资料 中国科学院化学研究所开发的 “ 细旦丝”技术使合成纤维的性能接近天然纤维,经济效益显著。但由于对科技档案没有采取保密措施,在申请
9、国家 专利时,发现其 8个技术特征的绝大部分已经通过论文的形式陆续公开发表,丧失了大部分的专利性。( 18)本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资,行政、党、团、工会组织介绍信及存根;( 19)本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册;( 20)本机关编印的情况反映,简报等刊物的定稿和印本,本机关编辑的出版物的定稿和样本;( 21)本机关和有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料;( 22)本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文 ( 正本、副本)和本机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会议记录及照片、录音、录像等特殊载体的文件材料和有参考价值的资
10、料、互赠礼品清单、工作往来文件等;( 23)本机关或与本机关 ( 或本行业)有关的各种普查工作中形成的文件材料;( 24)按有关规定应归档的本机关的死亡干部档案材料。3. 同级机关和非隶属机关文件材料的归档范围。同级机关和非隶属机关文件材料是指本机关收到、保存的与本机关平行的同级机关和与本机关无隶属关系的机关单位的发文,及其进行的与本机关相关的活动中形成的文件材料。同级机关和非隶属机关文件材料的归档范围主要包括以下几个方面:( 1)同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;( 2)有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件;( 3)同级机关和非隶属机关与本机关联系、
11、协商工作的重要来往文件。4. 下级机关文件材料的归档范围。下级机关文件材料是指本机关收到、保存的下级机关单位的发文,及其进行的与本机关有关的活动中形成的文件材料。下级机关的文件材料的归档范围主要包括以下几个方面:( 1)下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件材料;( 2)直属单位报送的重要的科技文件材料;( 3)下级机关报送的法规性备案材料。( 二)不归档文件材料的范围1. 不归档的上级机关文件材料的范围包括以下几个方面:( 1)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料;( 2)上级机关普发供参阅、不办的文件材料;( 3)上级机关印发供工作参考的
12、抄件、复制件等;( 4)上级机关征求意见未定稿的文件材料。2. 不归档的本机关文件材料的范围包括以下几个方面:55第三章 文件的整理与归档( 1)重份文件;( 2)无参考利用价值的事务性、临时性文件;( 3)未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件,电报草稿,一般性文件的历次修改稿 ( 重要法规性文件、定稿除外) ,铅印文件的各次校对稿 ( 机关主要领导人亲笔修改稿和机关负责人签字的最后定稿除外) ;( 4)从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;( 5)无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问,一般性问题,提出一般性建议或意见的人民来信;思考: 决定 机关文件材料归档与不归 档 的
13、 标 准 是 什么?( 6)机关内部互相抄送的文件材料;( 7)不应履行公文的行文、介绍信等文件材料;( 8)本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料;( 9)为参考目的从各方面收集的文件材料。3. 不归档的同级机关和非隶属机关文件材料的范围包括以下几个方面:( 1)本机关人员参加非主管机关召开的会议带回的、不需要贯彻执行和无参考价值的会议文件材料;( 2)非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。4. 不归档的下级机关文件材料的范围包括以下几个方面:( 1)下级机关送来参阅的简报、情况反映等文件材料;( 2)下级机关不应抄报或本机关不必备案的文件材料;( 3)下级机关越级抄送的一般
14、的、不需要办理的文件材料;( 4)下级机关抄报备案的一般性文件材料。二、企事业单位文件材料归档范围( 一)确定企事业单位归档范围的标准小资料 大庆 30 万吨乙烯工程仅竣工档案就达18 225册,涉及的单位有美国、日本、英国和前西德 4 个国家的 21 个公司及国内的 25 个设计院、35 个施工单位。确定企事业单位文件材料归档范围的标准是文件材料本身是否具有保存价值。凡是反映本单位生产经营、技术开发等各项主要工作和活动基本情况,具有查考、利用价值的文件材料,包括本单位生产经营、技术开发等主要工作和活动中产生的文件材料、上级机关发来的需要在本单位生产经营、技术开发等主要工作和活动中加以贯彻执行
15、的文件材料,以及其他涉及重要问题的文件材料等,都属于归档范围。凡是相互抄送,无需办理和为了参考、利用而收集来的文件材料、重份材料以及其他一些不再具有查考、利用价值的事务性、临时性文件材料,均不属于归档范围。( 二)确定企事业单位文件材料归档范围的基本方法根据文件材料归档范围的内容,在确定企事业单位文件材料归档范围时,要按照以下三种基本方法进行操作:第一,研究和分析本单位各项工作和活动的具体办理内容和程序,从而掌握各项工作和活动中应产生和形成的各种文件材料的具体条目。65文书与档案管理基础第二,针对本单位各种文件材料的内容特点和利用价值,考虑到具体工作利用的实际需要,逐一确定每个具有保存价值、应
16、当归档的文件材料及其保管期限。第三,要从本单位长远发展的需要出发,确定文件材料的归档范围。有些文件材料可能短期内对本单位的生产经营、技术开发等工作和活动没有直接的作用,但是从长远来看可能会有参考作用,这样的文件材料也应列入归档范围。第二节 立 卷 工 作一、立卷( 一)立卷的概念和涵义1. 立卷的概念。文书处理部门或人员将办理完毕的,具有保存价值的文件材料,根据其固有的联系及形成的规律,组成案卷的过程称为立卷。2. 立卷的涵义( 1)必须是办理完毕的文件材料才可以立卷。办理完毕是指文件的文书处理程序已经结束。例如,请示性的文件在收到复文后就算办理完毕;批复性的文件在复文发出之后,就算办理完毕。有些文件在办理完毕后仍有现行作用和效力,如法规性文件、政策性文件、制度、标准等依据性文件材料,但这不影响立卷归档。立卷是文书处理工作的最后一个重要环节,是文书处理程序结束的标志。( 2)必须是具有保存价值的文件材料才能归档保存。立卷的目的是为了今后更好地保存和利用文件。一个单位在工作活动中形成的文件材料很多,有些文件办理完毕后,
