计算机及相关设备统一采购管理办法

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1、制度编号 HBJQM0705 制度等级 C 计算机及相关设备 统一采购管理办法 更 改 码 1 目目 录录 1 目的及适用范围 2 参考文件 3 术语 4 职责 5 工作程序 6 记录与存档 7 发放范围 8 附则 9 附件 起草部门 信息中心 起草部门审核 田超波 制度管理员 何 云 企管部审核 熊 刚 起草部门分管 副总审核 总经理签发： 陈继厚 发放日期： 相关部门会签 昂明嵘 徐清发 许明珍 刘登攀 2008.03.31 第 1 页 共 17页 制度等级 C 计算机及相关设备 统一采购管理办法 更改码 1 1 目的及适用范围 1 目的及适用范围 1.11.1 为适应湖北公司信息化建设总

2、体规划、规范公司计算机及相关设备统一购买程序，降低总体采购成本，合理调配相关资源，特制定本办法。 1.21.2 本办法适用于湖北公司及所属各公司。 2 参考文件 2 参考文件 计算机及相关设备管理办法（九州通集团公司） 3 术语 3 术语 计算机及相关设备：是指计算机产品、外部设备、计算机配件、计算机耗材、计算机软件等产品。包括下列设备： 3.13.1 计算机产品：包括服务器、网络存储设备、PC 机、笔记本电脑等。 3.23.2 外部设备:打印机、扫描仪、U 盘、VPN、UPS、交换机、硬件防火墙、防病毒网关、抗 DDOS(分步式拒绝服务)攻击设备、IPS（入侵检测保护系统）、硬件防水墙、移动

3、硬盘、数据摄像头、音箱、耳机、数码照相机、数码摄影机等。 3.33.3 计算机配件:光驱、刻录机、声卡、显卡、网卡、CPU、电源、内存、主板等。 3.43.4 计算机耗材:光盘、色带、打印纸、墨盒、鼠标、键盘、鼠标垫、视保屏、硒鼓等。 3.53.5 计算机软件:操作系统、数据库、开发工具、应用程序等。 4 职责 4 职责 第 2 页 共 17页 制度等级 C 计算机及相关设备 统一采购管理办法 更改码 1 4.1 湖北九州通下属各公司信息中心 4.1 湖北九州通下属各公司信息中心 4.1.14.1.1 审查设备需求部门填写的计算机及相关设备需求申请表（见附件1）。 4.1.24.1.2 制定符

4、合湖北公司信息中心购买条件的计算机及相关设备购买计划（见附件 2），报所在公司总经理（或常务副总）审批，并向湖北公司信息中心申请。 4.2 湖北九州通下属公司总经理4.2 湖北九州通下属公司总经理（或常务副总） 负责对各自公司申报的计算机及相关设备购买计划进行审批。 4.3 湖北九州通信息中心 4.3 湖北九州通信息中心 4.3.14.3.1 组织对计算机及相关设备供应商的招标工作。 4.3.24.3.2 审核湖北九州通各部门填写的计算机及相关设备需求申请表。 4.3.34.3.3 审核湖北九州通下属公司信息中心上报的计算机及相关设备购买计划，制定计算机及相关设备购买计划（附件 3）。 4.3

5、.44.3.4 按照湖北九州通总经理批准的计算机及相关设备购买计划组织设备采购。 4.4 湖北九州通办公室 4.4 湖北九州通办公室 4.4.14.4.1 参与对设备供应商的招标工作。 4.4.24.4.2 参与设备的购买，监督信息中心的采购工作。 4.5 湖北九州通法务监察特派员 4.5 湖北九州通法务监察特派员 4.5.14.5.1 参与设备供应商的招标工作，对招标过程进行监督； 4.5.24.5.2 对设备统一购买过程中的合同、协议及相关文件等进行审核并对过程 进行监督。 4.6 湖北九州通总经理 4.6 湖北九州通总经理 第 3 页 共 17页 制度等级 C 计算机及相关设备 统一采购

6、管理办法 更改码 1 负责审批信息中心上报的计算机及相关设备购买计划。 5 工作程序 5 工作程序 5.15.1 工作流程图（见附件 7） 5.25.2 配置申请 5.2.15.2.1 申请时限 （1）（1）各部门、各所属公司信息中心要在每月 10 日、20 日和 30 日提交设备购买申请。 （2）（2）各部门、各所属公司信息中心在申报时要注明设备的购买时限优先级：A 级是湖北九州通信息中心自收到申请后即刻办理； B 级是湖北九州通信息中心自收到申请后两日内办理； C 级是湖北九州通信息中心自收到申请后五日内办理。 5.2.25.2.2 申请条件 （1）（1）湖北公司及所属在汉公司(零售连锁公

7、司、九州方圆)计算机及相关设备统一由湖北九州通进行采购。 （2）（2）对于外地分公司，单台计算机或相关单项设备当地价值在 5000 元或以上者向湖北九州通信息中心申请购买；低于 5000 元的单台计算机和相关单项设备由各所属公司信息中心应参照本办法采购管理程序自行组织购买。 5.2.35.2.3 申请程序 （1）（1）各所属公司设备需求部门申请人先填写，报部门负责人参考公司各岗位电脑配置标准进行复核审批（附件 4），审核通过后报分管副总审核，最后交所属公司总经理批准，批准后申请人交所属公司信息中心；对于总经理特批的，由申请人直接填写计算机及相关设备需求申请表交由总经理第 4 页 共 17页 制

8、度等级 C 计算机及相关设备 统一采购管理办法 更改码 1 审批后，交信息中心； （2）（2）各所属公司信息中心设备负责人根据审核后的计算机及相关设备需求申请表进行汇总，编制计算机及相关设备购买计划，经信息中心负责人审核，报所在公司总经理审批，并上报湖北公司信息中心。 （3）（3）湖北九州通信息中心设备管理员对于各所属公司及各部门的计算机及相关设备购买计划进行核查、汇总，制定出统一的计算机及相关设备购买计划； （4）（4）湖北九州通信息中心负责人对计算机及相关设备购买计划进行审核，报湖北九州通总经理审批。 （5）（5）对于低价值的计算机耗材或配件的申请由部门负责人报信息中心核准后执行，零售连锁

9、公司和九州方圆公司由所在公司常务副总批准后列入计算机及相关设备购买计划。 5.3 设备购买 5.3 设备购买 5.3.15.3.1 湖北九州通信息中心和办公室根据计算机及相关设备购买计划进行设备购买；采购设备时须两人以上同时在场。 5.3.25.3.2 设备采购员必须熟悉相关商品的市场价格，本着保质保量、货比三家、及时采购的原则进行采购，在保证设备质量的同时争取以市场最优惠价格采购设备。 5.3.35.3.3 湖北九州通信息中心和办公室应进行招标，并且保存招标资料备查。 5.3.45.3.4 设备采购员必须严格依据审批计划采购所需设备，如确实需要更改采购计划或超出预算的，必须及时向湖北九州通总

10、经理说明原因，在经过许可的范围内更改采购计划或超支采购。 5.3.55.3.5 湖北九州通信息中心与设备供应商达成到货协议并制定出计算机及第 5 页 共 17页 制度等级 C 计算机及相关设备 统一采购管理办法 更改码 1 设备实际购买明细（见附件 5），传真或用即时通发给所需设备各所属公司信息中心，并填明设备到达期限。 5.3.65.3.6 设备采购员擅自更改采购计划或超出预算数额较大而不能说明原因的，法务监察总部追究设备采购员的相应责任。 5.3.75.3.7 设备采购员所采购物品的价格明显高于市场上同类物品的价格或质量明显低于同类物品的质量，设备采购员要对此负责，情节严重的法务监察总部将

11、追究其责任。 5.3.85.3.8 采购人员在采购时必须向供应方索取有效的报销凭证，作为公司财务报销的依据。 5.3.95.3.9 购买金额超过一万元的，必须签订购销合同。 5.45.4 设备领用 5.4.15.4.1 所属公司信息中心负责人按照湖北九州通信息中心的计算机及设备实际购买明细，审核供应商送达的设备，并把审核结果上报湖北九州通信息中心。 5.4.25.4.2 所属公司信息中心设备负责人严格办理设备的入库验收手续。对所购商品的质量进行把关。 5.4.35.4.3 所属公司信息中心设备负责人根据设备申请，办理领用发放手续，并履行签字程序。 5.4.45.4.4 依据与设备供应商的采购合

12、同进行结算时，应经计算机及相关设备购买计划审批单、承办人、证明人、经办人签字同意，由湖北公司代付设备款，并向子公司作统一转帐结算。 5.4.55.4.5 湖北公司信息中心设备管理员在“计算机及设备管理系统”中登记计算机及设备出入库信息，入库信息包括供应商名称、物品名称、数量、价第 6 页 共 17页 制度等级 C 计算机及相关设备 统一采购管理办法 更改码 1 格、联系人、联系方式等，出库信息包括领用部门、领用人、领用物品名称、价格、数量等，每月月底从系统中导出各部门、各分公司的领用费用明细，报总经理审阅，同时通报给各部门、各分公司负责人。 5.4.65.4.6 信息中心将采购回的属于固定资产

13、类的计算机及相关设备每月报办公室一份，办公室按清单进行登记，各分公司也要按要求进行登记。 5.5 设备管理 5.5 设备管理 5.5.1 设备申报 5.5.1 设备申报 （1）（1）各所属公司信息中心每个月 3 日前填写计算机设备申报表（附件6）向湖北九州通信息中心申报。 （2）（2）各所属公司信息中心对于厂家以返利形式提供给公司的计算机及相关设备在设备到达 7 日内应向湖北公司信息中心申报，申报应注明设备型号、配置、提供厂家等详细信息，以利于湖北公司信息中心作资源统筹协调。 5.5.25.5.2 账目监督 法务监察总部特派员经过湖北公司总经理或董事长授权后，有权对计算机购置的相关过程或账目（

14、如入库、发放、招标等）进行核查；对于账目不清的问题，将视情节轻重给予相应责任人以赔偿、警告、记过、辞退等处分，情节严重者，将移交司法机关查处。 6 记录与存档 6 记录与存档 6.16.1 本办法产生以下记录：计算机及相关设备需求申请表、计算机及相关设备购买计划、计算机及相关设备购买计划、计算机及相关设备实际购买明细表和计算机设备申报表。 第 7 页 共 17页 制度等级 C 计算机及相关设备 统一采购管理办法 更改码 1 6.26.2 本办法产生的所有记录均由湖北公司信息中心存档。 6.36.3 存档期限见档案管理办法。 7 发放范围 7 发放范围 7.17.1 湖北公司总经理、湖北公司副总

15、经理、湖北公司各部门。 7.27.2 湖北公司各所属公司董事长、副董事长、总经理、副总经理、各部门。 8 附则 8 附则 8.18.1 本办法报湖北公司总经理批准后实施。 8.28.2 本办法执行部门为湖北公司信息中心、湖北公司所属信息中心及其它计算机使用部门。 8.38.3 本办法监督部门属集团公司法务监察总部、湖北公司办公室。 8.48.4 本办法解释权属湖北公司信息中心。 8.58.5 本办法属 C 级文件。 9 附件 9 附件 9.19.1计算机及相关设备需求申请表 （附件 1） 9.29.2计算机及相关设备购买计划 （附件 2） 9.39.3计算机及相关设备购买计划 （附件 3） 9.49.4公司各岗位电脑配置标准 （附件 4） 9.59.5计算机及相关设备实际购买明细表 （附件 5） 9.69.6计算机及相关设备申请表 （附件 6） 9.79.7计算机及相关设备统一采购流程 （附件 7） 第 8 页 共 17页 制度等级 C 计算机及相关设备 统一采购管理办法 更改码 1 附件 1 计算机及相关设备需求申请表 计算机及相关设备需求申请表 部门 申请人 日期 档案编号 编号 设备名称 单位数量用途 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 申请项