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1、 文件管理制度文件管理制度 总则总则第一条第一条 为使公司的制度、文件管理工作规范化、科学化，使文件在使用过程中不发生内容重复、为使公司的制度、文件管理工作规范化、科学化，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏，便于文件的检索、存档，特制定本办法。遗漏，便于文件的检索、存档，特制定本办法。第二条第二条 适用于重庆佳秀商贸有限公司和重庆艾斯特建材有限公司所有制度和文件的处理。适用于重庆佳秀商贸有限公司和重庆艾斯特建材有限公司所有制度和文件的处理。第三条第三条 行政办公室是公司制度梳理、文件审核的归口管理部门，负责公司制度、文件发放的审行政办公室是公司制度梳理、文件审核的归口管理部门，负责公司制度
2、、文件发放的审核、较稿、正式下发、归档及销毁处理。核、较稿、正式下发、归档及销毁处理。第四条第四条 总经理负责公司制度、重要文件的审批。总经理负责公司制度、重要文件的审批。 管理办法管理办法第五条第五条文件的分类文件的分类1 1、 公司文件总体上分为外来文件和内部文件两大类。公司文件总体上分为外来文件和内部文件两大类。2 2、 外来文件包括国家机关、行业部门等下发的文件，其编号执行外来文件原编号。外来文件包括国家机关、行业部门等下发的文件，其编号执行外来文件原编号。3 3、 内部文件包括以公司对各部门和对外发放的各类文件。具体可分为公司各类公文以及规章制内部文件包括以公司对各部门和对外发放的各
3、类文件。具体可分为公司各类公文以及规章制度。度。第六条第六条 公文的分类公文的分类公文主要包括公文主要包括: :决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函，会议纪要。决定、指示、报告、通知、通报、请示、批复、函，会议纪要。决定决定适用于对重要事项或者重大行动作出部署，安排，奖励有关部门及员工，变更或撤消部门适用于对重要事项或者重大行动作出部署，安排，奖励有关部门及员工，变更或撤消部门的决定事项。的决定事项。通知通知适用于转发或传达上级单位要求下属部门需要知悉或者执行的事项。适用于转发或传达上级单位要求下属部门需要知悉或者执行的事项。通报通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。适用于表彰先
4、进，批评错误，传达重要情况。报告报告适用于各部门向上级汇报工作，反映情况，答复询问。适用于各部门向上级汇报工作，反映情况，答复询问。请示请示适用于向上级单位请求指示，批准有关事项。适用于向上级单位请求指示，批准有关事项。意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。函函适用于不具隶属关系的同级单位之间商洽工作，询问或答复问题。适用于不具隶属关系的同级单位之间商洽工作，询问或答复问题。会议纪要会议纪要适用于记载，传达会议情况或议定情况。适用于记载，传达会议情况或议定情况。第七条第七条 公文格式公文格式公文一般由秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识、发文字号
5、、签发人、标题、主送机公文一般由秘密等级和保密期限，紧急程度，发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。1 1、涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限。、涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限。2 2、紧急公文应当根据程度分别标明、紧急公文应当根据程度分别标明“特急特急” ， “急件急件” 。3 3、公文标题应当准确地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般应当标明发文机关，一般不用、公文标题应当准确地概括公文的
6、主要内容并标明公文种类。一般应当标明发文机关，一般不用标点符号。标点符号。4 4、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范简称。如：如向全公司发文一般简称为：、主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或规范简称。如：如向全公司发文一般简称为：公司各部门。公司各部门。5 5、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称6 6、公文除用专门的会议纪要格式和以电报形式发出的以外、公文除用专门的会议纪要格式和以电报形式发出的以外, ,应当加盖印章。应当加盖印章。7 7、公文的排版格式如字体、公文的排版格式如字体, ,字号字号, ,间距等见附件。间距等见附件。8
7、8、成文日期以负责人签发的日期为准。、成文日期以负责人签发的日期为准。第八条第八条 公文行为规则公文行为规则1 1、公文行文应当确有必要性、公文行文应当确有必要性, ,注重实效。注重实效。2 2、盖发公司印章的公文，适用于公司重要会议精神，重要批示，重要决定，重要规章制度的发布；、盖发公司印章的公文，适用于公司重要会议精神，重要批示，重要决定，重要规章制度的发布；盖有相关职能部门印章的公文，适用于专业性事项和一般性，临时性工作事项的部门发布。盖有相关职能部门印章的公文，适用于专业性事项和一般性，临时性工作事项的部门发布。3 3、下属各单位的职能部门如需要向公司请示或报告事项、下属各单位的职能部
8、门如需要向公司请示或报告事项, ,须以下属各单位名义按发文办理流程进须以下属各单位名义按发文办理流程进行办理。行办理。4 4、请示应一事一文，一般只写一个主送机关，需同时送其他单位的应当用抄送形式，但不得抄送、请示应一事一文，一般只写一个主送机关，需同时送其他单位的应当用抄送形式，但不得抄送其下属单位，同级单位可以联合行文，联合行文应确有必要，联合行文单位不应过多。其下属单位，同级单位可以联合行文，联合行文应确有必要，联合行文单位不应过多。5 5、 “报告报告”中不得夹带请示事项。中不得夹带请示事项。第九条第九条 公文发文流程：拟稿人拟稿公文发文流程：拟稿人拟稿填写发文阅办处理笺填写发文阅办处
9、理笺-部门审核部门审核会签部门会签部门行行政办公室审核政办公室审核总经理审批总经理审批行政专员校稿，排版，编号，加盖印章，分发和存档。行政专员校稿，排版，编号，加盖印章，分发和存档。第十条第十条 公文拟制条款公文拟制条款1 1、符合国家的法律，法规及公司本部有关规定。、符合国家的法律，法规及公司本部有关规定。2 2、情况属实，观点明确，表达准确，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力度简短。、情况属实，观点明确，表达准确，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力度简短。3 3、结构层次序数，第一层为、结构层次序数，第一层为“一一” ，第二层为，第二层为“1”“1” ，第三层为，第三层为“（1 1）
10、” 。第十一条第十一条 公文校稿公文校稿1 1、校稿的内容有、校稿的内容有: :行文是否符合党和国家方针，政府及相关法律条款，是否准确反映出领导的意行文是否符合党和国家方针，政府及相关法律条款，是否准确反映出领导的意图和意见，文件格式是否符合该类公文写作要求，文字是否准确，语法是否规范；文件涉及的部门是图和意见，文件格式是否符合该类公文写作要求，文字是否准确，语法是否规范；文件涉及的部门是否经过协调，审批，签发手续是否完备，附件材料是否齐全，发送单位是否准确。否经过协调，审批，签发手续是否完备，附件材料是否齐全，发送单位是否准确。2 2、以公司名义发放的一般性公文（涉及政策，规章制度等重要文件
11、）、以公司名义发放的一般性公文（涉及政策，规章制度等重要文件） ，由拟稿部门负责人拟稿，由拟稿部门负责人拟稿，公司总经理签发；以部门名义发放的公文，由拟稿部门负责人拟稿，分管领导签发。公司总经理签发；以部门名义发放的公文，由拟稿部门负责人拟稿，分管领导签发。第十二条第十二条 公文编号公文编号1 1、 红头文件编号红头文件编号佳秀艾斯特佳秀艾斯特【】【】号号顺序号顺序号年份代号年份代号公司代号公司代号2 2、一般文书及规章编号、一般文书及规章编号 JXASTJXAST（X X）-XXX-XXXX-XXX-XXXX 如如:JXAST:JXAST（G G）101-2010101-2010 表示行政办
12、公室表示行政办公室 20102010 年年发出的第一份规章发出的第一份规章. .JXASTJXAST （X X） X X XXXX XXXXXXXX 年份代号年份代号顺序号顺序号 部门代号部门代号 文件类别号文件类别号 公司代号公司代号 3 3、一般表格编号（、一般表格编号（B-XXX-XXXXB-XXX-XXXX）如：）如：B-101-2010B-101-2010 表示行政办公室表示行政办公室 20102010 年发出的第一份表格年发出的第一份表格. .（B B） X X XXXX XXXXXXXX 年份代号年份代号顺序号顺序号 部门代号部门代号 表格类别号表格类别号 4 4、一般文书类别简
13、称表、一般文书类别简称表行文类别行文类别 简简 称称行文类别行文类别简简 称称管理规章管理规章规规会议纪要会议纪要纪纪请示请示请请方案、计划、总结、报告方案、计划、总结、报告综综通知、通报、通告通知、通报、通告通通各类表格各类表格表表5 5、部门简称、部门简称部门部门代码代码部门部门代码代码行政部行政部1 1财务部财务部2 2运营部运营部3 3采购部采购部4 4营销部（佳秀）营销部（佳秀）5 5工程部（佳秀）工程部（佳秀）6 6营销部（艾斯特）营销部（艾斯特）7 7设计部设计部8 8工程部（艾斯特）工程部（艾斯特）9 9第十三条第十三条 公文处理时限及相关要求公文处理时限及相关要求1 1、各类文件、各类文件: :原则上在原则上在 2 2 个工作日内处理完毕。个工作日内处理完毕。2 2、急件：、急件：1 1 个工作日内处理完毕。个工作日内处理完毕。3 3、特急件、特急件: :随到随办。随到随办。4 4、超过处理时限的文件、超过处理时限的文件: :由文件传阅部门催办，督查相关部门办理。由文件传阅部门催办，督查相关部门办理。第十四条第十四条 文件及资料的立卷、归档文件及资料的立卷、归档公文办理完毕后，应当根据公司相关规定，及时将文件整理归档，归档时应当根据相互联系，特公文办理完毕后，应当根据公司相关规定，及
