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1、关于航天工业总公司关于航天工业总公司办公自动化信息建设的项目办公自动化信息建设的项目说明书说明书云南新中大软件有限公司云南新中大软件有限公司2010 年年 7 月月 20 日日OA 系统项目 说明 书 2目目 录录1.需求背景分析.32.总体规划目标.63.具体建设目标.84.设计原则.105.采用技术.146.总体技术需求.247.功能需求.268.附件一：办公自动化效益分析估计.319.附件二：OA 系统硬件大约配置.32OA 系统项目 说明 书 31.1. 需求背景分析需求背景分析网上办公系统（Office Automation，简称 OA）是 70 年代中期发达国家迅速发展起来的一门综
2、合性办公管理技术。我国的 OA 软件业经过从 80 年代末至今近 15 年的发展历史，已从最初的提供面向单机的辅助办公产品，发展到今天面向单位应用的大型协同工作的网络产品。我国的 OA 市场经过 15 年的发展，取得了十分明显的进步，产品种类日趋繁多，产品的应用领域几乎渗透到国民经济的每一个角落。办公自动化是现代办公管理的过程，不同于一般的“交钥匙”工程。其面临最主要的挑战是最终用户的管理方式和管理技术的应用以及培训，网络化的 OA 系统并不局限于办公室，具有广泛的应用范围，从领导到各个业务职能部门乃至到所有的工作人员，几乎人人都可能成为 OA 系统的用户，因此，管理技术创新、用户培训和售后服
3、务是否到位已成为系统能否顺利投入使用的关键。第一代办公自动化是以数据为其处理中心传统的 MIS 系统。 它的最大特点是应用基于文件系统或/和关系型数据库系统，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力。其贡献在于把 IT 技术引入办公领域，比单纯的纸质文件提高了文件管理水平，但其缺乏对于协作型工作的处理能力，而办公过程主要是群组协作过程，如收发文等，因此，第一代办公自动化系统的“自动化”程度是有限的。伴随网络技术的发展，软件技术也发生了巨大的变化，第二代办公自动化已实现了以工作流为中心的办公系统。这种方式彻底改变了早期办公自动化的不足之处，它以 E-mail、文档数据库管理、复制
4、、目录服务、群组协同工作等技术作支撑，以工作流为中心的第二代办公自动化系统OA 系统项目 说明 书 4包含众多实用功能和模块，实现了对涉及人、事、文档、会议等自动化管理。之后，由于网络的便捷带来的人们对信息共享的需求，使得单位更需要越来越多的外界信息和单位内部知识的积累，并在它们之间不断地交换与碰撞中使知识获得再生和增值。办公自动化不仅仅只是人际办公的计算机化，而是要融入新的管理方式及知识管理理念，通过新系统，办公自动化为领导层及各部门提供了全新高效的工作模式，于是第三代办公自动化系统蕴育而生，建立在单位Intranet 平台之上，旨在帮助单位实现动态的工作管理和知识管理，使单位每一位员工能够
5、在协作中不断获得学习的机会和进步。事实上，现在的办公已经不再是简单的文件处理和单纯的行政事务，它的任务是提高单位整体的运作效率，进而提高单位的核心竞争力。网络时代的 OA 是一种单位级跨部门运作的基础信息系统，可以联结单位各个岗位上的每个工作人员，联结单位各类信息系统和信息资源。OA 系统的运行不仅应当适应单位为提高运作效率而进行的机构调整，而且还可能促进单位资源合理配置的进程，甚至改革机构运作的流程。也就是说，OA 在模拟手工作业的同时，还将反作用于传统的办公流程，因特网的发展孕育着单位管理和经营模式的革命，同时也为办公自动化系统提供了一个广阔的舞台。可以这样看待办公自动化与其它信息系统之间
6、的关系：单位的办公系统是所有员工与管理者都必须应用的系统，它结合有强大的通讯技术和工作流技术，它的信息多为文档是上下关联的信息，主要面向于单位的日常运作和管理。在单位管理中借助 IT 技术构造适合单位组织架构的“信息快速通道”，帮助单位实现扁平化管理，单位无论是上传信息，还是下达指令，都能实现“零距离”的快速传递效果。OA 系统项目 说明 书 5目前我单位办公现状分析：目前我单位办公现状分析：网上办公完全依靠邮件系统，工作沟通、传送效率低。我单位职能部门依靠邮件系统传递工作信息使得部门之间联系沟通不够顺畅，单位内部形成了一个个信息孤岛。邮件系统的局限性造成人为不可控制的工作处理效率低、传送效率
7、低等弊端。文件归档、存储与检索差目前单位的文档大部分是电子文档，文件的归档与存储基本没有管理，很多文件在部门或个人邮箱存储，归档基本依赖办公室或档案室进行，不便查询使用，一旦发生人员变动，就可能造成损失。安全无保证单位的电子文件都是依靠电子邮件系统传输与存储的，唯一的保护安全方式是密码口令，在传送与存储中都是非常容易盗取的。另外，文件的权限（修改、阅读、打印、保存等）没有任何保护，每个能接触文件的人员都可完全拥有所有权限，且对文件的操作没有任何痕迹记录。这样的传递管理致使重要文件随时都有可能被复制、打印、修改并通过邮件传送出去。如果没有发生重大泄密事件，完全仅依赖于员工的品质与目前并不可靠的技
8、术保障。随着信息技术的不断发展，管理难度日益扩大，现有的办公系统已经不能满足单位的办公管理需求，暴露出来的最大弊端就是：沟通不及时、传递信息量少、工作效率低、管理成本高，不利于单位的日常管理和业务拓展。迫切需要建立一套适于单位管理的网络办公系统,有效提高办公效率、质量，及执行工作的反馈。介于此，信息部提出了建立网上办公系统的申请，希望我们依靠先进的信息处理技术，从根本上改善办公环境和条件，从而推动单位的整体管理服务水平,有利于帮助决策管理层跟踪了解市场开发及运营状况，提升管理的科学性；有益于提升单位的基础管理水平，文件的归档与存储、数据库的搭建与OA 系统项目 说明 书 6分析，并合理利用网络
9、的共享平台、方便的即时通讯技术，实现单位的信息共享、知识管理等。OA 系统项目 说明 书 72.2. 总体规划目标总体规划目标构建开放性好、兼容性强的协同管理应用支撑平台，并构建开放性好、兼容性强的协同管理应用支撑平台，并在此统一平台之上在此统一平台之上部署办公自动化信息门户、初级商业智能之数据集成等扩展系统，这是部署办公自动化信息门户、初级商业智能之数据集成等扩展系统，这是本项目本项目建设总体目标。建设总体目标。要要充分考虑未来发展需要，统一规划、分步实施、逐步扩展，保证系统完充分考虑未来发展需要，统一规划、分步实施、逐步扩展，保证系统完整性，做到统一标准、统一交换、统一管理、统一认证、互联
10、互通和资源共享。整性，做到统一标准、统一交换、统一管理、统一认证、互联互通和资源共享。具体上，具体上，要求该平台不仅能支撑目前的应用软件，还要能支持日后各种可能的要求该平台不仅能支撑目前的应用软件，还要能支持日后各种可能的应用软件，包括如知识管理、合同管理、项目管理、任务管理、物品采购申领应用软件，包括如知识管理、合同管理、项目管理、任务管理、物品采购申领等各种业务系统。等各种业务系统。系统应方便协同工作，保障办公管理向规范化、信息化、和谐化发展，注系统应方便协同工作，保障办公管理向规范化、信息化、和谐化发展，注重知识管理的实际应用，融协同作业、实时通信、信息发布、资源管理、行政重知识管理的实
11、际应用，融协同作业、实时通信、信息发布、资源管理、行政办公、业务流程、信息集成于一体，为领导决策层提供各种决策参考数据，为办公、业务流程、信息集成于一体，为领导决策层提供各种决策参考数据，为员工提供良好的办公手段和沟通协作平台，提高办公效率。员工提供良好的办公手段和沟通协作平台，提高办公效率。总体上，总体上，系统应实现全集团多级用户和应用系统的协同，提高办公效率；按照“全局一套系统、一个平台、一个门户、多级应用全局一套系统、一个平台、一个门户、多级应用”的总体建设思路，构建一个基于互联网的、电子一体化的、覆盖全集团的、统一的现代化办公协同平台和企业信息门户，满足全集团跨时间、跨区域、跨部门的协
12、同办公要求；根据不同的业务，建立分类的知识库，形成的知识地图，将人员、流程和业务知识紧密集成在一起，促进信息的有效利用和科技创新。OA 系统项目 说明 书 8系统应提供对各个业务环节进行整合的方案，建设一个可以面向整个业务过程来进行管理的协作平台。从应用的层面看，本平台以部门之间、跨部门以及全局内部与外部的工作流程带动知识信息流、物流、资金流等在企业内外的无障碍流动，并完成相关数据库的更新。对于系统本身，任何一个模块都可以看作是系统应用层面上的核心，其他所有的模块都围绕本平台工作，共同完成本平台所要求的相关应用。从管理的层面上看，本平台的设计应基于资源协同，实现“以点带面”和“协同运作”，任何一个因素的变化都在系统中的相关点反应出来，并通过本平台提供给各部门、以及外部资源，从而使业务过程达到高效、协作的目的。用户只需在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换。OA 系统项目 说明 书 9
