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1、Unit 3 How Does a Secretary Receive Visitors Section1 Dialogue 1 1.out town 2.expect 3.message 4.urgent 5.6. business card Dialogue 2 7.available8.Certainly9.occupied10.contrast11.moment12.importantDialogue 313.appointment14.engaged15.waiting16.half17.clients18.doubt19.confusion Dialogue4 20.expecti
2、ng 21.show 22.right away Exercise 3. I have an appointment with Mr LingYun at 11 oclock.I was sitting here in the past three hours.What coffee would you like? 6.(1) a / a (2) a / a / the (3) the / a / the / an (4) the / the (5) the / the / the Section 2 1.Receiving 2.routine 3.rise 4.knowledge 5.att
3、ention6.immediately 7.available 8.the visiter may see 9.reception room 10. escorts 11. gesture 12. impression 13. arrive 14. announces 15. comfortable 16. appologize III. further exercise 1. /create/ should be decorated and be tidied/ waiting / relax/ informed / to keep / having / should be Section
4、3 1.styles 2.effective 3.further 4.Clarity 5.clearly6.only pleteness 8.Conciseness 9.short 10. paragraphing 11. specifically 12. Concreteness 13. correctness 14. punctuation 15. courtesy 16. consideration 17. customers 18. considerate 19. punctuality 20. businessPratical Writing : Business Letter 一商
5、业书信的构成要素： 1.letterhead 2.Reference and date 3.Inside Address 4.Salutation 5.Body 6.Complimentary Close 7.Signature Block 8.Attention Line 9.Subject Line 10. Reference Notation 11. Enclosure 12. Postscript 13. Carbon Copy Notation1.信头 是指信纸上面印好或临时打上的公司名 称，地址或其他事项。 事先印好的：信纸中央上方，包括公司名 称，注册商标，地址，电话号码，传真号
6、码，电子邮件以及公司的主要业务，主管 人的姓名等。 临时打印的：寄信人的名称和地址应该打 在信纸的右上角，日期上方。 通常只在第一页信纸上打信头，续页只需 写页码。2.案号与日期 案号是依部门,商品类等事先编号的号码， 以便日后参照或查询。 日期非常重要，应打在信头下四行或六行 的右方，月份最好不用缩略形式，也不用 数字代替。 有两种写法：19th April, 2008 -B.E.April 19, 2008 -A.E3.封内名称和地址 通常写在信纸的左边，低于日期二至四行。 也有打在信末尾左边的，在签字下面二至 四行。4.称呼 常用：Sirs, Dear Sirs, GentlemenSi
7、rs - 比较正式的礼貌称呼，比较正式的礼貌称呼， 通常用于公文中。通常用于公文中。Dear Sirs -用于称呼公司，英用于称呼公司，英 国人习惯用此称呼，而且在后面用国人习惯用此称呼，而且在后面用“， ”Gentlemen-美国多用此称呼公美国多用此称呼公 司名，司名， 但必须是复数，后面用但必须是复数，后面用“：”Madames, Ladies-致妇女所在致妇女所在 公司，社团的书信公司，社团的书信Dear Sir- 信内收信人只有职信内收信人只有职 称，如称，如 the manager 而没有姓而没有姓, 则称谓用则称谓用 单数单数 sir，即，即 Dear Sir。 Sir 不能单用
8、，不能单用， 必须加必须加 Dear。如果有姓名，则必须用。如果有姓名，则必须用 Dear Mr Wang 5.信文 信文在称呼下两行开始，最好用单行。段 落间可以空行。每段文字不宜太长，特别 是头尾两段更应简短。打字时，一般约占 信纸的，两边和上方应该留适当的 边缘，下方空白较为广阔。左边要垂直整 齐，右边尽可能垂直。6.结尾敬语 通常在信下最后一行的下一行或隔行些。 在敬语后必须加“， ” 。 常用的敬语有： ， ， ， ， ，若收信人不是公司，而是个人，则可用： ， ，7.签署 最好用钢笔签名。署名代表笔者，意义重 大，因此形体和写法必须常常保持固定。 一般英文商业书信通常在结尾谦称下面
9、空五行的空位签名，然后将发信人的名字清 晰地打出，也有将其公司职位一块打出的。.注意： 1 若署名者是代表公司的名义而非个人本 身时，应在结尾谦称下行打出全部大写的 公司名称，然后才能签署。 2.若签名的是女性，必须在打字的姓名前 加注（Miss/Mrs/Ms） 3.若为代理署名，应加 By, Per, For, Per Pro 等字样，冠于公司名前8.注意事项 发信人要求特定的人注意时使用。意思是 请某人亲阅，请某人注意等。通常放在封 内名称和地址下，或与称呼同一行的右边。如下： The ABC Corporation Jakarta, Indonesia9.事由事由的作用是方面收信人迅速明
10、白将谈论 的主旨。所以都写在信文的上方。以便提 醒读者注意。 Dear Sirs, Subject: Aternations to Warehouse10. 经办人代号 为方便日后查考使用，经办人代号通常写 在签名虾米那两行的左边。如：Very truly yours, (签名签名) Lippert S. Young Sales Manage LSY: cgLSY 为发信人的姓名缩写，cg 为打字员 的姓名缩写。11. 附件 倘若信文内说明有附件，在经办人代号的 字母下，仍应附注表明附件若干，以方便 收件人点数，写法如下： AC/Ft Encl: One checkAC/ FT Encl: a
11、/s -As stated 附件如 文12. 抄送 当把书信的副本寄给第三者时，要在左边 齐头处协商有关副本的注明。有附件注明 时写在其下空 1-2 行，有打字员名字时写 在其上空 1-2 行，若两者都没有，邪恶在 签名后空一行再打上去。 如：如： co: S.Rechardson 也可以写成 cc: /CC: 若抄送两个人以上， 按照姓名字母顺序排列。13. 附言若非必要，一般不写。通常以 postscripst 的缩写 P.S.来引出附言内容，放在信的最 后一行，在附件下。Letterhead 信头信头Reference Number 案号案号 Date 发信日期发信日期Inside Ad
12、dress 封内名称及地址封内名称及地址Particular Address 特定收信人名称住址特定收信人名称住址Salutation 称呼称呼Letter Subject 信件事由信件事由Body 信文Complimentary Close 结尾敬语结尾敬语Signature 签名签名Reference Notation 经办人经办人Enclosure 附件附件 Postscript 附言附言二商业书信的格式： 1.缩进式将日期放在信的右边，签名在中间偏右， 此外每段开始向内里缩进五个字母2.封闭式所有的文字包括日期和签名都从信的左 边开始，形成一条直线。这种格式较常用。3.折中式与缩进式大致相同，但每段的第二行 开始均齐头。
