常用劳动人事表单指引及示例

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1、常用劳动人事表单指引及示例导读：企业在人力资源管理过程中，需要使用到各种劳动人事表格和单据。如何让这些表格 和单据符合法律的规定？如果在实际操作切实实现书面化管理？在本章的表单里，读者可 以了解以下重要法律要点：1.员工招聘类的表单设计应特别注意法律风险的防范。企业安排员工填写自身情况的 时间应在正式入职之前。在表格和单据中对员工提供虚假信息进行必要的提醒和警示，非 常必要。试用期的录用条件要在应聘须知、入职手册、劳动合同或员工手册等文本中有所 具体体现。2.合同变更类的表单设计应注意确认双方主体的自愿。企业和员工协商一致，可以在 法律允许的范围内自由和自愿地变更劳动合同。劳动合同特定的情形下

2、，劳动合同变更也 可以基于法律的直接规定由企业单方进行。企业单方变更劳动合同需要向员工书面说明理 由和依据。3.合同终止类的表单设计应注意切实有效防范法律风险。终止类的表单要区分合同终 止的类型，不同类型的终止需要企业相应承担的法律责任和经济补偿金成本各有不同。劳 动合同到期后企业不降低约定条件，而员工不同意续订合同的，企业无需支付经济补偿金。4.合同解除类的表单设计应注意区分解除的种类和性质。劳动合同的解除分为协商解 除和单方解除。协商解除中不同主体提出动议导致的法律后果不同。员工行使单方解除权 的实体要求和程序要求明显宽松于企业行使单方解除权。解除合同通知书送达员工后方为 有效。一、员工招

3、聘类表单指引及示例 （一）表单使用指引Step1.编写招聘计划，应聘者填写 1-1.入职申请表 入职环节比较重要的涉及法律风险的文本是入职申请表 ，可以确认和留存员工入职 时的相关资讯，若以后出现虚假信息也可以此为由解除劳动合同。并在以后向员工发出重 要文本时，若不能知悉其客观联络地址，可以直接送达本表填写地址而免除相关责任。Step2.向拟聘用者发出 1-2.录用通知书 对于符合招聘条件且愿意录用的人员，公司安排入职体检，并在体检合格后发出录 用通知书 ，告知其公司录用意向以及报到时间。为了防止以后员工不到职的潜在风险，双 方可以在录用通知书中约定违约金。1Step3.与拟聘用者签订劳动合同

4、1 有一种意见认为，录用通知书属于劳动合同或准劳动合同，不能约定违约金，因为劳动合同法规定只有培训服务期和竞业限制两项可以约定违约金。应当认为，根据劳动合同法相关规定，劳动关系自用工之日 其建立。录用通知书发出并签收，并不导致建立劳动关系的法律后果，而仅只是达成一种按照此通知书订 立劳动合同的合意，此种情形属于民法意思自治的基本范畴，只要符合公平和诚信原则，应能约定违约金。对于按时报到的拟聘者，在查验相关身份证明、资历证明、退工证明（或应届生派遣 证明）后，及时与其订立劳动合同。由于不订立书面劳动合同，公司将面临巨大法律风险， 建议公司在该拟聘者报到时即与之订立劳动合同。（二）表单示例1-1入

5、职申请表应聘者姓名： 填表日期：姓名性别年龄求职意向籍贯民族出生年月希望薪金档案存放地邮政编码最高学历户口所在地邮政编码所学专业身份证号码婚姻状况毕业时间贴照片处通信住址邮政编码联系电话第二通信地址（紧急联络人）邮政编码联系电话学习及培训经历学校或其他教育机构院/系/部门起至时间形式（脱产/在职）职务证明人联系电话工作经历工作单位部门及职务起止时间月薪离职原因证明人联系电话学习工作期间业绩描述外语第一外语水平描述第二外语水平描述特别说明：1、本人承诺上表所填事项均详实可靠，愿接受公司对表内资料的核实，如有虚假、隐瞒或故意遗漏而导致公司与本人订立劳动合同的，公司有权解除劳动合同。2、本人承诺本人

6、联系地址与紧急联络人联络方式如有变更，应在 3 日内及时通知公司，而在此期间或之后因未变更相关联络方式导致相关文书不能送达的，相关责任和法律后果由本人承担。1-21-2录用通知书录用通知书先生/小姐：鉴于您提供的入职申请资料和您所获得的面试成绩，经人力资源部核定，并报总经理确认，公司决定录用您来公司工作。您所任职位为，薪资待遇为 ，工作地点为 ，报到日期为 ，订立劳动合同的期限为 年。如果您接受本公司的录用，请在收到本通知书以后 5 日内将签署后的本通知书原件寄 送/影印件传真回本公司。如您在 3 日内未回寄/传本通知书原件本/影印件，公司将视作您 放弃该职位。 如您签署了本通知并回馈给公司，

7、而又未在本通知确定的日期前报到，将承担本职位个月薪资的违约金。如您签署了本通知并回馈给公司，而公司不能在本通知确定的日期接受您的报到，将承担本职位 个月薪资的违约金。本通知书的生效前提是 1、您提供的入职申请资料真实、客观、完整，以及 2、您具备 胜任本职位的身体健康状况。 本次录用联络人：人力资源部招聘专员 联系方式： 有限公司（人力资源部）年 月 日回传签名处年 月 日二、合同变更类表单指引及示例（一）表单使用指引 Step1. 确认劳动合同变更的类型 判断劳动合同变更的类型，属于员工本人提出变更动议，还是属于公司因生产经营客 观情况需要变更。如果是前者，则风险相对较小，如果是后者，则风险

8、相对较大。 Step2. 就变更事项与员工进行协商 就变更事项与员工进行协商，并达成一致意见。如果不能一致意见，则按原劳动合同 约定继续履行。对于出现法定的 1、员工不能胜任工作；2、医疗期满不能从事原工作； 3、客观情况发生重大变化；4、转产、技术革新等裁员；等法定情形时，可以按照公平合理原则，单方变更劳动合同。 Step3. 发出 2-1、 劳动合同变更书或 2-2、 劳动合同变更通知书 如果双方能协商一致，可以就协商一致的内容纳入劳动合同变更书 ，双方签字后 即生效。若不能协商一致，但公司可以依法单方面变更劳动合同的，发出劳动合同变更 通知书 ，交由员工签收后即发生效力。（二）表单示例2

9、-12-1劳动合同变更书劳动合同变更书经甲乙双方协商一致，对 年 月 日双方订立的劳动合同作如下变更。劳动合同变更的内容： 甲方： （签字盖章） 年 月 日乙方： （签字盖章） 年 月 日注：本劳动合同变更书一式两份，甲乙各持一份，同等有效。2-22-2劳动合同变更通知书劳动合同变更通知书_先生/小姐： 依据劳动合同法第 40 条第1 / 2 / 3 款之规定 / 第 41 条第 1 款第 3 项之规定，公司决定对您于 年 月 日与公司订立的劳动合同作如下变更。劳动合同变更的内容： 特此通知 有限公司_年_月_日三、合同终止类表单指引及示例（一）表单使用指引 Step1. 确认合同即将到期 一

10、般应提前 30-45 天作此准备工作，或是在每月固定日整理员工劳动合同档案，关注 最近到期员工劳动合同。 Step2. 向部门长发送 3-1.劳动合同到期征求意见书 员工是否胜任工作以及是否需要该员工继续工作，作为代表公司直接使用和管理该员 的部门长具有最大的发言权，征求其对该员工是否应当续订的意见，已决定公司应当对该 员工续订采取的态度。 Step3. 向员工发送 3-2.劳动合同到期续订劳动合同意向书 征求员工意见，有两方面的考虑：一是尊重员工意见，体认其对续订劳动合同的意愿； 二是如果员工本人不愿续订，则无需支付经济补偿金。 Step4. 综合两份意见书反馈情况，进行如下操作： 如果公司

11、和员工均同意续订，直接与员工完成续订； 如果公司不同意续订，员工同意，则向其发出 3-3.劳动合同到期终止通知书 （公 司通知终止） ，交由其签收后劳动合同终止，办理离职手续； 如果公司和员工均不同意续订，向向其发出 3-4.劳动合同到期终止通知书 （员工 通知终止） ，交由其签收后劳动合同终止，办理离职手续。 说明：以上处理主要针对劳动合同到期终止的情形，如果劳动合同终止是属于 2.劳动 者开始依法享受基本养老保险待遇的；3.劳动者死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告 失踪的；4.用人单位被依法宣告破产的；5.用人单位被吊销营业执照、责令关闭、撤销或 者用人单位决定提前解散的；6.法律、行政

12、法规规定的其他情形。等情形的，则发出 3-5.劳动合同终止通知书 （其他情形终止） ，并办理相关手续。（二）表单示例3-13-1劳动合同到期处理征求意见书劳动合同到期处理征求意见书_部门长： 公司与_ 部员工_订立的劳动合同（合同期限：_年_ 月_日至_年_月_日） ，即将届满。公司是否与该员工续签劳动合同，请 您批注意见，管理部将按照您的意见，根据相关规定按程序办理。 根据该员工合同期内的工作表现，批注意见如下： 该员工合同期内工作表现 优秀 良好，遵守公司各项规章制度，竭诚操守业务，同意续订劳动合同，续签的劳动合同按照公司规定办理。 该员工表现不适合本公司工作，不同意续签劳动合同，相关手续

13、按照公司规定办理。其它意见：需要写出工作总结 其他意见：_部门长签名：_ 3-23-2劳动合同到期续订劳动合同意向书劳动合同到期续订劳动合同意向书_先生/小姐： 公司与_ 部员工_订立的劳动合同（合同期限：_年_ 月_日至_年_月_日） ，即将届满。根据国家和地方法律、法规、政策以 及劳动合同的相关约定，经公司管理层批准，公司同意与您不降低该到期劳动合同约定条 件续订劳动合同，届时由管理部与你办理续签手续。请你于收到此意向书后十天之内 填妥回执意见并归还管理部，逾期将视为本人不同意与公司续签劳动合同。 特此通知有限公司_年_月_日 _ 劳动合同到期续订劳动合同意向书回执意见 公司与_ 部员工_

14、订立的劳动合同（合同期限：_年_ 月_日至_年_月_日） ，即将届满。根据国家与地方法律、法规、政策以 及劳动合同的相关约定，经公司管理层批准，公司同意与您不降低该到期劳动合同约定条 件续订劳动合同，届时由管理部与你办理续签手续。请你于收到此意向书后十天之内 填妥回执意见并归还管理部，逾期将视为本人不同意与公司续订劳动合同。 本人意见： 同意续订 不同意续订 部门：_ 工号：_签名：_ 日期：_3-33-3劳动合同到期终止的通知劳动合同到期终止的通知（适用于劳动合同期满企业提出终止的情况）_先生/小姐： 公司与_ 部员工_订立的劳动合同（合同期限：_年_ 月_日至_年_月_日） ，即将届满。根据国家和地方相关法律、法规、政 策以及劳动合同的相关约定，经公司管理层批准，依