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1、 我国档案信息化建设如何借鉴英国国家档案馆的经验重庆交通大学徐蔚摘 要 本文从分析英国国家档案馆的信息化建设特点入手， 探讨我国在实现档案信息化建设过程中如何借鉴英国国家档案 馆的经验， 实现又好又快的发展。 关键词 档案 信息化 英国国家档案馆档案信息化建设，是档案部门努力适应社会信息化的发展趋 势， 根据社会对档案信息资源的利用需求， 通过运用现代计算机技 术和网络技术， 将反映馆藏内容和形态特征的目录信息以及部分重 要和特别重要的馆藏档案主体信息进行数字化处理，以数字化方 式， 方便快捷地为社会各界所利用的过程。英国国家档案馆是国 际 档案界较早启动电子计算机档案检索系统的国家档案馆之一
2、， 其信 息化建设与管理对我国档案信息化建设具有很好的借鉴作用。一、英国国家档案馆信息化建设的特点 英国国家档案馆所保存和收藏档案数量是全世界最多的国家 之一， 也是较早开展电子文件管理研究和在国际互联网络上开通自 己网站的档案馆之一。1995 年英国公共档案馆 （2003 年 4 月改 名 为英国国家档案馆 ） 就开始探索利用国际互联网向公众提供远 程在 线服务的技术方法。这在英国档案信息化建设过程中起着非 常重要 的作用,对其进行整体研究之后,发现它有这样几个特点:1.统一标准， 精心组织。在 20 世纪 90 年代中,英国国家档案馆就制定了档案信息化实施计划。1999 年英国国家档案馆制
3、定并 发 布了电子文件管理系统功能需求。该报告由英国国家档案 馆和英 国中央计算和电信局领导牵头制定,参加单位有国防部、 财政部、税 务局等十一个政府部门。2002 年,英国国家档案馆与 政府文件管理 领域的有关专家合作, 在了解政府发展规划以及参 考 1999 年以来 制定的相关国际标准的前提下,重新修订了该报告。 修订的目的是 为政府机构的电子文件管理提供配套的适用功能。 此外,英国国家 档案馆还提供了适合该报告的软件认证产品。与 功能需求相配 套,英国国家档案馆与负责英国政府推动电 子政府等发展的“电子 专员办公室”、英国关税与消费税局、工 商贸易署在内的 10 个政府 机构,以及康维尔
4、管理咨询公司开展合 作,制定了元数据标准。电 子专员办公室已同意将该标准 纳入英国电子政府元数据标准中。此 外,英国国家档案馆和“电子 专员办公室”合作开发支持文件管理的 元数据交换标准,以提高电 子文件管理元数据的交换,提高电子文件 管理系统之间以及电子文 件管理系统与其他系统之间的兼容性。国 的用户则倾向使用“层次检索”。 三、科学化的资料内容显示 用户经过检索后，最终目的是为了阅读和使用符合条件的原 始档案全文， 能否将电子化的档案全文以合适的方式提供给用户， 是体现是否提供优质服务的关键所在。在电子化图像的显示上， “中心”自运营之日起， 以便捷的、高分辨率的图像压缩软件 DjVu（1
5、996 年美国研制， 性能高于 PDF 软件 ） 将档案资源全部数字化， 并根据用户要求自 2006 年起同时添加 JPEG2000 图像显示软件， 力争为用户提供高清晰度的档案原文。这些性能优越的软件， 再现 了档案的原始内容， 同时也便于用户保存、打印。除了精确的图 像 显示“，中心”还对档案资料的外在特征和内容特征进行准确的 提 示。在对档案资料的说明方式上，“中心”本着“4W” （where、what、 when、who） 原则， 力求简明扼要地将每个原文档 案的馆藏所在地、 档案件名、档案制作日期、档案制作人 （上 述项目均含有对应的英 语译文字节， 即输入英语关键词亦可检索 ） 一
6、并显示。此外， 在档案 内容介绍一栏中， 将该档案的案首前 300 字原文以文本形式录入， 由于档案的前 300 字中， 一般能够显示 出其相关内容， 故此即使是 没有出现在“4W”中的关键词， 也可以 通过档案内容介绍一栏滤 出， 从而确保了运用关键词检索的资料 的全面性。案首前 300 字的 文本形式， 还有助于对原始档案全文 的阅读。“中心”的档案资源大 多来自于印刷机械尚未盛行的时代， 原文多以亲笔手写为主， 制作 人书写习惯往往因人而异， 难免造成 不易阅读的状况。而“中心”提供的前 300 字文本，通过对照阅读能使用户了解制作人的书写习 惯， 以便顺利阅读下文内容。 另外， 历史档
7、案资源的时间性和涉及面， 要求设计更多的关联 词， 以避免现有语言有时难以满足检索需要的状况。针对此特性， “中心”对提供的所有可检索文本词设置有历史词典， 提供与文本 词相关联的、相似意义的各种历史名称。如在键入“袁世凱”一词作 为关键词检索， 并选择使用词典时， 所含“支那共和国大統領袁世 凱”、“中華民国臨時大総統袁世凱”、“袁慰亭”、“袁慰庭”、“袁 慰 廷” “、袁項城” “、袁大総統” “、袁容庵”等字节的档案原文会同 时成 为检索项， 从而避免了挂一漏万的检索效果。 综上所述， 日本亚洲历史资料中心在网站建设的过程中， 实行 免用户登录模式，无条件地将丰富的档案资料以全文阅读的形
8、式 电子化、以优质的图像显示提供给用户， 通过多渠道的站内检索 方 式以及先进的复合式检索、站外检索等设置， 便于用户随时随 地检 索所需资料。同时， 并行英语文本检索、对历史原件档案 的案首前300 字文本介绍、历史词典的参照使用等形成了其独有的历史 档 案网站服务特色。它的成功经验， 无疑是中国日益蓬勃的档案 网站 建设事业的有益参考。参考文献： 1赵雪.从检索服务角度分析我国档案网站的现状及发展J .北京 档案，2002（9）. 2黄霄宇.服务新视角： 对中美档案网站内容建设的思考J .中国 档案，2004(11). 3林继蕻.谈网络档案馆的建设J .浙江档案， 2008(3).4日本亚洲历史资料中心网址：http:/www.ja ca r.go.jp/. ：罗晓莹， 河南师范大学外国语学院日语系副教授.12 兰台世界 20101 月下作者简介需要查阅的档案， 需求量大的经济、科学、技术和文化等类档案， 有 特色的馆藏档案， 馆中永久收藏的且出于安全考虑不便随时被取出 供用户翻阅的珍贵档案等。参考文献： 1朱健， 等.中外数字档案馆比较.兰台世界,2006(3). 2鞠晓 岚.英国电子文件向档案馆的移交.中国档案,2004(7).3卞咸杰.档案数字化建设中应遵循的原则J .档案时空,2006（12）兰台世界 20101
