电子邮件-江苏商贸职业学院备课笔记

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1、江 苏 商 贸 职 业 学 院 备 课 笔 记电子邮件导入：给学生讲一则小故事导入：给学生讲一则小故事“老汉发电子邮件老汉发电子邮件” 一个上了年纪的老汉，有一天接到远方参军的儿子的信，说鞋子破了，要他寄一双新一个上了年纪的老汉，有一天接到远方参军的儿子的信，说鞋子破了，要他寄一双新鞋去。老汉就在想鞋去。老汉就在想“大家都说电邮快，那我也去电邮。大家都说电邮快，那我也去电邮。 ”于是他就去买了一双新鞋，用布包于是他就去买了一双新鞋，用布包好，放在电线上。可是，他站在电线下看了好一会儿，也没反应。他就想：怎么还没邮走，好，放在电线上。可是，他站在电线下看了好一会儿，也没反应。他就想：怎么还没邮走

2、，可能现在没电吧！然后他就走了。这时有一个流浪汉恰巧经过这里，看见这双鞋。于是就可能现在没电吧！然后他就走了。这时有一个流浪汉恰巧经过这里，看见这双鞋。于是就把它拿下来试了试，正好合脚，就顺手把他的破鞋挂上去了。第二天，老汉回来一看，怎把它拿下来试了试，正好合脚，就顺手把他的破鞋挂上去了。第二天，老汉回来一看，怎么还没邮走，拿下鞋来一看，么还没邮走，拿下鞋来一看， “哎呀！电邮就是快，不光把新鞋邮走了，还把儿子的旧鞋邮哎呀！电邮就是快，不光把新鞋邮走了，还把儿子的旧鞋邮回来了。回来了。 ” 师：请问你们为什么笑了？师：请问你们为什么笑了？ 生：笑老汉生：笑老汉 师：你们知道什么是电子邮件吗？师

3、：你们知道什么是电子邮件吗？一、电子邮件的概念一、电子邮件的概念电子邮件指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法。电子邮件指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法。电子邮件综合了电话通信和邮政信件的特点，它传送信息的速度和电话一样快，又能电子邮件综合了电话通信和邮政信件的特点，它传送信息的速度和电话一样快，又能象信件一样使收信者在接收端收到文字记录。象信件一样使收信者在接收端收到文字记录。二、邮件的重要性二、邮件的重要性当今社会电子邮件已成为沟通的重要手段之一当今社会电子邮件已成为沟通的重要手段之一重要性重要性 1 1：明晰责任：明晰责任如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳

4、也许就忘了，许多事情从此如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对证死无对证” 。电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉 重要性重要性 2 2、记录过程、记录过程 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成持跟进直至工作完成能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功能史档案的功能充当

5、意见不和、起争端时的证明。充当意见不和、起争端时的证明。 三、邮件困扰三、邮件困扰四、如何写电子邮件四、如何写电子邮件1 1、收件人、收件人江 苏 商 贸 职 业 学 院 备 课 笔 记收件人（收件人（ToTo）: : 直接收信人直接收信人, ,有直接关系、直接负责的人。有直接关系、直接负责的人。 要求收信人回复确认、归档保存。要求收信人回复确认、归档保存。 部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，为了自己方便寻找邮件及部分人可能不会写收件人的公司名称和部门名称。但是，为了自己方便寻找邮件及邮件分类，最好注明收件人的公司名称、部门名称以及对方的姓名。邮件分类，最好注明收件人的公司名称

6、、部门名称以及对方的姓名。 多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。多个收信人地址用半角的逗号或者分号隔开。 2 2、抄送（、抄送（CcCc）：）： 间接收信人，间接收信人，供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。CCCC 的人则只是需要知道这回事，的人则只是需要知道这回事，CCCC 的人没有义务对邮件予以响应，当然如果的人没有义务对邮件予以响应，当然如果 CCCC 的的人有建议，当然可以回人有建议，当然可以回 EmailEmail。 3 3、 收件人收件人- -邮件发送对象的选择邮件发送对象的选择1 1） 工作计划的发送工作计划

7、的发送 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理 项目通报类的邮件项目通报类的邮件 主送给项目小组成员主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导寻求跨部门支持的邮件寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人

8、，抄送给他的直接上级一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持这样往往可以获得支持部门的更好的支持2）小心使用抄送（小心使用抄送（CCCC）/ / 密送（密送（BCCBCC）功能）功能CCCC 是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这是指发送给收件人的同时，也让其他一或多人收到该邮件，并且也让收件人知道这种情况种情况 如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择如果不希望别人看到一大串的邮箱地址，可以选择“独立发送独立发送” 。 将将 CCCC 人数降至最低，确认收信对象是否

9、需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和人数降至最低，确认收信对象是否需要收到这封信，以免造成不必要的困扰和垃圾垃圾 江 苏 商 贸 职 业 学 院 备 课 笔 记“全部答复全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件可能产生一大堆不必要的邮件 BCCBCC 与与 CCCC 的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封的区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人（当心接收方回复这封信！）信！） 。建议只。建议只 BCCBCC 给自己，作为邮件发送成功的检验。给自己，作为邮件发送成功的检验。 3 3）选择邮件发送对象的时候避免以下现象）选择邮件发送对象的时候避免以下现象非重要的一般

10、性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接经理避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理人员不能深入了解的业务细节能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直接交流代替替 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人

11、单独沟通，不要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论有人的面，不停交互邮件与发件人讨论 随便向群体邮箱发送不必要消息随便向群体邮箱发送不必要消息 邮件对不相干的人员就是垃圾邮件对不相干的人员就是垃圾 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件 4 4、 标题标题1 1一定不要空白标题，这是最失礼的。一定不要空白标题，这是最失礼的。 2 2标题要简短，不宜冗长，不要让标题要简短，不宜冗长，不要让 NotesNotes 用用才能显示完你的标题。才能显示完你的标题。 3.3. 如果对外，最好写上来自如果对外，最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然又

12、便于留存，时间可公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。 4.4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如如 “王先生收王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：例如：“嘿！嘿！”或是或是“收着！收着！” 5 5一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 6 6可适当用使用大写字

13、母或特殊字符（如可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*“* !”!”等）来突出标题，引起收件人注意，等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用但应适度，特别是不要随便就用“紧急紧急”之类的字眼。之类的字眼。 7 7回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要 RERE RERE 一大串。一大串。 8 8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。发出前忘记检查

14、主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。 5 5、主体、主体1 1）称呼、问候语）称呼、问候语多人收件使用统称，如：各位、各部门、多人收件使用统称，如：各位、各部门、hihi allall（一般企业内部、不是十分正式情况（一般企业内部、不是十分正式情况江 苏 商 贸 职 业 学 院 备 课 笔 记可以使用）可以使用） ；如果对方有职务，应按职务尊称对方，如如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX“XX 经理经理” ；如果不清楚职务，则应按通常；如果不清楚职务，则应按通常的的“XX“XX 先生先生” 、 “XX“XX 小姐小姐”称呼（可别搞错性别）称呼（可别搞错性别） 。商务礼仪中，不熟

15、悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名，不要逮谁都用个名，不要逮谁都用个“Dear“Dear xxx”xxx” ，显得很熟一样，称呼全名也是不礼貌的。，显得很熟一样，称呼全名也是不礼貌的。 PsPs：称呼需要包括所有收件人。：称呼需要包括所有收件人。避免被漏掉的人感觉到被轻视。避免被漏掉的人感觉到被轻视。. .第一个字母大写。第一个字母大写。HiHi 后面如果有名字，就不用加逗号。后面如果有名字，就不用加逗号。名称后需要加逗号。名称后需要加逗号。HiHi DearDear Shanshan,Shan

16、shan,. .收件人称呼和邮件正文之间要留空行。收件人称呼和邮件正文之间要留空行。2 2）正文）正文1.1. EmailEmail 正文要简明扼要，行文通顺正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，