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1、一、合同形式要求一、合同形式要求（一）使用格式合同需要注意的问题（一）使用格式合同需要注意的问题【法律及行业要求】格式合同是合同当事人为了重复使用而预先拟定，并在订立合同时与对方协 商的合同文本。由于格式合同的制定一方在制定合同文本时，往往都充分考虑 自己一方的合同利益以及要规避的合同风险，因此格式合同中普遍存在保护制 定方的合同条款，对另一方的法律风险较大。【不规范行为】格式合同条款中具有加重对方责任，减轻己方责任的条款，或者有下列情形 之一的：一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，损害国家利益；恶意串通，损害 国家、集体或者第三人利益；以合法形式掩盖非法目的；损害社会公共利益； 违反法律、行政法
2、规的强制性规定。【不利后果】对方提供格式合同的情况下，合同条款加重我方责任，导致己方权利不能实 现，企业面临承担各种违约责任的风险。我方提供格式合同的情况下，由于条款内容规定不明确，导致双方对格式条 款的理解发生争议，有可能做出不利于我方的解释。【应对方案】（1）使用对方提供的格式合同文本时，必须交公司法律顾问审查，对于有损害 己方利益的条款，应当及时提出，与对方协商变更。（2）公司应当对自己常用的合同制定自己的格式合同文本，在制定格式合同文 本时既要确保内容的详尽、明确，又要注意不要产生歧义，同时还不能出现违 反法律强制性规定的情况。在签订合同时尽量采用己方提供的合同文本。（二）采用书面形式
3、订立合同（二）采用书面形式订立合同【法律及行业要求】合同法规定合同可以采取口头形式或书面形式。但口头形式订立合同难以保 留证据，一旦发生纠纷，很难取证，发生诉讼后难以掌控，增加了败诉风险。【不规范行为】采用口头约定方式订立合同。【不利后果】由于没有书面形式的合同文本，在日后可能发生的诉讼中很难提供有效的证 据，使本公司处于被动地位，面临败诉风险。【应对方案】（1）应当尽量采用书面形式签订合同，避免其他形式的合同。（2）口头合同签订后应尽快与对方协商，及时补签书面合同，或以文件形式对 主要条款进行重述，要求对方确认。（3）如果签订口头合同后对方不同意补签书面合同的，注意保存在合同履行过 程中形成
4、的证据，以防发生争议时使用。（4）在使用合同附件时，最好将合同附件的清单明确写入合同正文。这样在签 署合同时，附件属于合同正文的一部分而存在，与合同正文具有同等的法律效 力。二、对合同相对方主体地位的审核二、对合同相对方主体地位的审核（一）与自然人订立合同的法律风险（一）与自然人订立合同的法律风险【法律及行业要求】企业与自然人签订合同时，要注意自然人的年龄及精神状况，确保自然人为 完全民事行为能力人，具有订立合同的权利能力。【不规范行为】签订合同前没有认真审查自然人的民事行为能力。【不利后果】无民事行为能力人或限制民事行为能力人的法定代理人或监护人如果宣告合 同无效，则合同目的无法实现，还可能
5、遭受损失，增加缔约成本。【应对方案】（1）合同签订人员一定要注意审查自然人的民事行为能力；各部门在审查合同 时要再次确认其民事行为能力问题，保证合同的效力。（2）合同承办部门人员一旦发现作为合同相对方的自然人不具有民事行为能力， 应立即上报法律事务部门，便于及时采取对策；承办部门工作人员由于疏忽而 使企业利益受损的，建议对其进行经济处罚或者更换人员。（3）合同负责人员一旦发现相对方的民事行为能力有瑕疵，可以采取两种措施。 第一，可以催告该自然人的法定代理人在一个月内予以追认，使无效的合同变 成有效；第二，合同被追认之前，可以主张撤销该合同，尽量及时挽回损失； 及时通过仲裁、诉讼等方式解决纠纷。
6、（二）与企业内部职能机构订立合同的法律风险（二）与企业内部职能机构订立合同的法律风险【法律及行业要求】在确定合同相对方以后，要认真识别相对方是否为企业的内部职能机构。如 果是内部职能机构和下属机构，所签合同无效，除非公司、企业追认或者合同 已经实际履行。【不规范行为】合同签订人员没有认真审查合同相对方的主体资格；合同相对方故意隐瞒真 实情况。【不利后果】对于合同相对方是企业内部机构但尚未开始履行的合同，一旦合同相对方企 业以内部机构无权签订合同为由主张合同无效，而公司又举不出合理的证据证 明对方的恶意时，合同就有可能被确认为无效。【应对方案】（1）签订合同时，要求合同对方提供加盖公司公章的经年
7、检的公司营业执照、 组织机构代码证复印件、合同谈判人员、签订人员的授权委托书等，以确定合 同所载明的合同相对方是合法成立的公司，而非公司内部机构。（2）对于已签订但尚未开始履行的合同，如果发现是以内设机构名义签订的， 应与合同相对方的公司、企业签订补充协议对合同效力进行确认，或者在原合 同上加盖合同相对方公司、企业公章以确认合同效力。（3）如果发现正在履行过程中的合同时是以公司、企业内部机构的名义签订的， 应当要求对方公司出具确认函，对合同效力进行确认，或者妥善保存在合同履 行过程中以对方公司或企业名义出具的有关合同履行的函件，为以后可能发生 的争议做准备。（三）与企业分支机构订立合同的法律风
8、险（三）与企业分支机构订立合同的法律风险【法律及行业要求】分支机构应当依法领取非法人的营业执照，没有领取营业执照的分支机构不 具有经营资格，此类分支机构以自身名义签订合同效力不确定（总公司追认时 有效，未追认则无效），由此产生的责任由总公司承担。这些机构往往被本公司、企业委托以自己的名义作出部分民商事法律行为，但是其范围受到总公司、 企业授权范围的限制，分支机构只能在总公司授权的范围内开展经营活动。【不规范行为】企业分支机构不具有营业资质或者超出授权范围开展营业；合同签订人员没 有认真审查分支机构的订约能力。【不利后果】没有领取营业执照的分支机构不具有经营资格，与此类分支机构签订合同视 同于与
9、总公司签订。但是一旦产生纠纷，公司提不出有力证据证明公司不知道 其超越授权签订合同或者对方恶意，那么公司就有可能承担因合同无效带来的 损失。【应对方案】（1）尽量不要与分支机构签订合同；（2）如果在特定的情况下需要与其他公司或企业的分支机构签订合同，应当要 求对方提供加盖公司公章的企业分支机构营业执照复印件、规定分支机构权限 的公司规章制度、公司或企业对分支机构授权的授权书。在条件允许的情况下， 可以到工商部门核实该分支机构是否合法登记。（3）对于那些已经签订但尚未开始履行的合同，如果发现是以分支机构名义签 订的，应当要求对方提供其总公司对其授权的文件、分支机构的营业执照等证 明该分支机构具有
10、签订合同权限的文件。如果没有相关授权文件，应当与对方 协商，要求与合同相对方的总公司或企业签订补充协议，对合同效力进行确认， 或者在原合同上加盖合同相对方总公司或企业公章，以确认合同效力。（4）发现正在履行过程中的合同是以公司、企业分支机构的名义签订的，应当 要求对方总公司或企业出具确认函，对合同的效力进行确认，或者妥善保存在 合同履行过程中以对方总公司或企业名义出具的有关合同履行的函件，为以后 可能发生的争议做准备。（四）与没有经过授权或者超出授权范围的代理人签订合同的法律风险（四）与没有经过授权或者超出授权范围的代理人签订合同的法律风险【法律及行业要求】与没有经过授权或超越授权范围的人签订
11、合同的，当对方公司、企业不追认 该合同时,该合同无效，公司不能要求被代理的公司或企业承担责任，只能要求 代理人承担责任。【不规范行为】在合同签订的过程中，工作人员没有核实代理人的授权委托书及相关授权文 件。【不利后果】代理人没有经过授权或者超出授权范围签订合同，一旦发生纠纷，企业不能 要求被代理的公司或企业承担责任，只能要求代理人承担责任。如果合同标的 很大、数额很高时，代理人往往没有能力承担责任，将给企业带来严重损失。【应对方案】（1）从合同前期谈判、签约到合同履行都严格审查经办人的授权，注重与对方 有权部门负责人的沟通。特别是涉及合同签字、标的物的签收、货款支付、合 同更改，必须要求经办人
12、出示相应的授权委托书。同时，可以向被代理的公司 以电话或信函的形式确认该代理人员出具的授权委托书是否真实、被代理人员 是否具备代理权限、被代理人员的行为是否超过授权范围等。（2）对于重大签约仪式应当拍纪念照，并且将重要的会议纪要、谈话及时用书 面文件送达和确认；对于在交易过程中发现问题的，要及时与对方管理层沟通 并取得书面的确认，如果对方没有明确的承认，而自己已履行了部分或全部合 同义务，要在及时通知对方的同时，积极收集对方各类函件、行为证据，证明 对方以实际行为确认授权。三、对合同相对方的资质审查三、对合同相对方的资质审查【法律及行业要求】从事建筑活动的建筑施工企业、勘察单位、设计单位和工程
13、监理单位，须经 过建设行政主管部门对其拥有的注册资本、专业技术人员、技术装备和已完成 的建筑工程业绩、管理水平等进行审查，以确定其承担任务的范围，发给相应 的资质证书，并且在其资质等级的范围内从事建筑活动。【不规范行为】订立合同前，没有对合同相对方的资质及履行能力进行认真调查。【不利后果】如果合同相对方没有相应的资质和完全的履行合同的能力，可能延误公司生 产，造成公司对其他合同的违约，给公司带来损失。这些损失即便通过诉讼来 追究违约责任，也可能得不到完全的补偿。【应对方案】在签订合同前，应调查以下内容：（1）营业执照。核查对方营业执照是否通过了最近一年年检，可以断定合同对 方是否是依法设立及有
14、效存续；根据营业执照上载明的信息，可以断定合同约 定的义务是否在对方的经营范围之内以及合同金额是否超出其实收注册资本的 范围。（2）税务登记证。税务登记证不仅是判断合同对方能否为企业开具发票的凭据， 也是验定其开具的发票是否有效的依据。（3）资质证书。诸如机械制造业的压力容器生产许可证，建筑行业的建筑企业 资质证书等。（4）可以约定合同生效的前提是对方所提供的资质性资料真实有效。在条件允 许的情况下，可以到合同对方的办公地进行实际考察。四、合同的签订四、合同的签订（一）合同的签字、盖章过程中存在的风险（一）合同的签字、盖章过程中存在的风险【法律及行业要求】采用书面形式订立的合同，双方当事人的签
15、字或者盖章是合同成立的依据。 合同上所盖公章或合同专用章名称需与合同主体的名称一致；合同签字人要有 签字权限，并且需要签名字迹清楚、书写正确。【不规范行为】由于合同审查不严格，导致合同上所盖公章或合同专用章名称与合同主体的 名称不一致；所签合同中签字不清楚或不正确、或者签字人根本没有签字权限。【不利后果】合同上所盖公章或合同专用章不是合同相对方的公章或合同专用章的，该合 同对于相对方来说是没有约束力的，相对方有权不遵守。合同中签字不清楚或不正确、或者签字人没有签字权限的情况下，一旦合同 履行发生争议，合同主体难以认定，双方各持己见，法院的认定可能不符合公 司的意愿。【应对方案】（1）相对方盖章
16、后，合同负责人员应当认真审查，确保合同所盖公章或合同专 用章的名称与名称一致，合同签字清晰可辨、签字人权限充分。如果合同文本 为多页纸，则应加盖骑缝章，以防相对方抽调并擅自更改合同正文内容。（2）安排专人管理公司印章，对于需要盖章的合同进行严格的审查，避免随意 盖章现象的出现；工作人员如需使用印章需要通过内部审批程序，禁止外带加 盖公章的空白文件。（3）在合同文本上签字的人应当为公司法定代表人或者委托代理人。如果是法 定代表人，应注意其姓名应当与公司营业执照上的记载保持一致，避免出现大 小名等非正式叫法；如果是委托代理人，则应注意其委托权限和授权期限，确 保此代理人有签订合同的权利。签字方面还应注意一定要本人亲笔签名，名章 由于其可复制性，是不能代替亲笔签名的。（4）若有需要将合同所盖章或签字进行更正的，应当采取适当措施与相对方沟 通，弄清真实情况，重新制作合同文本或者签订补充协议的方式更正，同时注 意保存协商过程中的相关证据。（5）合同文本经过修改的，应由双方在修改过的地方盖章或签字确认。（二）合同撤销权的行使（二）合同撤销权的行使【法律及行业要求】合同签订后至履行之前如果存在特定情
