档案收集制度

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1、1.01.0 总总 则则为加强集团档案管理，有效保护和使用档案，维护集团合法权益，特制定本制度。2.02.0 范范 围围适用于集团档案的收集管理。3.03.0 职职 责责3.1 集团全体员工负责本制度的执行。3.2 集团事务部负责监督本制度的执行。4.04.0 内内 容容4.14.1 档案收集范围档案收集范围4.1.1 计划性文件：包括战略规划、投资计划、新产品开发计划、工作计划等。4.1.2 总结性文件：包括集团各单位工作总结、活动总结等。4.1.3 法规性文件：包括政府、行业制定和颁发的各种需要集团贯彻执行的规定、要求、标准等文件；集团内部制定的各类规章制度。4.1.4 凭证性文件：包括集

2、团在经营活动中形成的出入库单据、移交清册、档案管理清册、档案销毁清册、质量记录、设备保养维护记录、设备说明书、资产资料、合同书、协议书、工程招标文件、投标书、验收文件、施工图纸等原始记录和文本。4.1.5 财务文件：包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他等。4.1.6 人力资源文件：包括集团员工的基本信息、证件信息、薪酬信息、培训信息、绩效信息、劳动关系信息、人事任免、考勤等相关资料。4.1.7 研究性文件：包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、集团内部各种策划方案、专业技术报告、意见书及可行性报告、供销资料及客户档案等。4.1.8 证件性文件：包括各种经营证件、资质、许可证、荣誉牌匾和

3、证书等。4.1.9 往来性文件：包括本集团对外的正式发文、与有关单位来往的文书等。4.1.10 其它:包括重要通知、通告、会议记录、正式场合领导重要讲话稿、记录本集团重要活动的剪报、记录企业发展历程的声像资料等。4.24.2 档案收集要求档案收集要求4.2.1 凡属档案管理制度所涵盖的资料，均应收集整理，统一归档。文件编号：Z ZH-SW-2010-14版次：00第 1 页 共3页公司公司 LOGO文件名称：档案收集制度档案收集制度4.2.2 集团各部门及子公司应指定专人负责各文件的收集整理，统一交于集团事务部存档。4.2.3 一项工作由几个部门参与办理，在办理过程中形成的档案材料，由主办部门

4、收集归档。会议文件由会议主办部门收集归档。4.2.4 各子公司与各部门向档案室移交的档案，应齐全完整，达到规范化、标准化要求。4.2.5 收集进档案室的材料必须是办理完毕的原始材料（原件），要完整齐全、真实、文字清楚。4.2.6 档案纸张要求。归档材料统一使用 A4 规格的办公用纸 （特殊要求的 除外）。4.2.7 档案字迹要求。只能用炭素墨水、蓝黑、黑色墨水书写。禁止使用纯蓝、红色墨水、圆珠笔、铅笔书写4.2.8 所有档案，包括录音像、影片、照片等，应收集齐全，统一整理编目，一并移交，以保持实物档案的相互联系和完整性。4.2.9 移交档案要根据分类方案，依照档号原则，在档案馆指导下，编制档号

5、，做到档号齐全。4.2.10 各部门在移交档案时，整件事情形成的成套材料必须配齐，保持文件材料之间的逻辑联系。4.34.3 档案收集时间档案收集时间4.3.1 集团各部门及子公司每月 6 日前应将该月档案资料整理完毕，交由事务部归档。4.3.2 凡已签批完毕的定稿文件，均应在三个工作日内递交集团事务部归档。4.3.3 人事档案需在员工转正后的当月移交集团事务部归档。4.3.4 财务文件由财务部编造清册归档，在两个财务年结束后移交集团事务部档案室。4.44.4 处处 罚罚4.4.1 违反本制度规定的各项条例者处以 50 元以上罚款，给集团造成经济或名誉损失的，集团有权追究赔偿责任。4.4.2 罚款由集团事务部开具罚单送至人力资源部，人力资源部从当事人当月工资中扣文件编号： Z ZH-SW-2010-14 版次：00第 2 页 共3页 公司 LOGO文件名称：档案收集制度档案收集制度除。4.54.5 附附 则则4.5.1 本制度由 XXX 部制定并负责解释。4.5.2 本制度自 2011 年 月 日起生效。审核人：日 期：签发人：日 期：文件编号： Z ZH-SW-2010-14 版次：00第 2 页 共3页 公司 logo、文件名称：档案收集制度档案收集制度分分 送：送：集团总裁、集团各职能部门和子公司。