现金支出的业务处理

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1、 第三节 现金支出的业务处理第三节 现金支出的业务处理 一、现金支出的内部控制 一、现金支出的内部控制 任何单位的现金支出主要用于前文的现金开支范围，它的控制关键是应有一定健全的审批制度与手续，只有经过审批的款项，并符合现金管理规定及在现金使用范围内才能支付。 现金支出的内部控制主要注意以下的控制要点： 1.建立健全现金开支审批制度 建立健全现金开支审批制度，是规范现金支出的重要依据。现金开支审批制度一般应包括以下内容： （1）明确本单位现金开支的范围 【例题多选题】 下列选项中符合现金使用范围的业务有（ ）。 A.发放职工工资78456元 B.公司饭堂购买农副产品支付价款5700元 C.办公

2、室购买办公用电脑3台，合计价款13000元 D.支付差旅费预借款3000元 【答案】ABD 各单位应按现金管理暂行条例及其实施细则的规定，确定本单位的现金开支范围，如支付职工工资、支付职工差旅费、支付职工因公借款、支付零星采购材料款和运杂费等。 （2）制定各种报销凭证，规定报销手续和办法 各单位应根据其业务内容指定各种报销凭证，如工资支付单、借款单、购料凭单、差旅费报销单等，并规定各种报销凭证的使用方法，以及各种凭证的传递手续，确定各种现金支出业务的报销办法。（3）确定各种现金支出的审批权限 各单位应根据其经营规模、内部员工职责分工等，确定不同额度和不同的现金支出审批权限。 比如，有的企业规定

3、：凡是现金开支额在500元以下的由财务主管审查批准；凡是现金开支额在500元以上5 000元以下由公司副经理批准；凡是现金开支额在5 000元以上的由公司最高领导人批准等。出纳员按所规定权限经审核批准并签章的付款凭证及其所附的原始凭证办理现金付款业务。没有经过审核批准并签章的或者有关人员超越规定审批权限的，出纳员不予付款。 （4）必要的原始凭证 一切现金付款业务必须有原始凭证。由经办人填制报销凭证，并经主管人员审核同意签字，然后送财务部门审核认可后填制付款凭证，出纳员据以付款。对于已付讫的凭证，应在有关原始凭证上加盖“现金付讫”戳记，以防止重复付款。 （5）空白收据和发票保管 空白收据和发票应

4、由非收款人和开票人员专人保管，并建立收据和发票的领用和核销制度。 （6）尽量延迟付款 单位应采用一定的策略与方法，妥善安排现金支出的数额和时间。例如，企业应在不损害本企业信誉的前提下，尽可能延迟现金支出的实际支付时间，从而使企业的资金延长在其账户的停留时间，增大企业的现金机动余地。二、现金支出的去向 二、现金支出的去向 会计和出纳都对单位现金支出业务的真实和合法合规等负有审核责任，并根据特定的经济业务内容作相应的账务处理。单位现金支出的去向一般有： （1）差旅费 （2）因公临时借款 （3）符合现金结算方式的采购 （4）劳务报酬 （5）报销补款 （6）现金存入银行 （7）工资或薪金 （8）出纳短

5、款三、备用金制度 三、备用金制度 备用金是指为了满足企业内部各部门和职工个人经营活动的需要，而暂付给有关部门和职工个人使用的备用现金。备用金的管理制度包括定额备用金制度和非定额备用金制度。 所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金的内部各部门或职工个人，根据其零星开支、零星采购等的实际需要而核定一个现金数额，并保证其经常保持核定的数额。实行定额备用金制度的单位，使用定额备用金的部门或职工个人按核定的定额备用金填写借款单，一次性领出全部定额现金，用后凭发票等有关凭证报销，出纳员将报销金额补充到原定额，从而保证部门或职工个人经常保持核定的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金

6、。 所谓非定额备用金是指单位对不经常使用备用金的内部各部门或职工个人，根据每次业务所需备用金的数额填制借款单，向出纳员预借的现金。备用金使用后，凭发票等原始凭证一次性到财务部门报销，多退少补，一次结清，下次再用时重新办理借款手续。 为了反映和监督备用金的领用和使用情况，在“其他应收款”账户下设置“备用金”明细科目反映。四、现金支出业务处理程序 四、现金支出业务处理程序 （一）主动支付现金的业务处理程序 1.业务处理程序 主动支付，是指出纳部门主动将现金付给收款单位或个人，如发放工资、奖金、薪金、津贴以及福利等现金支出。主动支付现金应按以下程序处理： 根据有关的资料编制付款单，并计算出付款金额。

7、 根据付款金额清点现金(不足部分应从银行提取)，按单位或个人分别装袋。 现金发放时，如果是直接发放给收款人，要当面清点并由收款人签收（签字或盖章）；如果是他人代为收款的，由代收人签收。 根据付款单等资料编制记账凭证。 根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。 2.原始凭证支付证明单的填制 主动支付现金业务所涉及的原始凭证大多数是属于自制凭证，如工资结算汇总表、支付证明单等。这里我们介绍支付证明单的填制。 支付证明单（见表图2-11）主要用于内部之间或与外单位付款业务中因某些原因未能取得对方开来的发票或收据，用此单来证明经济业务的实际发生。支付证明单可以在财会用品店里购买。支付证明单的填制程序（需

8、用钢笔填制）：时间事由或品名数量、单位、单价金额（注意：空行需划斜线注销）合计金额的大小写受款人及地址未能取得单据原因经办、证明人签名主管审批、签名会计审核、签名出纳签名并加盖“现金付讫”或“银行付讫”章 【案例2-6】【案例2-6】 明锐机械厂2009年12月1日发生经济业务：企业决定支付职工陈一生活困难补助款500元。【解析】【解析】 （1）填写支付证明单，领导签字审批。 （2）出纳支付款项给陈一，陈一在支付证明单上签收确认（见图2-11）。 （3）出纳编制记账凭证（见图2-12）。 （4）根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。 （二）被动支付现金的程序 被动支付，是指收款单位或个人持有关

9、凭据到出纳部门领报现金。被动支付现金应按以下程序处理： （1）受理原始凭证，如报销单据、借据、其他单位和个人的收款收据等。 （2）审核原始凭证。 （3）在审核无误的付款凭证上加盖“现金付讫”印章。 （4）支付现金并进行复点，并要求收款人当面点清。 （5）根据原始凭证编制记账凭证。 （6）根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。【案例2-7】【案例2-7】 明锐机械厂2009年12月1日发生经济业务：办公室主任宋丽报销购买办公用品款（发票一张）合计350元。【解析】【解析】 （1）办公室主任宋丽凭单据按企业财务制度在单据后签好业务经手人和证明人，给领导签字审批。 （2）办公室主任宋丽凭领导已签字的

10、单据到出纳处报销，出纳支付款项。 （3）出纳根据单据编制记账凭证（见图2-13）。 （4）根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。 （三）向银行送存现金的业务处理程序 （1）处理程序 各单位必须按照开户银行核定的库存限额保管、使用现金，对当天收入的现金或超过库存限额的现金，应及时送存开户银行。向银行送存现金应按以下程序处理： 整点票币。送款前，出纳员应将送存款清点整理，按币别、币种分开。 款项清点整齐并核对无误后，出纳员填写“现金缴款单”。 向银行提交缴款单和整点好的票币。票币要一次性交清，当面清点，如有差异，应当面复核。 开户银行受理核对后盖章，并将回单交存款单位，表示款项已收妥。 根据“现金

11、缴款单”的回单，编制记账凭证。 根据审核无误的记账凭证登记现金日记账。（2）相关原始凭证的填制 企业将现金送存银行需要填制现金解款单。现金解款单（见图2-14），不同银行在其具体格式会有些区别，但基本内容相同，一般是一式三联。现金解款单需从银行领取。现金解款单的填制（可用圆珠笔填制，但一般用钢笔填制）程序： 时间收款人户名（要填写全称）、账号、开户行缴款人款项来源币种金额的大小写票面的张数【案例2-8】【案例2-8】 明锐机械厂2009年12月1日发生经济业务：出纳员将企业当天的现金收入3 300元送存银行。【解析】【解析】 （1）整点票币，并填写“现金解款单”（见图2-14），连同现金送交银

12、行。 （2）开户银行受理核对后盖章，并将回单交李敏，表示款项已收妥。 （3）根据“现金解款单”的回单，编制记账凭证（见图2-15）。 （4）根据审核无误的记账凭证登记日记账。 出纳员送存现金时应注意以下问题： （1）凡经整理好准备送存银行的现金，在填好“现金解款单”后，一般不宜再行调换票面，如确需调换，应重新复点，同时重新填写“现金解款单”。 （2）交款人最好是现金的整理人，这样可以避免发生差错时责任不明的情况。 （3）送存途中必须注意安全，送存金额较大的款项时，最好用专车，并派人护送。 （4）临柜交款时，交款人必须与银行柜台收款员当面交接清点，做到一次交清，不得边清点边交款。 （5）交款人交

13、款时，如遇到柜台较为拥挤，应按次序等候。在等候过程中，应做到钞票不离手，更不能将钞票置于柜台之上，以防发生意外。第四节 现金的清查与保管第四节 现金的清查与保管一、现金的清查 一、现金的清查 现金是单位最活跃的一项资产，为了保护单位财产物资的安全完整，保证会计核算资料的客观真实性，应该对现金进行日常和不定期的清查审核。所谓日常，就是出纳员对于库存现金必须做到每天的日清日结。所谓不定期，是指事先不规定清查时间，由专人组成清查小组对库存现金所进行的突击财产清查，重点应放在账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪违法行为。 1.日常清查 每天工作结束必须进行对账，如

14、出现差错，首先要看差数的多少及其特点，然后确定查找方法。如当天出纳收付数与记账收付数不符就可以确定现金保管出现差错。如数字不符，而差额数字正好是出纳对账时相关的金额，就要确定查账或查凭证。 （1）查找方法。首先看有无凭证丢失漏记情况，再看是否有大写小写数错误。如发现现金差数既非大写小写数的差错，又不是颠倒的差错，那就要查是否是由于重记、漏记或误记而引起的差错。 （2）查库存现金。必须对所有的票币逐张、逐枚地复点，并加计总数看是否有误。2.不定期清查 现金的清查，主要是采用实地盘点法，即通过清点票数来确定现金的实存数，然后以实存数与现金日记账的账面余额进行核对，以查明盈亏情况。库存现金的盘点应由

15、清查小组会同出纳员共同负责，一般在当天业务结束或开始之前进行，由出纳员亲点现金，清查小组人员和会计主管监看，注意清查时不得以“白条”抵充库存现金，盘点结果要填入“现金盘点报告表”，并由清查人员、会计主管和出纳员签章。“现金清查盘点报告表”兼有盘存单和账存实存对比表的作用，是反映现金实有数和调整账簿记录的重要原始凭证。其一般格式如下： 如果进行现金清查后，发现账面金额和实存金额不相符，即出现了“错款”。如果现金实存多于账上结存款的就叫“长款”；反之，则称“短款”。这些长、短款大都是由于工作差错造成的，故应及时查清原因，正确处理。如属于违反现金管理有关规定的，应及时予以纠正；如属于账实不符的，应查

16、明原因，并将“短款”或“长款”先记入“待处理财产损溢”账户，待查明原因后根据情况分别处理： （1）属于记账差错的应及时予以更正； （2）无法查明原因的长款应计入营业外收入； （3）无法查明原因或由出纳员失职造成的短款通常由出纳员赔偿。 二、现金的保管 二、现金的保管 现金的保管，主要是指是对每日收取的现金和库存现金的保管。现金是流动性最强的资产，可直接使用，因而现金是犯罪分子谋取的最直接的目标。因此，各单位应建立健全现金保管制度，防止由于制度不严、工作疏忽而给犯罪分子以可乘之机，给国家和单位造成损失。其保管主要注意以下几个方面： （1）要有专人保管库存现金 现金保管的责任人是出纳人员及其他所属单位的兼职出纳人员。出纳人员应选聘诚实可靠、工作责任心强、业务熟练的人员担任。出纳人员应当保持相对稳定，以提高他们的业务熟练程度。 （2）送取现金要有安全措施 （3）库存现金，包括纸币和铸币，应实行分类保管 各单位的出纳人员对库存票币应分别按照纸币的票面金额和铸币的币面金额，以及整数(即大数)和零数(即小数)分