级秘书文书写作

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1、办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。,文书的概念,文书的撰拟,文书是国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施行政措施、指导、商洽工作，汇报情况，交流经验的重要工具。,文书和公文是既有区别又有联系的两个概念。文书包括通用文书（公务文书）、事务性文书和专用文书三大类。在我国日常工作中还有“文件”这个概念。广义的文件指一切可用作依据或参考的书面材料。狭义的文件指行政公文，是行政机

2、关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。,。,文书的种类,通用文书是指在行政机关和企、事业单位中普遍使用的、国家实行统一管理的文书即公务文书。根据国务院2000年8月24日发布的国家行政机关公文处理办法规定，我国行政机关现行公文有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要,专用文书是指在一定工作部门或一定业务范围内使用的文书。如外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书；经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告；另外还有军事专用文书、科技专用文书等。,常用事务文书是指机关、

3、企事业单位和团体在日常工作和事务处理中，常使用的形式较为灵活的文书。如计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等等。有些情况下这些文书即可为公用也可为私用。机关事务文书多在内部使用，必要时也可上报或下发。这种情况下多和公文联用。,一、公文中各要素标识规则,根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的国家行政机关公文格式规定，组成公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。,1、眉首,公文眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人和红色反线等要素。,（1）公文份数序号。（选择项目） 定义：公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

4、 位置：使用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行。 一份公文一个号，过去曾规定用七位阿拉伯数字标注。现在规定根据公文的份数来决定用阿拉伯数字，但至少不低于两位数。,（2）秘密等级和保密期限 （选择项目）定义：秘密等级是指划分公文保密的级别。位置：顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空一字。如“机 密”；如 果需要同时标识秘密等级和保密期限，其位置相同，写为“机密一 年”。目前分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。,（3）紧急程度 （选择项目）定义：紧急程度是指对文件送达和承办的时限要求。位置：顶格标识在版心右上角第2行，秘密等级下。两字之间空1字，如“急 件”。目前分为“特急”、“急件”两类,

5、（4）发文机关标识（公文版头） （规定项目） 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。凡是联合行文的机关，不管机关的多少，首页必须出现正文。,（5）发文字号 （规定项目）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。位置：一是平行文、下行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居中排布；另一是上行文的发文字号位于发文机关标识下空2行，居左空1字。当联合行文时，发文字号只写主办机关的字号。,（6）签发人 （规定项目）定义：签发人是指最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。限用于上行文。位置：平行排列于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居右空一字。其后标全角冒号。,思考：什么人

6、在机关中可以签发文件？A 签发文件的人应是此机关的第一负责人；B 若第一负责人不在，由管理相关业务的副职领导签发。C 假如第一领导不在，管理相关的副职也不在，由秘书长、办公厅主任来签发。（7）红色反线红色反线标识在发文字号之下的4mm，其长度与版心等宽。,2、主体,公文主体部分包括公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等要素。 （1）公文标题 （规定项目） 位置：位于红色反线下空2行。 完整的标题由发文机关+事由+文种组成。 如：国务院关于抗旱保丰收的通知。,文件标题的排列一般有四种： A 一行排完 B 宝塔式 中共中央 关于开展三讲教育的通知C倒宝塔式 中共中央国务院中央军委

7、通 知,D 菱形式 中共中央 关于贯彻三个代表的 通 知,（2）主送机关 （选择项目）定义：主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。位置：主送机关在标题下空1行左侧顶格书写。末端标全角冒号。注意：不能写给个人，必须是机关团体。 当主送机关太多，首页无法出现正文时，将其移至抄送机关后。 （3）正文 （规定项目）位于主送机关下1行，每自然段左空2字，回行顶格。正文中数字和年份使用阿拉伯数字。,（4）附件 （选择项目）定义：附件是指附属于公文正件的有关文件或材料。位置：在正文下空1行，左空2字。其后标全角冒号，附件名称后不加标点符号,（5）成文日期 （规定项目）请思考：下列哪种写

8、法是正确的？二二年二月二日二00二年二月二日2002年2月2日二零零二年二月二日贰零零贰年贰月贰日成文日期用汉字标全年、月、日；“零”写作“”。,思考：怎样确定成文日期？A 机关领导人或秘书长、办公厅（室）主任签发的，以签发日期为准。B 联合行文时，以最后一个机关签字日期为准。C 须经会议讨论通过的，以通过日期为准。D 须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。,（6）印章 （规定项目）印章是公文的生效标识。 单一机关制发的公文将印章盖在成文日期上，成文日期右空4字。 两个机关联合行文，将成文日期拉开，左右各空7字，将印章盖在成文日期上。 3个以上机关联合行文时，先署机关名称，再分别将章盖

9、在各自的署名上。每派最多排3个印章。在最后一排印章之下右空2字标识成文日期。,（7）附注 （选择项目） 定义：对公文的发文范围、使用注意事项加以说明，而不是对公文内容进行解释或注释。 位置：居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 如：此件发至省军级 此件发至县团级 口头传达到群众 此件可以登报、广播,3、版记,公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。 （1）主题词 （规定项目） 定义：用来标识、概括公文内容、类别的一组词。 如：农业 水土保持 通知 经济管理 企业 破产 通知 行政机关 公文 办法 位置：居左顶格标识，后标全角冒号。其后词目之间空1字，不加标

10、点。 主题词在35个词之间，最后一个词为文种,（2）抄送机关 （选择项目） 定义：抄送机关是指除主送机关之外还需要执行或知晓公文内容的其他机关。 位置：位于主题词下1行，左空1字，后标全角冒号。其后抄送机关之间采用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。 当首页主送机关太多无法出现正文时，将主送机关移至主题词和抄送机关之间。,（3）印发机关（选择项目） 思考：什么是文件的印发机关？ 印发机关一般是指发文机关的办公厅（室），而非印刷厂。如果一个机关没有办公厅（室），就直接写发文机关的名称。位置：印发机关左空1字，不出现印发机关四字。,（4）印发日期（ 选择项目）是指公文

11、的付印日期。一般写为X年X月X日印发位置：与印发机关同行，居右空1字。用阿拉伯数字标识。,第一节 文书拟写,一、批转转发性通知（1）批转转发性通知的概念 批转转发性通知指用于公布文件的通知。批转转发性通知是复合体公文，所谓复合，一是指通知本身，另一指被转发、印发的文件。,（2）批转转发性通知的类型 A、批转通知。批转通知是批转下级机关公文的通知。重点在批 B、转发通知转发通知是转发上级机关、平行机关、不相隶属机关公文的通知。重点在转 C、印发通知印发通知是印发本机关或本机关与其他机关联合制定的公文的通知。重点在公布,（3）批转转发性通知的基本格式 批转转发性通知的结构是：标题+主送机关+正文+

12、落款+成文日期+转发文件原文1、标题,不完全标题,（2）印发通知发文机关+事由+文种,完全标题,（1）转发（或批转）通知转发机关+原发文机关+事由+文种,（1）转发（或批转）通知转发机关+事由+文种,（2）印发通知事由+文种,批转通知,诚信公司批转诚信公司第一分公司 关于安全质量检查方案的通知 各分公司、中心、部： 公司同意第一分公司提出的安全质量检查方案,现发给你们，请认真贯彻执行。 诚信公司 二00六年七月三十日,转发通知,国务院办公厅转发科技部等部门 关于推进县（市）科技进步意见的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构： 科技部、中央编办、财政部、人事部关于推进县（

13、市）科技进步的意见已经国务院同意。现转发给你们。请结合本地区、本部门实际认真贯彻 执行。 国务院办公厅 二00六年四月二十七日,印发通知,天伦公司关于 印发天伦公司发展规划的通知 各分公司、中心、部： 为了有计划地推动我公司的业务发展，规范各分公司进入市场的行为，根据市商委关于印发中关村科技园区海淀园商业发展规划（20012010）的通知 精神，我公司制定了天伦公司发展规划，已报请市商委同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。各单位在执行中有何情况和问题，请及时向公司反映。 天伦公司 二00二年三月八日,2、主送机关3、 正文4、 发文机关（落款）5、 成文日期6、 转（印）文件原文,转（印）发语,执行意义（选）,执行要求（选）,（4）发文通知注意事项 1、所有的批转转发性通知均有附带文件。 2、批转转发性通知的附带文件，尽管位于正件后的附件位置，但它们仍属于“正件”，而不是“附件”，因此在正文下不必标注“附件”及“附件名称”。 3、标题中除了法律法规、规章制度、条例办法等使用书名号之外，一般不用标点符号。,