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1、*公司公司关于下发关于下发档案管理制度档案管理制度的通知的通知各部、室、分厂、分公司、办事处：为进一步规范公司档案管理工作，搞好档案建设，便于档案的保管和使用，为此对档案管理制度进行下发。公司要求各部门指定专人与公司档案管理室接口，负责档案材料的收集、转递、送交、协助补充和修缮等工作。特此通知。附：档案管理制度档档 案案 管管 理理 制制 度度第一章第一章 总则总则第一条 为规范公司档案管理工作，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，特制定本制度。第二条 档案管理需对档案材料开展鉴别、分类、排序、编目、加工、入库工作。第二章第二章 档案管理要求档案管理要求第三条 档案材料提供部门应保证档案材料的
2、价值性、真实性、完整性、合规性。第四条 档案管理人员须熟悉整个公司文稿的批转流程，掌握档案管理的基本方法和技能。第五条 档案管理人员须对档案材料做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、存放整齐、方便查阅。第三章第三章 档案分鉴档案分鉴第六条 价值性鉴别。档案材料存档前，档案管理员应判定材料的存档价值，当不能判断时，应向材料提供部门领导取得确认结果，如材料涉及两方或两方以上部门，应向涉及材料的几方部门领导取得确认结果。第八条 真实性鉴别。档案材料存档原则上一律为材料原件，材料内容均应包含材料经手人的手写签名。必要时，档案材料的真实性由材料提供人与其部门直属领导共同判定。第九条 完整性鉴别。档
3、案材料要依据材料性质保证其完整存档，档案管理人员除对现有材料的完整程度判定，对不确定完整性的材料要及时与材料提供人（部门）取得联系，对头尾不清、来源和时间不明的材料，查清注明后再归档。对不明确材料不能归档。第十条 合规性鉴别。档案管理人员须对档案材料是否符合公司管理规定的审批流程做出判定。第四章第四章 档案分类档案分类第十一条 目前公司档案为合同类档案。合同类档案分类见附表一。第十二条 档案材料一级科目为系统代码，如销售为 XS。第十三条 档案材料一级科目下的二级科目划分具体的材料类别，取具体材料的两位声母拼音，如合同类为 HT。第十四条 档案材料二级科目下的三级科目为部门代码，取公司各部门的
4、两位声母拼音，如市场为SC。第十五条 归档文件按照重要程度分为三级标准：一般性文件（以下简称一级文件） 、重要性文件（以下简称二级文件） 、机要性文件（以下简称三级文件） 。第十六条 一级文件：作为一般性文件留存、备查，可公开，不具备保密性；二级文件：作为比较重要型文件留存，具备一定程度的保密性，可针对性、局部性公开；三级文件：作为重要型文件留存，具备高度保密性（对内或对外） ，只可在公司领导指定范围内可公开。第五章第五章 档案排序档案排序第十七条 档案材料排序遵循三级科目加时间、序号的排列原则。 第十八条 档案排序必须包含本制度中规定的三级科目代码，三级科目以下的档案排序工作根据材料内容的内
5、在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，每份材料右上角编类别顺序号，右下角编写页数。第十九条 档案编码与排序一经确定，严禁随意更改。第二十条 每盒档案必须有详细的档案目录 （参照附表二） 。目录是查阅档案内容的索引，具体要求：（一） 按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项填写目录顺序编号；（二） 无题目材料应拟定名称，材料题目过长可适当简化，题目与材料内容不符应另立新题并且在目录加以注明；（三） 材料形成时间一般采用材料落款标明的最后时间，对未标明时间的材料应追溯其材料形成时间；（四） 材料份数以每份完整的材料为一份（包括附件） ；材料页数计算以每面为一页；（五） 档案材料目录用
6、黑色碳素笔书写，目录内容认真核查；（六） 目录书写须留出适当空格，供补充档案材料时使用。第六章第六章 档案修正档案修正第二十一条 档案材料若因时间长而发生褪色、字迹不清现象，应及时修缮，可以采用复印、打印、抄写等方法，注明复制单位和日期。第二十二条 归档材料原则采用 A4 纸张大小，如遇纸张不规则、破损等情况，应采取措施：不损伤材料内容的前提下适当裁剪、折叠、翻印，使文本规范保存,同时保存电子文档。第七章第七章 档案入存档案入存第二十三条 档案材料入库前须将材料整理整齐、平坦；材料排列顺序与目录相符，入库前反复核查，保证无误。对归档后补充文件材料应及时整理、编目，补充少量可入有关档案内，材料多
7、时应单独组卷编目。第八章第八章 档案管理注意档案管理注意第二十四条 避免资源浪费。档案管理为避免过多占用人力、时间、空间等资源，应尽量做到安全统一管理，档案减少重复性存储。第二十五条 档案证明有效。归档材料均应保证有经办人的有效签字（手写文字、签字等，一律使用蓝、黑钢笔、签字笔） 、印章等可查询有效性信息。第二十六条 档案材料要具备落款单位（人） 、日期，不具备以上要素须由材料出具部门提供完整后，方可归档。第二十七条 档案材料安全。避免涂改（涂改位置应有相关负责人签字） 、杜绝抽取使用、严禁伪造。归档材料一般归档一份（原件） ，重要和经常使用的可酌加副本。档案室应注意防火、防盗、防潮、防尘、防
8、虫等。第二十八条 档案材料销毁。档案员定期整理到期文件明细，根据保管期限，由公司领导和相关人员组成鉴定小组，对以满期的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，鉴别失效档案，编制销毁台帐，台帐永久保存；办理销毁手续，部门级档案由总经理批准销毁、公司级档案由董事长批准销毁；销毁时要有二人以上监销，并于销毁台帐上签字。档案材料销毁年限参照附表一。第二十九条 档案材料借阅。详见附件二档案借阅利用制度 。第三十条 档案管理系统。各部门指定专人与公司档案管理室接口，负责档案材料的收集、转递、送交、协助补充和修缮工作。第三十二条 本制度根据管理的实际需求而逐步完善条款、增减内容，执行部门根据最新下发文件执行。第三十三条 本制度由行政人事部制定并负责解释。
