word excel高级应用

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1、第第 1 章章 Word 高级应用高级应用通过 Word 软件完成长文档制作与实现“邮件合并”是在通常计算机基础课程学习中 没有详细介绍的 Word 高级应用技术。但这两个技术对大家提高文字处理工作效率有极大 的帮助。在此，作者将通过两个章节把该技术以及相关知识完整地呈现给大家。1.1 Word 长文档制作长文档制作在日常使用 Word 办公的过程中，我们常常需要制作长文档。比如营销报告、毕业论 文、宣传手册、活动计划等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也 较多，如果不使用正确高效的方法，那么整个工作过程可能是费时费力，而且质量还不尽 如人意。 本部分课程将介绍如何省时省力地

2、制作长文档。 为了便于大家的学习和掌握，我们把实际中制作长文档的大任务划分为了几个小任务， 这些小任务包括：1、制作长文档的纲目结构；2、为长文档设置多级标题编号；3、在文档 中让插图自动编号及交叉引用题注；4、为长文档编制目录和索引。下面我们通过 4 个实例 的制作，完成这里提出的 4 个小任务。实例实例 1制作长文档的纲目结构制作长文档的纲目结构在进入具体制作之前，我们先来讨论一下长文档制作的文档制作模式。经过实践证明， 一个不错的做法是：先建立好文档的纲目结构，然后再进行具体内容的填充。也许你一直 就是使用这个正确的办法，但是也许你习惯想到那里写到那里。如果你属于的第二种情况， 那么为了

3、效率和文档质量的提高，请尝试改变一下工作方式。当你发现先建立好合理的文 档框架，不仅有利于指导自己快速地完成实际内容的写作，而且也方便了阅读者的理解时， 我相信你会接受这个合理的文档制作模式。下面我们将通过制作一份名为“大学计算机基 础”的文档，学习在大纲视图中建立文档纲目结构的基本方法。 步骤 1 启动 Word2003，新建一个空白文档，然后单击 Word 窗口左下方的“大纲视图” 按钮，如图 1-1 所示，切换到大纲视图。 图 1-1“大纲视图”按钮步骤 2 切换到大纲视图后，可以看到窗口上方出现了“大纲”工具栏，如图 1-2 所示， 该工具栏适合专门为我们建立和调整文档纲目结构设计的，

4、大家在后面的使用中将体会到 非常的方便。图 1-2“大纲”工具栏步骤 3 接下来我们先把一级标题输入，可以看到输入的标题段落被 Word 自动赋予“标 题 1”样式，如图 1-3 所示。图 1-3“标题 1”样式效果步骤 4 接下来我们把文档的二级标题输入，将插入点定位于“参加对象”段落末尾，按 下回车后得到新的一段，如果直接输入你会发现 Word 仍然把它当成一级标题，把它变为 一级标题的方法有：1、按键盘上的“Tab”键；2、单击“大纲”工具栏的“降级”按钮，如图 1- 4 所示。执行其中任何一个操作后可以看到段落控制符（就是段落前面的小矩形）向右移 动一格，表示该标题段落降了一级。 图

5、1-4“大纲”工具栏的“降级”按钮步骤 5 在实际工作中，你也许有更多的标题等级，下级标题的处理以此类推，Word 内置了“标题 1”到“标题 9”9 个标题样式，可以处理大纲中出现的一级标题到九级标题。 步骤 6 当你把所有的二级标题输入完成后，可以发现凡是含有下属标题的一级标题段 落前面的段落控制符有原来的小矩形变成十字形，如图所示。 图 1-5步骤 7 段落控制符为我们在需要进行相关段落操作时提供了方便。现在用鼠标指针单 击一下“计算机系统基础”前面的段落控制符，可以发现该段落以及它的下属段落被选中； 再双击“计算机系统基础”前面的段落控制符，可以看到它的下属段落被折叠，如图 1-6 所

6、 示。 图 1-6段落控制符步骤 8 前面提到的“折叠”的一个用途为，将所有含有下属标题的一级标题段落折叠， 我们更容易观看整个文档的一级标题纲要。更方便的方法是使用“大纲”工具栏上的“显 示级别”命令，比如我们想看看文档的一级标题，则单击“显示级别”下拉按钮，在弹出 的列表中选择“显示级别 1”即可，如图 1-7 所示。图 1-7“显示级别”下拉按钮步骤 9 在上面的案例文件中，假设我们想把“信息表示”及其下属段落移动到“计算 机系统基础”段落之前。为了让“信息表示”及其下属段落能够被整体移动，于是先双击 一下它前面的段落控制符，把它折叠起来。同时，也把“计算机系统基础”段落折叠，如 图 1

7、-8 所示。 步骤 10 把它们都折叠好后，单击“大纲”工具栏的“上移”按钮，如图所示，即可完成移 动，如图所示 1-9。 图 1-8段落折叠效果图 1-9段落移动后效果到这里为此，我们初步学习了在大纲视图中建立和调整文档纲目框架的基本方法。当 文档的纲目框架建立和修改好后，我们就可以切换到普通或页面视图进行具体内容的填写 工作。实例实例 2 建立多级标题编号建立多级标题编号 对于长文档来说，用 Word 提供的多级标题编号功能来完成任务就更为必要，因为这 比手动编号效率高出不少。假设我们的多级标题编号的目标效果，如图 1-10 所示。图 1-10 多级标题编号的目标效果多级标题编号制作方法如

8、下： 步骤 1 在任务 1 创建的案例文档中，选择菜单“格式项目符号和编号”命令，打开 “项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡，选中第二行第二种编号方案然后单击 “自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框。 步骤 2 选中“级别”列表框内的“1”，然后选择编号样式为“一、二、三”，在编号格式框内“一”字符之前输入“第”，之后输入“章 ” ，如图 1-11 所示。上面的设置表示文档中一级 标题段落按“第 X 章 ”格式编号。 图 1-11 “自定义多级符号列表”对话框步骤 3 接着选中级别列表框内的“2”，按下图设置文档中二级标题段落的标号格式， 如图所示。在设置二级标题段落的标

9、号格式时要注意设置步骤：首先选择前一级别编号， 然后输入分隔符“.”，再选择当前级别编号样式。完成上述步骤后在“编号格式”框中可 能显示的是“一.1 ”这样的编号格式，如果要把该二级标题段落的标号格式设置成正规的“1.1 ”编号格式，则需要按下“高级”按钮，使“自定义多级符号列表”窗口变成如图 1-12 所示的窗口界面，然后在“正规形式编号”复选框前打上钩即可。 图 1-12 按下“高级”按钮后的“自定义多级符号列表”对话框步骤 4 设置完成后单击“确定”按钮，返回文档编辑窗口，可以看到文档已经根据我们 的自定义格式对标题进行编号，实际外观效果和前面的目标外观效果是一致的。 步骤 5 编号完成

10、后，就可以切换到“页面视图”，进行文档正文内容的填充工作了。 通过这个编号练习，相信大家能够体会到使用 Word 的编号功能的高效和快捷。由于 自定义的操作也比较方便，因此我们可以轻松地制作符合自己个性的编号外观，从而高效 地完成工作。值得一提的是，当制作的长文档是页数过百的产品手册、文化出版物等时， 就更能体会 Word 编号功能的高效率了。 实例实例 3 插图的编号和交叉引用题注插图的编号和交叉引用题注 为了让文档更具表达力，我们可能需要插入很多图片。插入图片之后，随之而来的工 作就是为插图编号，用 Word 的术语讲，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立 的带有编号的说明段落，即称

11、为“题注”。你在本文中看到的每幅图片下方的“图 1、图 2”等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。 为插图编号后，还要在正文中设置引用说明。引用说明文字和图片是相互对应的，我 们称这一引用关系为“交叉引用”。 明白概念以后，下面我们将学习如何让 Word 自动为插图编号，以及使用 Word 的“交 叉引用”功能，在文档正文中为插图设置引用的说明文字，即“交叉引用题注”。 在进行具体的练习之前，请大家准备一篇长文档，以及数幅图片，然后跟随下面的操 作步骤一同练习，这样可以获得较好的学习效果。 步骤 1 在 Word2003 中打开你准备的长文档，插入点定位于第一张图片的插入位置， 选择菜单

12、“插入图片来自文件”命令，找到图片的存放位置，把第 1 张图片插入文档。 步骤 2 选中这张图片，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“题注”命令，打开“题 注”对话框。假设我们需要的编号格式为“图 1、图 2”等，于是单击“新建标签”按钮，在弹 出的“新建标签”对话框中输入“图”，注意不要输入任何数字，实际编号的数字 Word 会自动 处理的。输入完成后单击“确定”返回“题注”对话框，如图 1-13 所示。图 1-13 “新建标签”对话框步骤 3 由于我们希望每次插入图片后 Word 能够自动为插图编号，所以单击“自动插入 题注”按钮，在打开的对话框中进行设置。 步骤 4 打开“自动插入题注”

13、对话框，在插入时添加题注列表框中勾选“Microsoft Word 图片”复选框，然后选择使用标签为“图”，默认的编号输入为“1、2、3”，如果你要更改编 号数字，可以单击“编号”按钮，在弹出的对话框中进行设置。设置完成，单击“确定”后返 回 Word 编辑窗口。以后插入图片时，Word 就会自动为它们添加编号了，如图 1-14 所示。 同样的，如果文档中的表格、公式需要自动编号，这里勾选中对应复选框即可。 图 1-14 “自动插入题注”对话框步骤 5 为了便于测试，先把插入的第 1 张图片删去，然后再把它插入进来，可以看到 Word 自动在它下方添加了题注“图 1”。 步骤 6 接下来把光标

14、定位到第 2 张图片的插入位置，插入第 2 张图片，也可以看到 Word 自动在它下方添加了题注“图 2”。 步骤 7 把准备好的其余图片都插入文档中，下面我们将使用 Word“交叉引用”功能为插图设置引用说明。 步骤 8 将光标定位于正文中需要添加插图 1 引用说明的位置，选择菜单命令“插入 引用交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型下拉”列表内选择“图”， 在“引用内容”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”列表框 内选中“图 1”，单击“确定”后，如图所示，就设置好了“图 1-15”的引用说明，如图所示。图 1-15 “交叉引用”对话框步骤 9 这时“交

15、叉引用”对话框并没关闭，我们可以把插入点定位于需要添加图 2 的 引用说明的位置，然后选中“引用哪一个题注”列表框内的“图 2”，单击“插入”按钮 即可为图 2 添加引用说明。用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明。 步骤 10 文档中所有插图的引用说明添加完成后，我们来测试一下使用 Word“交叉引 用”功能的好处。先故意删除文档中间的某幅图片，包括它的题注以及引用说明。如果我 们先前是用常规方法手动为插图输入题注和引用说明，那么现在被删除的这幅图片后面的 所有插图的题注和引用说明的编号就都不对了，需要重新手动修改。不过由于前面我们是 使用的是 Word 自动添加题注以及“交叉引用”功能

16、为插图添加的引用说明，所以现在就 只需把文档内容全部选中，按下键盘“F9”，Word 就可以自动更新域，让后面的题注和 引用说明中的序号自动更新为正确状态。 如果你对 Word“域”概念比较了解，那么可以很自然地理解 Word 这个聪明的功能。 如果你是域的初学者，你可以把 Word 的“域”理解为一种变量，它会聪明地根据实际情 况的改变而变化。域是 Word 的精髓之一，它有着广泛的应用，比如后面将介绍的目录、 索引等，它们的本质都是域。实例实例 4 制作目录和索引制作目录和索引通常，长文档的正文内容完成之后，我们还需要制作目录和索引。 所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用 在于，方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目 结构。 所谓“索引”，就是以关键词为检索对象的列表，它通常位于文章封底页之前。索引 的作用在于，阅读者可以根据相应的关键词，比如人名、地名、概念、术语等，快速定位 到正文的相关位置，获得这些关键词的更详细的信息。在我们使用过的中学数理化课本