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1、 省级代表及大区经理财务工作手册(试行) 2004.01.30 修订为了加强公司财务管理,规范各地财务行为,根据公司具体情况,特制订 本工作手册。 一、 驻外代表财务工作职责: 1 接受总公司委托负责各地的财务管理,作为公司利益在各地代理人; 2 以不断提高公司经济效益为目标; 3 严格执行财务制度,认真做好各项会计帐目,对当地货币资金安全负责; 4 执行费用预申报制度,认真审核费用的合理性,控制成本,增收节支; 5 认真管理固定资产,定期检查实物并与帐目核对,保证帐实相符;对日常损坏的要 及时修理,重大损失要及时报总公司处理; 6 廉洁奉公、不谋私利,保护公司财产,为公司管理献计献策。 二、
2、 帐簿设置: 1 现金日记帐。格式内容如下:日期、摘要、借方金额、贷方金额、余额。借方登 记 现金增加额,如收到总部汇入的费用预算款、收到的存款利 息;贷方登记现金减少额; 借方余额为库存现金数。各地代表在当地开立农 业银行金穗卡并在总部备案,用来接收总部汇入的费用预算款,专卡专用,不得公 私混用 2 固定资产台帐。格式如下:购买日期、品名、规格、数量、单价、合计、备注。 3 押金台帐。记录支付的各项押金,如:租房押金、电话押金、饮用水水桶押金等。格式内容:日期、摘要、收款单位名称、金额、备注。 4 有条件的地区可根据核算需要设置其他辅助帐,如费用明细帐、收入帐等。 5 各项帐簿的登记应及时准
3、确,做到日清月结,帐实相符。 6 帐簿的登记及报销单据的填写应使用签字笔或钢笔。 三、 各地费用: 1 广告宣传费广告宣传费包括在媒体发布的广告、软性宣传文章、群发费等。广告宣传费原 则上由公司总部直接汇入广告公司,各地将广告费发票和收集齐的报样一起寄回。 公司将广告费计入各地费用。由各地负责收集的广告报样必须完整,要有发行日期 及媒体名称。 2 测试卡业务测试用电话卡、充值卡须注明用途及经手人。 3 办公费 包括购买办公用品、打字复印、印名片、购饮用水等。购买的办公用品必须列出物品清单,注明物品名称、数量、单价,尽量做到少花钱多办事,提倡节约;饮 用水若为月结,须注明费用所属期间。 4 通讯
4、费包括座机电话费、IP 卡费、手机电话费、传真费、宽带使用费。长途电话应使 用 IP,通话尽量简明扼要。座机电话费、IP 卡费、宽带使用费要注明费用所属期 间,若有多部电话,要注明电话号码。 首席代表的手机通讯费暂按最高 300 元/月标准执行,每月凭话费发票报销, 300 元以内实报,300 元以上按 300 元报销;大区经理的手机通讯费暂按最高 400 元/月标准执行,每月凭话费发票报销,400 元以内实报,400 元以上按 400 元报销 (市场部抽查电话不合格的,当月电话费不予报销。具体规定详见市场部文件) 。 5 市内交通费 包括首席代表及当地其他人员的交通费。 交通费发票必须注明日
5、期、起止地点、 事由。交通费发票月末应汇总写一张说明,分别注明发票金额、实报金额。 各地交通费月报销额度暂按如下标准执行: 一级城市(北京、上海、广州、重庆、江苏、浙江、湖北) ,300 元以内实 报;超过部分,200 元以内报 70%。 二级城市,200 元以内实报;超过部分,200 元以内报 70% 。 同时设代表和副代表的地区,市内交通费报销按一级城市交通费报销标准执行。市场人员超过两人的,每增加一人,交通费实报金额增加 50 元。 特别说明:总部审核报销月交通费,以发票为准!填写费用支出结算表中 “交通费”时,备注栏填实际发生额,申请报销额栏填应报销金额。 6 差旅费出差人员应于出行前
6、做好周密准备工作,并于出行后注意提高工作效率。出差 人员的住宿费标准为不超过 150 元/天,大区经理出差的住宿费标准为不超过 200 元/ 天,凭发票报销。报销的每一次差旅费应列出明细,包括:出差地点、出差人 员、起止时间、往返车票费(出差地点市内交通费发票须写明日期、起止地点、事 由) 、住宿费、出差补助等。如车票上未印刷起止地点及乘车日期的,请在车票上 注明实际起止地点及日期。在出差地发生的业务招待餐费、礼品费不在差旅费项下 核算,应计入公关业务招待费。出差补助 40 元/天,天数=回程车票日期启程车 票日期+1。出差乘坐交通工具的标准: 从出发地点至出差目的地(或从出差地返回)乘坐特快
7、火车(最快的火 车) 需 24 小时以上才能到达的,可乘坐飞机; 需 8 小时以上到达的,可乘坐火车硬卧; 其他出差,应乘坐火车硬座或长途汽车。 特别说明: 如有特殊原因需超标准乘坐交通工具的( 包括折扣机票与同程火车票价相 差不多的情况) ,要提前上报总部,得到总部批准后方可执行。月末报销差旅费需详细填写差旅费报销明细表 。 7 公关业务招待费(含礼品费)各地区业务招待费包括招待餐费、礼品费。礼品必须列明具体物品名称。招待费、礼品向所属大区经理提出申请,申请内容包括:时间、费用所属项目、招待单 位、所属部门、招待人员(多人须列明) 、洽谈事宜、预计费用,大区经理初审后 报总部市场部复审;月末
8、,申请报销的每一笔招待费和礼品费(含出差期间在出差 地发生的招待费、礼品费)无论金额大小,必须按以下内容列出明细:时间、费 用所属项目、招待单位、所属部门、招待人员(若宴请多人,须分别列明) 、洽 谈事宜、金额,总部审核无误后方能按规定给予报销。公关招待费实际报销时,必 须填写公关招待费月实际支出明细表 。各地公关招待费、广告费、市场活动预算和日常费用预算以及测试费和退费 预算请直接报到相关大区经理处,由大区经理初审后直接报到总部市场部(公关招 待费、广告费、市场活动预算) 、财务部(日常费用预算) 、客服部(测试费、测试 手机、退费预算)审批。 8 运费、EMS 费包括邮寄费、速递费、运费、
9、提货费。 9 房租房租必须注明所属期间,即某年某日至某年某日。支付房租时必须由房主亲笔 签收,开具发票、收据或写收条;收条请用钢笔或签字笔书写。各地签订的租房协 议原件必须交总部财务部存档。 10 水电、物业杂费包括水电费、卫生费、物业管理费等。购买的饮用纯水在办公费用中填列,不 在此核算。 11 退信息费记录退还多收客户的信息费。退还信息费要列清手机号码,退信息费所发生 的邮局或银行汇款手续费应在财务费中核算。 12 财务费包括汇款发生的手续费及存款利息。发生的存款利息以“”数添列,用以 冲减各地费用及增加对总部的应付款。 13 其他用来登记以上项目以外的支出(如市场推广活动支出等) 。请在
10、备注栏列明具 体支出名称。 四、 固定资产、低值易耗品的请购及管理 1. 固定资产、低值易耗品请购 各地因业务需要,申请添置购买固定资产和低值易耗品(包括办公设备、通 讯测试用手机、家具等等) ,必须要先向总部以书面形式或邮件形式上报;说明购 买原因,并写明欲购物品名称、品牌型号、详细配置及单价;总部批准后,方可 在批准的价格范围内购买。对于未经审批而自行购买的固定资产、低耗品将不予 报销。2. 固定资产、低值易耗品管理 设立固定资产及低值易耗品台帐,用于记录固定资产和低耗品增减(固定资 产调拨、买卖、报废等) 。固定资产和低耗品的申请、报废、退还须经总部批准 后方可办理。首席代表须对固定资产
11、、低耗品定期检查,确保完好,做到帐实相 符。对日常损坏的要及时修理,重大损失须上报总部。 五、 活动奖品及奖金 指各地与移动、联通及媒体等合作活动所发生的奖品、奖金支出。请在费 用支出结算表和费用支出预算表 “18) ”项中的备注栏列明活动名称。 购买奖品取得的发票上必须写明物品的具体名称、型号、数量、单价,不能 笼统写成“礼品” 。 六、 报销规定 1 各项费用的报销必须以实际发生的原始单据为依据;固定资产要写明品名、规 格型号等; 2 费用支出发生后要及时办理报销手续,且经手人要在相关单据上签字; 3 大区经理及省级主管要严格依据有关制度、规定对经手人报销的单据进行审核, 无误后在单据上签
12、字确认; 4 经手人应凭正式发票(特别注意!凡是发票上指明盖章有效的,必须加盖收款 单位印章)办理报销手续;各地付房租不能取得正式发票的,须提供由房主亲 笔签收房租的单据,房租收据台头请写“北京迪信通电子通信技术有限公司” 且单据上要注明所付费用起止时间。 5 所有取得的发票,台头不允许出现“北京迪信通投资公司”字样! 6 每月 29 日,各地必须按时将分类整理好的票据以及费用支出月报表、下月费 用预算申请表等各类表格 EMS(或以其他最快捷方式)寄往相关大区经理处。大 区经理对所辖省份各项支出情况的真实性合理性、金额计算的准确性等进行初 审,并在相关预算结算表签署意见和签名后尽快将票据寄回总
13、部财务部。 7 财务部将对票据进行复审,并以审核后的金额冲减大区经理或省级主管前借款, 借款与实际支出的余额,会在下一次汇预算款时减除。财务部汇款后,在公司 论坛上以短消息形式通知相关人员。请各主管和大区经理关注论坛短消息,及 时查收款项。 8 无故欠款超过 3000 元者,总部将不允许该地区继续借款,直到票据寄回。 七、 粘贴原始发票要求 1. 申请报销的各项费用、支出的发票请按不同的费用项目分别整理,如办公费、 交通费、通讯费等等。 2. 粘贴:请各地对分类整理后的票据按类别进行粘贴。粘贴发票的纸张规格为: 长不超过 21CM;宽不超过 12CM。粘贴原则为粘贴后能看到发票票面的台头、 金
14、额、开票日期、内容等有关信息,票据请依次排列粘贴。 3. 发票台头为北京迪信通的请单独粘贴。 八、 各地费用、支出预算月申请表填列说明1 “所属月份”指本次申请的预算将用于几月份的支出;2 “上月末资金余额”指“所属月份”的前一个月末止总部已拨付当地费用预算额 减各地实际费用支出后的差额;例如:申请 4 月份的预算, “上月末资金余额” 应填写 3 月底的余额;3日常费用项目的预算“申请金额” ,由各地根据具体经营情况和公司有关规定填 列;其中, “房租”若有申请,须在备注中说明申请的是几月几日到几月几日 的租金;“通讯费”也要在备注中说明电话号码、所属期间;4 “固定资产”应列明具体名称;
15、5备用金”除上述各项目外,为解决应急之需,由各地根据以往业务活动中可能 发生的支出情况填列;用备用金支付款项之前须报请总部批准;6 .如总部实际审批金额与各地预算申请金额不一致时,由总公司财务部通知驻外首 席代表,以便控制当月支出; 7. 此申请表应于每月 29 日寄给相关大区经理,以便及时审批。 九、 各地费用、支出月结算表填列说明1 “所属月份”指本次报销费用的所属月份,与各地费用、支出预算月申请表 中的“所属月份”不同;2 “上月末资金余额”应为“所属月份”之前一个月末的余额;例如:结算 3 月份 的费用, “上月末资金余额”应填写 2 月底的余额;3 “本月收到预算额”指在“所属月份”
16、收到的总部 汇入预算合计数;4 “实批预算额”各明细项目各地按总部审批金额填列;5 “申请报销额”按各地实际发生情况填列;注意:交通费、手机电话 费及差旅 费中的住宿费应按照公司有关规定来申请报销的金额:例如:某二类地区本月 实际发生交通费 400 元,按公司有关规定,应报销 340 元,则“申请报销额” 中交通费项下应填写 340 元,但交到总部的交通费发票合计应为 400 元;6 “固定资产”应列明具体名称;7 “超支差异”等于“ 申请报销额”减“实批预算额”之差,以正数填列;超支 费用须说明原因; 8. 房租、电话费等项目须在备注中写明费用所属期间、号码。 十、 公关招待费备案表填列说明:此表填写公关招待费预算,包括招待餐费、娱乐费及礼品,要求按表格内容 逐笔填写。 十一、 公关招待费实际支出明细表填列说明:此表按当月实际发生的招待餐费、娱乐