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1、会务管理与大型活动组织技巧 会务管理 一、 什么是会议 会议是有组织有领导地商议事情的集会。 1、会议是群体性的活动 2、会议是目的性很强的活动 3、会议是组织有序的活动 4、会议是一种以口头交流为主的多向沟 通活动 二、会议的目的 1、集思广益，新的构思 2、发布信息，资源共享 3、交流沟通，协调矛盾 4、达成协议，解决问题 5、监督员工，激励士气 三、会议的要素 1、主办者 2、承办者 3、与会者 4、会议议题 5、会议时间6、会议地点 （1） 7、会议经费 8、会议保障 四、会议的分类 1、按照会议规模划分 1）小型会议，人数 35 人，多则几十人， 一般不超过 100 人。 2）中型会
2、议，人数在 1001000 人之间。 3）大型会议，人数在 1000 人以上。 4）特大型会议，人数在 10000 人以上， 如节日集会、庆祝大会等。 2、 按照会议性质划分 1） 规定性会议，即法定的必须按 期召开的各种代表大会，如人 代会、职代会、股东会等。 2） 日常性会议，工作例会、领导 会议、董事会议、经理会议等。 3） 专业性会议。 4） 纪念性会议。 5） 座谈性会议，会见、会谈、茶话会等。 6） 会而不议的会，如报告会、 动员会、新闻发布会等。 （2） 五、 会议流程 会前筹备 1、拟订会议筹备方案 1）确定会议主题与议题 2）确定会议名称及与会人员范围 3）确定会议的议程 4
3、）确定会议的时间与地址 5）确定会议服务组织与人员 6）确定会议经费 会议筹备方案作用 1）确保会议周密组织 2）确保领导意图得以贯彻执行 3）确保沟通协调到位 4）确保会议服务质量 2、做好会议接待准备 3、审核会议各种文件 4、发会议通知 5、会场整体布局安排1）确定会场形式。 2）会议座位安排 会间服务 1、接站 （3） 2、签到与登记 3、会议记录 4、收集会议信息 5、编发会议简报 6、医疗卫生服务 7、会议期间后勤服务 会后工作 1、安排与会人员返程 2、清理会场与文件 3、拟发会议纪要 4、整理会议材料，立卷归档 5、做好会务总结与评估 6、贯彻会议精神、决议 7、反馈会议精神、
4、决议落实与实施情况 其它会议形式 1、 电话会议 2、 视频会议3、 远程会议 处理各种会议突发事件 1、 人员问题 2、 场地问题 3、 设备问题 （4） 4、 资料问题 5、 健康与安全问题 6、 行为不当问题等大型活动组织技巧 开放活动准备 1、 开放参观项目 1） 组织的展览室 2） 生产设备和工艺流程 3） 厂区环境 4） 员工教育与培训设施 5） 组织的服务、娱乐、福利、卫生等设施 2、 参观活动的操作流程 1） 准备宣传小册子 2） 放映视听材料 3） 观看模型、实物 4） 中途休息服务5） 赠送纪念品 6） 征求意见 大型庆典活动 1、 开业典礼 1）做好舆论宣传工作 （5）
5、2）做好来宾邀请工作 3）做好场地布置工作 4）做好接待服务工作 5）做好礼品馈赠工作 2、开业典礼程序 1）迎宾 2）宣布典礼开始 3）致贺词 4）致答词 5）揭幕 6）参观、迎接首批顾客 周年庆典活动 举办展览活动 1、 举办展览活动目的 2、 展览活动的组织与实施 1） 准备阶段 2） 展览阶段3） 结束阶段 信息发布会 1、 会前准备 1） 确定信息发布会主题 2） 选定信息发布会时机 6 3） 确定信息发布会地点 4） 确定邀请对象 5） 选择发布会主持人与发言人 6） 准备会议材料 2、 信息发布会程序 1） 签到，分发会议材料 2） 宣布会议开始，发言人讲话 3） 回答记者提问，事先要做好充分准备 4） 接受重点采访 5） 会后了解新闻界反映 大型团队旅行活动 宴请活动（7）
