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1、主题：销售人员培训手册（财务部分）类别：财务规定序列号：B1财务手册发起人/批准人：李正球 / 姚传新 生效日期：2006 年 3月 30 日共 5 页 第 1 页第一章：了解与销售有关的财务会计政策1、公司差旅费管理制度2、销售截止和外埠库存的财务管理规定3、重点费用管理办法4、三包索赔的业务流程5、应收账款的财务管理规定6、公司价格管理办法第二章：外埠物资管理要求1、建立外埠物资台账要求。各商务处必需指定专职业务人员负责建立外埠物资台帐，并依据规定的原始单据及时登录和结存台账。当月收货数栏（收入栏）应登记当月公司最后一笔发货数（退货数） ，以当月公司货运单（退货单）上标明的日期为准。公司财
2、务根据开票通知当月向主机厂开出的销售发票，不论何时送达主机厂，主机厂何时入账，业务员均应依据销售发票上列明的时间，在物资台帐的结算栏（发出栏） ，按照发票上开具的产品数量进行登记。2、在登记物资台帐时，蓝字货运单在收货栏（收入栏）填写正数，因主机厂大线退回、试装、呆滞等原因需退回公司的物资，在公司售后物资管理员确认并打印出退货单后（业务员须要求公司售后物资管理员及时反馈） ，在台帐收货栏以负数填列。在未得到售后物资管理员确认并打印出退货单前，业务人员不得在物资台帐上以负数填列，但可以备注说明。3、因客观原因，公司开出的销售发票被退回时，在得到公司财务确认后，业务人员应在物资台帐的结算栏（发出栏
3、）上以负数填列。4、准确地结存台账，以保持台账的平衡关系：当月结存数量（未结算数量）=上月结存数+本月收货数-当月开票数+已上线未开票数。5、上述规定要求业务人员在日常的工作中进行登记。每月 3 日前，业务员将各自分管的外埠物资台帐进行汇总，编制外埠物资月报表，并经各自商务处负责人审核签字后，于每月 5 日前，以传真、电子邮件形式报至销售部物资管理员与财务账簿记录进行核对和会签确认，此项工作于每月 15 日前核对完毕。对于财务人员在对账过程中的质疑，相关人员视问题的重要程度须口头或书面回复。6、相关业务员应当定期盘点实物，一般每月一次，确保台账纪录与实物相符。7、严禁各商务处、各外埠仓库之间私
4、自调换、借出、借入物资，如确因时间紧急需要调换、借出、借入物资，应先经公司同意，并及时办理相应手续（由公司统一办理蓝字送货单和红字送货单） ，各商务处与外埠仓库之间或与零售代理商之间严禁以白条形式调换、借出、借入物资。8、严禁各驻外人员将所管物资未经批准拿出零售。第三章：销售截止的会计政策主题：销售人员培训手册（财务部分）类别：财务规定序列号：B1财务手册发起人/批准人：李正球 / 姚传新 生效日期：2006 年 3月 30 日共 5 页 第 2 页1、公司每月各项经济业务的截止时间为每月的最后一天。在此截止日之前，要求将所有的当月进出仓单据全部入账；全部取得当月的所有上线结算单，并据此填开开
5、票通知后传回公司开票。第四章：上线单和开票通知管理一、已上线未开票数确认的规定1、 因主机厂结算时间差异、合同未定价、未及时签定合同等原因导致出现的已上线未开票数，业务员在物资台帐（物资月报表）中的填列必须准确无误。财务部核查依据为次月收到的第一张开票通知；因合同未定价、未及时签定合同导致出现的已上线未开票数，必须有主机厂采购部门或相关部门签章确认的反馈单回传到公司销售部物资管理员，财务部相关会计人员进行核查。2、 驻外人员应做到“三勤” ，即“勤沟通” 、 “勤清点” 、 “勤回传” 。 “勤沟通”就是勤与主机厂业务员或库管员联系，将主机厂的上线结算单据及时打印在手；“勤清点”就是随时掌握公
6、司外埠物资的实时状态，及时查明和消除差异；“勤回传”就是及时将主机厂的上线结算单传回公司，财务开出发票后及时送至主机厂挂帐。二、开票通知的规定1、 开票通知实质是对主机厂上线结算单的分类和汇总。开票通知的规范和准确是财务部准确开票、结算的基础与前提，因此对开票通知有必要统一规定，统一格式，统一要求，具体格式见附表。开票通知须以主机厂的上线结算单为支持依据，并附于开票通知后。对于部分主机厂没有上线结算单的，须由驻外人员汇总数量、型号后交由主机厂相关部门签章确认并附于开票通知后回传公司作为开票依据。严禁将多个主机厂列入一张开票通知。财务部拒绝受理没有支持依据的开票通知（零售代理商除外） 。第五章：
7、发票管理要求一、退回发票的规定 1、 原则上不允许出现退票。超期 90 天的退票，财务部不予受理，由相关人员承担全部税金损失。退票行为严重影响了公司与主机厂往来帐目和外埠物资库存数的准确性。避免这种行为，则对开票通知的准确程度要求非常高。除因客观原因（如主机厂名称、税号变更或其他客观因素）导致退票外，其他属于商务处主观因素（如工作失误、开票通知填错等）导致退票，财务部将严厉处罚经办人员。若因财务部开票人员责任心等造成的不应有的退票，销售部同样可提请对其进行处罚。主题：销售人员培训手册（财务部分）类别：财务规定序列号：B1财务手册发起人/批准人：李正球 / 姚传新 生效日期：2006 年 3月
8、30 日共 5 页 第 3 页二、丢失发票的规定2、 公司销售发票开出后，驻外业务员应首先妥善保管，复印留底后交给主机厂相关人员时应办理有关签收手续，以便明确责任。若驻外人员丢失发票或致使发票过期，责任人承担此发票全部税金损失。三、虚开发票的规定1、因外埠物资与公司记录不符或其他原因假借主机厂之名通知公司开出的发票为虚开的发票，此是弄虚作假行为，一经查出将直接上报公司领导处理。第六章：应收账款的管理规定1、 每月 12 日-13 日，销售部各驻外业务人员将所分管主机厂应付我公司账款余额（以主机厂财务账面金额数为准）反馈回公司销售部（代理商余额由零售部负责） ；公司销售部人员每月 14 日前将我
9、司与主机厂的余额（分恒、久隆公司）一一对应，并以应收帐款余额核对汇总表的形式（附：例表）列出差异金额后，每月 14 日报公司财务管理部。2、 财务部每季度根据每月汇总表和分析结果，有针对性地向各主机厂（客户）发出余额确认函或催款函，并将回收的余额确认函或催款函作为应收债权证据保存归档。余额确认函或催款函的回收由销售部驻外业务员负责关闭。3、 销售部各驻外业务员应积极主动地与主机厂核对双方往来帐目，发现差异及时通报公司，并找出差异原因，使公司与主机厂之间的往来帐目清晰，债权真实。第七章：收款的要求1、 每月各驻外业务员应根据公司与主机厂签定的购销合同上关于货款结算时间、方式等方面的规定，及时到主
10、机厂相关部门催促、取得货款。依照签订的合同上相关的规定，核查主机厂是否按时、足额、以规定的支付方式支付我司货款。各驻外业务员应采取灵活方式，据理力争，促使主机厂履行合同上规定的货款支付义务。2、 各驻外业务员在完成前项工作后，应核查主机厂作为货款支付方式支付给我司主题：销售人员培训手册（财务部分）类别：财务规定序列号：B1财务手册发起人/批准人：李正球 / 姚传新 生效日期：2006 年 3月 30 日共 5 页 第 4 页的各项票据如银行汇票、银行承兑汇票等是否符合票据法的规定。如支付的是银行汇票，收款人名称、开户银行、帐号（一般是我司名称、开户行、帐号）是否填写规范和准确无误，大小写金额是
11、否一致，出票人（付款人）签章是否清晰无误等；如支付的是银行承兑汇票， 票据法上规定的 7 大必要记载事项是否记载无误（出票日期与到期日期是否填写规范，大小写金额是否一致，出票人名称、帐号、开户行和收款人名称、帐号、开户行名的填写是否规范、有无更改痕迹，出票人签章是否清晰可辨等） ，如收到的银行承兑汇票上收款人名称不是我司，则主机厂作为票据合法持有人将此票据作为货款背书支付给我司时，业务员应当检查此张票据上主机厂是否签章背书，背书是否连续，前手在票据背面的签章是否清晰可辨，有无签章重叠现象，被背书人栏内有前手填写被背书人名称的，应核查有无明显错别字、名称是否一致等。业务员一旦发现支付给我司的票据
12、上有上述现象的，此张票据即为有瑕疵的票据，应立即提请主机厂予以更换票据，以防个别主机厂利用支付有瑕疵的银行承兑汇票来达到延期支付我司货款的目的。第八章：文档资料的管理规定1、 公司发货单作为物资台帐的收货数依据，应按月按发货单上所注明的时间顺序整理装订成册。公司每次开具的销售发票商务处应复印或传真留底。各商务处留底的开票通知（含主机厂的上线结算单原件）也按月按发票（开票通知和主机厂的上线结算单原件必须附在复印留底的对应发票后面）上注明的时间顺序整理装订成册作为核对物资台帐发出数的依据，上述单据应整理好并妥善放置和保管（此应作为外埠人员办理工作交接的内容之一） ，财务部首先以此作为核查外埠物资帐
13、目的依据。如有合同变更，也应将变更前、后的合同整理装订成册，便于确定最新价格。2、 对于所有权属于公司而在外埠商务处使用的资产（如：电脑、电话、传真机、电视等）应由各商务处负责人（责任人）按资产清单登记造册，使用人（责任人）签名领用。销售部应分商务处建立财产台帐，进行核对。第九章：工作的交接制度主题：销售人员培训手册（财务部分）类别：财务规定序列号：B1财务手册发起人/批准人：李正球 / 姚传新 生效日期：2006 年 3月 30 日共 5 页 第 5 页1、公司外埠销售业务员因辞职、工作调动等原因对于工作的交接，应包含内容有：公司与主机厂的应收款的核对、外埠物资的核对、外埠文挡的移交、外埠使用所有权属公司所有的资产的移交、未完成业务的移交等，对于上述的移交须编制移交清单，该移交清单须包含上述移交内容，对于须核对内容的差异部分，须现场明确移交人和接交人的责任和义务。上述移交工作，必须有公司财务会计人员和商务处经理以上人员现场监交，并签字确认。上述移交清单壹式五份，并注明张数，移交人、接交人各一份，公司销售部一份备案，商务处负责人一份，公司应收款和销售管理会计一份。坚决杜绝因移交不清而导致相互推诿扯皮致使公司财产损失的现象再度发生。
