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1、江苏雨润集团制度 版号：1 文件编号：YRBGS-2004-001 分发号：第 1 页 共 18 页公关接待管理制度第一章 总则第一条 为了树立公司良好的外部形象，促进公共关系，扩大宣传效果，兼顾公司机密，特制订本制度。第二条 本制度适用于集团公司及所属各分（子）公司。第二章 具体内容第三条 来访种类：（一）按是否约定时间分为：1预约来访：先以公文、传真或电话预先约定了来访的时间、来访人员、来访的目的等。2临时来访：因业务需要临时决定来公司参观。（二）按来访的层次级别分为：1特级来访：指国家、省、部级领导的来访；2一级来访：指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访；3二级来访：指处级
2、、区级领导的来访；4三级来访：指科级及以下的领导的来访。5四级来访：一般客户、业务人员等来公司参观者。（三）按境内外客人分为：1外宾2内宾第四条 接待原则：（一）凡是到公司来访者都是客人，我们必须热情接待，给客人以宾至如归的感觉；（二）所有的客人都必须及时提供茶水，并每隔十分钟添加一次；（三）不得以任何理由拒绝善意的来访者，若因人数太多不便一次接待的，在条件允许的情况下，应通过分批形式接待；江苏雨润集团制度 版号：1 文件编号：YRBGS-2004-001 分发号：第 2 页 共 18 页（四）对于临时来访的客人，经认真核对身份无误后，给予热情安排；（五）坚决拒绝恶意竞争的同行或间谍以来访为名
3、窃取公司的机密；（六）因工作需要安排客人用餐、住宿、订票的，必须提前一天通知办公室；（七）因工作需要安排客人在酒店用餐的，到经办公室洽谈可自备酒水的酒店用餐的，由负责接待人员在办公室领取酒水；否则由责任人承担超出部分费用；（八）凡是用餐时领用香烟的，公司一律不给报销，若确有必要，须提前在办公室（企管办）领用。（九）入住酒店的客人，公司只负责其住房费用、早餐费；其间发生的洗衣费、小酒巴费用、有价电视费等其他费用，原则上公司不予支付；负责接待的人员需事先与客人交待清楚。第五条 接待环境要求：（一）所有厂区环境必须干净整洁；（二）附近社区的环境必须整齐有序；（三）必须确保社区内的安全；（四）必须确保
4、厂区内部的安全；（五）公司领导、员工行为符合规范，无不良行为；（六）张贴欢迎标语牌；（七）提前检查外部绿化、鲜花摆放是否按标准。第六条 会议室内部布置：（一） 按人数要求安排桌椅、茶水、水果、企业介绍资料；（二） 提前控制好室内温度；（三） 提前准备好企业录像片，并试放，确保无误；（四） 提前准备好产品展示；（五） 提前准备好需展示的材料幻灯片；（六） 提前在会议室准备好幻灯片欢迎标语；（七） 会议室内部的绿化、鲜花摆放。第七条 责任划分：（一）办公室（企管办）：负责掌握所有的来访信息：包括来访人名单、人员级别，人数的统计，来访目的，水果采购安排来访需做的准备工作；负责拟定接待日程通知相关部门
5、提前做好接待准备并对接待安排进行考核；礼品准备，用餐安排、住宿安排、机江苏雨润集团制度 版号：1 文件编号：YRBGS-2004-001 分发号：第 3 页 共 18 页票预订等；（三）总务部（科）：负责厂区内环境和安全，保证所有通道畅通无阻；负责提前准备好接待室内开水，卫生，水果购买、摆放，室温，录相的试放及准备；重要接待时总务部第一负责人必须在场，负责整个接待现场的协调安排工作；（四）策划科（企管办）：集团总部公关接待由策划科负责联系产品展示，按办公室提供的文字资料制作欢迎标语牌，提供最新的公司宣传片；分（子）公司公关接待中产品展示与欢迎标语由该公司企管办负责。（五）生产部（科）：负责所参
6、观通道的安全、卫生、干燥，通道畅通；车间内部秩序井然有序（如有需要） ；负责接待室内部卫生、空气新鲜，无异味，茶水供应，监控镜头播放；（六）人资部（企管办）：负责来访事宜的文化宣传；包括拍照、摄像；与前来参与的新闻媒体认识，并索要音像资料保存。（七）各联系接洽部门：来访预约负责接待部门必须安排专人负责与对方接洽，确定来访人数、具体到访时间及相关事宜并及时通知协助接待各相关部门，应提前拟定接待具体日程交办公室存档（含人员名单、职务、联系电话、具体日程、礼品安排等） ；第八条 接待相关事项：（一）提前了解天气情况，如有雨必须准备好雨伞；（二）提前将车辆安排好；（三）安排好来访的随同人员，如司机、保
7、卫、秘书等；（四）其他突发事项。（五）接待人员应注意个人的衣着及整体形象。第九条 按不同的分类确定接待级别：（一）特级来访：由集团公司总裁办公会成员负责接待，并提前在门口迎接，且全程陪同；（二）一级来访：指厅级、市级领导、与公司有重要业务关系的客户的来访；由集团公司总裁办公会成员（或分、子公司总经理级成员）负责接待，并提前在门口迎接，且全程陪同；（三）二级来访：指处级、区级、银行领导的来访；由对口部门负责人负责接待，提前在门口迎接；（四）三级来访：指科级以下的领导的来访；由对口部门负责人负责接待，提前在江苏雨润集团制度 版号：1 文件编号：YRBGS-2004-001 分发号：第 4 页 共
8、18 页门口迎接；（五）四级来访：一般客户、业务人员等来公司参观者。由对口责任人负责接待。（六）临时来访：因业务需要临时决定来公司参观。对于临时来访的客人，必须做好应对措施，由办公室（企管办）在第一时间安排好接待室、了解来访目的、安排好接待人员、茶水等。第十条 接待工作流程（一）办公室（企管办）首先了解来访的基本情况：人数、姓名、性别、身份、级别、来访目的、乘坐的交通工具（车次或航班） 、到达准确时间、是否需要接送、是否用餐等；（二）各公司若有需要集团公司接待的客人，须提前一天以书面形式（接待日程）通知集团办公室；（三）特级和一级的来访，办公室（企管办）根据来访客人的要求，请示相关领导，确定接
9、待领导和整个参观的路线，并及时将相关接待信息（如来访目的、来访人员等）通报接待领导，提前做好接待准备工作，如需要准备材料，还需提前准备书面材料，如有需要，由办公室（企管办）或具体负责部门组织召开关于接待的工作会议；（四）确定是否需要安排车辆送客、是否需安排住宿、用餐（外部用餐、公司客餐）等，如有需要，必须提前做好预订工作，由机场或车站接到客人后，先安排客人入住酒店；如接待完后需请客人用餐，必须提前准备好车辆；（五）根据具体情况，由办公室（企管办）提前安排适合的小礼品、公司食品等，以备赠送给来访客人；（六）办公室（企管办）将客人来访的相关要求，需要相关部门配合做的工作，以邮件形式发送到相关部门，
10、各相关部门按要求执行，总经办在客人到达前两小时负责总体检查，查漏补缺；（七）办公室（企管办）负责通知总务部（科） ，由总务部（科）负责接待室的布置和相关工作准备；（八）迎接客人方式1、自行安排车辆到达公司的客人，由办公室（企管办）负责告知公司的具体地址和线路；特级和一级领导，如有需要，办公室（企管办）安排车辆到指定地点迎接；2、来访的客人，如对方需要，由具体联系部门提前预约车辆，在相关负责人的陪同下，到指定地点（如车站、机场、酒店或指定的其他地点）迎接；江苏雨润集团制度 版号：1 文件编号：YRBGS-2004-001 分发号：第 5 页 共 18 页3、特别重要的客户（如关系到企业发展的业务
11、客户等） ，需由接待部门（科室）预约，到指定地点迎接；4、办公室（企管办）或具体负责部门应随时掌握来访客人到达公司的时间，并及时通知接待领导，负责接待的领导在客人到达公司之前，提前在公司门口迎接；5、由负责接待的领导将来访客人迎接到接待室，安排客人入座；（九）总务部门礼仪小姐负责给客人泡茶，并确保 10 分钟添加一次开水；（十）人资部（企管办）工作人员负责拍照、摄像，将历史的瞬间载入公司发展的史册；（十一）由领导针对客人来访的目的，带领客人参观我公司产品展示，介绍公司发展的相关情况，如有需要，放映公司的录像片；（十二）如有安排，由接待领导带领客人参观公司车间；（十三）陪同客人到预订好的酒店用餐
12、；（十四）客人如果完成此次来访，需要预订返程车票、机票的，由办公室（企管办）与具体负责接待部门沟通，由办公室（企管办）负责按客人要求安排；如需要送至车站、机场的，具体负责接待部门应按公司规定提前预约，办公室（企管办）给予认真安排配合；（十五）对接待工作进行总结；将来访人员名单、来访具体事项、此次来访入住酒店、用餐、准备礼品等具体情况详细统计，作为档案资料保存。第十一条 用餐和住宿标准（一）特级客人（国家、省、部级领导） ，原则上住五星级酒店套间以上标准的房间，用餐每人标准 500 元以上；（二）一级客人（厅级、市级领导） ，原则上住四五级酒店标准房间，用餐每人按 300 左右标准；（三）二级客
13、人（处级、区级领导） ，原则上住三四星级酒店标准房间，用餐标准每人按 100200 元标准；（四）三级客人（科级以下领导） ，原则上住三星级酒店以下标准房间，用餐标准每桌按 500 元标准（810 人/桌） ；（五）一般客户、业务人员，原则上在公司四楼用餐，我公司不安排房间，或房间费用由客人自行支付。第十二条 各子（分）公司应针对每次接待必须提前拟定接待日程，具体格式见江苏雨润集团制度 版号：1 文件编号：YRBGS-2004-001 分发号：第 6 页 共 18 页（附件），并提前反馈至集团办公室。第十三条 各子（分）公司将区级以上接待资料包括（接待日程安排、接待过程的影像资料（照片）、接待
14、过程的汇报材料）在每月 20 日前反馈至集团办公室邮箱（），若当月无重要接待，请发邮件注明。第三章 附则第十四条 本制度解释权及监督执行权归集团公司办公室。第十三条 本制度自颁布之日起正式执行。附件：青岛市政府考察雨润接待方案一、时 间：2004 年 6 月 11 日下午 17：00二、来访领导（一行十人左右）：青岛市国资办主任 王安明青岛市国资办副主任 王建辉青岛市国资办处长 李茂喜青岛市国资办主任科员（女） 高卫红 青岛市财政局处长 王振海青岛市体改办副处长 陈 军 青岛市劳动局主任科员 赵同远青岛市经委处长 王子路三、接待领导：江苏雨润集团祝义才董事长江苏雨润集团总裁毕国祥、董事张帆（全
15、程陪同）地华徐总四、具体日程安排：6 月 11 日13：00 毕总裁、张总南京出发乘飞机至北京（航班号：MU5137）江苏雨润集团制度 版号：1 文件编号：YRBGS-2004-001 分发号：第 7 页 共 18 页16：00 毕总裁、张总北京机场迎接，联系北京公司安排车辆接机17：30 入住酒店住宿18：30 北京公司安排酒店晚餐，由毕总、张总陪同20：30 晚餐结束，酒店休息6 月 12 日8：00 酒店早餐8：30 酒店出发至北京公司参观，毕总裁、张总陪同9：00 公司参观座谈，由北京雨润李爱彬总经理介绍公司情况11：00 结束参观返回酒店12：00 午餐，毕总裁、张总、北京公司李爱彬总经理陪同午餐13：30 酒店休息16：05 乘座北京至黄山的飞机，请北京公司安排车辆送至机场18：00 到达黄山机场，黄山高尔夫酒店安排车辆及人员至机场迎接18：30 晚餐并休息6 月 13 日06：30 早餐07：00 酒店出发至黄山风景区，黄山高尔夫酒店安排车辆及人员全程陪同（乘览车前山上到达玉屏峰） ，下午乘最晚一班览车下山18：30 酒店晚餐20：30 酒店休息6 月 14 日8：00 酒店早餐9：00 祝义才董事长陪同客人参观高尔
