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1、档案管理实施办法为加强公司档案管理，制定本实施办法。一、加强档案管理工作的意义公司档案是公司在生产经营和管理活动中形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录文件材料。公司档案是公司管理的基础工作，是公司发展的历史记录和凭证。档案工作是公司管理基础工作的重要组成部分，是维护公司利益、权益和历史真实面貌的一项重要工作。随着公司的发展，各种门类和载体的档案日益增多，档案信息的需求也日益扩大。为保证档案的安全、保管和利用，公司档案必须坚持集中统一管理的原则，对档案进行系统的整理与科学地管理。二、关于档案管理体系的建立和档案的收集。1、 档案管理网络及工作职责。1.1 为了避免机构
2、调整、人员变动等情况带来档案散失情况的发生，各部门依据其工作确定兼职档案员（见兼职档案人员名单）。1.2 对独立法人单位（发动机公司、慧成铸造公司、销售公司、轻骑 标 致 、宙 庆 公 司 、江 门 轻 骑 ），配 备 专 职 或 兼 职 档 案 管 理 人 员 ，独 立 存 档 。1.3 为了便于开发和生产，部分技术档案由技术资料室管理。1.4 财务档案由财务部负责管理，适当时间移交档案室。1.5 兼职档案员的主要责任：1.5.1 贯彻公司关于加强档案管理的要求，协助档案室人员对本部门、工场、中心等的材料进行收集、暂存、办理移交手续。档案人员调离岗位时，必须提前将应归档的文件材料和借阅的档案
3、做好严格的移交，并办理相应手续。1.5.2 加强档案法制意 识，确保归档的文件材料完整、准确、系统。1.5.3 提高档案管理素质。按要求积极参加公司组织的业务培训并接受指导和监督，提高档案管理水平。2、归档范围各部门应将国家相关行业（政府）对本公司的政策、获得的（证书、 奖牌、奖杯及文件）档案及重大活动中形成的声像材料，以及经营和管理活动过程中形成的岗位工作流程、管理制度材料、固化的工作经验等移交档案室。除以上内容各部门还须移交下列档案：2.1 发展计划部2.1.1 企业发展战略材料2.1.2 公司中长期发展规划2.1.3 公司重大投资的商业计划、投资材料2.1.4 公司月、年度总结分析和综合
4、经营计划2.1.5 其他公司范围的专项发展计划2.1.6 公司各种对外统计报表2.1.7 主要经济技术指标完成情况2.1.8 公司月度、年度经营活动分析报告2.1.9 行业月报、各种摩托车杂志（有公司内容的）2.1.10 公司管理制度及流程材料2.1.11 OEM 管理材料2.1.12 公司经营考核指标统计分析2.1.13 月度经营信息统计分析2.1.14 项目立项、审批资料2.1.15 企业信息化规划2.1.16 企业网站管理材料2.1.17 ERP 相关管理材料2.1.18 企业信息化管理材料2.1.19 其它2.2 财务部2.2.1 年度综合预算2.2.2 税务登记及各种纳税记录，税收信
5、得过企业材料，纳税报表2.2.3 出口退税资料及各种财政补贴资料2.2.4 信贷及偿还材料（含担保、抵押材料及为其他公司担保抵押材料）2.2.5 资产评估记录，会计师事务所审计、评估意见、报告、协议、合同2.2.6 公司物资的评估、处置材料2.2.7 政府财政、税务、审计对公司财务专项检查结论、意见书2.2.8 成本管理材料2.2.9 会计凭证2.2.10 会计帐簿2.2.11 财务会计报表2.2.12 其它2.3 生产计划部2.3.1 生产统计月报、年报2.3.2 月、年度生产统计分析2.3.3 生产作业计划、出口车生产计划、出口准备计划、日程计划、 CKD 计划2.3.4 生产统计台帐2.
6、3.5 订单评审资料2.3.6 劳动效率分析资料2.3.7 工艺协作单位资料2.3.8 生产管理过程中合同、协议2.3.9 安全制度、计划、总结2.3.10 事故发生调查材料及处理报告2.3.11 6S 管理材料2.3.12 调度通知单2.3.13 年度技改计划、预算2.3.14 实 施 方 案 、报 告 批 文 、协 议 、合 同 、设 计 任 务 书 、招 投 标 材 料2.3.15 工程设计和施工图样2.3.16 预算书、决算书2.3.17 说明书、技术变更记录、工程竣工验收报告或验收单、竣工图等资料2.3.18 全厂水、电、压缩气通风除尘、采暖系统的工程资料等。2.3.19 设备仪器报
7、告批文、审批文件、实施方案2.3.20 招投标文件及资料、技术协议、合同2.3.21 安装调试、验收的各种记录和验收报告，试车验收报告，转资资 料2.3.22 随机说明书、装箱单、备件图表等技术文件2.3.23 自制改装设备的图纸、技术文件、审批文件、验收资料、转资资料2.3.24 改装设备的图纸、技术文件、审批文件2.3.25 设备购买合同等2.3.26 设备大修记录2.3.27 设备维护、维修计划2.3.28 闲置、报废设备的处置材料2.3.29 备事故的调查、处理材料2.3.30 能 源 工 作 指 示 、规 定 、通 知 、计 划 、总 结 、报 告 、请 示 、批复2.3.31 统计
8、报表2.3.32 环保材料2.4 研发部2.4.1 公司中长期新产品开发计划、规划2.4.2 类企业标准2.4.3 技术中心管理资料2.4.4 安全认证资料2.4.5 科技统计2.4.6 三册两表（电子版）2.4.7 对外项目管理2.4.8 成果鉴定资料2.4.9 各种检测报告（国家级）2.4.10 产品图样2.4.11 工艺、工装设计2.4.12 技术协议2.4.13 技术通知2.4.14 技术认证2.4.15 更改通知单2.4.16 材料消耗工艺额汇总表2.4.17 公司所获得的国家技术中心等各项技术荣誉证书2.4.18 其它2.5 工艺技术部2.5.1 工艺规程2.5.2 作业指导书、工
9、序质量表2.5.3 企业标准2.5.4 技术通知（更改）2.5.5 其它2.6 品保部2.6.1 质量管理体系质量手册、程序文件2.6.2 质量问题分析与处理材料2.6.3 质量信息月报2.6.4 质量保证协议2.6.5 产品出口质量许可证2.6.6 计量标准和计量器具管理办法2.6.7 路试报告2.6.8 检测设备仪器的使用说明材料2.6.9 其它2.7 采购部2.7.1 采购战略规划2.7.2 采购计划2.7.3 采购合同2.7.4 供方档案2.7.5 配套会议材料2.7.6 工装（模具、焊胎）2.7.6.1 委外加工招标、审查合同2.7.6.2 验收、付款及资产材料2.7.6.3 模具图
10、纸（一般模具凸、凹模图纸）、焊、检胎图纸2.7.7 服务配件月度需求计划（国内、出口）2.7.8 配件的采购、生产计划2.7.9 出口、内销服务配件的计划完成情况报表2.7.10 其它2.8 法务资产部2.8.1 证券事务2.8.1.1 公司年度、半年度、季度报告及境外报告、重大事项2.8.1.2 董事会、监事会、经理层的决议、决定等信息发布资料2.8.1.3 监管机构、新闻媒体、网站等途径发布的公司信息2.8.1.4 公司股权和资产出资及撤资等工商变更资料2.8.1.5 公司对外担保事务、风险控制材料2.8.1.6 投资事务相关资料2.8.2 法律事务2.8.2.1 公司各类合同2.8.2.
11、2 公司知识产权资料2.8.2.3 仲裁诉讼资料2.8.3 资产管理2.8.3.1 资产管理制度、流程2.8.3.2 公司及子公司对外投资及股权资料2.8.3.3 子公司设立、撤并材料2.8.3.4 公司产权证、土地证等材料2.8.3.5 公司房屋普查材料2.8.3.6 公司土地征用、纠纷处理材料2.8.4 其它2.9 审计办公室 2.9.1 审计制度、审计报告2.9.2 工程项目预决算审计报告2.9.3 公司各种审计材料2.9.4 其它2.10 党群监察部 2.10.1 党委年度工作计划、总结2.10.2 党员、干部的考核、评议2.10.3 党员统计报表、党组织关系转移信2.10.4 党员培
12、训工作中形成的材料2.10.5 优秀党员评定资料2.10.6 纪检监察工作材料2.10.7 信访材料2.10.8 领导干部重大事项、述职报告2.10.9济南轻骑报刊2.10.10 开展企业文化活动材料2.10.11 共青团工作材料2.10.12 召开职代会材料2.10.13 开展劳动竞赛、评选先进、技术比武材料2.10.14 组织职工开展各项文体宣传、娱乐活动材料2.10.15 女工工作2.10.16 工会会员材料2.10.17 统计报表2.10.18 公司大型活动中形成的照片、声像材料2.10.19 其它2.11 海外事业部2.11.1 海外战略规划2.11.2 海外产品认证计划、实施方案、
13、委外认证协议2.11.3 海外商标的注册资料2.11.4 产品进出口许可证2.11.5 合资、合作项目意向书、协议、请示批复、合同、章程2.11.6 海外销售网络资料2.11.7 海外销售广告、宣传材料2.11.8 海外销售、服务政策2.11.9 海外销售预测、年度、月度销售计划2.11.10 海外客户档案2.11.11 业务档案2.11.12 其它2.12 办公室 2.12.1 公司年度工作计划、总结及公司主要领导的讲话2.12.2 公司主要领导批示2.12.3 工作年会资料2.12.4 公 司 形 成 的 大 小 红 头 文 、会 议 纪 要 、通 知 、通 报 、文 件 编号 簿2.12
14、.5 启用与废止印模等方面的资料2.12.6 营业执照2.12.7 公司大型活动中形成的文字材料2.12.8 治安保卫、民兵及武装工作材料2.12.9 行政管理工作材料2.12.10 其它2.13 人力资源部2.13.1 员工薪金预算、计划2.13.2 月度、年度工资考核结果、工资表2.13.3 员工培训计划及长远规划2.13.4 各类人员培训方案2.13.5 组织机构设置2.13.6 年度劳动统计报表2.13.7 职工增减台帐；招工花名册2.13.8 调动介绍信；工资转移信；劳动合同2.13.9 干部、职工个人档案材料2.13.10 各类职称评定评审材料2.13.11 其它2.14 项目工程
15、部2.14.1 公司新工厂的规划及筹建材料2.14.2 基建材料2.14.3 其它2.15 物料部 2.15.1 托管协议2.15.2 其它2.16 物业事业部 2.16.1 公司房屋租借、转让的协议、合同等材料2.16.2 其它3、各类档案的归档时间3.1 产品档案按以下时间归档；3.1.1 新产品试制档案：经鉴定后 1 个月归档。3.1.2 定型产品档案：按年度收集，于次年一季度内归档。3.1.3 创 优 产 品 档 案 ：创 优 结 束 经 鉴 定 验 收 后 1 个 月 内 归 档 。3.1.4 技术计划、总结、通知、协议等在文件形成的第二年初、3 月底前归档。3.2 设备档案：外购件
16、设备档案要在开箱验收时由档案人员参加清点，登记所有随机资料，在安装调试运行后一个月内同各类记录和验收报告一起归档。3.3 基建档案: 要在工程 项目竣工验收后 1 个月内随同各类文件材料一同归档。3.4 质量管理、生产计划、企业管理、党政工团档案，在文件形成后的第二年初，3 月底前归档。3.5 生产经营和管理中形成的文字材料，在文件形成后的第二年初，3 月底前归档。3.6 本 部 门 获 得 各 种 证 书 、奖 杯 、奖 牌 等 实 物 档 案 随 时 向 档 案 部 门归 档 。3.7 反映公司建设活动、生产经营活动及发展历史的有价值的声像材料，在一件事或一项活动完毕，有关部门经过制作加工后，应 及时向档案室归档。归档的声像档案必须完整、准确、清晰。3.8 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，先由财务部门保存一年，期满后的第二年上半年向档案室移交归档。3.9 生产安全事故档案：负责事故处理的部门在事故处理结束后 30 日内向档
