长安中学档案管理办法(试行)

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1、长安中学档案管理办法（试行）第一章 总 则第一条 为加强学校档案工作，提高学校档案管理水平，更好地为教育改革和发展服务，根据中华人民共和国档案法、江苏省档案管理条例和无锡市档案管理条例及其它有关规定，结合我校实际，制定本办法。第二条 本办法所称长安中学档案（以下简称学校档案）系指学校在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项工作活动中形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。学校干部人事档案管理办法，根据干部主管部门规定另行制定。第三条 学校档案工作是学校基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量学校管理水平的重要标志。学校应把档案工作纳入学

2、校整体发展规划和工作计划，加强对档案工作的领导和管理。第四条 学校应对本单位形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。第二章 领导体制和机构设置第五条 学校档案工作由区教育行政管理部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督与检查。第六条 学校要在校长统一领导下做好档案工作，明确一名校级领导分管档案工作，建立综合档案室。学校综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是收集保存和提供利用档案为学校各项工作服务的机构。综合档案室归属学校办公室管理。第七条 学校综合档案室的基本职责：(一)贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制订本校档案

3、工作规章制度和规划，并认真执行；(二) 指导、监督和协调各部门做好各类文件材料的整理、归档和立卷归档工作，负责对全校档案工作人员的业务培训；（三）集中统一管理学校各种门类、各种载体的档案及有关资料，维护档案的完整与安全。（四）负责编写全宗介绍、组织沿革、大事记、校史以及汇2编重要文件材料等有关参考资料，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，开展档案利用工作，为学校各项工作服务。(五) 定期组织有关人员对已超过保管期限的档案资料进行鉴定，提出存毁意见，并做好相关档案的移交工作。（六）按照有关规定向档案馆移交档案。第八条 学校各部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工

4、作。档案工作人员必须政治表现好，事业心强，忠于职守，遵纪守法，热爱档案事业，熟悉学校工作，具有大专以上文化程度，具备档案业务知识、微机管理知识和一定的科学文化知识。档案工作人员必须取得上岗资格才能上岗。学校档案人员因工作需要调动时，必须办理交接手续。学校档案工作人员(含兼职人员)属专业技术人员，按国家有关规定，实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业人员的同等福利待遇。第三章 经费、库房和设备第九条 学校档案工作所需经费应列入学校预算，统筹解决。第十条 学校要根据档案保存的需要，落实和保证档案用房，中学档案专用库房应不少于 40 平方米，小学档案专用库房应不少于 20 平方米，档案库房必须符合档

5、案管理要求，做到防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防潮、防高温、防强光；有条件的学校要逐步做到档案工作办公、阅览、库房三分开。未建立综合档案室的小学必须使用档案专用柜。第十一条 学校要适应现代化要求，配备档案管理专用电脑和专业软件；有计划地为综合档案室配置光盘刻录机、扫描仪、数码相机（或数码摄像机）等设备，以适应档案管理的现代化要求。第四章 文件材料的归档、移交和接收工作第十二条 学校应建立和完善文件材料的归档制度，并把文件材料的形成、积累、整理、归档的要求纳入人员岗位职责和各项工作标准，作为考核的重要内容，确保党政管理、教学科研等各项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。第十三条 学校应做

6、到各项工作与档案工作实行“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。3第十四条 学校应实行文件材料形成部门归档制度。各部门要安排一名专(兼)职档案人员负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作。按规范要求整理、编排页号或件号、装订、生成文件(案卷 )目录后向学校综合档案室移交，综合档案室应派人指导归档工作。第十五条 学校文件材料的归档要求：（一）归档文件必须是原件（外来复印件除外），做到完整、准确，定稿与印件一并归档。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。书写必须使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合归档要求的耐久字迹材料，不得使用铅笔、圆珠笔

7、、彩笔、纯蓝墨水、红墨水及复写纸、喷墨打印机、色带等不耐久字迹材料；传真件应复印后归档；不得使用涂改液。（二）归档文件的排列、编目要规范有序。归档文件目录、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目的填写应符合要求。（三）电子文件按有关规定归档。 第十六条 学校文件材料的归档范围：（一）党政管理类主要包括本单位及上级机关有关本单位或重大事项的发文、本校教育教学管理工作中形成的党群工作、政务管理工作方面的文件材料。（二）教育教学类主要包括本校教育教学管理、教学实践、教学研究、德育教育、学籍管理等的材料。（三）基本建设类主要包括基建工程项目可行性研究、立项、征地、招投标、设计、施工、监理、工程概预决算

8、、竣工验收、维修、改扩建等形成的文件、图纸、表格等。（四）仪器设备类主要包括各种教学仪器、模型等通用设备说明书，各种机械、电教、电器、车辆等专用设备的全套随机技术文件及在安装调试、使用、维修等过程中形成的文件材料。（五）教学科研类主要包括学校重大科研课题研究准备、试验、总结鉴定验收、成果奖励申报、推广等活动中形成的文件材料。（六）声像档案类4主要包括学校在各项活动中直接形成的具有保存价值的照片、录音带、录像带等。（七）电子类主要包括在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（八）实物档案类主要包括学校获得的各种奖杯、奖状、奖

9、章、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。（九）会计类主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告、会计清册等文件材料。（十）教师业务类主要包括教师个人基本情况、教学计划、教学方案、教学成果、发表的论文及继续教育、职称情况等的文件材料。第十七条 学校文件材料的分类和编目。（一）党政管理类不设二级类目，采用“年度保管期限” 分类，按照归档文件整理规则以“件” 为单 位整理。（二）教育教学类采用年度-保管期限分类法或学年度-保管期限分类法均可以“ 件” 或“卷”为单位整理。文件较多的学校可按问题（机构）设二级类目。采用年度-保管期限分类法时跨年度的学年度工作材料以文件形成时间为准。涉及学籍问题的可采用毕业时的年度

10、（届）、班次分类。（三）科研档案按照国家档案局颁发的利学技术研究课题档案管理规范DA T2-92 执行。（四）基建档案按照国家档案局、国家计委 1988 年颁发的基本建设项目档案资料管理暂行规定执行。（五）设备档案分种类按设备型号排列。（六）声像类档案采用年度载体形式保管期限分类法，（七）电子类档案采用年度保管期限分类法。（八）实物档案，将奖状、奖杯、奖牌、奖品、证书、锦旗、题词等具有保存价值的实物按年度排列编流水号。 （九）会计档案，按年度形式保管期限分类，按报表、帐簿、凭证、其他分别组卷，且按形式分年度编流水号。（十）教师业务档案，以单个教师为单位进行分类，按姓氏5笔划顺序排列，也可以按学

11、科类别（或任课年级）单个教师分类。第十八条 学校文件材料的归档时间：（一）党政管理类党政部门形成的文件材料和能按年度归档的其他文件材料，在次年 8 月前完成归档。（二）教育教学类、教师业务类等教育教学部门形成的文件材料以及能按学年度归档的文件材料，统一在 10 月前完成归档。（三）科研类文件材料在科研课题鉴定后归档。（四）基建档案在基建工程项目竣工验收后两个月内归档。（五）仪器设备档案在仪器设备材料安装验收合格，正常运行后即归档。（六）会计档案，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，由会计机构编制移交清册，移交综合档案室统一保管。（七）声像、电子和实物等特殊载

12、体档案，随时整理归档。第十九条 学校中的个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本校档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的，学校应予以奖励。第二十条 学校档案部门要注意向国内外征集与本校有关的各种档案和资料。第五章 档案管理与利用第二十一条 学校要建立健全档案管理规章制度，包括归档、借阅、统计、保密、鉴定销毁、库房管理等制度，制定各门类文件材料(包括文书、教学、科技、会计、特殊载体等)的归档范围和保管期限表。第二十二条

13、 学校档案部门要对接收和收集的档案进行科学分类、编号和排列，编制必要的检索工具。第二十三条 学校档案部 门要对档案的收 进和移出情况、档案数量、档案利用等情况进行统计。第二十四条 学校档案部 门应对保管期限已 满的档案进行鉴定。成立由档案部门和业务部门有关人员参加的鉴定小组，6提出鉴定意见，对失去保存价值的档案进行登记造册，报领导审批、并经有关业务管理部门同意后，在指定地点由有关人员监销，监销人在销毁清册上签字。未经领导批准，不得销毁任何档案。第二十五条 学校档案工作人 员负责 档案库房管理工作。要搞好档案防护，确保档案安全。对所存档案资料定期进行检查。遇有特殊情况，应立即向校领导报告，及时处

14、理。对已破损和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。第二十六条 学校综合档案室所保存的档案，主要供本校利用。如其他单位或个人需查阅时，应持介绍信，经综合档案室主任同意后，方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家秘密，须经校领导批准。第二十七条 要积极开发档案信息的利用。有条件的学校，要应用计算机对室藏档案进行存储与检索，积极主动地开展档案、信息的编研与利用工作，为学校的各项工作提供服务，并加强利用效果的反馈、收集、登记、宣传工作。第二十八条 学校撤销、合并或分立时，学校档案归属为：学校撤销时，档案移交当地档案馆或教育行政管理部门保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由其中一校保存。

15、第六章 奖励与处罚第二十九条 学校应对档案部门建立检查考核和评估制度，明确岗位职责，对工作优秀、成绩突出的给予奖励。第三十条 凡在学校档案工作中违反中华人民共和国档案法、 中华人民共和国档案法实施办法和江苏省档案管理条例的行为，依照国家有关法规进行处罚。 第七章 附 则第三十一条 各校应根据本办法制定档案工作实施办法，并报区教育局备案。第三十二条 本办法适用于全区中小学校（含民办学校）、职业学校，幼儿园和其他学校可参照执行。本办法自发布之日起施行。第三十三条 本办法由惠山区教育局负责解释。 7附件 2：惠山区中小学文件材料归档范围及保管期限规定 第一条 为便于学校正确界定文件材料归档范围，准确

16、划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映学校主要工作活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，参照机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，结合我区教育系统实际情况，制定本规定。 第二条 本规定中的学校文件材料是指学校在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 第三条 学校文件材料归档范围是： （一）反映本校主要工作活动和基本历史面貌的，对本校工作和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）学校工作活动中形成的，在维护学校和师生权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本校需要贯彻执行的上级机关、同级单位的文件材料；下级部门报送的重要文件材料；（四）其他对本校工作具有查考价值的文件材料。第四条 学校文件材料不归档范围是：（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本校办理的文件材料，任免、奖惩非本校工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（二）本校文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、