湖北经济学院档案管理办法

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1、湖 北 经 济 学 院 档 案 管 理 办 法第 一 条 为 了 加 强 我 校 档 案 工 作 ， 提 高 档 案 管 理 水 平 ， 充 分 发 挥 档 案 在 教 学 、 科 研 和 党 政管 理 等 各 项 工 作 中 的 作 用 。 根 据 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 、 国 家 教 育 部 普 通 高等 学 校 档 案 管 理 办 法 、 高 等 学 校 档 案 工 作 规 范 和 湖 北 省 档 案 管 理 条 例 等 ,结 合 本 校 实 际 ， 制 定 本 办 法 。第 二 条 本 办 法 所 称 档 案 是 指 学 校 在 教 学 、 科 研 、 党 政 以 及

2、 其 他 活 动 中 直 接 形 成 的 、 对学 校 和 社 会 具 有 保 存 价 值 的 各 种 文 字 、 图 表 、 声 像 等 不 同 形 式 的 历 史 记 录 。第 三 条 档 案 工 作 是 学 校 建 设 的 重 要 基 础 工 作 之 一 ， 学 校 把 档 案 工 作 纳 入 整 体 发 展 规 划 ，加 强 对 档 案 工 作 的 领 导 和 管 理 。第 四 条 学 校 严 格 实 行 部 门 立 卷 制 度 ， 做 到 “三 纳 入 ”“四 同 步 ”： 即 纳 入 学 校计 划 和 规 划 、 纳 入 管 理 制 度 、 纳 入 有 关 人 员 的 职 责 范

3、围 ； 在 布 置 、 检 查 、 总 结 、 验 收 工 作 时 ，布 置 、 检 查 、 总 结 、 验 收 档 案 工 作 。第 五 条 学 校 档 案 部 门 与 全 校 专 兼 职 档 案 工 作 人 员 须 严 格 执 行 档 案 法 的 有 关规 定 ， 严 守 档 案 秘 密 ， 确 保 学 校 档 案 实 体 和 档 案 信 息 机 密 的 安 全 。第 二 章 体 制 与 任 务第 六 条 学 校 的 档 案 工 作 由 校 长 具 体 分 管 ， 并 成 立 湖 北 经 济 学 院 档 案 工 作 委 员 会 。第 七 条 学 校 各 单 位 的 档 案 工 作 由 各

4、单 位 的 分 管 领 导 负 责 ， 并 配 备 一 名 专 （ 兼 ） 职 档 案员 ， 负 责 本 单 位 档 案 的 收 集 、 整 理 、 保 管 和 移 交 工 作 。第 八 条 校 档 案 馆 的 基 本 任 务 。一 、 贯 彻 执 行 国 家 有 关 档 案 工 作 的 方 针 、 政 策 、 法 令 和 规 定 ；二 、 制 定 、 实 施 全 校 档 案 工 作 规 章 制 度 ， 指 导 本 校 文 件 材 料 的 形 成 、 积 累 、 预 立 卷 和 立 卷归 档 工 作 ， 并 负 责 监 督 和 检 查 ；三 、 负 责 接 收 （ 征 集 ） 、 整 理 、

5、分 类 、 鉴 定 、 统 计 、 保 管 全 校 的 各 类 档 案 及 有 关 资 料 ；四 、 编 制 各 类 档 案 检 索 工 具 及 参 考 资 料 ， 积 极 开 展 档 案 的 开 发 和 利 用 ；五 、 建 立 和 健 全 学 校 档 案 工 作 网 络 ， 负 责 对 全 校 档 案 工 作 人 员 的 培 训 ；六 、 开 展 档 案 学 术 研 究 和 交 流 活 动 ；七 、 开 展 档 案 的 宣 传 工 作 和 利 用 者 教 育 工 作 ；八 、 遵 守 党 和 国 家 的 保 密 制 度 ， 严 守 机 密 确 保 档 案 安 全 ；九 、 采 用 先 进

6、的 科 学 技 术 ， 逐 步 实 现 档 案 管 理 现 代 化 ；十 、 完 成 学 校 领 导 及 上 级 业 务 主 管 部 门 交 办 的 各 项 工 作 任 务 。第 九 条 全 校 档 案 员 工 作 职 责 。一 、 贯 彻 执 行 学 校 档 案 工 作 的 政 策 和 规 定 ；二 、 负 责 制 定 本 单 位 档 案 工 作 计 划 ， 并 组 织 实 施 ；三 、 参 加 档 案 业 务 培 训 并 负 责 本 单 位 各 类 材 料 的 立 卷 归 档 工 作 ；四 、 负 责 本 单 位 档 案 的 完 整 、 准 确 、 系 统 、 安 全 和 保 密 ， 并

7、按 有 关 规 定 向 档 案 馆 移 交 档 案 。第 三 章 档 案 的 接 收第 十 条 学 校 档 案 的 收 集 范 围 ， 按 学 院 档 案 实 体 分 类 方 案 、 学 院 部 门档 案 立 卷 归 档 范 围 和 保 管 期 限 规 定 执 行 。第 十 一 条 学 校 各 部 门 在 各 项 活 动 中 形 成 的 具 有 保 存 价 值 的 文 件 材 料 ， 均 由 各 部 门 负 责整 理 立 卷 ， 并 经 本 部 门 负 责 人 审 查 合 格 后 向 档 案 馆 移 交 。第 十 二 条 档 案 馆 接 收 的 档 案 应 符 合 高 等 学 校 档 案 工

8、作 规 范 的 有 关 案 卷 质 量标 准 的 规 定 与 要 求 。第 十 三 条 学 校 对 科 研 课 题 ， 基 建 工 程 、 仪 器 设 备 进 行 鉴 定 ， 验 收 时 应 有 档 案 馆 工 作 人员 参 加 。 并 由 档 案 人 员 会 同 有 关 部 门 对 应 归 档 的 文 件 材 料 审 查 加 以 接 收 。 第 十 四 条 归 档 要 求 。一 、 接 收 档 案 必 须 履 行 手 续 ， 立 卷 人 必 须 按 自 然 规 律 加 以 系 统 整 理 编 排 件 号 、 页 号 ， 填 写卷 内 目 录 一 式 两 份 ， 经 本 部 门 领 导 审 核

9、 签 字 装 订 后 向 学 校 档 案 馆 移 交 并 履 行 移 交 手 续 。二 、 凡 归 档 的 文 件 材 料 （ 包 括 纸 质 、 照 片 、 录 像 带 等 各 种 载 体 形 式 ） 应 完 整 、 准 确 、 系 统 ，要 按 照 自 然 形 成 规 律 ， 保 持 历 史 联 系 ， 区 别 保 存 价 值 ， 划 定 密 级 ， 分 类 整 理 、 立 卷 。三 、 案 卷 标 题 要 简 明 确 切 ， 文 字 工 整 清 晰 。四 、 案 卷 内 不 得 有 订 书 钉 之 类 的 金 属 物 ， 不 得 有 铅 笔 、 圆 珠 笔 、 彩 色 笔 等 易 退 色

10、 的 字 迹（ 包 括 领 导 的 签 批 ） ， 不 得 用 复 写 纸 书 写 （ 财 务 凭 证 除 外 ） 。第 十 五 条 归 档 时 间 。一 、 党 政 、 财 务 按 公 元 年 度 归 档 的 部 门 在 次 年 五 月 底 前 归 档 。二 、 教 学 类 和 按 学 年 度 归 档 的 材 料 在 当 年 寒 假 前 归 档 。三 、 科 研 、 基 础 项 目 ， 在 项 目 完 成 通 过 鉴 定 验 收 后 两 个 月 内 归 档 。四 、 会 议 文 件 、 外 事 活 动 及 声 像 类 档 案 ， 根 据 情 况 随 时 交 接 归 档 。五 、 随 时 接

11、收 上 级 领 导 指 定 应 接 收 的 档 案 。第 四 章 档 案 管 理第 十 六 条 校 档 案 馆 是 永 久 保 存 学 校 档 案 的 基 地 。 为 了 确 保 档 案 安 全 ， 学 校 应 为 档 案 馆 提供 专 用 的 、 符 合 档 案 管 理 要 求 的 库 房 ； 存 放 声 像 、 照 片 等 特 殊 载 体 的 档 案 应 设 有 专 门 库 房 并 配置 恒 温 、 恒 湿 设 备 。第 十 七 条 档 案 馆 接 收 档 案 时 ， 要 依 据 移 交 清 单 仔 细 核 对 ， 并 按 照 规 定 的 分 类 编 号 方 法 ，进 行 统 一 分 类

12、、 登 记 、 编 目 、 排 列 。第 十 八 条 严 格 执 行 安 全 和 保 密 制 度 。 建 立 定 期 检 查 库 房 和 设 备 制 度 并 做 好 记 录 ， 对 破损 和 字 迹 模 糊 变 质 的 档 案 应 及 时 修 补 和 复 制 。第 十 九 条 认 真 执 行 档 案 查 借 制 度 ， 严 格 履 行 查 、 借 、 复 印 的 审 批 手 续 。第 二 十 条 对 已 归 档 的 档 案 材 料 需 要 补 充 或 更 改 的 ， 必 须 经 负 责 人 审 查 核 准 后 方 可 进 行 ，并 在 卷 内 备 考 表 中 作 必 要 的 说 明 。第 二

13、十 一 条 单 位 撤 销 、 合 并 和 人 员 调 动 时 ， 必 须 办 理 档 案 和 文 件 材 料 的 交 接 手 续 ， 不得 私 自 带 走 或 销 毁 。第 二 十 二 条 对 档 案 的 收 进 、 移 出 、 保 管 、 利 用 、 鉴 定 和 利 用 效 果 等 定 期 进 行 统 计 ， 编制 档 案 工 作 基 本 情 况 统 计 表 并 向 有 关 部 门 报 送 。第 二 十 三 条 定 期 对 已 超 过 保 管 期 限 的 档 案 进 行 鉴 定 。 对 于 到 期 的 档 案 ， 由 档 案 人 员 会同 有 关 业 务 人 员 组 成 鉴 定 小 组 共

14、 同 鉴 定 ， 提 出 存 毁 意 见 。 经 鉴 定 应 销 毁 的 档 案 须 经 登 记 造 册 并报 校 主 管 领 导 批 准 后 方 可 销 毁 ； 销 毁 档 案 时 要 有 二 人 以 上 监 销 ； 监 销 者 要 于 档 案 销 毁 完 毕 时 在销 毁 清 册 上 签 字 。第 五 章 档 案 的 利 用 与 开 发第 二 十 四 条 校 档 案 馆 保 管 的 档 案 按 照 有 关 规 定 ， 一 般 应 当 自 形 成 之 日 起 满 三 十 年向 学 校 和 社 会 公 开 。 持 有 合 法 证 明 的 单 位 和 个 人 ， 都 可 以 利 用 已 开 放

15、的 档 案 。第 二 十 五 条 积 极 开 展 编 研 工 作 ， 加 强 对 档 案 史 料 的 研 究 整 理 ， 有 计 划 地 组 织 出 版 档 案材 料 并 在 一 定 范 围 内 发 行 。第 六 章 考 核 、 奖 励 和 处 罚第 二 十 六 条 校 档 案 馆 在 分 管 校 长 的 领 导 下 ， 负 责 对 全 校 档 案 工 作 定 期 进 行 检 查 、考 核 ， 并 将 检 查 结 果 在 全 校 通 报 ， 对 档 案 工 作 做 得 好 的 单 位 和 业 绩 突 出 的 工 作 人 员 予 以 表 彰 。第 二 十 七 条 对 于 没 有 达 到 学 校

16、档 案 工 作 有 关 要 求 的 ， 限 期 改 正 ； 对 于 违 反 规 章 制 度 的 ，按 有 关 规 定 处 理 ； 对 于 违 反 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 的 行 为 ， 将 按 照 中 华 人 民 共和 国 档 案 法 实 施 办 法 规 定 的 程 度 和 处 理 方 法 予 以 处 罚 。第 七 章 附 则第 二 十 八 条 本 办 法 自 公 布 之 日 起 执 行 ， 由 校 档 案 馆 负 责 解 释 。 附 ： 湖 北 经 济 学 院 档 案 管 理 工 作 岗 位 责 任 制 湖 北 经 济 学 院 档 案 管 理 工 作 岗 位 责 任 制一 、 党 群 、 行 政 类 档 案 管 理 分 管 院 领 导 职 责1.党 群 类 档 案 文 件 材 料 形 成 部 门 :党 办 、 纪 委 、 监 察 处 、 组 织 部 、 统 战 部 、 党 校 、宣 传