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1、 关于供应部 2009年度采购与付款情况的审计报告总经理：根据 2010年度审计计划和审计委员会安排，自 2010年 4月 15日至 2010年 5月 10日，我们审计组对供应部 2009年度采购与付款情况进行了审计。审计过程中得到了被审计部门的积极支持和配合，工作进展顺利。审计工作已经结束，现将审计情况报告如下：一、基本情况为了加强对公司物资采购与付款业务的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，公司根据企业内部控制规范以及国家有关法律法规，结合公司的实际情况，制定了采购与付款内部控制制度。物资采购流程分两大类，一类是生产物料采购，一类是五金物料采购。生产物料的采购，
2、每月 11日前生产部根据营销中心销售预算情况编制需料计划，供应部在 5个工作日内根据需料计划经过询价后编制订货计划，报物管部审核总经理批准后与客户签订采购合同；而五金物料的采购，则由使用部门自行填写申购单，仓库核实库存量及采购量后，由供应部询价，报物管部审核总经理批准后与客户签订采购合同，某些零散的五金备件直接采购。在允许的情况下采用不少于3家以上供应商以资质及询价筛选的方式，在合格供方中比价择优采购，而货比 3家的先后依据是：质量、送货时间（是否符合我司生产需求）、付款方式、价格。一般情况下，符合资质的供方先将样板送来，待公司检验合格后，将其确认为可比可选的对象。公司开发供应商的途径有多种，
3、以上网查询搜索或由供应商同行介绍为多。所选择1 的供应商必须按商品的类别提供相应的证照复印本，如原料（主料）需有营业执照、药品生产许可证、药品 GMP证书、药 品注册证；辅料需有营业执照、药品生产许可证、药品注册证；中药材需有营业执照、药品经营许可证、 GSP证书，且购入的产地保持相对的稳定；进口商品遵守进品商品管理办法提供进口商品注册证、进口药材批件、进品药品检验报告书。为确保所采购的商品符合标准，质管部每年底对供应商进行考核评估、更新，并存档。供应部在与客户签订采购合同时，都明确采购物资的品名、规格、质量执行标准、数量、价格、交货日期、运输方式、付款方式、违约责任等要素，并由授权人员代表签
4、订。供方按照合同规定的交货日期将货物送达公司仓库，仓管员根据订货计划签收货物，数量差异允许在 5%-10%之间，但这种差异合同上没有明确说明，若差异较大，需请示领导。货物签收完毕后，仓管员及时报检，在收到检验室及质管部出具的验收报告单后，便将该批货物入账，若不合格，则通知供应部，一般情况下，供方选择换货。仓库存放的物料都是分门别类的，部分贵重的药材放在加锁的地方，并限制人员接近。货物验收后，供方提供合法票据给我司，供应部人员复核票据上的内容与采购合同、验收单上的是否一致，并根据合同上的付款要求填写付款申请单交送财务部。财务部优先考虑用银行承兑汇票付款，并对资金计划、合同约定的付款条件进行严格审
5、核，经总经理批准，由出纳办理相关货款结算。公司 09年的存货周转率为 4.71次，比 08年的 4.11次有明显提2 高。09年全年采购额约 18,897.65万元，共耗用 19,023.10万元。09年采购 09年耗用与 08年采购对比增减百分比与 08年耗用对比增减百分比众生 无税额 占采购额百分比无税额 占耗用额百分比(万元 ) (万元 )原材料 6,959.39 75.06%54.62%34.03%11.35%24.94%9.91%-4.65%33.46%38.30%-9.96%4.18%7,114.47 74.89%55.63%33.28%11.09%25.11%7.85%-6.20
6、%31.12%38.03%-6.85%3.74%中药材 3,800.982,368.41790.003,957.962,367.55788.95其中 原辅料五金备件包装物 2,312.359,271.752,384.919,499.38总采购额1. 2009年全年耗用额及期末库存额最大的是三七1309.09万元增长 16.72%,但期末库存量不足,分别为 1528.01万元及 88.10万元 ,耗用额较 08年的1个月的耗用量。2. 库存量可供给 1年以上的原材料有 18个,库存金额为 4.85万元。分析说明：（1）中药材 09年耗用额比 08年减少 261.62万元下降率 6.2%，其中当归
7、减少 259.8万元，占总额的 99.3%，原因是当归从 08年的采购单价 41.83元/KG下降到 09年的 15.13元/KG ，虽然 09年耗用量比 08年增长18844.53KG，增长 18.21%，但还是导致总耗用额下降。除了当归，还有丹参、皂角刺、防 风等 9种中药材有这种采购单价差异情况。（2）原辅料采购额及耗用额增长大的原因是 09年将“空心胶囊 ”归 入辅料中核算，而 08年则归入包装物中核算。若不考虑“空心胶囊” ，09年比 08年耗用增长不到 1%。而“空心胶囊” 09年比 08年耗用额增长 2.81%。（3）包装物耗用额比 08年减少 175.36万元下降 6.85%，
8、主要原因是 09年“空心胶囊” 耗用 427.92万元归入辅料中核算。09年采购 与 08年采购对比增减百分比09年耗用 与 08年耗用对比增减百分比华南 无税额 (万 占采购额百分比无税额 (万 占耗用额百分比元) 元)原材料 8,136.11665.367,366.48104.271,489.799,625.9084.52%8.18%6.93%9.40%7,902.63769.357,031.73101.551,621.099,523.7282.98%9.74%-3.15%21.04%-4.54%-35.53%-3.86%-3.27%中药材其中 原辅料 90.54%1.28%7.63% 8
9、8.98%1.28%五金备件 -33.12%-14.22%3.00%包装物 15.48% 17.02%总采购额1.2.3.库存金额上 10万元以上的原材料有(先锋 6#),达 499.2万元。库存量可供给 1年以上的原材料有 12个,库存金额为 13.2万元。25个,其中氯霉素库存额达 71.3万元。全年耗用额最大的是头孢拉啶分析说明：（1）原辅料耗用额 09年比 08年减少 334.78万元，下降率为 4.54%，主要原因是头孢拉定的耗用额比去年减少 372.97万元。头孢氨苄的采购单价则由去年的 469.06元/KG下降到 317.71元/KG。3 （2）包装物耗用额比 08年减少 65.
10、08万元下降 3.86%，主要原因是 09年“空心胶囊” 耗用其中 215.85万元归入辅料中核算。货款支付情况09年付款额 (万元 )08年付款额 (万元 )09年与 08年对比增减额 (万元 ) 增减率付款方式占百分比 占百分比现金 50.7410,565.1710,092.34999.380.23% 77.0313,188.018,601.26631.080.34% -26.29-2,622.841,491.08368.30-34.13%银行 48.67%46.49%4.60%58.62%38.23%2.81%-19.89%17.34%58.36%-3.51%银行承兑汇票易货合计 21,
11、707.62 22,497.37 -789.75分析说明：根据公司的经营方针优先考虑以银行承兑汇票支付货款， 09年比 08年通过以银行承兑汇票支付货款增加50%。8.26%，但是以 银行承兑汇票方式支付没有达到采购总额的二、审计内容本次审计采取了抽查的方式进行。（1）随意抽查一个月的订货计划书 ,检查其是否符合当期的采购政策。原材料的订货计划是否根据当期的需料计划实施 ,是否按管理制度及权限规定要求办理审批手续 ,是否按预先编号、保管订货计划。（2）分析比较需料计划、库存量及订货计划 ,检查其是否进行合理安排。（3 ）检查原材料的采购价格是否经过市场调查、比较、审批程序决定。（4 ）检查采购
12、合同条款是否充分，有无损害公司利益，是否有指定人员审核，是否交财务部存档，合同专用章是否经过适当审批。（5）检查是否按需料计划申请订货计划，跟踪其实施过程， 检查其采购价格、供应商及审批情况，比较当期实际生产及库存状况。（6 ）审核供应商的发票与订货计划、采购合同、入库单的名称、单价、4 数量是否一致。（7 ）检查是否存在超收，超收标准的规定；分析超收原料的价格与数量是否经济、是否合理。（8 ）查阅询价是否有书面记录并存档，是否作为订货计划审核的依据。（9）查阅供应商的档案是否健全并定期更新；是否定期对供应商进行考评、且考评指标是否合理，查阅近期的供应商评价表，查看是否存在大量得分较低的供应商
13、。（10）查阅公司是否有关于采购批准额度的权限规定。（11）查阅公司的质量原因造成退货的标准及其执行情况，查阅退货的“出库单”，检查其是否按规定办理审批手续，退货是否充分、及时，供应商是否签字；退货是否符合质管部的建议，退货时是否有质管和财务核查。三、审计结果（1）订货计划符合当期的采购政策，原材料的订货计划都是根据当期的需料计划实施，且每份需料计划都经过生产部部长复核，订货计划则由总经理审批，方能与供方签订采购合同。供应部将每月的需料计划、订货计划归档。（2）原材料的采购价格均经过市场调查，货比 3家，但部分原材料的供应商只有一家符合我司资质要求，最后由领导审批。（3 ）采购合同条款充分，无损害公司利益，并指定授权人员代表签订，保管合同专用章，合同签订后交财务存档，以便审核、付款。（4 ）一般情况下，订货计划应与生产部的需料计划一致，但实际的采购过程中，订货计划中的品种、数量要比生产需料计划多，是因为供5
