《互联网背景下远程办公管理的挑战和机遇研究》由会员分享，可在线阅读，更多相关《互联网背景下远程办公管理的挑战和机遇研究（11页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、互联网背景下远程办公管理的挑战和机遇研究 王若琪 张爽 南京邮电大学 摘 要： 随着互联网技术快速发展, 远程办公引起了学者和企业的关注。基于远程办公和互联网技术的最新研究成果, 重点分析目前远程办公发展面临的挑战, 以及在互联网技术和现代企业管理方法融合下, 远程办公发展出现的新机遇, 并提出基于互联网技术的创新管理方法, 为企业远程办公管理拓宽思路。关键词： 互联网技术; 远程办公管理; 挑战; 机遇; 创新策略; 作者简介：王若琪, 南京邮电大学, 硕士研究生, 研究方向为人力资源管理;作者简介：张爽, 南京邮电大学, 副教授, 硕士生导师, 博士, 研究方向为人力资源管理、创新与创业管
2、理。基金：国家自然科学基金:远程工作员工意愿与组织许可的耦合效应及权变因素影响作用研究项目编号:71572074互联网行业的快速发展, 对我国经济产生了巨大的影响和改变。互联网企业进入了蓬勃发展时期, 企业运营和管理模式也具有强大的活力。但互联网企业由于自身的特殊性, 人力资源管理方式与传统企业有所区别, 管理者不得不变革管理模式以适应企业的发展。在技术方面, 快捷便利的通讯技术日趋成熟, 为远距离的数据交换提供了基础。然而, 信息时代的预期影响远远大于技术本身, 信息技术正在改变着社会的经济体系、劳动方式、组织形式, 这就使新的、灵活的工作组织形式成为可能。远程办公就是适应社会发展、企业变革
3、、增强企业竞争力的一种新的组织管理模式。远程办公这种办公形式尽管早已出现, 但管理困难是制约其发展的重要因素之一。如今, 在新一代信息技术的支持下, 远程办公迎来自己的时代。下一代通信网络、物联网、云服务等新兴技术在一定程度上弥补了原有管理方法的缺陷, 为远程办公管理创造了更多的可能性。一、远程办公的研究进展(一) 远程办公的定义Nilles 在 1975 年首次提出了远程办公 (或称“远程工作”) 的概念, 他认为远程办公就是远离传统工作场所或在家办公。1Grayetal (1995) 对远程办公的定义影响较大, 他认为远程办公是一种涵盖了多种工作活动的灵活的工作方式, 它使得雇员在相当一部
4、分工作时间中, 以远离雇主或传统办公地点的方式工作。2张小平 (1999) 将远程办公定义为借助电脑与由电脑控制的设备工作, 其工作场所与企业所在地分处两地, 相互通过电子通讯工具进行沟通。3Golden (2005) 提出, 远程办公程度通常以一周内远程办公平均天数或小时数来衡量4。远程办公一直被用于解决社会和组织的弊病, 可帮助企业降低房地产成本。崔旭 (2013) 认为, 由于当时通讯和互联网技术不成熟, 远程办公一直停留在理论阶段。20 世纪 90 年代, 随着科技进步和互联网的普及, 远程办公又把信息和通讯技术的应用纳入其中。5(二) 远程办公的形式Fintan (2001) 将远程
5、办公归纳为三种形式:一是以家庭为基础的远程办公。员工定期在家里工作, 但不是每一天。在家里办公的员工一般是自由职业者或从事的工作相对独立。只要保持通信的畅通, 就像在办公室里一样联系方便, 便可实现远程办公。在家里办公的员工也经常使用其他通信媒介, 如电子邮件和个人计算机链接到办公室服务器。二是在卫星办公室、通用办公室 (如酒店和远程办公中心) 等场所灵活安排办公时间。在卫星办公室, 员工在靠近家的地方就近办公, 方便员工, 减少通勤时间。它在某种意义上是分支机构, 其目的是解决员工换流的问题。卫星办公室配备了办公家具及由总公司提供的设备, 此外还可提供行政帮助。三是还有一种远程办公形式叫做移
6、动办公, 从事该工作的员工被称为移动办公人员。这个定义通常与移动销售人员有关, 因为他们的工作性质使他们的大部分时间离开办公室。由于移动办公人员经常在路上, 无论是在飞机上、汽车上还是轮船上, 使用通讯工具在每个位置上与办公室沟通是必要的。6在现有研究中可发现, 大部分学者关注的是第一类以家庭为基础的远程办公, 对后两者的研究较少。(三) 远程办公的管理一些学者从员工个人角度出发, 对远程办公的管理进行研究。Chevron 等 (1996) 在实证研究远程员工的态度和行为时发现, 远程员工在灵活自由的工作环境中效率更高, 但他们却会因此错过了办公室里的社会化。7许小颖 (2012) 在研究中也
7、提出类似的问题, 远程办公代表着该员工从办公室消失, 虽然增加了工作的灵活性, 但长时间, 可能会与社会隔离, 地域阻碍会影响同事交流和团队工作。这种孤独感会演变成焦躁感, 久而久之失去对工作的激情。8还有一些从组织角度出发的研究, 包括远程办公采用、员工保留和招聘、提高员工绩效和组织管理。Harrington 等 (1999) 研究调查了企业文化、管理态度、远程员工与管理者的关系、组织内部沟通和信任的作用等。9Guimaraes 等 (1999) 研究了远程办公计划实施的成功因素, 他们发现, 主管、员工、任务和工作环境与远程办公的成功是正相关的。他们还强调规划, 管理支持和员工选择的重要性
8、。10张小平 (1999) 认为, 影响企业决策者对远程办公态度的主要问题是管理, 对远程办公的管理要有相应的激励和工作制度。3许小颖 (2012) 认为, 远程办公不只是员工工作地点和方式的改变, 随之而变的还有管理方式。8二、远程办公管理面临的挑战在远程办公管理中, 存在对远程员工监管困难、员工与企业组织结构整合不足等问题, 企业在远程办公管理中遇到一些挑战。(一) 参与感和归属感降低Perez (2002) 在研究远程办公利弊中提到, 实行远程办公的企业, 需要通过要求员工每周至少有一天进入办公室来保持远程员工的可见性。11长期远离传统办公室会造成远程员工与同事和办公室环境的隔离, 远程
9、办公可能对工作场所的社交网络产生负面影响, 从而给管理者带来挑战。许小颖 (2012) 在对远程办公管理研究中提到, 由于没有在共同区域办公的经历, 降低了远程员工对公司文化的认同感。8如果在某些组织或团队中仅有一部分人在家办公, 那些待在办公室中的人可能会忘记与远程员工分享资讯, 久而久之远程员工会缺乏参与感。所以, 定期的与办公室同事交流是必要的。管理者如果无法将远程员工与普通员工连接起来, 就很难发挥团队协同作用, 员工之间少了互相学习的机会。选择远程办公的人或许喜欢这种方式所带来的独立性, 但作为一个社会人, 他们也需要与同事进行沟通并感受到他人对自己工作的支持。然而, 因为没办法频繁
10、见面或者经常进行沟通, 导致了远程员工获得公司信息和参与团队活动的机会减少, 对企业的归属感可能更低。(二) 工作和生活的边界模糊不清Hill 等 (2008) 研究发现, 在家里设立办公室可能会让远程员工工作更长时间或在一周内工作更多天, 这可能影响工作家庭时间和空间的界定。12Tremblay (2002) 认为, 管理者如果要求远程员工将生产力提高 10%20%, 远程员工为换取愉快的工作环境会接受管理者的要求。13Maruyama 等 (2009) 认为, 远程员工要时刻待命, 因为其他工作伙伴仍然会以传统的日程安排工作, 有时甚至更糟, 要求你 24 小时待命。远程员工有时可能被召回
11、办公室进行不定期的会议, 并在正常工作时间之外与同事联系。工作侵入家庭领域使家庭工作边界变得模糊, 并导致冲突, 使工作变为一种负担。14Matthews (2014) 研究了远程办公中家庭工作模糊带来的角色压力, 他提到远程办公者起初的愿望都是好的, 他们希望能兼顾家庭和事业, 很多人认为他们能够从远程办公中获得便利, 却最终发现事实不如所愿, 因为有太多的东西会让他们的注意力分散, 也许是他们的家庭成员让他们照看家里, 也许是他们的朋友突然造访。15(三) 对远程员工失去控制从节约成本角度考虑, 企业是愿意发展远程员工的, 但远程办公又不利于管理者控制和管理。管理者担心若员工过多, 企业管
12、理会处于失控状态。远程办公遇到的最棘手的问题就是对远程员工的管理。企业必须确保远程员工的工作效率和在传统办公场所时一样高。由于地域阻隔, 管理者无法对远程员工进行全面的绩效考核。没有了正常的上下班打卡这一强制性考核, 远程员工的工作时间与休息时间无法清楚划分。Gainey 等 (1999) 提出, 从员工持续互动和面对面沟通中吸取力量的企业文化将受到最大影响。然而, 具有完善规则和规章的企业文化, 能很好地适应远程办公并帮助管理远程员工。16Harrington 等 (1999) 的实证研究表明, 员工缺乏信任是远程办公实施和发展的主要障碍, 企业文化将影响组织信任的水平。17Watad 等
13、(2003) 认为, 企业文化在远程办公管理中扮演着重要的角色。18(四) 信息安全得不到保障崔旭 (2013) 指出, 现在的互联网环境并不是绝对的安全, 员工在信息传输过程中还存在一定的风险, 可能会受到病毒的入侵或黑客攻击。5据国家互联网应急中心调查, 2015 年共发现 10.5 万多个“木马”和“僵尸”网络控制端, 控制了我国境内 1978 万多台主机。网络安全高危漏洞频现, 网络设备安全漏洞风险较大。从 CNVD 行业漏洞收录数量统计分析发现, 电信行业漏洞库收录漏洞数量为 657 个, 其中网络设备 (如路由器、交换机等) 漏洞占54.3%, 可见网络设备安全风险依然较大。随着“
14、互联网+”带来的新机遇, 各行业与互联网深度融合, 智能联网设备也逐渐在各行业广泛使用, 漏洞威胁也在逐步增加。2015 年中国互联网网络安全报告显示, 2015 年 CNVD 共收录 739 个移动互联网设备或软件产品漏洞, 通报了多款智能监控设备、路由器等存在被远程控制高危风险漏洞的安全事件。19由于远程办公是基于互联网进行文件传输, 传输中的不确定性会成为工作中的障碍。在日益激烈的市场竞争环境下, 薄弱的信息安全会成为企业竞争中的“软肋”, 机密数据被窃取会给企业带去不可逆转的伤害。三、互联网技术为远程办公管理带来的新机遇在远程办公中, 员工的需求多元化个性化、工作灵活性更高、员工对组织
15、的感知降低, 这些变化要求企业重新审视现有管理模式。此时, 互联网技术与企业管理方式的融合, 为远程办公管理带来了新思维。(一) 网络沟通, 增强员工之间的情感联系远程员工因长时间与同事隔离, 彼此无法面对面进行沟通, 情感联系薄弱, 所以在组织中就缺乏参与感, 此时互联网技术为员工间的互动提供了条件。互联网技术使人与人的沟通距离与成本趋于零、信息的对称与信息的透明, 使员工更能自由地表达自身的情感变化和价值诉求。企业在制定远程员工的管理策略时更要关注员工的情感需求, 克服地域空间的隔离, 建立与员工的情感链接。例如, 微信作为近年热门的社交软件, 在职场员工中近乎做到全面覆盖。其通过网络快速
16、发送语音短信、视频、图片 (包括表情) 和文字, 支持多人群聊天等功能为远程办公带去许多便利。微信为远程员工提供了交流平台, 朋友圈等都是员工维系情感的方式。(二) 数据化管理, 科学监督和评价员工大数据是信息通信技术不断发展的产物, 已成为当今世界的时代特征。徐艳 (2016) 认为, 大数据的应用能挖掘员工潜力、优化组织架构, 实现企业人力资源绩效管理互联网化, 从而提升人力资源绩效管理的工作效率。20远程办公的员工因其不可见性, 使得原先的考核管理方式已不再适用, 大数据管理的出现为管理远程员工提供了新的思路。远程员工因为与组织的隔离, 与管理者较少见面, 因此增加了对其工作状态了解的难度。在互联网的环境中, 海量数据进入云端, 利用大数据技术对这些数据进行分析, 使用最少的人力资源科学地对远程员工考核和评价。组织通过对远程员工工作情况的数据收集和挖掘, 帮助管理者分析员工各个数据之间的潜在联系, 以便准确地了解远程员工
