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1、浅谈信息时代下行政单位的档案管理工作 白建兵 文水县经济和信息化局 当今社会正值信息化高速发展时期, 档案管理的信息化建设工作显得尤为重要。一、档案管理信息化在行政单位工作中的必要性1. 档案管理信息化有利于快速实现资源共享。档案管理信息化, 就是在相关部门的统一规划和组织下, 实现档案管理工作中对现代化信息技术的全面应用, 档案管理信息化是实现档案资源共享的现实需要。行政单位在日常工作过程中, 对相关信息及时传输、交互的需求日益增强, 档案管理信息化可以迅速打破使用者之间的壁垒, 实现信息的快速传递、保存和开发, 快速实现资源共享。2. 档案管理信息化是档案管理工作的转折点。档案管理信息化意
2、味着档案管理模式由以档案实体为重心向以档案信息为重心转变。传统的档案管理基本以纸质为主, 存在整理工作繁杂、工作效率不高、保存时间有限、保存难度大等诸多不足, 无法适应当今社会信息化发展的趋势。档案管理信息化不仅可以有效快速地消除传统档案管理工作中存在的弊端, 而且在解放人力、提高工作效率、节约资源等方面都发挥了积极作用。在我国信息化建设迅速发展的大背景下, 抓好档案管理信息化建设这一重要工作, 对提升单位的影响力具有重要作用。二、在信息时代背景下档案管理信息化面临的机遇和挑战1. 信息时代给档案管理信息化带来的机遇。一是信息时代下, 档案管理与信息化技术相结合, 使档案资源的获取、分析、管理
3、、调用、共享和存储异常便利, 工作效率和质量大幅提高。二是信息技术对档案的保存和传播具有划时代的影响。档案管理信息化解决了传统纸质档案保存难度大、保存时间有限的不足, 实现了档案管理以档案信息为重心的重大转变。信息时代实现了档案管理过程中载体和信息的分离, 通过备份、云存储等方式, 不仅在很大程度上提高了信息存储容量, 而且有利于信息的永久保存和传播。三是信息技术的高速发展, 极大提高了档案记录和管理的准确性, 灵活的电子查询手段使档案资源得以全面、迅速地利用。2. 信息时代给档案管理信息化工作带来的挑战。科技发展是一把双刃剑, 在为档案管理工作带来极大便利的同时, 也带来一些新的挑战。一是档
4、案管理信息化是一项系统的、复杂的工程, 在考虑本单位建设的权限、规模、设备人员配备情况的同时, 还需要结合地方和区域特色进行统筹和规划。然而我国目前档案管理信息化系统相对分散, 协调合作和资源共享不足, 没有建立紧密的行业联系。二是缺乏相应的资金、设备和人才支持。尤其是中西部和基层地区的投入还十分欠缺。目前我国相当一部分档案管理人员仍遵循传统的纸质档案管理模式, 对档案管理信息化所需要的相关技术掌握不精不熟, 专业人才缺乏, 无法满足市场需求。三是信息安全风险巨大。计算机一旦中病毒或者被黑客侵入, 很有可能造成数据和信息的丢失、盗用, 甚至是信息的篡改、伪造、删除等, 危害极大, 必须有先进完
5、善的安全技术, 但是我国目前相关的技术和措施仍待进一步提高。三、行政单位档案管理信息化的对策1. 强化信息化管理意识。加强行政单位档案管理信息化建设, 首先要从思想上强化领导和员工对档案重要性的认识, 提高对档案管理信息化工作的重视程度。在制度上, 相关部门应当制定档案管理人员定期培训和学习的制度, 不断提高档案管理队伍的专业知识和职业素养。通过有效的激励机制激发档案管理人员的学习和工作热情, 从而有效提高单位档案管理信息化工作的效率。2. 加大对软件和硬件的投入力度。档案管理信息化建设需要相应的硬件设施如计算机、扫描仪、多媒体设备等, 只有相关部门给予足够的资金支持, 才能保证该项工作的顺利
6、实施。先进的设备可以提高档案信息的存储量和系统运行速度, 保证档案管理信息化工作的顺利开展。保证档案信息的安全性和准确性是档案管理工作的重要一环, 在档案信息逐步实现电子化的今天, 必须保证信息管理系统软件和相关保护系统的及时更新, 这就要求相关单位充分重视对软件部分的资金和技术投入力度, 从而达到有效保证行政单位档案管理工作有效、稳步发展的目的, 为决策层提供及时、准确、可靠的文字依据。3. 制定科学规范的档案管理制度。行政单位应该根据自身实际情况订立详细、具体、科学的档案管理制度, 将档案管理信息化建设纳入员工考核、职称评定中。对于能够上网查询的档案资料进行保密定级, 根据查询者的工作职能范围开通权限, 保证机密文件不被泄露, 提高网上查询档案信息的安全性。
