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1、1公司客户接待管理办法第一章 总 则第一条 为了规范客户接待程序，明确接待标准，提高洽谈合作成功率和市场竞争力，特修订本办法。 第二条 本办法适用于芜湖海螺型材科技股份有限公司，其它子公司参照执行。第二章 接待申请第三条 芜湖公司客户接待 由所在市场部提前三天详细填写客户接待申请表（附件一）传真至销售处，提出接待申请。销售处负责接待岗位根据接待意见，拟定接待计划表（附件二），报公司销售处负责人及分管领导审批后，通知所涉及的相关部门和人员，安排接待。第四条 子公司客户来芜湖公司参观考察接待 子公司所属市场部详细填写客户接待申请表，提出接待申请，经所属公司销售处、分管领导审核后提前三天传真至销售部
2、，销售部接待岗位拟定接待计划，报销售部负责人及分管领导审批后，通知所涉及的相关部门和人员，安排接待，招待及礼品费用由所属子公司承担。第五条 客户接待申请表要详细注明客户基本情况，如来访单位名称、来访事项、来访要求；涉及工程概况、选材2要求；来访客人的联系方式、性别、个人爱好；以及其他特殊情况翔实填写，便于接待人员了解，做好接待安排。第六条 芜湖公司区域所属市场部客户接待申请的安排落实工作由芜湖公司销售处牵头负责。第七条 针对具有全国性战略合作意向房地产公司至芜湖公司考察的，由客户所属区域市场部提出申请后，接待安排工作由销售部负责接待。第三章 接待程序第八条 销售部（处）接到客户接待申请表后，接
3、待岗位人员根据市场部申请的内容，与市场部详细沟通，根据来访意图，在客户接待过程中有针对性的安排相关参观项目和相关人员参与座谈、接待。第九条 公司领导 陪同接待。如客户为行业领导、房地产公司，由公司领导、部（处）领导负责陪同；如客户为大型直销单位，由公司分管领导或部（处）领导负责陪同；用户为一般组装厂、渠道客户及其他类型的，由部（处）领导负责陪同。第十条 如公司分管 销售领导出差或客户来访较为集中时，销售部（处）及时邀请公司其他领导参与接待。第十一条 根据客户来访的意图，针对型材技术方面考察的，销售部（处）协调安排质控处相关人员参与接待；针对门窗技术方面考察的，协调门窗相关技术人员参与接待；需3
4、要了解相关财务信息的，协调财务部（处）相关人员参与接待。第十二条 针对行业协会、重大房地产客户和大型直销客户来访，所属市场部派专人回公司陪同，与公司接待岗位衔接，做好全程服务。第十三条 根据不同客 户的要求，针对接待的内容，要选择接待项目，制定接待安排计划。备选接待内容如下：接待内容 配合责任单位集团规模展示（参观海创大厦） 销售部(处) 协调集团工会观 看“海螺集团 三十而立” 宣传片 总经办企业生产规模现场展示 三分厂参观 MC 共挤生产线 三分厂参观全色型材生产线 一二分厂参观门窗制作工艺 门窗分厂公司形象展示（参观展厅） 总经办、门窗分厂参观门窗检测设备 质控处参观模具加工中心 模具公
5、司洽 谈 根据客户需求情况，安排相关 单位人员参加第十四条 根据市场部客户接待申请的要求，由接待人员办理派车、分厂准入等相关手续，并随车陪同客户参观生产线。第十五条 销售部除计划统计岗位，销售处除计划调度岗位外，其他人员均负有接待客户职责。4第四章 车辆安排第十六条 客户出发前，市场部要明确客户是否自备车辆，如未自备车辆，要与客户确认乘坐的交通工具种类。第十七条 如客户自备车辆，市场部要明确车辆类型，是否配置专职司机，明确车辆出发时间、预计在途时间、到站时间，在途时接待人员要及时跟踪客户在途情况，要及时告知客户行车路线，确保在距离公司最近的高速路口驶下高速。对客户车辆未配备导航设备的、路况不熟
6、或客户提出接站要求的，接待人员或市场部陪同人员需至约定的高速出口接站，确保客户安全、顺利的抵达公司。第十八条 对未自备车辆的客户，要提前与客户明确乘坐的交通工具种类，乘坐汽车的要提前了解到站时间、到达车站名称；乘坐火车、飞机的，要了解火车车次、航班班次和到达地点、到达时间，制作接站牌（附件三），做好接站准备。客户在途过程中，接待人员要及时电话跟踪在途情况，使客户及时感受到关心和重视。第十九条 对需要至机场、火车站、汽车站、高速路口接站的车辆，接待人员需提前申请车辆，有市场部人员陪同的，市场部陪同人员要随车接站。无市场部人员陪同的，接待人员要及时跟踪到站情况和到站后车辆在途情况，必要时随车接站。
7、第二十条 客户来访期间，要安排好车辆的使用，在参观、用餐、住宿过程中，要保证车辆随时守候，务必做到车辆5等候客人，避免出现客人等候车辆的调度失误。第二十一条 客户在公司参观后，在芜湖若做短暂停留，有其他市内参观需求，需要车辆的，接待人员要及时申请车辆陪同。第二十二条 客户返程的，对自备车客户，市场部陪同人员或接待人员要做好送站；对未自备车客户，接待人员需及时跟踪客人车票预定情况，提前申请车辆送站。客户不返程，需至其他区域游玩或另有安排的，接待人员需根据具体情况与市场部或客人及时沟通，需要安排车辆的，要提前落实车辆。第二十三条 接待车辆优先使用销售部门车辆，如来访客人较多，销售部门车辆不能满足接
8、待要求，接待人员要提前向总经办申请，根据目的地的远近，依据公司车辆管理相关规定提前履行报批手续。第五章 就餐安排与标准第二十四条 根据客户接待需要，在外用餐接待的，由接待人员持来宾招待联系单（联系单上须注明接待客户名称、人数和事由），报部（处）领导批准后，加盖公章，一式二份，凭联系单到指定地点就餐。特殊情况未按手续办理，次日必须补办报批手续。第二十五条 接待人员要及时了解客户的宗教信仰及相关饮食习惯，合理安排客户就餐。6第二十六条 对客户到达时间错过用餐时间，同时需要用餐的，要提前考虑到就餐酒店的餐饮营业时间，提前与就餐酒店做好就餐安排，确保客户到站后及时用餐；如市场部陪同客户一道返回公司，如
9、预计到达时间错过用餐时间，可考虑在途中用餐。第二十七条 如因客户要求，在公司指定地点以外就餐的，接待人员在请示部（处）领导同意后，在用餐后索取发票，由部（处）领导签字审核后，交相关费用管理岗位报销。第二十八条 就餐费用原则上每餐控制在以下标准：类别 招待对象 招待标准（含烟酒） 一般组装厂、渠道客户及其他1-3 人按 180 元/人4-5 人按 150 元/人6 人以上按 120 元/人行业协会、房地 产公司及大型直销单位1-3 人按 240 元/人4-5 人按 200 元/人6 人以上按 150 元/人第二十九条 未按程序办理的招待，所发生的费用，不予核报。严禁经办人未经授权在指定酒店签单、
10、招待。部门和经办人若弄虚作假，一经发现，从严处理。第三十条 市场部人员陪同客户回公司参观考察的，由销售处统一安排接待和就餐，所发生的费用从处机关列支，未经销售处统一安排，在芜湖所发生的餐饮费不予核报（芜湖市场部除外）。第二十一条 子公司人员陪同客户到公司参观考察的，所发生的费用从子公司列支。7第六章 住宿安排与标准第三十二条 接待人员根据客户来访接待要求，出具的来宾接待通知单，报部（处）领导批准后，加盖公章，一式二份，凭通知单到指定地点办理住宿手续。第三十三条 客户入住前，市场部要提前与客户沟通，根据来访人员的职务、性别和要求，合理安排住宿标准。对具有宗教信仰的客人，要提前咨询客户在房间的安排
11、上是否有特殊要求，提前协调住宿酒店。第三十四条 对战略合作客户、大型房地产企业、大型直销企业客户来访，接待人员要协调酒店在预定房间内安排果盘和迎宾卡，提高客户满意度。第三十五条 如因客户要求，在公司指定住宿地点以外住宿的，接待人员在请示部（处）领导同意后，办理住宿手续，并在客户离开后索取发票，由部（处）领导签字审核后，交相关费用管理岗位报销。第三十六条 住宿费用原则上每天控制在以下标准：类别 招待对象 住宿标准 一般组装厂、渠道客户及其他1-3 人按 200 元/人4-5 人按 150 元/人6 人以上按 100 元/人行业协会、房地 产公司及大型直销单位1-3 人按 300 元/人4-5 人
12、按 240 元/人6 人以上按 200 元/人第三十七条 子公司来公司的客户需要办理住宿的，由销售部接待人员按各子公司分管销售领导审签后的接待要8求，办理住宿，费用从子公司列支。第七章 礼品安排第三十八条 市场部申请为客户提供礼品的，要在客户接待申请表中注明，经部（处）领导同意批准后，由接待岗位相关人员办理礼品购买手续，能够公司内部领用的，在公司总经办领用。第三十九条 礼品准备的数量要与来访人数配套，市场部在申请礼品前，要明确来访人员人数，避免出现礼品准备数量不足的情况。第四十条 在客户接待过程中，客户提出的临时礼品要求，要经参与陪同接待的公司领导和部（处）领导同意后，安排购买，相关费用由部（
13、处）领导签字审核后，交相关费用管理岗位核报。第四十一条 子公司所需礼品，销售部接待人员按各子公司分管领导审签后的接待要求，由接待相关人员准备，费用从子公司列支。由公司统一制作的纪念品除外。第八章 接待要求第四十二条 经过审批的接待计划，接待人员要使用红纸打印，在客户来公司之前要征询行程安排，到达后要向客户详细介绍接待计划的安排情况，使客户了解接待过程和行程，配合接待各环节。第四十三条 接待人员要对接待各环节提前做好安排，9在客户到站前将参观、洽谈、住宿、就餐各环节需要协调的单位、部门和人员提前落实沟通到位。在接待过程中根据接待进度，安排各环节配合的部门和人员准时配合接待。第四十四条 接待 各
14、环 节 的 事 项 安 排 ，必 须 做 到 环 环 相扣 ，环 环 有 准 备 ，保 证 接 待 流 程 合 理 ，过 程 顺 利 。第四十五条 客户接待完成后，接待人员要及时督促市场部做好接待客户的回访，将接待的效果发挥到最大化，促进客情关系提升，提高接待涉及工程的攻关效果，促进销量的提升。第九章 附 则第四十六条 本办法自下发之日起执行，原海型销（2003）26 号客户接待管理暂行办法）同时废止。第四十七条 本办法解释权属于销售部。10附：客户接待流程图芜湖公司客户接待流程图传真客户接待申请表申请了解来访需求、人员状 况接待计划报公司领导审批，申请公司领导陪同同意反馈市场部公司领导销售处领导销售处接待岗位公司其他部门客 户审核 接待计划表发相关各部门接待11子公司客户接待流程图子公司销售处子公司分管领导子公司市场部传真客户接待申请表申请了解来访需求、人员状况接待计划报公司领导审批，申请公司领导陪同同意反馈公司领导销售部领导销售部接待岗位公司其他部门客 户审核接待计划表发相关各部门接待审批拟接待计划
