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1、贵阳西南国际商贸城总经办文秘档案部工作流程制度一、来文处理工作流程图1、外部来文所有文件必须一律交办公室文秘档案部统一处理。严格实行一个窗口进一个窗口出。1、来文3、秘书进行纸质、电子登记并分类编号4、秘书对来文的内容进行筛选、摘要5、办公室主任或文秘档案部负责人提出拟办意见供领导参考6、秘书将已提拟办意见的文件呈送办公室分管副总批阅7、办公室分管副总提出批阅意见或是否同意办公室提出拟办意见9、总经理提出批阅意见或是否同意分管副总或办公室提出的拟办意见8、秘书将已提拟办意见的文件送呈总经理批阅10、根据总经理批阅意见送呈办理的部门11、秘书在规定办文时间内对文件进行追踪、督办，并将办理情况及时
2、反馈给总经理2、填写来文处理笺附表：外部来文处理笺贵阳西南国际商贸城有限责任公司来文处理笺（外部）来文编号： 来文日期： 紧急程度：来文单位:来文摘要：摘要人：办公室拟办意见：拟办人：分管副总意见：分管副总签字：总经理意见：总经理签字：办理情况：12、文秘档案部将已办理完毕的文件统一立卷归档经办人签字： 办结日期： 经办部门领导签字： 已办结2、内部来文1、部门拟稿并填写来文处理签3、秘书进行纸质、电子登记并分类编号4、秘书对来文的内容进行筛选、摘要5、如需要其他部门办理的情况，秘书将文件传送到相关部门负责人签署意见6、秘书将已提拟办意见的文件送呈总经理批阅7、根据总经理批阅意见送呈办理的部门
3、8、秘书在规定办文时间内对文件进行追踪、督办，并将办理情况及时反馈给领导2、部门负责人、分管副总签署意见9、办公室将已办理完毕的文件统一立卷归档附表：内部来文处理笺贵阳西南国际商贸城有限责任公司来文处理笺（内部）来文编号： 来文日期： 紧急程度：来文单位:来文摘要：摘要人：部门负责人意见：会签单位意见：拟办人：分管副总意见：分管副总签字：总经理意见：总经理签字：办理情况：办公室将已办理完毕的文件统一立卷归档经办人签字： 办结日期： 经办部门领导签字： 已办结二、发文拟稿工作流程图1、部门拟稿4、办公室主任或文秘档案部负责人对内容、文字、格式进行审核6、秘书将文稿送呈总经理签发7、秘书对文件进行
4、统一的编号、打印、加盖公章8、秘书将文稿分发到总公司、各部门、各分厂，并签收9、文秘档案部将文稿统一立卷归档5、会签相关部门审批2、部门负责人、分管副总签署意见3、将附有发文笺的纸质及电子版文档交给秘书登记、分类附表：发文处理笺贵阳西南国际商贸城有限责任公司发文处理笺发文字号：文件标题：主题词：主办部门和拟稿人：签发：部门负责人意见： 分管副总意见： 部门会签：办公室核稿： 报： 发：送： 附件：打印份数：贵阳西南国际商贸城有限责任公司文件六角括号字 号关于的通知（或请示或报告）宋体 2 号加粗： 。 正文用 3 号仿宋字体全称贵州西南国际商贸城有限责任公司二 00四年九月十五日日期大写黑体加
5、粗主题词： 抄 报：， 。 阿拉伯数字抄 送： 公司总经办 2004 年 9 月 15 日 印发共印 10 份结构层次序数为：一、（二）1、（1）公文种类主要有：（一）命令（令）适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（四）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项
6、，任免人员。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（九）请示适用于向上级机关请求指示、批准。（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。（十一）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十三）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。三、会务工作流程图1、总经理办公会流程图各部门在总经理办公会前两日把需要上会的议题、附件的电子版提交给文
7、秘档案部汇总，如果资料不齐就在下一次办公会再上会。其他部门组织的办公会请开会前通知办公室会议的内容和议程，会后送一份会议纪要到文秘档案部备查。收集各部门议题表办公室负责人或文书工作负责人对会议议程进行审核检查会议场地的布置情况准备会议所需要的文件通知各部门开会的时间及地点秘书确定会议时间及场地将会议议程送呈领导批阅草拟会议议程工作时限为一天工作时限为一天会前附表：会议议题表贵阳西南国际商贸城有限责任公司会议议题表紧急程度： 汇报部门： 日期：附件：（与议题相关的文件）议题概述：1、（汇报人： ）建议：2、（汇报人： ）建议：3、（汇报人： ）建议：.秘书要做好会场服务和会议记录工作秘书编写会议
8、纪要工作时限为两天会中办公室负责人或文书工作负责人对会议纪要等进行审核秘书将会议纪要等送呈参会人员会签秘书将会议纪要等送呈领导签发秘书将会议纪要等统一打印秘书将会议纪要等分发到各参会部门秘书将会议纪立卷归档会后工作时限为一天.N、（汇报人： ）建议：四、领导日常工作服务流程将当日公司领导的行程或会议安排提示领导根据领导的批阅送呈承办部门或承办人将急需办理的事项进行催办，并将办理情况反馈给领导将需要领导当日批阅的文件送呈领导询问各位领导当日的日程安排并做好记录为领导会客做好服务工作五、档案管理工作流程1、立卷归档工作及时完成领导临时交办的各项任务5：30 询问公司领导要有什么工作需要处理下班收
9、集 收集应归档的文件材料 齐全完整判断文件是否归档 依照归档范围，慎决定文件去留确定归档文件的保管期限 准确客观年度一机构（问题或文号）一期限分类方法科学、适用，保持相对稳定只编没有页码的部分 不空号、不漏号用不锈钢钉或线单“件”装订便于保管利用按期限机构时间三个层次排列顺序相对固定在每一“件”的上方空白处盖档号章清晰、端正，件号不重、准确有关的的信息录入专用的档案管理软件录入的内容尽可能详细、准确按件号顺序装盒、上架 不同保管期限，不同机构的不要装入同一盒归档文件目录一式两份 分保管期限按件号顺序打印归档文件目录写归档说明、装订成档案目录目录封面、背脊上的项目要填写完整2、卷宗借阅流程归档判
10、断确定期限分 类编 制 页 码装 订排 序盖 档 号 章电 脑 著 录装 盒 排 架打 印 目 录编 制 检 索工 具填写卷宗借阅表办公室负责人签批意见档案管理员按借阅表上需要借阅的时间对文件进行追踪索回文件归还时填写归还时间、检查文件是否完整，并放回原来的档案柜档案管理员案按借阅表提供文件，并做好借阅台帐部门领导签批意见附表：卷宗借阅表贵阳西南国际商贸城责任公司卷宗借阅表借阅部门： 借阅时间： 借阅人： 借阅是由：部门负责人意见：办公室负责人意见：归还时间： 归还人： 档案管理员签收：贵阳西南国际商贸城有限责任公司卷宗借阅表借阅部门： 借阅时间： 借阅人： 借阅是由：部门负责人意见：办公室负
11、责人意见：归还时间： 归还人： 档案管理员签收：六、印章管理工作流程1、发文用印2、合同用印3、证明或其他盖章注：公司一律不盖空白函头的印章，如有特殊情况，需总经理签字后方可盖章。副总级别的领导签字必须填写用印申请单并注明盖什么章、多少份部门领导签字秘书可盖章并登记见领导签发的发文签及文件秘书可盖章办公室主任签字秘书可盖章并存档用印申请单附表：用印申请表贵阳西南国际商贸城有限责任公司用印申请表日期：事 由盖章份数 经办人部门负责人意见办公室负责人意见贵阳西南国际商贸城有限责任公司用印申请表日期：事 由盖章份数 经办人部门负责人意见办公室负责人意见七、物资领用注：必须月初报有计划才能领用。必须填写物资领用单部门领导签字办公室主任签字秘书发放物资附表：物资领用申请表贵阳西南国际商贸城有限责任公司物资领用申请表物资名称事 由领用部门 领用时间 领用数量 领用人部门负责人意见办公室负责人意见贵阳西南国际商贸城有限责任公司物资领用申请表物资名称事 由领用部门 领用时间 领用数量 领用人部门负责人意见办公室负责人意见二 OO 八年十月十日总经办文秘档案部
