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1、1公文制发常见问题一、行文规则常见问题1. 越级请示是指下级单位越过直属上级单位直接报送请示的情况。提示： 越级请示违反了按隶属关系和职权范围行文的原则，由于请示事项及有关意见越过了直接上级，容易使问题复杂化，也不利于办事效率的提高。 越级请示的特殊情况。如发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等，可特事特办越级请示，但须在越级请示的同时，抄送被越过的上级单位。 对非特殊情况的越级请示，上级单位不得越级批复，可将来文退回原呈报单位。2. 越权行文是指公文内容超过本单位（部门）职能范围，或应当协商会签而未协商会签，或经协商未达成一致意见，即自行对外行文的情况。提示： 对本单位无权决定的事项，必须请
2、示上级或主管单位。 对涉及其他单位或本单位有关部门职能的事项，要协商或会签；对未达成一致意见的问题，不得自行对外行文。 越权行文会导致政令混乱及工作上的矛盾。上级单位如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。23. “党政不分”是指党政机关互发指导性、约束性文件，或党政文件在格式上混用的情况。提示： 党政机关应根据各自的隶属关系和职权范围行文，必要时同级党政机关可以联合行文；为沟通信息，党政机关还可以互相抄送公文。 行政文件中不得有向党组织发指示、交任务的内容。4. 多头请示是指就同一事项，同时或分别向多个单位（部门）请示。提示： 请示的主送单位应当是请示单位的直属上级或请示事项的主要负责单
3、位。多头请示会使办理单位（部门）产生交叉，不利于问题的协调，影响办事效率。 如果请示事项按规定应由多个单位（部门）共同审核办理，应主送主办单位，由主办单位协调其他单位研究办理。5. 一文多事是指一件请示中有多个主旨（互不相关的多个事项）的情况。提示：请示应当一文一事。如果一件请示中涉及互不相关的多个事项，不利于上级单位办理和答复，从而影响问题的及时解决。36. 向领导同志个人报文例如：有的企业认为文件只有直接送到上级单位领导手中，才能引起领导重视，即无论请示、意见或报告均直接行文主送有关领导；某企业拟请上级单位领导参加一项重要活动，未行文请示上级单位，而直接行文主送某领导同志。提示： 除上级单
4、位领导同志直接交办的事项，不得以单位名义向领导个人报送公文。 对上级单位领导同志直接交办的事项，反馈有关办理结果或情况时，可直接报告。报告时，要注意将领导同志批示复印件作为附件，同时报告应抄送该上级单位。7. 报告夹带请示事项例如：有的企业在按上级单位要求报送某材料的同时，提出请上级单位帮助解决相关问题；有的企业向上级单位报送汇报工作的报告中，常常在“下一步工作打算 ”或“拟采取的措施”部分，夹带需上级单位批准后才能实施的事项。提示： 请示和报告均为上行文，但上级单位的处理方式不同，上级单位对报告一般作为阅件，可不作答复。若报告中夹带请示事项，则很容易误事。 报告中不应有需上级单位批准后才能实
5、施的事项， “拟采取的措施”在表述上 应为 “我们将（怎样做）”，而不是“ 建议（怎样做）”。 若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报告内容与请4示内容分开，形成两个文件上报；或以请示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。8. 协商会签不到位例如：某单位拟制公文时，对涉及其他单位职责的事项，未主动协商和履行会签手续，以致公文内容超出本单位权限；对经协商会签后，仍有意见分歧的上行文，在文稿中没有将不同意见和各方理据如实反映；对上级单位交办的、涉及其他单位职能的事项，在征求意见时，未表明本单位的意见，而直接请其他单位提出意见；对涉及多个单位的联合行文，未按发文单位次序依次会签，
6、而是采取复印分头同时会签的形式，由于各单位意见彼此不见面，常出现因办理意见不一致，需再次会签等情况。提示： 要强化主动协商意识，切实履行责任，注意协商会签中的议事、协调、落实等实质性环节，防止推委扯皮。 对经协商后未达成一致意见的问题，在文稿中要如实反映，便于上级单位决策。 对上级单位交办的、涉及其他单位职能的事项，在征求有关部门意见时，应将本单位的原则意见告知对方，以便于沟通。 联合发文的会签，应按发文单位次序依次会签，原则上不采取复印分头同时会签的形式。5二、公文写作常见问题1. 主旨不明是指公文主旨表达不符合单一、鲜明、确切的要求。例如：某一公文中表达了多层意思，但未明确真正的主旨；拟文
7、者的态度不明，肯定、否定或表扬、批评，模棱两可，含糊不清；主旨包含的意见、主张等，虽然正确，但不讲究分寸，未注意相近句义及词义的区别选择，或所指的人员、事件和范围不清楚，针对性不强。提示：草拟公文前，首先要确定主旨，要将主旨直截了当、准确地表达清楚，并尽可能地通过标题清晰地表达行文主旨，以引起受文单位的重视。2. 层次不清例如：某一请示件中，反映“基本情况”的部分中含有需要解决问题的建议，而在“ 有关意见和建议” 部分中又 阐述存在的问题及解决该问题的必要性等，或“请示事项” 与其他内容揉 杂在一起，未作为相对独立的部分明确表述，需要重新归纳。提示：安排公文结构时，应当按不同文种的要求和特点，
8、采用恰当的结构方式，并注意对相同的部分（意思）加以集中，不同的部分（意思）加以区分。3. 逻辑混乱 语序失当。是指词语和句子的组合次序安排失当，导致改变语义或影响表达效果的情况。例如：“我公司于 1 月 30 日召开了总结表彰大会，董事长和其6他公司的领导同志出席了这次会议”，这种表达容易使人误认为是另行邀请了其他公司的人员出席会议， “其他” 应移至“公司的”之后。提示： 当公文中要表达的一组并列概念之间有轻重、主次、强弱之分，大小、高低、多少之别时，应依次顺排或倒排。例如：“党的纪律 处分有五种：警告、 严重警告、撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务、留党察看、开除党籍。 ”（由轻递重
9、）“三个质量管理小 组 分获一、二、三等奖，奖金额分别为 5000元、3000 元、1500 元。 ”（由多至少） 当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列。例如：“根据，我们就问题组成调研组，先后赴等地调研。 ” 当以一组概念表现一个认识过程时，一般按由浅入深、由此及彼、由表及里的次序排列。例如：“这 是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进。 ” 当一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果次序排列，只有需要特别申明或突出表现原因时，才先讲结果再谈原因。例如：“因 为 我们 是为人民服 务的，所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出。 ” 当将语句
10、中的一些成分提前或后置并不违反语法规则，同时不改变语义且有利于提高表达效果时，应将此作为修辞手段。例如：“在事故现场 ，大的、小的、好的、残的，堆放着许多从大火中抢救出来的产品。 ”（定 语置于谓语前）7“在此期间 ，我们一定要抓 紧落实集团公司文件精神。 ”（状语置于主语前。 ）“在一个月的时间里，他 们共清理、修订制度 20 多个。 ”（定语后置）以上说明，正确地将句子成分提前或后置，可以突出或强调语句中的某个意思，给人以更强烈深刻的印象。 当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可以通过改变语序消除歧义。例如：“几个单位的 职工来集 团公司反映了这一情况。 ”在这里，定语“几
11、个” 的修 饰对象不明确，因此 语句可 产生不同的解释，而如果将“几个” 置于 “职工”之前，歧 义就不存在了。 前后矛盾。是指公文中语意表述前后相反或不一致。例如：“我公司 严格遵守与 贵行签订的协议，恪守信用，想尽办法，如期归还了所欠贵行的 2 亿元贷款本息。由于我公司已无力筹集资金按计划偿还贷款，特商请贵行延期”实际上，该公司是按协议如期归还了所欠该行的部分贷款本息 2 亿元。提示：拟写文稿时，语意表述要正确，要清晰，并注意逻辑关系和前后衔接。 概念不清。例如：在公文拟制中，常因出现对“法律” 、“法规”、 “部门规章”等8概念不清而混淆使用的问题。例如：“今年，我公司制定和完善了公司管
12、理办法等有关法规。 ”提示：“法律 ”由全国人大及其常委会制定、公布， “行政法规”由国务院制定、公布， “部门规章” 由国务院有关部 门制定、公布；企事业单位的规章制度，由企事业单位自行制定和组织实施。同时，在草拟公文时，应根据本单位权限，准确使用“制定” 、“起草”、 “拟订”等词语。4. 语言文字欠推敲 语法不当。例如： 省略句子成分导致歧义。如“我公司各级领导深入一线，真抓实干，确保了全年目标任务的完成。 ”“真抓实干”前面少了“ 团结带领广大职工” ，容易 产生歧义。 搭配不当。如“请你公司采取有效措施，理顺产权，防止国有资产流失，并将有关情况及时向集团公司报告。 ”“理顺产权”动宾
13、搭配不当，应为“理 顺产权关系” 。 主语缺失。如“由于今年原材料价格上涨，使我公司成本费用大幅度增长。 ”介宾 短语不可以作主语 ，可删去“ 由于”或“使” 。 重复使用同义词语。如“加强人才队伍建设，是当前十分至关重要的工作。 ”“十分” 、“至关”是同义词。又如“大约 50%左右”、 “约13 左右” ，“约”、 “左右 ”不应同时使用。 选择性句式前后不统一。如“我们能否抓住机遇，加快发展，关键在于抓紧培养一批各领域的人才。 ”前半句谈了两个方面的问题，后半句只谈了一个方面，应在“抓紧” 前面也加上一个 “能否”。9 介词位置不当。如“突出能力、业绩和贡献导向，实施市场化、差异化薪酬分
14、配制度，进一步合理拉大收入差距，对于部分员工并不是一下子就能接受的。 ”此句的主 语应是“ 部分员工”， “对于” 应放在句首。 用词不准。例如： 词义 把握不准。如“截止 5 月底，我公司实现主营业务收入12 亿元。 ”“截止”强调终 止和结束，即该时点上所进行的事情已经完结；“ 截至 ”强调的是 该时点上的事态，并不意味着 终止和结束。 “截止”应改为“截至 ”。又如， “2009 年营利 7000 万元”， “营利”应改为“盈利” ；“协会 为非赢利性组织”， “非赢利性” 应改为“非营利性” 。 使用未被广泛接受的社会流行语，或未注意社会流行语的适用范围和界限，与公文性质要求不符，影响
15、公文的严肃性和效率。 滥用模糊词语，使公文失去严肃性和真实性。 指代不清。是指行文时使用代词，如“这” 、“那”、 “此”、 “彼” 、“上述”、 “其”等不加注意，出现代词指向或表意不准确，使语义不明，难以理解的情况。例如： 代 词指向有误。如“凡因工程项目业主拖欠建筑业企业工程款，致使建筑业企业不能按时发放农民工和工人工资的，要严肃追究业主的责任，责令其限期付清工程款、补发工资，并向社会公布。 ”在该表述中， “其” 的使用不准确。从字面理解“其”应指“ 业主”，但“付10清工程款”与“ 补发工 资”应是两个主体，即业主和建筑施工企业。因此，这里的“其” 指向有 误。 某些代词性的名词表意
16、不准确。如“2008 年我公司利润总额 3500 万元，而上年突破 7000 万元。 ”在该表述中， “上年”究竟是相对于“2008 年” 来说 ，还是相对于公文拟 写的时点来说，指代不明确，容易引起歧义。提示：使用代词时，应有明确、具体的内容指向，并注意文中前后的衔接。同时，使用代词或代词性的名词应根据具体情况而定，当用则用，若使用时容易造成歧义则应尽量避免。 时间表述含糊。例如： 在没有具体对应年份的情况下，使用“上年” 、“上半年”等时间代名词。 年份随意简写，如 79 年、92 年、08 年等。 “80 年代 ”前没有 “世纪” 作限制。 数字（数量）表达不规范例如： 数量概念混乱。如“2008 年度，公司人均主营业务收入实际完成万元人，人均主营业务成本万元人” 这里
