公司物资设备管理办法

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1、16.物资管理6.1 物资设备管理6.1.1 总则为规范吉图珲快速铁路公司（以下简称公司）物资设备采购、供应及管理工作，保证建设工程质量，降低工程成本，根据铁路建设项目物资设备管理办法 （铁建设200683 号） 、 铁路建设项目铁道部管理的物资采购供应实施细则铁建设2007219 号、 铁路建设项目甲供物资设备采购供应暂行办法 （铁建设2006217 号）和铁路建设项目甲供物资设备目录 （铁建设2010163号）文、关于推进铁路建设标准化建设实施意见， （铁建设2009154 号） 。结合建设项目实际，制定本办法。本办法适用于建设项目使用内资和外资采购物资设备的管理，铁道部另有规定的物资设备

2、的管理按相关规定办理。6.1.2 物资设备分类及其范围铁路建设项目物资设备采购实行分类管理，按照铁道部相关规定，所有物资设备分为三大类：1.甲供物资设备：指在工程招标文件和合同中约定，由铁道部或公司招标采购供应的物资设备。其中，由铁道部组织采购供应的甲供物资设备简称部管物资，由公司自行采购供应的甲供物资设备简称建管物资。2.甲控物资设备：是指在工程招标文件和合同中约定，在公司监督下，施工单位采购的物资设备。3.自购物资设备：是指在工程招标文件和合同中约定，由施工单位自行采购的物资设备。4.物资设备分类随铁道部相关政策变化而调整，施工单位必须严格按分类管理的权限进行物资设备采购，否则不予计价。5

3、.甲供、甲控物资设备的具体分类执铁路建设项目甲供物资设备目录 （铁建设2010163 号）文件规定。6.1.3 组织机构与职责：1. 领导机构 公司物资设备管理实行统一领导、分类管理、分级负责的管理体制。 成立建设项目物资设备管理领导小组，组长由公司领导担任，成员由公司相关部2门负责人组成。2.领导小组职责： 研究决定物资设备招标采购、管理重要事项。 审定物资管理办法。 监督、检查物资设备采购供应工作。3.物资设备部职责： 负责建设项目物资设备管理工作，建立物资设备采购供应管理体系和质量控制管理体系，降低采购供应成本，确保物资设备质量。 负责编制物资设备管理的有关制度和办法，指导、检查有关参建

4、单位的物资设备管理工作。 负责物资设备招标采购及合同执行，对主要材料和设备款的支付进行签认,参与验工计价工作。监控物资设备质量，协调资源分配和采购各方关系。 负责甲供、甲控物资设备管理工作。及时上报物资采购计划，按时完成物资采购相关工作；组织物资设备的供货、调剂。 负责建设项目施工单位自购物资设备的管理工作，监督、检查自购物资设备程序是否规范，质量是否达标。 深入施工现场，调查了解物资使用方向、供求进度、供应质量、存在问题和现场物资管理等情况，加强和改进物资管理供应工作。4.计划财务部职责： 负责甲供物资设备价款复核与支付工作。 参加物资设备招标工作，包括甲供物资设备需求计划的审核、招标计划的

5、编制与上报、招标文件的会审、评标、合同签订等。5.安全质量部职责： 负责监督物资设备质量管理体系运行情况。 参与甲供、甲控物资设备的招标工作。6.工程管理部职责： 负责提供甲供物资设备需求计划。 参与甲供、甲控物资设备的招标工作。7.指挥部职责：3 设置专（兼）职人员负责现场物资设备的管理工作。 负责审核、汇总管段各施工单位提报的甲供物资设备需求计划和技术要求，上报物资设备部。 负责监控管段物资设备质量，掌握现场供需动态，及时向公司反馈信息。 参与审核甲控物资设备招标采购计划。8.施工单位职责： 设立物资设备管理机构，负责本项目的物资设备采购供应管理工作。 按规定编报需求计划和技术要求，以及甲

6、控、自购物资设备的招标计划。于每年 10 月 20 日前向公司物资设备部报送经公司指挥部审查签认的下年度物资设备（包括甲供、甲控）采购计划（申请计划） 。 按照相关规定对进场物资设备进行检验、见证取样。试验、检测的原始依据以及供应厂商提供的合格证、质量文件资料等是工程竣工交验的重要依据，必须妥善保管。 负责甲供物资设备的保管工作。 参与公司组织的供应商履约评价工作。9.勘察设计单位职责： 按照铁道部相关规定提供物资设备清单，明确技术要求，单独计算物资设备购置费用和相关费用，提供物资设备进场建议计划，为物资设备招标采购提供基础资料。 配合公司对施工单位上报的采购计划品种、数量、规格、技术标准进行

7、审查，如发现与设计不符，积极协助公司组织研究处理。 对重要物资设备进行技术交底。10.监理单位职责： 核实到场物资设备与采购合同执行的一致性。参加现场物资设备的开箱检查、验收，签署验收单证。 审查所有进场材料、构配件和设备生产厂家提供的质量证明文件和相关资料。督促施工单位对进场材料、构配件、设备按规定进行检验测试，并对其检验测试予以审核和签认。 按规定比例对施工单位的抽样试验进行见证试验或者平行试验。 协调、处理设备安装、调试、测试及交验过程中的有关问题。 对未经监理单位验收或者验收不合格的材料、构配件和设备，监理单位拒绝签认、4签发验收记录和准用通知单，及时通知、督促施工单位单独保管，并严禁

8、在工程中使用和安装，限期撤出现场。11.物资设备供应厂商职责： 建立健全物资设备的质量管理体系。 按合同约定，按时、保质、保量提供物资设备。 接受公司及相关单位物资管理部门对合同物资设备供应监督和协调。 接受按物资管理规定进行的检查、验收，当所验收的物资设备存在与所签合同不符等问题时，承担一切违约责任。 接受上级主管部门的检查，接受公司物资管理部门对其履行采购合同情况进行的检查、考核和评比。12.物资代理公司职责 准确掌握并向公司提供供应商分布、产品及技术发展等市场信息，协助公司制定招标采购实施方案和市场格局优化整合方案。 负责汇总编制甲供物资设备采购计划。 根据批准的采购计划协助编制建管物资

9、招标计划和招标文件，协助开展招标工作。 负责甲供物资设备的组织供应服务工作，服从指挥部的现场组织协调，督促生产（供应）商履行生产供应合同，确保供应及时到位。 负责监控甲供物资设备采购供应全过程的质量和索赔工作。 对重要物资设备实行驻厂监造。6.1.4 部管物资管理1.计划管理 公司在施工招标前，根据施工组织安排，按项目上报全部部管物资招标计划（可分站前、站后两次上报） ，经部招标办批准后分批实施。具体工作由物资设备部负责，工程管理部配合。 施工单位按公司要求及时编报部管物资设备清单、需求计划、技术要求及说明，经公司负责人签字并加盖公章后上报。 公司在每年上报项目建设滚动计划时，将当年部管物资采

10、购供应的调整计划以及次年和第三年的部管物资采购建议计划（指施工单位预计消耗量）上报部物资办，并抄5送物资代理公司。 公司根据审查后的集中采购计划及时编制招标物资一览表，上报部物资办。2.招标采购 招标文件由物资代理公司统一汇总编制，工程管理部负责组织招标物资技术规格书的编制，物资设备部对招标文件进行审核。 部物资办组织公司在铁道工程交易中心对部管物资进行招标采购。招标交易手续（包括招标公告、交易表格、评标结果公示等）统一委托物资代理公司办理。 部物资办组织公司依法组建评标委员会，评标委员会负责评标工作，推荐中标候选人。3.组织供应 评标报告核准后，公司发出中（未）标通知书，与中标人签订采购合同

11、，并负责接收、保管和退还履约保证金。合同签订后 10 天内报部物资办。 物资设备部负责部管物资的调剂工作。 物资设备部负责部管物资的组织验收。物资设备到达现场后，组织监理单位及施工单位相关人员共同到现场按有关规定进行检查验收，包括对物资设备的规格、型号、数量、品种、检测报告、合格证书、外观质量等按合同规定进行检查，对出现的问题及时解决。验收签认单一式五份（公司、物资代理公司、施工单位、监理单位、供应厂商各执一份） 。 存在数量、质量差异或与所签合同不符等问题时，由物资设备部组织物资代理公司与供应商协商解决。不合格物资设备禁止进入现场，由供应商自行处置，并承担由此造成的损失。 物资设备部负责组织

12、部管物资设备索赔事宜，并参与部物资管理办组织的部管物资合格供应商评审工作。6.1.5 建管物资管理1.建管物资由公司物资设备部归口管理，各指挥部配合。2.物资设备部按照铁道部关于建管物资管理的有关规定，制定招标计划。3.施工单位按公司要求及时编报物资设备清单、需求计划和技术要求及说明，由单位负责人签字并加盖公章后，经监理审核后，报公司批准。4.公司向铁道部工程招投标管理办公室上报招标计划；批复后，由物资设备部具体6组织招标采购。5.组织供应 建管物资由物资设备部负责组织供应。 建管物资设备到达现场后，监理单位及施工单位相关人员应共同到现场按有关规定进行检查验收，对出现的问题及时解决。 存在数量

13、、质量差异或与所签合同不符等问题时，由物资设备部与供应商协商解决。不合格物资设备禁止进入现场，由供应商自行处置，并承担由此造成的损失。 物资设备部负责组织建管物资设备索赔事宜。6.1.6 甲控及自购物资管理1. 施工单位按公司要求及时编报甲控物资设备招标计划。2.物资设备由施工单位组织招标采购并签订合同，采购合同送公司备案。公司对甲控物资设备招标程序、是否为合格供应商以及物资设备质量进行监督。3. 施工单位按国家、铁道部关于招标的有关规定组织甲控物资招标采购，与中标人签订并负责履行采购合同。并于合同签订 5 日内将合同副本报监理单位、公司指挥部、公司物资设备部、公司计划财务部备案。4.自购物资

14、设备由施工单位按有关规定自行确定采购方式，组织采购，确保采购物资优质、可靠。5.自购物资设备到达现场后，监理单位要按相关技术标准和规定，及时进行检查验收，并做好原始记录。并按有关规定对物资设备质量进行抽检；属于行政许可或强制认证的，应检查行政许可或强制认证证书，检查结果送公司物资设备部备案。检验不合格的物资设备由施工单位负责处理。6.公司有权根据全线资源统一配置的需要，组织各施工单位统一采购物资设备。6.1.7 质量管理1.要建立健全质量责任制，明确物资设备采购供应管理中各环节责任人和责任单位。2.建立健全物资设备质量跟踪、追溯制度。各相关单位在物资设备接转过程中必须填制物资设备质量记录单，全

15、过程记录物资设备从厂家到最终使用的质量状况。3 物资设备采购单位应针对不同物资设备建立质量监测系统，特别是要做好技术引进的新产品、新设备、新系统的质量监测。74.坚决杜绝不合格物资设备进入施工现场。施工单位只能使用经检验合格的物资设备，未经检验或检验不合格的禁止使用。监理单位要按照铁道部有关验收标准对进场物资设备进行见证取样或平行检验。供应商对监理单位、施工单位的质量检查结果有不同意见时，由公司选定的第三方质量检测机构做出最终裁定。5.施工单位要按照铁道部有关物资设备保管规定，加强进场物资设备的储存保管工作。6.重要物资设备实行驻厂监造制度。7.工程建设物资设备如在工程使用过程中，经任何一方检

16、验、检查机构发现存在质量问题时，施工单位应立即停止使用，并不得进行下一道工序的施工，同时将有关情况立即报告公司物资设备部。8.施工单位应按施工组织要求的物资设备供应基点，设置符合相关物资设备储存标准的材料厂（库） 。9.物资设备催运 甲供物资设备：由委托的物资代理公司负责催运。由供应厂商发往招标文件中指定的到站（码头） 、车（船）板交货。供应厂商应在发运前 7 天，将合同号、物资设备的名称、数量及计划发运日期以电报或电传方式通知公司物资设备部、物资代理公司、施工单位、监理单位。并在物资设备发运后 12 小时内，通过电报或传真方式将合同号、车（船）号、物资设备名称、规格、数量及预计到站（码头）日期再次通知相关各方。 甲控、自购物资设备由施工单位项目部负责催运。10.物资设备接收 物资设备到达合同指定地点后，施工单位项目部负责卸货、初验和收货。若发现物资设备被盗