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1、全面解析商业性文件中心中 国 人 民 大 学 信 息 资 源 管 理 学 院 黄 霄 羽 摘 要 商 业 性 文 件 中 心 最 早 起 源 在 美 国 ， 是 文 件 中 心 的 一 种 类 型 。 经 过 60 余 年 发 展 ， 它 已 从 美 国 扩 展 到 全 球 五 大 洲 。 笔 者 全 面 解 读 商 业 性 文 件 中 心 的 定 义 、 性 质 、 类 型 和 特 点 ， 指 出 它 因 自 身 的 独 到 优 势 而 受 到 西 方 国 家 的 普 遍 青 睐 。 关 键 词 商 业 性 文 件 中 心 分 析美 国 20 世 纪 40 年 代 初 创 建 的 文 件 中
2、 心 因 经 济 高 效 的 突 出 优 点 赢 得 世 界 各 国 的 广 泛 青 睐 ， 被 誉 为 “现 代 最 富 生 命 力 的 新 型 档 案 管 理 机 构 ”。 从 产 生 历 史 来 看 ， 文 件 中 心 最 早 建 立 在 政 府 机 构 ， 目 的 是 为 机 构 提 供 成 本 低 廉 、 管 理 高 效 的 半 现 行 文 件 管 理 。 商 业 性 文 件 中 心 是 文 件 中 心 的 一 种 类 型 ， 创 建 时 间 略 迟 于 政 府 文 件 中 心 ， 是 适 应 美 国 二 战 后 工 商 企 业 文 件 管 理 的 迫 切 需 求 建 立 的 。 经
3、 过 六 十 余 年 发 展 ， 商 业 性 文 件 中 心 已 从 美 国 扩 展 到 全 球 ， 遍 及 52 个 国 家 和 地 区 。 出 于 课 题 研 究 的 需 要 ， 笔 者 拟 对 商 业 性 文 件 中 心 进 行 全 面 解 读 ， 分 析 其 定 义 、 性 质 、 类 型 和 特 点 ， 供 国 内 同 行 参 考 。一 、 商 业 性 文 件 中 心 的 定 义 和 性 质国 际 档 案 界 对 商 业 性 文 件 中 心 较 权 威 的 定 义 当 属 国 际 文 件 管 理 者 和 指 导 者 协 会 （ AR MA ） 术 语 手 册 的 解 释 “保 存 其
4、 他 组 织 的 文 件 并 以 营 利 为 目 的 提 供 有 偿 服 务 的 文 件 中 心 ”。 这 表 明 ， 商 业 性 文 件 中 心 是 文 件 中 心 的 一 种 类 型 。笔 者 列 举 出 文 件 中 心 的 三 种 代 表 性 定 义 ， 以 便 让 读 者 更 清 晰 地 理 解 商 业 性 文 件 中 心 是 什 么 。 联 合 国 教 科 文 组 织 规 定 “文 件 中 心 是 在 档 案 行 政 管 理 机 关 管 理 之 下 的 ， 对 各 个 不 同 行 政 机 构 的 半 现 行 文 件 进 行 经 济 的 保 管 和 提 供 利 用 ， 并 在 这 些
5、文 件 被 销 毁 或 移 交 到 档 案 馆 之 前 进 行 系 统 处 置 的 保 管 机 构 ”。 国 际 档 案 理 事 会 的 术 语 词 典 规 定 “文 件 中 心 是 为 半 现 行 文 件 最 终 处 置 之 前 进 行 廉 价 储 存 、 保 管 和 利 用 的 一 种 机 构 ”。 美 国 档 案 工 作 者 协 会 的 术 语 手 册 规 定 “文 件 中 心 是 对 因 利 用 率 较 低 而 不 再 适 宜 保 存 在 形 成 机 关 的 半 现 行 文 件 进 行 低 成 本 集 中 保 管 的 机 构 ”。 这 些 定 义 都 揭 示 出 文 件 中 心 的 基
6、 本 性 质 “过 渡 性 ” 以 及 主 要 特 点 “ 成 本 低 廉 、 管 理 高 效 ”。商 业 性 文 件 中 心 除 具 有 文 件 中 心 的 基 本 性 质 和 特 点 外 ， 还 具 有 一 些 特 殊 性 。 AR MA 定 义 强 调 了 商 业 性 文 件 中 心 的 营 利 性 ， 这 说 明 商 业 性 文 件 中 心 是 一 种 营 利 性 机 构 。 根 据 笔 者 的 理 解 ， 商 业 性 文 件 中 心 是 一 种 私 人 创 办 的 营 利 性 、 服 务 型 企 业 ， 借 助 高 科 技 手 段 为 有 需 要 的 企 业 、 机 构 、 组 织
7、和 个 人 提供 商 业 性 、 专 业 性 和 社 会 化 的 文 件 及 信 息 管 理 服 务 。理 解 商 业 性 文 件 中 心 的 定 义 可 从 以 下 四 点 入手 ：第 一 ， 开 办 主 体 是 私 人 企 业 。 商 业 性 文 件 中 心 是 满 足 文 档 管 理 市 场 需 求 的 产 物 ， 本 身 是 一 种 私 人 企 业 。 据 资 料 查 找 ， 美 国 国 家 档 案 馆 工 作 人 员 E m- mett L eahy 是 创 办 政 府 文 件 中 心 和 商 业 性 文 件 中 心 的 第 一 人 。 他 从 国 家 档 案 馆 离 职 后 把 建
8、 立 海 军 部 文 件 中 心 的 成 功 经 验 引 入 商 业 领 域 ， 于 1948 年 投 资 建 立 了 商 业 档 案 中 心 美 国 第 一 个 商 业 性 文 件 中 心 。 当 前 国 外 商 业 性 文 件 中 心 均 以 私 人 投 资 的 方 式 建 立 ， 在 业 务 开 展 、 经 营 管 理 、 发 展 决 策 等 方 面 享 有 独 立 自 主 的 权 利 ， 也 承 担 着 自 负 盈 亏 的 义 务 。第 二 ， 服 务 对 象 以 私 人 企 业 、 组 织 和 个 人 为 主 ， 也 包 括 政 府 机 构 。 起 初 商 业 性 文 件 中 心 的
9、 主 要 客 户 是 公 共 档 案 机 构 接 收 范 围 之 外 的 企 业 、 组 织 和 个 人 ， 这 些 企 业 、 组 织 和 个 人 或 因 为 没 有 设 立 文 档 管 理 机 构 ， 或 因 为 发 现 自 行 管 理 文 档 成 本 不 够 合 算 ， 因 此 委 托 商 业 性 文 件 中 心 代 管 文 档 。 20 世 纪 90 年 代 后 ， 由 于 业 务 外 包 日 益 普 遍 ， 越 来 越 多 的 政 府 机构 在 精 简 高 效 的 目 标 驱 动 下 开 始 成 为 商 业 性 文 件 中 心 的 新 客 户 。 当 然 ， 目 前 商 业 性 文
10、件 中 心 的 服 务 对 象 仍 以 私 人 企 业 、 组 织 和 个 人 为 主 。第 三 ， 服 务 内 容 是 专 业 性 的 文 档 及 信 息 管 理 服 务 。 商 业 性 文 件 中 心 从 建 立 伊 始 就 确 定 了 专 业 性 的 服 务 内 容 ， 包 括 文 档 的 运 送 、 日 常 管 理 、 安 全 保 存 、 鉴 定 销 毁 等 传 统 服 务 项 目 。 后 来 随 着 社 会 发 展 、 技 术 进 步 和 需 求 变 化 ， 又 增 加 了 文 档 数 据 恢 复 、 文 档 管 理 软 件 设 计 、 文 档 管 理 系 统 开 发 、 信 息 利
11、 用 、 知 识 管 理 等 新 型 服 务 项 目 。 目 前 ， 商 业 性 文 件 中 心 发 展 成 为 一 种 专 业 性 行 业 文 件 与 信 息 管 理 服 务 行 业 。第 四 ， 基 本 性 质 是 商 业 性 和 有 偿 性 。 这 是 商 业 性 文 件 中 心 与 政 府 文 件 中 心 的 根 本 区 别 。 商 业 性 文 件 中 心 是 一 种 服 务 型 企 业 ， 营 利 是 根 本 目 标 。 它 作 为 市 场 主 体 ， 其 运 作 方 式 、 管 理 模 式 和 经 营 特 点 都 与 市 场 紧 密 相 连 ， 追 求 利 益 的 最 大 化 。
12、同 时 ， 商 业 性文 件 中 心 提 供 的 服 务 凝 结 了 劳 动 ， 具 有 商 品 属 性 和 经 济 价 值 ， 因 此 采 取 有 偿 提 供 。 客 户 需 要 付 费 来 获 得 服 务 ， 这 一 点 在 ARMA 定 义 中 有 明 确 体 现 。二 、 商 业 性 文 件 中 心 的 类 型当 前 商 业 性 文 件 中 心 数 量 众 多 ， 分 布 广 泛 ， 典 型 突 出 ， 已 经 形 成 了 较 为 成 熟 的 行 业 。 对 数 量 众 多 、 规 模 不 一 、 业 务 各 异 、 特 色 各 具 的 商 业 性 文 件 中 心 进 行 分 类 ，
13、并 非 易 事 。 笔 者 选 取 若 干 标 准 ， 对 商 业 性 文 件 中 心 进 行 分 类 。（ 一 ） 按 市 场 范 围 分 为 国 际 型 、 洲 际 型 与 国 内 型 商 业 性 文 件 中 心 的 市 场 范 围 有 大 小 之 分 。 国 际文 件 与 信 息 管 理 服 务 行 业 协 会 （ PRISM） 编 制 会 员 名 录 时 就 设 有 “市 场 范 围 ”一 栏 ， 用 来 区 分 各 商 业 性 文 件 中 心 的 市 场 规 模 。 最 大 是 以 “全 球 ”为 市 场 范 围 的 跨 国 公 司 ； 次 之 是 以 某 一 大 洲 作 为 市 场
14、 目 标 的 公 司 ； 最 小 是 以 本 国 作 为 市 场 目 标 的 公 司 。 从 绝 对 数 量 来 看 ， 国 内 型 商 业 性 文 件 中 心 最 多 。 从 影 响 力 而 言 ， 国 际 型 商 业 性 文 件 中 心 最 强 。当 今 世 界 最 具 知 名 度 和 影 响 力 的 商 业 性 文 件 中 心 当 属 两 家 跨 国 公 司 Iron Mountain 和 Recall Corporatio n。 前 者 在 全 球 37 个 国 家 和 地 区 建 立 了 600 多 个 分 支 机 构 ， 拥 有 12 万 客 户 。 后 者 在 全 球 21 个 国 家 和 地 区 建 立 了 300 多 个 分 支 机 构 ， 拥 有 8 万 客 户 。（ 二 ） 按 业 务 内 容 分 为 传 统 文 档 保 管 型 与 现 代 信 息 服 务 型商 业 性 文 件 中 心 的 业 务 内 容 有 传 统 与 现 代 之 别 。
