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1、学习导航通过学习本课程，你将能够： 了解公文的含义、类别和文种； 熟悉公文的写作特点、步骤及要求； 掌握九种常用的公文写作形式； 有效提升公文的写作与管理技巧。公文的写作与管理技巧一、公文的含义1.公务的定义公文是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动中所形成的具有法定效力和规范体系的文书，是为管理和开展各项行政工作而制定，具有规章制度性，为行政工作提供标准和范式。2.公文的特点公文是一种文书，公文的特点主要有两点：第一，公文具有强制执行力的法定效力；第二，公文具有自身的规范体系，包括文种选择、格式和要求的规范，甚至标点符号，以及语气和措词的使用规范。二、公文的类别按照不同的标准，可将公文分
2、为不同的类别。1.按行文的方向按行文方向，一般可将公文分为上行文、平行文和下行文。上行文所谓上行文，是指下级机关向所属上级机关的发文。下行文所谓下行文，是指上级机关向所属下级机关的行文。平行文所谓平行文，是指相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文。2.按文书的来源按文书的来源，公文分为收寄公文、外发公文和内部公文。其中，被广泛应用的是内部公文，更多被管理、保存、编码、甚至销毁的，同样来自于内部公文。3.按发文的性质从发文的性质角度，将公文分为询问文和答复文。询问文所谓询问文，是指征询意见或解答问题的文书。答复文所谓答复文，是指针对询问文的解答和回复性文书。4.按公文内容处理
3、的要求按公文内容处理的要求，将公文分为参阅性公文，又称参阅件；承办性公文，即承办件。5.按处理文书的时间要求按处理的时间要求，可将公文分为特急公文、急办公文和常规公文（平件）。其中，平件在企业应用中比较频繁。6.按文书的机密程度从文书的机密程度分析，将文书分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。企业中最常使用的则是普通公文。三、公文的文种国家行政公文管理规定，企业内部公文一般分为 12 种，即命令（令）、决定/公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、公函或函、会议纪要和议案。通常情况下，命令、通告、公函和议案在企业公文中应用较少。四、公文的写作特点公文的写作特点主要包括：1.实用性
4、公文书写切记除了具有合乎规范的文种、选择和格式外，实用是公文最大的特点，即公文要能够应用。2.真实性如果公文书写内容是虚假或虚构，甚至是捏造或编造的，则失去了公文实用的价值。所以，真实是公文的生命。3.时效性公文的时效性是指其内容与事务的发生具有同步性。4.规范性公文的含义明确了公文的文种选择、格式、甚至标点符号，都应该规范、实用。【案例】按照公文语言的规范性修改句子请按照公文语言的规范性修改下列句子：1.你局某月某日的来信，我们已收到。这个例句的典型问题是语言不规范，然而公文讲究语言要言简意赅，所以如果改为“贵局某月某日的来信已收悉”，再附上文件的编码，则显得语言简洁明了，同时便于对方日后的
5、查找。2.石景山农委向古城四中赠送了价值 5000元的物理、化学实验仪器和体育教材，改善了办学条件。改成“为改善古城四中的办学条件，石景山农委赠送了物理、化学实验仪器和体育教材，价值 5000元”将更合理。3.5所公房、6 起重大事故、学生 78名这个句子主要是顺序有问题，应该为“6 起重大事故、学生 78名、5 所公房”。4.协商会是在我们这里开还是在你们那里开？请速定。这个句子的问题是不够简洁，可改为“协商会在何处召开请速定”。五、公文的写作步骤公文的写作步骤主要包括：1.计划公文所要表达的内容、阅文的对象、采取何种文种书写、最后公文要达到怎样的目的，均应事先做好计划安排。2.成文成文即拟
6、稿，就是将合理计划的公文内容、阅文对象、文种方式和所要达到的目的与作用，拟成公文稿件。3.修改修改就是对拟好的公文稿件进行反复审阅修改，使其语言简单明了，行文更加规范，符合公文的定义。4.编辑编辑就是修改确认好的公文稿件，编辑成正式的公文文件。六、公文的写作要求1.完整公文书写完整通常指意思、结构要完整，尤其在公文整体结构的布局方面，首先是组成导语的标题和前言，然后是正文，最后是结尾和落款。2.具体公文中所请示的事项、呈递的意见要具体，使得阅文单位能够清楚了解公文表达的意思。要点提示公文写作的要求包括： 完整； 具体； 准确； 清晰； 简洁。3.准确准确是指在公文的书写中选择准确、适合的文种，
7、选用准确的格式进行特写信息的传递。4.清晰清晰是指公文的层次和过渡要清晰、连贯自然，表达出公文的具体意义。5.简洁公文的语言要规范、简洁，通常选用专业化的书面语言。公文中虽然需要运用言简意赅的语言，但不表示可以改变公文要表达的意思。【案例】少了一个字清朝乾隆皇帝非常欣赏王之焕的一首诗凉州词：“黄河远上白云间，一片孤城万仞山。羌笛何须怨杨柳，春风不渡玉门关。”乾隆皇帝有一把进贡的特别精美的折扇，想让纪晓岚把王之焕的这首诗撰写在折扇上，纪晓岚非常激动，大笔一挥就开始写，写完之后，准备呈递皇上的一瞬间，发现少了一个“间”字，但是也无法修改，只好冒着被杀头的危险将折扇逞给皇上。皇上满心欢喜地读着，发现
8、少了一个字，就质问纪晓岚，此时纪晓岚灵机一动说：“禀报皇上，奴才写的不是诗，是一首词，读起来意思没有改变：黄河远上，白云一片，孤城万仞山。羌笛何须怨，杨柳春风，不渡玉门关。”就这样，纪晓岚免去了被杀头的罪过。上述案例中，纪晓岚合理、灵活地弥补了错误，使用的是中文里长短句的技巧四字一断、五字一断，所以公文既要简洁又不能改变其总体意思。【案例】加标点某公司有这样一则公文：“在建筑物相邻的停车场停车是受到这片停车场设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的所以员工们应该在正常的时间内另做停车打算或考虑共同使用的交通工具”，整段话中无一个标点，需要为其添加标点符号。第一句话
9、“在建筑物相连的停车场停车是受到这片停车场设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的”，这是一句完整的话，阐述停车是受到什么因素制约的，所以点一个“句号”；而员工们应该怎么办？有两个做法：第一，“没有空地儿，另做停车打算”；第二，“使用其他的交通工具，或者步行上班”，所以直接在后面点上句号。经过分析，这则公文应改为：“在建筑物相邻的停车场停车是受到这片停车场设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的。所以员工们应该在正常的时间内另做停车打算或考虑共同使用的交通工具。”案例表明，看似比较复杂的内容，如果正确使用标点符号将其断清楚，则整个公文
10、的意思就能够表达清晰、规范。【案例】有趣的对联许多年前，有一个地主霸占了农民的百亩粮田，酿了醋，造了酒。地主想请村里最有才的一个秀才，给他家写一幅对联，贴在大门口。地主表达了中心意思，想来年预示着家里人丁兴旺、和谐美满。于是秀才写下了“上联：养猪大如山老鼠头头死；下联：酿酒缸缸好造醋坛坛酸；横批：人多病少财富”。秀才写完之后，地主摇头晃脑，读着非常满意，将对联贴于门楣上。地主是这么读的“养猪大如山，老鼠头头死；酿酒缸缸好，造醋坛坛酸；横批：人多，病少，财富”，并且陶醉在自我欣赏中。正在地主陶醉的时候，身边围拢了很多愤恨的村民，也进行了断句，没有加减一字，但意思完全不一样，村民们是这样读的：“养
11、猪大如山老鼠，头头死；酿酒缸缸好造醋，坛坛酸；横批：人多病，少财富。”正如案例所示，看似很简单的标点，往往由于使用地方的不恰当，效果也就不一样。所以，公文的规范还需要规范标点符号的使用。【案例】修改公文有这样几段公文标题：1.关于申请解决更换一台锅炉的报告。2.关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。3.关于分公司筹备工作进展状况的请示。这三个标题都存在文种选择的不规范。第一个公文是更换锅炉的报告；第二个是申请联欢会经费的报告，很明显为请示报告，而第三个工作进展状况应该是报告，而不是请示。所以，应该改为：1.关于申请解决更换一台锅炉的请示。2.关于元旦文艺联欢会所需经费的请示。3.关于分公司筹备工作
12、进展状况的报告。七、九种常用公文的写作方法企业常用的公文有三类：行政公文，包括请示、批复、报告、通知和公函；事务公文，包括计划、总结和规章制度；会务公文，包括应用最多的会议纪要和会议记录。除常用的企业公文外，还有商业信函，通常分为内部信函，包括备忘录、电子邮件和便笺；外部信函，包括求售函、催款函、投诉处理函。1.请示概念请示是用于下级机构或单位向上级机关或主管请求指示/批准的一种上行公文，请示的事情都是将要发生的，即产生于事前。特点请示的特点包括：行文内容的请求性。请示具有强制上司或上级机关批复、回复的特点，公文所写的内容是请求上司或上级机关的批准、批转和批复，批复具体执行意见。行文目的的求复
13、性。请示公文必须要得到上级主管单位的批复或回复。行文时机的超前性。请示公文产生于事前。请求事项的单一性。一个请示公文内容只能请示一件事情，即必须一事一请，一文一请。种类请示的种类有三种，即请求指示的请示、请求批准的请示和请求批转的请示。请求指示的请示。例如之前从未碰到的特殊的新发生的疑难问题没有处理办法，请求得到领导的意见或处理办法，属于请求指示的请示。请求批准的请示。如某项事情有两种方案，但是已经决定了其中的一种，只需要领导做出批准或不批准的意见，是请求批准的请示。请求批转请示。某件事情执行起来不能由一个部门独立完成，需要其他各部门之间的配合，尤其需要向领导请示，并请求批转给其他部门周知，做
14、好执行和配合工作，此为请求批转请示。写作要求请示公文的写作要求包括：第一，一事一请或一文一请，做到每次请示只能够请示一件事情；第二，单头请示，请示必须抄报直接隶属上司和直接隶属主管单位，而且只能够抄报一个直属领导或一个直属主管部门；第三，严禁越级，请示不可以越级请示和越级汇报直属上司；第四，不抄送下级，请示仅是对上级主管单位的请求，不抄送下级。容易出错的情况请示容易出错的情况包括：第一，多事一请；第二，多头请示。格式通常情况下，公文格式多是一种通用的模板，由标题、正文、结尾和落款构成，根据不同文种的差异稍做调整。标题。请示公文的标题主要书写制发单位所请示的事由和文种。正文。请示的正文包括导言或
15、者前言、主体和结尾。导言部分主要阐述请示的目的、背景、缘由和动机；主体书写请示的事由事件；请示的结尾部分一般以“特此请示，请批复”等固定语言结束；请示公文的落款需要写明制发单位的名称和书写时间，最后加盖公章。2.报告概念报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问时所使用的陈述性公文，属上行文，一般产生于事后和事务发展中。分类通常情况下，将报告划分为三类：综合性报告。综合报告是将某个事件的所有情况和所有方面，向上级主管单位做的汇报。专题性报告。专题性报告是就某一个问题或问题的某一个方面单独向上级机关做的汇报。回复性报告。回复性报告则是针对上司或上级主管单位的某一个讯问或问题及上
16、级的困惑，做直接回复的汇报。要求【案例】总裁给人力资源部的便函致：人力资源部自：总裁主题：饮水机时间：255现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝水困难。我不希望员工认为公司不关心他们的生活，实际上公司一直在致力于员工福利的提高，应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何，有些其他什么不同意见，请向我呈交一份报告。下面是人力资源部主管递交的一份报告：关于饮水机的报告十分有意思，办公室内的饮水问题引起了这么大的关注。给大家配备饮水机，似乎是一个很好的方案，既能节省员工时间，又能提供清洁卫生的饮用水。但实际上配备饮水机的效果却是很不清楚的。在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题，但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很容易造成矛盾。因此，我们认为应该加强原有开水供应，个别办公室如有此要求，可让
