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1、1Excel 基本应用讲义(一)1Excel 入门知识1.1 功能及作用Excel 称电子表格，是使用广泛的个人和单位数据管理、分析、统计、汇总的重要工具。其功能： 制作数据表格； 制作各种类型的图表； 数据运算（公式、函数和数组） ； 数据处理，包括外部数据的处理，处理方法灵活多样，如排序、筛选、分类汇总、透视表、单双变量模拟运算、方案等； 数据有效性检查。1.2 主界面认识1.2.1 菜单使用及 Word 不同处。1.2.2 工具栏。 工具栏的显示和隐藏：视图工具栏点击； 工具栏上除了 Word 具有的命令按钮外，Excel 专用的工具栏有自动求和、粘贴函数、升序和降序排序四个按钮。 工具
2、栏的移动和定位。用鼠标拖动移动工具栏，双击或拖动到菜单下可以定位。 自定义工具栏：视图工具栏自定义/右击工具栏 快捷菜单自定义/工具菜单自定义。对话框中三个标签，如图 1 所示。（图 1 自定义对话框）2 工具栏标签的选择中打显示/取消隐藏工具栏； 点击“新建”按钮，可以按照自己的习惯和爱好，自定义一个或多个新的工具栏。新建工具栏后，可以将命令标签中的需要的命令拖动到新建的工具栏上。 在命令标签中，可以将菜单命令拖动到常用工具栏上；1.2.3 格式栏格式栏除了与 Word 相同的按钮外，Excel 格式按钮有专用的按钮，如：跨列居中、货币样式、百分比、千分位符号、增加小数位、缩小小数位、减少缩
3、进量、增加缩进量、边框、底纹颜色、字体颜色等数字格式按钮。使用方法：选择单元格或区域，点击需要设置格式的按钮。1.2.4 编辑栏单元格栏/函数栏，公式编辑栏。1.2.5 状态栏非常有用的是自动计算功能1.3使用帮助方法如下: F1 调出“搜索”对话框/点击工具栏上的“Microsoft Excel 帮助”按钮，ESC 键取消。 右击 OFFICE 助手，快捷菜单。 右击 OFFICE 助手选项取消“使用 OFFICE 助手”选项后，F1 键，出现常见的帮助窗口。 Shift+F1 键单击某一处2. 文件管理2.1 建立文件2.1.1 快速建立文件新建按钮/Ctrl+N/，建立的文件默认文件名“
4、BOOK1” ，称为工作簿，每个工作簿有 Seet1、Seet2、Seet3 三个工作表。2.1.2 利用已有的模板建立文件文件新建，有 3 个标签：常用：有一个“工作簿”通用模板，与快速建立文件的模板是同一个。3电子方案表格：常用的专业模板文件，如果没有安装，只是一个图标，需要插入安装光盘，点击自动安装，即可使用。其他文档：一般只有一个地址模板。2.2 打开文件 打开按钮/Ctrl+O/文件打开。 注意打开对话框中的左、上方的按钮和工具。 选择文件后， “打开”按钮激活，点击按钮右面的三角下拉菜单： 以副本方式打开：对原来的文件将不做修改； 以只读方式打开：打开文件后不能对之进行修改。2.3
5、 文件保存2.3.1 保存保存按钮/Ctrl+S/ 文件保存。2.3.2 另存为可同复制功能；文件更名；更改文件格式。2.3.3 另存为 Web 页用 IE 浏览器浏览。2.3.4 保存工作区如果打开了多个工作簿文件，各个文件都在不同的窗口打开，且每个文件的设置不同，显示和计算方法不同，可以用保存工作区的方法。打开时，原来使用的该工作区的文件按照原设置打开。工作区文件扩展名为.XLW。2.4 搜索文件如果找不到要打开的文件，可以在打开对话框中而不用 Windows 中的搜索命令来查找文件。方法：打开文件名处输入文件名或部分文件名工具查找按要求操作。2.5 发送电子表格文档在 Excel 中可以
6、将电子表格通过网上直接发送给有关人员。方法两种：（1）作好文档后，点击工具栏上的“电子邮件” （第 4 个）按钮出现OFFICE 帮助对话框。（2）文件 发送。发送邮件可以有两种方式：以正文形式/以附件方式。42.6 窗口使用2.6.1 新建窗口其目的是对较大的表格进行多窗口操作，多个窗口显示的仍然是一个文档。窗口新建。标题栏中显示文件名:XXX:1、XXX:2。各窗口可以显示一个文档的不同区域，对于编辑十分方便。2.6.2 隐藏/取消隐藏窗口（1）用最小化按钮隐藏 /显示窗口；（2）窗口 隐藏/取消隐藏命令功能。打开的一个或多个直到全部文档可以隐藏。取消隐藏时，在对话框中选择要取消隐藏的文档
7、。2.6.3 窗口的拆分与重排1窗口拆分在处理大表格时，数据的录入不方便，可以将窗口拆分为两个或四个窗口，可以使用任意一个窗口处理数据。拆分点击要拆分位置的列或行标签窗口拆分，出现竖排或横排的两个窗口。点击要拆分位置的某个单元格窗口拆分，出现上下左右四个窗口。使用每个窗口都有滚动条，可以拖动；要重新分布窗口位置，将光标放在窗口的分隔线上，成夹子后，左键按住拖动。2取消拆分窗口撤销拆分窗口。3窗口重排在打开多个文档时，要同时看到，可以：窗口重排窗口可以选择：平铺/水平/垂直/层叠等方式。4冻结窗口与拆分窗口相似。选择行号/列号窗口冻结窗口 出现黑线。被冻结的上部/ 左部窗口是不能移动的，而其他窗
8、口可以移动。给录入数据带来方便。53工作表操作3.1 工作表基本操作3.1.1 工作表默认数量工作簿是一个独立的文件，是由工作表组成的。Excel2000 默认一个工作簿 3 个工作表：在左下角有三个标签，分别为 Seet1、Seet2、Seet3，点击即可切换到该工作表进行操作。如果需要增加/减少默认数量，按如下设置：工具选项常规对“新工作簿内的工作表数”右边的数量进行修改确定。关闭 Excel，再启动时，按设置的数量建立工作表。3.1.2 插入工作表点击选择要插入新工作表的位置插入工作表，即在选择的工作表前插入一个新的工作表，名称默认为“SeetX” 。3.1.3 移动、复制及删除工作表移
9、动工作表：用鼠标拖动要移动的工作表标签，光标处有一个纸形图，拖动时有一个黑三角随着拖动而移动，到新的位置放开。复制工作表：按 Ctrl+鼠标拖动要复制的工作表标签，光标处有一个纸形图上面有一“+ ”号，拖动时有一个黑三角随着拖动而移动，到新的位置放开，即复制了一个工作表副本，名称为“XXX（2 ） ”。删除工作表：点击选择要删除的工作表标签编辑删除工作表在对话框中点“是” ，即删除了工作表。注意：此删除是不可逆的。3.1.4 工作表更名更名是为了方便操作。双击工作表标签/右击工作表标签 重命名工作表标签出现反白，输入新的名称点击任意外/回车确认。3.1.5 工作表隐藏/取消隐藏点击要隐藏的工作
10、表标签格式工作表隐藏。练习操作文件：隐藏工作表。3.2 录入数据工作表由单元格组成，录入数据是在工作表的单元格中进行的。每个工作表共有 256 列，默认由 AZ 重复组合为列名称；有 65536 行，由数字组成。用 Ctrl+四个箭头可以直接移动列行的结尾处。单元格名称由列和行号组成，点击选择在编辑栏左边第一个框中显示。63.2.1 设置数据格式录入的数据是有类型的，所以在录入数据前，一般要设置数据的格式。Excel 表格中主要的数据格式有：数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、文本，另外可以根据特殊需要设置特殊和自定义类型。设置格式的方法：选择区域/列点击格式栏上的格式按钮 /格式
11、栏格式单元格数字标签分类：选择分类，再选择类型确定。比如，在 Excel 中数值一般输入 11 位，超过的将会用科学记数法显示或显示为 0。身份证号是 1518 位的，就需要设置为文本格式。3.2.2 录入和修改单元格中可以录入数字、货币、文字、符号、日期、逻辑等类型的数据，带可以是声音、音乐或照片、图形等。1点击单元格，输入数据。按 TAB 键向右跳一单元格，回车到下一单元格。回车后光标方向控制，可以按如下设置：工具选项编辑标签在“按Enter 键后移动方向：”右边选择“向下/向右/向上/ 向左”确定。2二次在该单元格录入为覆盖式修改，双击/F2 为插入式修改。3录入数据时，如果没有设置单元
12、格的数据格式，录入 1/2 回车，默认为日期 1 月 2 日。可以照此方法录入 “0 1/2”为数据型，居右放置；“ 1/2 ”为文字型，居左排列。3.2.3 快速录入1序列录入 1、2、3序号录入方法； 季度、月份、甲乙丙丁等录入； 相同内容的单元格内容的录入； 自定义序列录入方法；2填充序列录入编辑填充序列练习操作文件：序列输入。3.3有效数据设置和检查1设置数据录入有效性检查过滤。在输入数据时进行检查，防止无效或错误数据的录入。方法：选定区域数据有效性设置在“有效性条件”下，设置“允许”数据的类型设置数据有效范围在“输入信息”标签中，设置输入数据时自动提示的标题和内容在“出错警告”标签中
13、，输入录入数据出现错误时，提示的警告图标和标题说明文字确定。2可以利用 “条件格式” 方法对录入后的数据进行有效性进行检查。格式条件格式在条件格式对话框中设置数据范围或条件格式设置字体、边框、底纹确定。使符合条件的数据有了特殊格式，以便于对数据的检查。73.4 表格修改及数据格式化3.4.1 修改表格1插入/删除行、列和单元格插入行列：选择一行或多行/一列或多列插入行 /列，在选择的行列前插入一行或多行/一列或多列。插入单元格：选择单元格插入单元格选择意义如下： 选“整行”-插入的是行，如同插入行； 选“整列”-则插入的是列，如同插入列； 选择“活动单元格右移”-则插入的单元格在选择的单元格的
14、左侧； 选择“活动单元格下移”-则插入的单元格在选择的单元格的上面。删除行列：选择要删除的一行或多行/一列或多列 编辑删除。2设置行列的高度及宽度手动拖动：光标对准行/列线成为“+”开关，左键按住不放拖动；自动调整：在录入数据后，光标对准行列线成为“+”形状，双击，自动按数据内容调整；菜单方式：选择行/列格式行/列行高/列宽输入值确定。最适合的行高/最适合的列宽，是系统自动按照录入的数据进行调整。练习操作文件：表格设置。3. 隐藏行列选择要隐藏的行/列格式行/列隐藏。取消隐藏：选择隐藏行/列的前面行/列格式行/列取消隐藏。练习操作文件：隐藏工作表。4单元格对齐方式 选择一个或多个单元格点击格式
15、栏上的“左对齐” 、 “居中” 、 “右对齐”、 “跨列居中” 。 “跨列居中”是将多个单元格合并为一个单元格进行对齐处理。 选择一个或多个单元格格式单元格/右击设置单元格格式对齐标签设置“文本对齐”下的“水平对齐” 、 “垂直对齐”的方式。“水平对齐”下的“跨列居中” ，其功能是将行方向的多个单元格作为一个单元格设置对齐方式，但是单元格并不合并。与“合并单元格”和工具栏上的“跨列居中”按钮不同。“文本控制”下的选项含义如下：自行换行：当内容超过单元格宽度时，自动换行。强制换行：Alt+回车。缩小字体填充：当内容超过单元格宽度时，将字体调小以适应。合并单元格：同工具栏上的“跨列居中”按钮。3.4.2 表格格式化1设置表格边框选择表格区域格式单元格边框选择“线条”下的样式、颜色点击“预置”下的外边框、内部，选“无”则可以取消原来的边框。82单独设置某单个边框线选择一个要设置边框线的区域格式单元格边框选线条样式点击“边框”下的边框位置。3设置单元格的颜色 选择设置区域利用格式栏最右边的“填充颜色” 、 “字体颜色”进行设置。 选择设置区域格式单元格字体/图案：可以设置底纹颜色和图案。4文字数字格式数字格式化是重要的格式化。 选择区域选择格式栏上的 “货币样式” 、 “百分比样式” 、“千分符” 、 “增加小数位” 、 “缩小小数位”格式。 选
