公司行政采购管理制度

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1、公司行政采购管理制度为加强集团及所属各企业行政采购的管理，保证行政采购活动的透明，降低采购成本，使得行政采购物资的性价比达到最优，适用于金玛集团及其所属各企业的行政采购管理，特制定本制度。 注：本制度所指行政采购物资主要指除了生产用原材料和机器设备以外（包括配套部分）物资以及适宜通过招标采购的物资，不包括外包的工程项目物资采购。一、需求部门根据本部门业务需要提出物资采购申请，详细列明需求原因、对采购物资规格型号的具体要求、预计价格、物资到位时间及物资使用后对公司效益的影响等内容，经本部门主管领导签字确认后，提交行政部门领导。 二、行政领导对需求部门提交的物资采购申请进行初步审核，主要审核物资采

2、购的必要性，预计价格的合理性及对公司整体和长远效益的影响，以及是否适宜通过招标方式采购，如果无异义，签字确认，对单笔价值超过10000元大额物资采购还需提交公司总经理审核签字，然后转回交行政管理部。 三、行政管理部接到经相关领导签字后的物资采购申请单后与需求部门经办人一起首先寻找供应商，需求部门把我司要求告知对方，主要包括反映供应商实力的简介、采购物资型号规格、数量、交货期要求、服务要求、付款方式等，并明确对方回复时间，供应商需要在约定的时间内提供以下资料：1、 对我方要求的回复，必须做出书面回复； 2、营业执照传真件； 3、 税务登记证传真件； 4、 其他相关资料。四、行政管理部和需求部门一

3、起重点审核以下内容：1、营业执照和税务登记证的年检情况及其他能证明该供应商合格的文件资料；必要时可以要求审核原件； 2、采购物资的规格型号、数量、质量标准、价格、付款方式、交期和售后服务等； 3、根据需要可以去供应商处实地考察也可以把供应商请到公司来了解情况； 4、根据每批采购物资情况确定各考核指标所占比重，根据审核结果确定合格供应商，合格供应商数原则上不得低于3家； 5、根据每批采购物资情况确定是否需要需求部门领导和财务总监参加考评； 五、由业务需求部门编写审核结果报告并经所有参与审核的人员签字后上报行政与财务领导，由财务总监从合格供应商中确定最终质、价均优的供货单位，并签字确认，对金额超过

4、rmb10,000元的采购事项，还需提交公司总经理签字批准。将经过批准的招标结果报告交财务管理部。 六、行政部通知业务需求部门和供应商确定合同内容，并审核合同的内容与招标结果是否相符，无疑义后告知需求部门通知供应商将盖章后的合同送到公司，需求部门填写合同盖章审批单连同合同一起交财务领导审批，审批后由业务需求部门责任人拿到办公室盖章，需求部门复印两份，两份复件分别存档于行政部和需求部门，并将原件交财务管理部。 七、业务部门根据合同约定填制报销单和付款申请单，报销单后附发票和有当事人签字确认的验收合格单（如果需要安装验收），经本部门和行政部门领导批准后交财务财务部审核，财务管理部审核报销单和付款申

5、请单上的付款单位、价格、付款方式、付款期和付款条件等内容是否和合同一致，如果一致在报销单和付款申请单上签字，并将合同原件及经过领导审批签字的结果报告附在报销单后提交财务总监审核。 八、财务总监审核签字后，由财务管理部交相关会计人员进行帐务处理和办理付款事项。 九、集团所在地之外单位的行政物资采购流程中财务部的职能由各单位财务部经理代行，需要财务总监或公司总经理签字的文件，一律通过行政管理部代为请示办理。 本制度最终解释权归集团行政部 公司行政采购管理制度(二)：合同盖章审批单连同合同一起交财务领导审批，审批后由业务需求部门责任人拿到办公室盖章，需求部门复印两份，两份复件分别存档于行政部和需求部

6、门，并将原件交财务管理部。 七、业务部门根据合同约定填制报销单和付款申请单，报销单后附发票和有当事人签字确认的验收合格单（如果需要安装验收），经本部门和行政部门领导批准后交财务财务部审核，财务管理部审核报销单和付款申请单上的付款单位、价格、付款方式、付款期和付款条件等内容是否和合同一致，如果一致在报销单和付款申请单上签字，并将合同原件及经过领导审批签字的结果报告附在报销单后提交财务总监审核。 八、财务总监审核签字后，由财务管理部交相关会计人员进行帐务处理和办理付款事项。 九、集团所在地之外单位的行政物资采购流程中财务部的职能由各单位财务部经理代行，需要财务总监或公司总经理签字的文件，一律通过行

7、政管理部代为请示办理。 本制度最终解释权归集团行政部 公司行政采购管理制度(二)，入离职须交接。 低值易耗品：是指单件价值在2017元以下，或价值虽低，但能在较长时间内保持实物形态，并非一次性消耗的，例如：生产部门所涉及到的维修用的机器配件、工具、量具、材料、劳保用品等。 办公用品：纸张耗材、辅助办公小用具、文具等。 2、购买 （1）各部门在每月最后5个工作日内，按本部门下月需求填写材料物资月计划申购表，办公室在收到申请表之日起2个工作日内对部门申购计划汇总初审，并报总经理审批后，进行购买。 （2）物资购买后要及时入库（易耗品仓库），并填写材料物资入库单。对于市场缺货、价格波动较大、不易购买而

8、未能采购到的物品，采购员要做出说明，并及时在适当时机购买。 4、购置管理 （1）定期报表管理：材料物资月计划申购表，办公室在收到申请表之日起2个工作日内对部门申购计划汇总初审，并报总经理审批后，进行购买。 （2）物资购买后要及时入库（易耗品仓库），并填写材料物资入库单。对于市场缺货、价格波动较大、不易购买而未能采购到的物品，采购员要做出说明，并及时在适当时机购买。 4、购置管理 （1）定期报表管理，统计出月度材料物资总耗费数。 （2）供应商信息：采购定期更新供应商档案信息，便于掌握同类商品市场信息。 （二）外部管理：供应商管理 1、建立合格供应商名录库：所有考察合格的供应商，经主管领导批准后纳

9、入合格供应商名录库进行管理。 2、考察供应商的资质，建立供应商的档案。应包括以下内容：合格供应商名录库进行管理。 2、考察供应商的资质，建立供应商的档案。应包括以下内容，该表包括下列内容：公司名称、地址、电话、传真、e-mail、网址、负责人、联系人、营业执照、税务登记证等相关资料 ，公司概况（如资本额、成立日期、营业额、账户讯息）、主要客户； 5、采购员对供应商基本资料表予以核准，确认无误后建立供应商档案。 第三条 供应商考核 1、由行政采购、财务人员及相关部门人员成立供应商考核小组，对已建档供应商进行考核； 2、考核小组可增加已建档供应商目录，并纳入考核范围； 3、通过考核的供应商将作为固

10、定合作供应商，原则上每种类型物品应有一主一备两个固定供应商； 4、与固定供应商可签订年度合作协议，对已确定固定供应商的物品采购原则上不再进行询价对比； 5、考核小组对固定供应商进行半年及不定期考核，以达到对产品质量、价格、交期、服务的准确评估，半年考核应出具考核报告； 6、对考核不达标的固定供应商，以书面形式出具告知函，终止双方合作关系。 第四章 采购人员管理 第一条 资料管理 1、物品采购到位后，采购员应提供经审批的采购申请单、送货清单、发票等相关资料在行政仓管处办理入库手续； 2、采购员应对所采购项目资料进行归档登记，包括采购申请单或请示、供应商资质及报价单、报价汇总表等，保证资料的完备；

11、 3、采购员负责所采购项目的付款办理，原则上应做到月清月结。 第二条 工作职责 1、在常用物品采购中，考核小组对供应商进行考核：供应商基本资料表予以核准，确认无误后建立供应商档案。 第三条 供应商考核 1、由行政采购、财务人员及相关部门人员成立供应商考核小组，对已建档供应商进行考核； 2、考核小组可增加已建档供应商目录，并纳入考核范围； 3、通过考核的供应商将作为固定合作供应商，原则上每种类型物品应有一主一备两个固定供应商； 4、与固定供应商可签订年度合作协议，对已确定固定供应商的物品采购原则上不再进行询价对比； 5、考核小组对固定供应商进行半年及不定期考核，以达到对产品质量、价格、交期、服务

12、的准确评估，半年考核应出具考核报告； 6、对考核不达标的固定供应商，以书面形式出具告知函，终止双方合作关系。 第四章 采购人员管理 第一条 资料管理 1、物品采购到位后，采购员应提供经审批的采购申请单、送货清单、发票等相关资料在行政仓管处办理入库手续； 2、采购员应对所采购项目资料进行归档登记，包括采购申请单或请示、供应商资质及报价单、报价汇总表等，保证资料的完备； 3、采购员负责所采购项目的付款办理，原则上应做到月清月结。 第二条 工作职责 1、在常用物品采购中，考核小组对供应商进行考核报批，确定最终固定供应商； 2、在其他物品采购中，行政采购人员负责申购物品的询价、报价汇总表的制作并上报，

13、获批后下单采购，配合使用部门办理物品的验收入库，财务人员在单据报销时负责核定所购物品的报价及材料的完整性； 第三条 纪律与要求 1、自觉维护公司利益，努力提高采购质量，降低采购成本； 2、加强学习，注重职业道德的修养，增强法治观念； 3、努力提高采购业务能力，严格按照采购制度及程序执行采购，自觉接受监督； 4、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作造成公司损失； 5、拓展供应商渠道，按时完成采购任务，提高工作效率； 6、廉洁自律，不损公肥私，不向供应商索要任何回扣及与采购无关物品； 7、对严重违反公司采购纪律的人员，予以书面警告或开除，并对造成的经济损失给予3倍处罚。 附：供应商考评表 采购申请

14、单 常用办公用品 办公耗材、标配台式电脑 工程、劳保用品 物管常用物品 公司行政采购管理制度(五)：供应商考评表 采购申请单 常用办公用品 办公耗材、标配台式电脑 工程、劳保用品 物管常用物品 公司行政采购管理制度(五)后具体执行。 3、各类物资采购不论签订合同与否，都按此程序办理。 4、对于价格低、采购量不大且不经常使用的物资，暂不按比价采购程序管理。但必须事先经过比价采购办公室确认。 5、在比价采购工作中，要逐步实行公开招标采购，以降低采购成本。为此，公司要求，只要具备条件，各分、子公司对大宗物资的购置及其它经营活动所需物资都要进行公开招标，公司总部比价管理小组将指导和配合企业的招标活动。

15、 6、对由集团公司进行统一采购的材料物资，分别付款的管理办法。由公司采购部门统一进行采购统筹管理，各分公司和子公司分别进行付款。对各分公司和子公司的物资采购计划实施网络化的适时管理，在保障生产经营前提条件下，以最近的距离和最短的采购时间统一要求供货商配送物资材料。由各使用单位按照约定的付款期限进行付款。 7、对集团所属分公司及集团总部所需办公设备、办公用品、清扫用品以及劳保用品，统一归口到公司采购办公室进行集中采购，在货比三家的基础上实行定点采购，以取得规模采购效益，最大限度地降低采购成本。 五、采购部门要建立物资采购分类流水台账，详细记录供货单位的全称、商品名称、规格型号、质量标准、价格、付

16、款条件、联系电话 及联系人等情况，随时备查。 六、违反比价采购管理处罚规定：物资采购分类流水台账，详细记录供货单位的全称、商品名称、规格型号、质量标准、价格、付款条件、联系电话 及联系人等情况，随时备查。 六、违反比价采购管理处罚规定逐单位办理询价，议价之作业。 3、询价、议价 3、1询价 （1）凡属一般采购，采购部均应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。 （2）确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊状况，不受（1）条所限。 （3）凡属合约采购项目，采购部依合约之价格核价，不需另询价。合约条件发生重大变化除外。 （4）如向特约供应商采购时，应附其报价明细表，如特约供应商有两家以上，则应向其同时索要报价明细表。 （5）凡属可作成本分析之采购项目，采购部应要求供应商作成本分析，以作议价之参考。 （6）选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商之顺序选择。 （7）询价后，应确认各家报价方