秘书技能期末复习指导第二部分工作要求

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1、第 1 页 共 37 页秘书技能期末复习指导 第二部分工作要求向单位档案室或负责管理档案的人员移交、集中的工作。 三、档案装订 修整归档文件 （1）修裱破损文件。 （2）复制字迹模糊或易退变的文件。 （3）超大纸张折叠。 四、档案的概念和特点 1、档案的概念 档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 2、档案的特点 （1）社会性 （2）历史性 （3）确定性 （4）原始记录性 3、档案的作用 （1）行政作用 （2）业务作用 （3）文化作用 （4）法律作用 （5）教育作用 四级秘书 第一章商务沟通 第一节接待 第 2 页 共 37

2、页一、接待规格 1、高规格接待 主要陪同人员比主要来宾的职位高的接待。 2、对等接待 主要陪同人员与主要来宾的职位相当的接待。这是最常用的接待规格。 3、低规格接待 主要陪同人员比主要来宾的职位低的接待。 二、接待经费列支 1、工作经费：租借会议室、打印资料等费用； 2、住宿费； 3、餐饮费； 4、劳务费：讲课、演讲、加班等费用； 5、交通费； 6、参观、游览、娱乐费用； 7、纪念品费； 8、宣传、公关费用； 9、其他费用。 第二节沟通 一、横向沟通概述 横向沟通一般体现为部门间员工的沟通，在横向沟通中不存在直接的上下级关系。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作，减少磨擦。横向沟通在组织中的表

3、现形式通常为：会议、面谈、备忘录、报告等。 二、横向沟通中可能遇到的障碍 1、部门“本位主义”和员工短视倾向 2、 “一叶障目” ，对公司组织结构的偏见 第 3 页 共 37 页3、性格冲突 4、猜疑、威胁和恐惧 三、横向沟通策略 针对横向沟通中出现的问题、存在的障碍，秘书可以通过以下策略消除障碍： 1、选择针对性的沟通形式 2、树立“内部客户”的理念 3、耐心倾听而不是叙述 4、换位思考 四、纵向沟通概述 纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。纵向沟通中，从上至下进行下行沟通是纵向沟通的主体，而自下而上上行沟通是纵向沟通的关键。 下行沟通是管理沟通的主体。 下行沟通在组织中的表现形式通常为

4、：公司政策、报告、信函、备忘录、谈话、口头指示、会议、传真、电子信箱等。 上行沟通在组织中的表现形式通常为：建议系统、申诉和请求程序、员工座谈会、离职面谈、设置巡视员等。 五、纵向沟通可能遇到的障碍 1、接收者沟通技能上的障碍 2、沟通各方心理活动引起的障碍 3、不善聆听 4、草率评判 5、语义表达和理解方面的歧义 六、纵向沟通策略 下行沟通策略： 第 4 页 共 37 页1、制定沟通计划； 2、减少沟通环节，提高沟通效率； 3、 “去繁从简” ，减轻沟通任务； 4、言简意赅，提倡简约的沟通； 5、启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价； 6、多介质组合，比如，书面形式与电话相结合。 七、识别冲突

5、发生的征兆。 八、引发冲突的潜在原因。 九、冲突处理策略。 第二章办公室事务和管理 第一节办公环境的维护和管理 一、信息保密工作 信息保密是所有员工基本的和重要的职责之一，是保证国家、组织利益的起码要求。 做好口头信息的安全 1、员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属； 2、在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息； 3、只向来访者提供组织允许提供的信息，若超出范围，应向上司汇报； 4、遵照会议的要求传达会议信息。 二、秘书在保密工作中需要注意的几方面 1、文件保密 2、会议保密

6、第 5 页 共 37 页3、科技保密 第二节日常办公室事务 一、编制值班表通常包括的项目。 二、值班表常用在 1、值班室； 2、平日需要有人值班的办公室； 3、节假日值班办公室； 4、为某项任务的值班办公室。 三、有些大型企业设有专门的值班室，并有完善的值班管理制度，通常包括： 1、信息处理制度； 2、岗位责任制度 3、保密制度； 4、交接班制度。 四、印章管理的作用。 第三节办公用品的发放和管理 一、办公设备及办公用品接收的程序。 第四节办公效率和时间管理 一、时间表的编制方法。 二、从时间上安排区分时间表为 年度时间表； 季度时间表； 月时间表 周时间表。 第三章常用事务文书的拟写 一、简

7、报的概念与特点 简报是国家机关、企事业单位、社会团体为汇报工作、交流经验、反映情况、沟通信息、报道动态而编发的内部常用事务文书，也叫“动态” 、 “简讯 ”、 “摘报” 、 “工作第 6 页 共 37 页通讯” 、 “情况反映” 、 “情况交流” 、 “内部参考”等。 简报的特点：其一，是简；其二，是快；其三，是新；其四，是实。 二、简报的类型 简报按照不同划分标准，可以分为不同类型。按性质分，有综合简报和专题简报；按内容，有工作简报、动态简报、会议简报。 三、会议记录的概念与特点 会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。 会议记录的特点，其一是

8、真实性；其二是资料性。 四、会议记录的结构是：标题+正文+尾部 1、标题 （1）会议名称+文种 （2）文种 2、正文 正文的构成是：首部+主体+结尾 五、意向书的概念与特点 意向书是当事人双方或多方之间，在对某项事务正式签订条约、达成协议之前，表达初步设想的意向性文书。 意向书的特点，是一是协商性；其二是灵活性。 六、订货单的概念与特点 订货单是订购产品和货物的单据。订货单的特点，其第 7 页 共 37 页一是协约性；其二是严肃性。 七、产品说明书的概念与特点 产品说明书是生产商或者销售商向消费者介绍其生产、销售的产品性能、特点、规格、型号、技术参数、维修方法、使用方法的说明性文书。 第四章会

9、议与商务活动 第一节会议筹备 一、会议议程和日程 1、会议议程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。 2、会议日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后，会前发给与会者。 （1）宣布议程 （2）说明人员缺席情况 （3）宣读并通过上次会议的记录 （4）财务主管报告 （5）其他报告 （6）新的议题 （7）有关人事任命 （8）提名并选举新的负责人 （9）通知有关事项 （10）宣布休会 二、综合考虑各种因素选择恰当的会议地点 1、交通便利； 第 8 页 共 37 页2、会场的大小应与会议规模、主题相符； 3、场地

10、要有良好的设备配置； 4、应尽量避开闹市区，场地应不受外界干扰； 5、选择会议地点应考虑有无停车场所； 6、场地租借的成本必须合理。 第二节会议中的服务 一、为会议记录做好准备工作 1、准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸； 2、准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录； 3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时使用； 4、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者； 5、在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途故障。 二、会议记录的内容 1、会议描述：包括会议类型、时间、日期、地点。 2、与会者姓名：主席的名字在最前面，记录员的名字

11、在最后。3、会议过程：宣读上次会议记录、由会议记录中产生的问题、通讯情况、一般事务决议应包括会议上的确切措词、其他事务按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。 4、主席、记录员签名。 第 9 页 共 37 页三、会议记录的要求 1、真实：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信，准确无误，一旦会议主席签名，全体成员通过则不得再行改动。 2、完整：会议记录必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整地记录下来，不能遗漏。 3、简洁：会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来。 4、准确：会议记录应做到条理清楚，内容表述要准确无误，不能含糊，更不能有任何内容错误。 四、会

12、议秘书要积极搞好对外宣传的工作 1、妥善处理与新闻媒体的关系。 2、注意内外有别，严守单位秘密。 3、在传递的方式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费用的原则综合考虑。 4、秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的报道，为领导提供参考。 5、在会议结束后，秘书要为召开记者招待会提供必须的信息资料，使会议领导者能更好地向新闻媒体介绍会议情况，回答记者的提问。 五、会议保卫工作 1、会议安全保卫应包括与会的重要人员人身的安全保卫。 第 10 页 共 37 页2、会议重要文件的保卫。 3、会场和驻地的保卫。 4、会议的各种设备用品的保卫。 5、与会者私人贵重物品的保卫。 第三节会议的善后工作

13、第四节商务活动 一、常见的开放参观活动主题。 二、安排开放参观的内容一般包括： 1、情况介绍 2、现场观摩 3、实物展览 三、做好解说及接待准备 1、挑选并培训导游或解说人员； 2、制作并寄发请柬； 3、设立接待服务处； 4、准备特殊的参观用品； 5、准备礼品或纪念品。 四、商务活动注意事项 1、目的明确 整个开放参观活动，都要围绕所确定的主题进行策划和组织。 2、时机选择要得当 开放参观活动应选择春末或秋初的时节，不宜选择雨天、酷暑或寒冬季节。最好安排在有纪念意义的特殊日子。 第 11 页 共 37 页3、处理好公开与保密的关系 要过分了参观路线，选择好参观地点，尽量做到既给公众留下坦诚的印

14、象，又不使组织机密外泄。4、安排好细节问题 对从策划、组织到结束的全过程的每一个细节都要周密考虑，包括人员的具体安排、生活细节安排、资料和纪念品发放的安排、接待和陪同的安排等等。 5、精心做好展示工作 包括：场景的布置，物品的陈列，文字说明的准备，人员的准备等。 五、宴请程序。 六、宴请的形式 根据宴请的目的、出席人员的身份和人数的多少，可将宴请分为：正式宴会、便宴、酒会、冷餐会、茶会、工作餐等 第五节商务旅行 一、商务旅行计划的内容。 二、一份周密的旅程表主要包括内容 1、日期 2、时间 3、地点 4、交通工具 5、具体事项 6、备注 三、秘书在为上司准备差旅时应履行的职责： 1、准备旅行计

15、划和旅馆信息； 第 12 页 共 37 页2、为商务洽谈搜集资料； 3、决定旅行用品； 4、提供行李准备的信息； 5、安排差旅费； 6、建立自己的旅行旅馆信息资料库。 四、制定日程安排表的要求。 五、如何撰写出国申请。 六、出国前的准备。 七、出入境手续。 第五章信息与档案 第一节信息管理 一、信息分类方法。 二、信息筛选方法。 三、信息校核常用的方法。 四、信息分类 信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。 五、信息校核范围 信息核实的范围包括：信息中需用的事实、观点、数据、图表、符号，以及时间、地点、人物等。有些信息、数据要核对查证，有些信息

16、要试验、计算，有些信息则要比较，以保证信息的真实、准确。对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息，秘书要认真查对出处、核实原件，地名、人名、时间、事实、数据等要准确无误。 六、信息分类要注意的问题 遵循一定原则 1、在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性； 第 13 页 共 37 页2、要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准； 3、要把信息归入最符合其实际内容的类别； 4、子类之间界限要清楚，不互相交叉或包容。 七、信息筛选要注意的问题 1、剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息； 2、注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息；3、注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息； 4、分析信息需求，结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息；