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1、高级秘书、助理/行政人员综合技能提升训练,主讲：敦平升级版,课程总览,第一部分 职业素养篇,第二部分 工作技能篇,第三部分 统筹管理篇,课程回顾,1,2,3,4,第一部分 职业素质篇,一、秘书、助理/行政人员职业特性与素质要求二、秘书、助理/行政人员的职业生涯规划三、秘书、助理/行政人员商务礼仪规范,第一部分 职业素养篇,一、秘书/行政助理职业特性与素质要求1、秘书、助理/行政人员的岗位认知 初级：事务性文员 中级：事务性文员协助管理 高级：独立管理事务处理2、优秀秘书、助理/行政人员的角色定位与胜任素质 如何提升秘书、助理行政人员的素质 一般优秀杰出秘书、助理/行政人员的差异,初级秘书、助理
2、 行政人员：协助领导的工作,主要工作如下： 接听电话、上传下达； 使用办公软件:打字、制表、作幻灯； 使用各类办公用具(传真、复印、电脑)； 使用互联网； 管理档案、文件； 接待； 其它事务性的简单工作；,1、岗位认知,我们的职业具有综合性和辅助性特点的职业,初级：具备的能力,观察能力一定的口头表达能力操作能力沟通能力,从初级走向中级的秘诀是什么？,中级秘书、助理 行政人员：分担上司的工作,主要工作如下： 起草公文、文件及其它需要的文字工作； 沟通协调各种关系； 管理上司工作日程； 组织、召集相关的会议； 收集相关信息资料等 ； 公司内、外的简单事务的处理； 语言要求,主要职责,中级：具备的能
3、力,沟通及正确处理问题能力协调能力组织能力观察能力口头表达能力操作能力领悟能力写作能力编辑校对能力审美能力,从中级走向高级的秘诀是什么？,高级秘书、助理 行政人员：管理、参谋、支持上司工作,主要工作如下： 安排、管理上司的工作时间； 沟通协调各种关系 主持大型商务、文化活动； 信息的处理与分析； 对公司内外经营、管理事务提供参谋和决策支持； 语言要求,主要职责,高级：具备的能力,沟通能力 交际能力协调能力 分析能力组织能力 协助决策能力观察能力 阅读概况能力口头表达能力 操作能力领悟能力写作能力编辑校对能力审美能力,能力能力视频案例,领导者 替身,决策支持,事务执行者,服务人员,协调人,参 谋
4、,领导,角色定位与素质,我们的职业具有综合性和辅助性特点的职业,2、角色定位与胜任素质,常见的角色错位,1、主观态度上的问题 服从和 淡薄 没有 精神，工作 不佳 保密意识差，导致泄密事件 向上错位，擅作主张2、客观能力上的问题 技能水平差 较浅薄 能力差,角色定位与素质,第一部分 职业素养篇,一、秘书/行政助理职业特性与素质要求二、秘书/助理的职业生涯规划三、秘书/助理商务礼仪规范,善待工作的每一天，是你职业发展进步的阶梯,职业生涯概念,如何理解职业生涯规划？,制定职业生涯目标的原则,具体的（Specific）可衡量的（Measurable）可接受的（Acceptable）可行的（Reali
5、stic）有时限的（Timetable）,S.M.A.R.T.原则,职业生涯规划,。, 。下施展才华 构筑。能力 利用公司职业发展的。,对个人职业生涯的建议,为成功再添砖加瓦,职业生涯规划,第一部分 职业素养篇,一、秘书/行政助理职业特性与素质要求二、秘书/助理的职业生涯规划三、秘书/助理商务礼仪规范,第一部分 职业素养篇,三、秘书/助理商务礼仪规范 1、塑造良好的个人职场形象 良好形象的作用 个人形象6要素 着装的TOP原则 “拒绝”着装败笔着装误区 恰当的肢体语言让自己成为一个有素养的人2、基本商务礼仪 办公室礼仪 接待礼仪,形象的作用：个人角度： 1、提供 2、增加个人 3、促进社会交往
6、，改善 4、衡量个人水准高低和有无的尺度企业角度： 1、塑造企业形象 2、提高顾客的满意度和美誉度,良好的企业形象是一个企业的无形资产,礼仪知识,1、塑造良好的个人形象,1、2、3、4、5、6、,个人形象六要素：,2、基本商务礼仪,办公室礼仪接待礼仪,办公室礼仪,基本商务礼仪,视频播放,办公室礼仪,一、办公室注意礼仪有哪些？1、环境好：办公室5S 企业形象,人最需要的地盘有2个,整理：工作现场，区别要与不要的东西，只保 留有用的东西， 撤除不需要的东西；整顿：把要用的东西，按规定位置摆放整齐， 并做好标识进行管理；清扫：将不需要的东西清除掉，保持工作现场 无垃圾，无污秽状态；清洁：维持以上整理
7、、整顿、清扫后的局面， 使工作人员觉得整洁、卫生；修养：通过进行上述4S的活动，让每个员工都 自觉遵守各项规章制度，养成良好的工 作习惯，做到“以司为家、以司为荣”。,电话礼仪三要素,声音,态度,言词,一、办公室注意礼仪有哪些？2、电话礼仪,办公室礼仪,练习：,接电话的流程：,规范接听重要电话的流程,详细记录通话内容,呈送上司批阅,直接转上司接听,根据具体情况判断是否直接转上司接听,办公室礼仪,练习：,3、记录通话内容,1、2、3、4、5、,练习：,一、办公室注意礼仪有哪些？,1、不问 （代表个人能力与企业效率）2、不问 （快退休及白领丽人不得问）3、不问 （显示人格）4、不问 （健康状况决定
8、发展前途） 5、不问 （不重过去、只重现在） 不背后议论同行、领导、同事等 格调不高的话题不谈,私人问题5不问：,办公室礼仪,一、办公室注意礼仪有哪些？,4、办公室语言要求,接待礼仪,基本商务礼仪,1、步行礼仪,并行 两人走路时， 高于 ； 多人走路时， 高于 ；单行 高于 ，把 让给客人不明方向的要带路,引导客人,接待礼仪,-陪同引导的标准位置是在客人 1米处。,人分上下尊卑，就有轻重远近，讲究多不可乱用,情景模拟： 赵先生在电梯口遇到了您，请问您该如何引导客户进出电梯？如果是楼梯呢？,行为举止,小轿车：主人开车时的座位次序,司机主人,乘坐交通工具位次礼仪,位次礼仪,练习：,小轿车：主人开车
9、时的座位次序,司机专职,乘坐交通工具位次礼仪,位次礼仪,练习：,越野车：副驾驶上座，视野和舒适性最佳，车的地盘高安全，后排颠簸,司机主人专职,乘坐交通工具位次礼仪,位次礼仪,练习：,乘火车时的座位次序,走 廊,乘坐交通工具位次礼仪,位次礼仪,练习：,有约接待（接待计划） 无约接待（案例）,1、接待准备 1、热情接待2、热情接客 2、了解情况3、礼貌引导 3、合理分流4、室中工作 4、礼貌相送,日常接待的程序,职业素养篇,回顾练习,一、秘书/行政助理职责与素质要求 岗位认知、角色定位 胜任素质要求二、秘书/助理的职业生涯规划 什么是职业生涯规划 为什么要做职业生涯规划 如何做职业生涯规划三、秘书
10、/助理商务礼仪规范 塑造良好职业形象 基本商务礼仪： 办公礼仪、接待礼仪,课程回顾,第二部分 工作技能篇,一、时间管理及工作统筹技巧二、会务组织与管理三、文档管理与运用四、行政公文写作技巧与处理实务,第二部分 工作技能篇,一、时间管理及工作统筹技巧 目标管理 有效的工作方法 为上司管理时间,时间管理,时间管理的重要性，怎么管理时间？,1、目标管理要清楚的知道做什么？为什么要做？2、工作方法要解决怎么去做的问题？如何更有效的做好？,第二部分 工作技能篇,重要度,紧迫性,A 重要而且紧迫, 紧迫但不重要,D 不重要不紧迫,重要但不紧迫,时间管理,合理排序,优先顺序，抓到重点工作优先及综合分析,临时
11、任务处理技巧,3、管理上司的时间,固定日程管理（如会议、出差、接待、大型活动等）为上司安排活动时间表（月时间表、周时间表）我们的工作日志表1、总体原则 2、经验与技巧领导出差你要做些什么准备？ 出差前？ 出差中？ 出差后？,时间管理,练习：,出差前确定出差目的地和日期；确认上司出差陪同人与出差地人员沟通，确定日程（如早午晚餐安排、所到地地址、路程时间、接待人等信息）。确定行程，预定机票（选择航空公司、机型及班次）、酒店（选择上司习惯的酒店、酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。根据上司的习惯，准备出差用物品。拟写授权书并于上司出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件。出差中： 在第一时间掌握上司到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。根据上司日程安排，随时通报公司及业务进展情况；配合上司授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。根据情况及时与相关人员及上司沟通，及时调整日程安排；出差后： 及时向上司汇报出差期间公司内部事务及业务进展；出差资料整理（包括资料、名片、会谈备忘），根据需要转发相关人员或存档；向上司认为有必要的合作方致感谢函。各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；,
